Plage horaire :

Vous pouvez configurer, aussi bien pour les entrées et sorties (hôtel et garderie) que pour les dates des services (toilettage, éducation et vétérinaire), la manière dont vous souhaitez que vos clients demandent leurs réservations ou rendez-vous :

• Horaire complet ou "à n'importe quelle heure".

• Uniquement dans une plage horaire spécifique. Par exemple, des entrées du lundi au vendredi de 10:00 à 18:00 et des sorties du lundi au samedi de 10:00 à 13:30.

• Créneau du matin ou de l'après-midi, sans nécessité d'indiquer une heure précise.

Pour les horaires spécifiques et l'option "à n'importe quelle heure", vous pouvez aussi :

• Sélectionner des intervalles de temps, par exemple toutes les 30 minutes. (Exemple : de 10:00 à 13:00, toutes les 30 minutes).

• Configurer un horaire coupé, par exemple, le lundi de 10:00 à 13:00 et de 17:00 à 19:30.

Délai minimum. Vous pouvez définir quel est le délai minimum obligatoire pour demander des rendez-vous ou des réservations. Par exemple, il ne sera pas possible de demander un rendez-vous de toilettage pour demain si le délai minimum configuré est de 3 jours.

Limite maximale. Vous pouvez définir la date maximale jusqu'à laquelle un client peut demander des rendez-vous ou des réservations. Par exemple, si vous voulez que vos clients ne puissent pas faire de réservations à plus de 18 mois dans votre hôtel ou à plus de 3 mois dans votre service de toilettage.

Vous pouvez choisir la plage qui vous convient : 1, 3, 6, 12, 18 ou 24 mois.

Vous pouvez également personnaliser si vous souhaitez qu'un lien apparaisse à côté des dates afin que le client puisse consulter les horaires disponibles qu'il peut sélectionner. (Exemple : du lundi au samedi de 10:00 à 20:00 et le dimanche de 10:00 à 13:00).

Limites sur les dates : Vous pouvez configurer si vous souhaitez bloquer vos jours non travaillés dans le calendrier, afin que le client ne puisse pas sélectionner comme jour d'entrée, de sortie ou de service l'un de ces jours.

Vous pouvez configurer les informations que vous souhaitez demander aux clients et définir celles qui sont obligatoires.

Si un champ est obligatoire et que le client ne le remplit pas, il ne pourra pas envoyer sa demande.

Si vous disposez du module Communication, Marketing et CRM, et que vous avez la date de naissance, vous pourrez lui envoyer directement un message d'anniversaire.

Vous pouvez configurer les informations que vous souhaitez demander sur les animaux et définir celles qui sont obligatoires.

Si un champ est obligatoire et que le client ne le remplit pas, il ne pourra pas envoyer sa demande.

Si vous disposez du module Communication, Marketing et CRM, et que vous avez la date de naissance, vous pourrez lui envoyer directement un message d'anniversaire.

Si vous disposez du module Transport, vous pourrez choisir si vous souhaitez afficher l'option de transport pour que le client puisse sélectionner s'il veut ajouter un enlèvement et/ou une livraison à domicile.

Si le client sélectionne ce service de transport, une vérification est effectuée pour s'assurer que l'adresse a bien été renseignée.

Si vous disposez du module Communication, Marketing et CRM, des options supplémentaires de configuration seront activées et vous pourrez inclure le logo de votre entreprise qui apparaîtra au-dessus du formulaire.

Cela vous permet de le personnaliser, en lui donnant une touche de professionnalisme et en renforçant l'image de votre activité.

Pour que vos clients les lisent et les acceptent avant de vous envoyer la demande. Vous pouvez choisir si vous préférez :

• Utiliser un lien externe, par exemple vers votre site web ou vers un document dans le cloud (Google Drive ou similaire).

  Lorsque vos clients cliqueront, ce lien externe s'ouvrira dans le navigateur web.

• Écrire ici vos conditions. Lorsque vos clients cliqueront, les conditions apparaîtront directement dans le formulaire, dans une fenêtre pop-up, sans qu'il soit nécessaire d'ouvrir une fenêtre indépendante.
  C'est très utile si vous n'avez pas de site web et préférez écrire directement vos conditions.

  Vous pouvez leur donner la mise en forme ou l'apparence que vous préférez car cela inclut un éditeur professionnel qui permet de modifier le style et qui inclut aussi des textes-modèles.

  Si vous disposez du module Marketing, l'option Gespet AI, l'assistant Gespet qui vous fait des recommandations, sera également disponible.
  Il vous suggère des textes élégants pour vos conditions que vous pouvez modifier ou utiliser comme vous le souhaitez, ce qui peut vous faire gagner beaucoup de temps.

ASTUCES ET CONSEILS GESPET

Quand est-il plus utile d'utiliser l'une ou l'autre option ?

L'option d'écrire les conditions dans l'éditeur est particulièrement recommandée :

• Si vous n'avez pas de site web ou si vous en avez un mais souhaitez utiliser des conditions différentes pour le formulaire

• Si vous ne voulez pas qu'une fenêtre indépendante s'ouvre et préférez voir les conditions dans le formulaire lui-même

• Si vous souhaitez utiliser les recommandations de Gespet AI

• Si vous voulez l'option la plus rapide

Si vous avez déjà un site web et souhaitez utiliser ces mêmes conditions pour le formulaire, il peut être plus utile d'utiliser le lien externe vers ces conditions, afin de ne pas les dupliquer.

Dans le formulaire, l'utilisateur verra ces cases pour les cocher ou les sélectionner. Il devra obligatoirement accepter vos conditions avant de demander la réservation ; s'il ne les accepte pas, le formulaire ne sera pas envoyé.

Cette acceptation, ou “signature”, des conditions reste enregistrée dans le logiciel, sur la fiche client : Voir > clients > sélectionner le client > menu latéral droit CONFIDENTIALITÉ et vous pourrez la consulter quand vous le souhaiterez.

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Peut-on configurer pour que les deux cases soient cochées par défaut ? Ou que la case relative à la réception de notifications soit obligatoire ?

Légalement, elles NE peuvent PAS être cochées par défaut ni forcées sur “oui” sans que l' utilisateur n'agisse. Il doit décider de la cocher consciemment, car pour être conforme à la loi, le consentement doit être exprès, libre et non équivoque.

Lorsque les communications sont strictement nécessaires pour fournir le service (répondre à une demande, confirmer une réservation/rendez-vous, avis opérationnels, etc.), vous N'avez PAS besoin d'une case de consentement. Cela repose sur l'exécution de mesures précontractuelles (art. 6.1.b du RGPD) et l'intérêt légitime du responsable.

Autrement dit, il n'y a pas d'option pour choisir si j'accepte ou non de recevoir ces communications, car sans communication, il n'est pas possible de fournir le service.

En revanche, c'est différent pour d'autres types de communications qui ne sont pas strictement nécessaires.
Un consentement exprès de la part du client/utilisateur est nécessaire pour lui envoyer ce type de communications.

Pour cette raison, le formulaire comporte une case spécifique afin que le client indique s'il souhaite ou non recevoir ces communications de votre part.

Elle ne peut pas être obligatoire ni être cochée par défaut. Le client/utilisateur décide librement et le formulaire doit “fonctionner de la même façon” même s'il ne la coche pas.

Si nous l'obligeons à la cocher, le consentement ne serait pas valide légalement et pourrait être considéré comme un consentement forcé (non-conformité avec le RGPD art. 4, 6 et 7)

Cela s'explique par le fait que vous contacter ou demander une inscription ou une réservation en ligne ne peut pas légalement impliquer d'accepter que vous lui envoyiez de la publicité, des promotions, etc., c'est pourquoi cette case ne peut pas être obligatoire.

Recommandations Gespet : Si vous souhaitez obtenir des informations plus détaillées à ce sujet ou avez besoin de savoir comment cela s'applique spécifiquement à votre activité, nous vous recommandons de consulter le règlement sur la protection des données ou un conseiller/avocat spécialisé en protection des données.

Lire plus d'informations

Si vous le souhaitez, vous pouvez configurer la page de redirection du formulaire, c'est-à-dire la page de destination (la page qui sera affichée à l'utilisateur après avoir cliqué sur le bouton "Demander une réservation/un rendez-vous").

Si vous n'en renseignez aucune, à la fin l'utilisateur restera sur la même page, il ne sera pas redirigé vers une autre.

C'est très simple :

• Dans l'option "Page de redirection", saisissez l' adresse URL du site web que vous souhaitez afficher

• Cliquez sur Enregistrer.

Cette option est très utile si vous souhaitez montrer à l'utilisateur, par exemple, une page avec plus d'informations sur les conditions de séjour/service, une page avec des informations sur le paiement ou sur les horaires, ... ou tout ce que vous voulez.

Si vous disposez du module Communication, Marketing et CRM, des options supplémentaires de configuration seront activées et vous pourrez inclure Gespet Contact Button.

Un bouton apparaîtra pour que vos clients ou personnes intéressées par votre activité puissent vous contacter.

Ils pourront choisir la méthode de contact qu'ils préfèrent, parmi celles que vous avez configurées. Par exemple, si vous avez configuré WhatsApp, Line et Téléphone, ils pourront vous envoyer un message ou vous appeler.

ASTUCES ET CONSEILS GESPET

Pourquoi est-il essentiel d'avoir des options de contact visibles sur votre site/blog/réseaux sociaux ?

Les options de contact direct sur votre page web sont bien plus qu'une simple fonctionnalité : c'est un outil puissant pour développer vos ventes et améliorer l'expérience de vos utilisateurs. Lorsqu'un client potentiel peut résoudre ses doutes immédiatement, sa confiance augmente et, avec elle, les probabilités qu'il finalise l'achat, la réservation ou l'action qu'il est en train d'effectuer.

Imaginez un client qui est sur le point de demander un rendez-vous dans votre activité, mais qui a une question. S'il peut vous contacter, il sera beaucoup plus facile qu'il finalise son achat avec vous plutôt que de partir vers un autre établissement à la recherche de ce service. Non seulement vous offrez un service rapide, mais aussi personnalisé, ce qui crée une expérience positive et mémorable.

En résumé : avec des options de contact claires et accessibles, vous gagnez des clients, augmentez la satisfaction et renforcez votre marque.

Le système de demande de réservations ne comprend pas d'options de paiement, car, jusqu'à ce que vous confirmiez la réservation, ce n'est qu'une demande de la part du client. Cependant, vous pouvez inclure des options de paiement ou afficher plus d'informations au client après le processus de demande.

Comme mentionné précédemment, vous pouvez configurer la page vers laquelle l'utilisateur sera redirigé après avoir rempli le formulaire.

Quelques options courantes incluent l'affichage à l'utilisateur de :

• Une page de paiement pour qu'ils paient des frais de réservation.

• Des informations et considérations importantes avant le séjour (vaccins, vermifuge, etc.) et ce qu'ils doivent apporter (passeport/enregistrement vétérinaire, nourriture, collier, etc.)

• Si le propriétaire amène l'animal à l' établissement/toilettage/cliniques -> Informations sur la façon de s'y rendre, carte et heure d' entrée des animaux.

• Si un service de collecte à domicile est proposé -> Informations sur le service de collecte, horaires, etc.

• Une page avec des publicités pour d'autres services que votre entreprise propose et qui pourraient intéresser le client.

• Accès à toute zone restreinte de votre site, si disponible : espace client, accès à la webcam si vous proposez un service de surveillance, etc.

• Tout simplement, vous pouvez les renvoyer à la page des réservations ou leur montrer la page d'accueil. Vous décidez.

Le logiciel est conforme à la norme internationale ISO 8601 :

• Format 24 heures pour les heures.

• Format AAAA-MM-DD pour les dates.

Vous ne pouvez pas modifier ce format de date/heure.

Il se peut qu'un client ne reçoive pas un email que vous envoyez par le biais du logiciel. Cela peut être dû à :

1. L'adresse email du client est incorrecte ou incomplète.

2. L'adresse email du client n'existe plus.

3. La boîte de réception du client est pleine.

4. Le fournisseur de services email du client a marqué l'email comme Spam ou promotionnel, etc.

   Dans ce cas, l'email ne sera pas dans la boîte de réception, mais dans le dossier Spam/promotionnels/etc. (Et même si le client a configuré son fournisseur de services email pour vider automatiquement ces dossiers, il se peut qu'il ne voie pas l'email car il a déjà été supprimé.)

QUE POUVEZ-VOUS FAIRE POUR ÉVITER CELA ?

Dans les trois premiers cas, vous ne pouvez rien faire pour éviter cela. Si le client ne saisit pas une adresse correcte ou si sa boîte de réception est pleine, cet email n'arrivera pas à destination. (Que ce soit envoyé par le logiciel ou directement par votre client de messagerie.)

Remarque : Lorsque vous ajoutez l'adresse email d'un client au logiciel, assurez-vous qu'elle soit complète et sans erreur.

Dans le quatrième cas, pour éviter qu'un fournisseur de services email marque les emails comme Spam/Promotionnels, etc., il existe une solution simple : ajoutez cette adresse à vos contacts.

Par exemple, si vous ajoutez l'adresse email de votre ami Juan à vos contacts, le client de messagerie interprétera cela comme un email important et le placera dans la boîte de réception principale.

Vous pouvez faire de même avec toutes les adresses email du logiciel.