Si vous avez créé des services tels que des coupes/entraînements ou des séjours en crèche/hôtel qui n'ont pas encore été facturés, vous pouvez les supprimer directement. Sélectionnez le service et cliquez dessus pour voir toutes les informations. En bas de la page, vous trouverez un bouton rouge "Supprimer" pour effacer ce service.
Si le service/séjour a déjà été facturé, il n'est pas possible de supprimer la facture, car la législation ne permet pas de modifier/supprimer les factures. En conformité avec la loi, nous devons garantir l'intégrité, la conservation, l'accessibilité, la lisibilité, la traçabilité et l'inaltérabilité des enregistrements.
Les factures émises ne peuvent pas être supprimées ni modifiées, car la législation fiscale l’interdit formellement.
Que faire si vous avez commis une erreur ?
Si vous avez émis une facture et, par exemple, sélectionné le mauvais client, vous ne pouvez pas simplement la supprimer et en créer une nouvelle, ni la modifier pour changer le client. Mais pas de panique : il existe une façon correcte de corriger la situation.
Pour la rectifier, il suffit d’émettre une facture rectificative (aussi appelée avoir). Ce type de facture est utilisé pour corriger une facture ordinaire comportant une erreur.
L’avoir (ou facture rectificative) sert à annuler une facture précédente. Les avoirs peuvent avoir leur propre numérotation, différente de celle des factures ordinaires. Vous pouvez configurer la numérotation que vous préférez pour les factures et les avoirs, et Gespet augmentera automatiquement le numéro à chaque émission, afin qu’elles soient toutes consécutives.
Ni les factures ni les avoirs ne peuvent être supprimés. Une fois qu’une facture a été annulée au moyen d’un avoir, cet avoir ne peut plus être supprimé ni annulé.
Ce processus est irréversible. C’est pourquoi, lorsque vous cliquez sur le bouton Annuler, l’action ne s’effectue pas immédiatement : une fenêtre d’avertissement rouge s’affiche pour confirmer votre choix. Vous devez confirmer une seconde fois que vous souhaitez poursuivre. En d’autres termes, une double confirmation a été mise en place pour éviter d’émettre un avoir par erreur.
La rectification (facture rectificative ou avoir) se fait en deux étapes :
Annuler la facture d’origine et générer la facture rectificative ou l’avoir avec des montants négatifs.
Émettre une nouvelle facture, qui contiendra désormais les informations correctes.
Si les informations du client ne sont pas correctes et que vous devez émettre une facture rectificative pour les corriger, vous pouvez procéder de deux manières :
Option 1 : Si vous devez corriger les données avant d’émettre la facture rectificative :
Commencez par accéder à la fiche du client, modifiez les informations nécessaires et cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez maintenant émettre la facture rectificative ou l’avoir, qui inclura les nouvelles informations que vous venez de mettre à jour dans la fiche du client. Dans le champ « motif de l’annulation », vous pouvez, si vous le souhaitez, préciser la raison — dans ce cas, la correction des données erronées.
Lorsque vous générerez la nouvelle facture, elle comportera les données corrigées.
Option 2 : Si vous n’avez pas besoin de corriger les données avant d’émettre la facture rectificative :
Générez la facture rectificative. Elle contiendra les mêmes informations client que la facture originale. Dans le champ « motif de l’annulation », vous pouvez, si nécessaire, indiquer la raison — dans ce cas, les données erronées.
Modifiez ensuite les informations du client dans sa fiche et cliquez sur Enregistrer.
Lorsque vous émettrez la nouvelle facture, elle inclura les informations mises à jour.
Lorsqu’une facture rectificative ou un avoir est émis, la facture originale, le paiement et le séjour/service/vente correspondants sont annulés. Pour enregistrer à nouveau le séjour/service/vente, il faut le ressaisir et le finaliser. Une fois terminé, vous pourrez générer le paiement/la facture.
La nouvelle saisie du séjour/service/vente ne créera pas de doublon, car l’opération précédente a déjà été annulée lors de l’émission de l’avoir.
Voyons un exemple :
Vous avez, par erreur, sélectionné Julien Dupont comme client, alors que le bon client était Julien Durant, et la facture a déjà été émise. Comment corriger cela ?
Si vous constatez l’erreur au moment de la facturation, ou plus tard en allant dans Voir > Ventes, sélectionnez la facture concernée et cliquez dessus.
Cliquez sur le bouton Annuler pour émettre un avoir.
Vous pouvez indiquer la raison de l’avoir, par exemple « erreur dans les informations du client ».
Conformément à la législation en vigueur, cette facture rectificative comportera une référence à la facture corrigée (numéro et date) et vous pourrez préciser le motif de son émission.
Elle portera la numérotation que vous avez configurée.
Vous pouvez l’imprimer ou l’envoyer par e-mail si vous le souhaitez.
Vous pouvez maintenant enregistrer à nouveau le séjour/service/vente, en veillant à sélectionner les bonnes données. Une fois l’opération terminée, vous pourrez effectuer le paiement/la facturation avec les informations corrigées.
La facture indiquera toujours la date à laquelle elle a été émise, car la date d’émission est légalement inchangeable.
Cela signifie qu’il n’est pas légalement possible d’émettre une facture avec une date antérieure ou postérieure, ni de modifier la date après coup. Par exemple, si vous la créez aujourd’hui, elle portera la date du jour.
Dans certains cas, vous pouvez émettre des factures sans taxes :
Si aucune taxe n'est appliquée dans votre pays ou votre activité.
Si la facture est légalement exonérée de taxes.
Nous vous recommandons de vérifier les exceptions applicables à votre pays/activité pour éviter toute erreur ou problème de facturation.
Pour les factures exonérées de taxes, il est conseillé d'indiquer la raison de l'exonération. Vous pouvez le faire en ajoutant une note sur la facture. Par exemple, en Europe, si une transaction intracommunautaire répond aux critères d'exonération de la TVA, il est préférable de l'indiquer sur la facture.
Dans le logiciel, vous pouvez configurer ces informations dans l'option : Paramètres > Données de l'entreprise > Texte de la facture sans taxes, et cela apparaîtra sur toutes les factures émises sans taxes.
Une facture exonérée de taxes n'exige pas légalement une numérotation différente des factures ordinaires. Ainsi, lorsque vous émettez une facture sans taxes, elle aura la même numérotation que les factures standard.
Conseil : C'est un conseil général, mais la législation varie d'un pays à l'autre. Si vous avez des doutes sur la facturation, les taxes applicables, les exceptions, etc., nous vous recommandons de consulter un professionnel ou l'administration compétente pour obtenir de l'aide et résoudre toutes ces questions afin de facturer correctement.
La facture inclut TOUTES les informations obligatoires : numérotation, date, informations fiscales de l'émetteur et du client, concepts, taux de taxe et l'option d'ajouter des informations supplémentaires si nécessaire (par exemple, les informations d'enregistrement des commerçants pour les entreprises). D'autres exigences peuvent être nécessaires dans votre pays. Si quelque chose n'est pas inclus dans le logiciel, contactez-nous et nous l'ajouterons.
De plus, si c'est une facture exonérée de taxes, le texte explicatif que vous avez configuré pour ces cas apparaîtra également, et vous avez aussi une zone de texte libre en bas du document, si vous devez ajouter des informations supplémentaires. Vous pouvez configurer cela dans l'option Paramètres > Données de l'entreprise.
Comme les factures, une fois émises, ne peuvent être légalement modifiées, les informations sur le statut "Paiement en attente" ou "Payé" ainsi que la date de paiement ne seront plus visibles sur les documents de facture imprimés.
Parce que si aujourd'hui nous émettons une facture en attente de paiement et que dans le document nous indiquons "en attente de paiement", mais dans 3 jours le client effectue le paiement, légalement nous ne pouvons plus modifier cette facture pour changer le statut en "payé" et ajouter la date du paiement.
Dans le logiciel, cela ne change pas. Vous pouvez toujours indiquer si la facture est payée ou en attente, et ainsi savoir si ce montant est en attente ou payé, ce qui sera reflété dans vos rapports et statistiques.
Conformément à la législation en vigueur, le logiciel garantit l'intégrité, la conservation, l'accessibilité, la lisibilité, la traçabilité et l'inaltérabilité des enregistrements.
Et le logiciel NE PERMET PAS :
De faire une double comptabilité pour facturer sans déclaration
De ne pas refléter, en totalité ou partiellement, l'enregistrement des transactions effectuées
De comptabiliser des transactions autres que celles réellement effectuées
De modifier des transactions déjà enregistrées en violation des réglementations applicables
De plus, nous offrons à l'utilisateur des recommandations et des "bonnes pratiques" pour gérer son entreprise.
