Si vous avez créé des services tels que des coupes/entraînements ou des séjours en crèche/hôtel qui n'ont pas encore été facturés, vous pouvez les supprimer directement. Sélectionnez le service et cliquez dessus pour voir toutes les informations. En bas de la page, vous trouverez un bouton rouge "Supprimer" pour effacer ce service.
Si le service/séjour a déjà été facturé, il n'est pas possible de supprimer la facture, car la législation ne permet pas de modifier/supprimer les factures. En conformité avec la loi, nous devons garantir l'intégrité, la conservation, l'accessibilité, la lisibilité, la traçabilité et l'inaltérabilité des enregistrements.
Les factures émises ne peuvent pas être supprimées ni modifiées, car la législation fiscale interdit une telle procédure.
Comment résoudre un éventuel erreur ?
Si vous avez fait une erreur en émettant une facture, par exemple si vous avez sélectionné le mauvais client, il n’est pas possible de simplement supprimer la facture et en créer une nouvelle ou de la modifier pour changer le client. Mais pas de panique, il existe une solution !
La solution consiste à émettre une facture rectificative ou un avoir. Il s'agit d'un type de facture que nous utilisons pour rectifier une facture ordinaire dans laquelle une erreur a été commise.
L'avoir ou la facture rectificative sert à annuler une autre facture. Les avoirs portent une numérotation différente de celle des factures. Vous pouvez configurer la numérotation que vous préférez pour les avoirs et les factures, et le logiciel augmentera automatiquement d’une unité chaque fois qu'une nouvelle facture est émise, garantissant ainsi une numérotation continue.
Les avoirs, tout comme les factures, ne peuvent pas être supprimés. Lorsqu'une facture est annulée par l’émission d’un avoir, il n’est plus possible de supprimer ou de revenir en arrière sur cet avoir.
Ce processus est irréversible. C'est pourquoi, lorsque vous cliquez sur le bouton "Annuler", l'annulation ne se fait pas immédiatement. Un pop-up rouge s’affiche pour vous avertir de l’action que vous vous apprêtez à réaliser, et vous devez confirmer à nouveau que vous souhaitez continuer. En d'autres termes, une double confirmation est incluse pour éviter une annulation accidentelle de la facture.
Dans le logiciel, lors de l'émission d'un avoir, la facture, le paiement et le service/vente/estancia sont annulés. Pour enregistrer à nouveau cette prestation/service/vente, il est nécessaire de la saisir à nouveau et de la finaliser. Une fois celle-ci terminée, vous pourrez procéder à l'encaissement ou à la facturation.
En réenregistrant la prestation/service/vente, il n’y a aucun risque de duplication, car la facture précédente a été annulée par l'avoir.
Voyons un exemple :
Vous avez sélectionné par exemple Juan Gómez, mais c’était une erreur, car le client correct était Juan López et la facture a déjà été émise. Comment résoudre cela ?
Lorsque vous effectuez la vente ou la facture, si vous vous rendez compte de l'erreur, vous pouvez aller dans l’option Voir > Ventes > sélectionner la facture concernée et cliquez dessus.
Cliquez sur le bouton "Annuler" pour émettre un avoir.
Vous pouvez indiquer la raison de l'émission de l'avoir, par exemple une erreur dans les données du client.
Conformément à la législation en vigueur, cet avoir inclura des références à la facture "corrigée" (le numéro et la date de la facture), ainsi que le motif de l'émission (par exemple, correction des données).
Vous pouvez configurer la numérotation des factures et des avoirs dans l'option Configuration.
Vous pouvez l'imprimer ou l'envoyer par email si vous le souhaitez.
Nous pouvons maintenant refaire l'entrée/service/vente, en veillant à sélectionner les bonnes données, et une fois la sortie/service/vente terminée, vous pourrez effectuer l'encaissement/facturation avec les informations corrigées.
La facture aura toujours la date à laquelle elle a été générée, car légalement, la date d'émission d'une facture est immuable.
Cela signifie qu’il n’est pas possible d'émettre une facture avec une date antérieure ou postérieure, ni de modifier la date de la facture. Par exemple, si vous la générez aujourd'hui, elle aura la date d'aujourd'hui, et vous ne pourrez pas la modifier pour indiquer la date d’hier.
Dans certains cas, vous pouvez émettre des factures sans taxes :
Si aucune taxe n'est appliquée dans votre pays ou votre activité.
Si la facture est légalement exonérée de taxes.
Nous vous recommandons de vérifier les exceptions applicables à votre pays/activité pour éviter toute erreur ou problème de facturation.
Pour les factures exonérées de taxes, il est conseillé d'indiquer la raison de l'exonération. Vous pouvez le faire en ajoutant une note sur la facture. Par exemple, en Europe, si une transaction intracommunautaire répond aux critères d'exonération de la TVA, il est préférable de l'indiquer sur la facture.
Dans le logiciel, vous pouvez configurer ces informations dans l'option : Paramètres > Données de l'entreprise > Texte de la facture sans taxes, et cela apparaîtra sur toutes les factures émises sans taxes.
Une facture exonérée de taxes n'exige pas légalement une numérotation différente des factures ordinaires. Ainsi, lorsque vous émettez une facture sans taxes, elle aura la même numérotation que les factures standard.
Conseil : C'est un conseil général, mais la législation varie d'un pays à l'autre. Si vous avez des doutes sur la facturation, les taxes applicables, les exceptions, etc., nous vous recommandons de consulter un professionnel ou l'administration compétente pour obtenir de l'aide et résoudre toutes ces questions afin de facturer correctement.
La facture inclut TOUTES les informations obligatoires : numérotation, date, informations fiscales de l'émetteur et du client, concepts, taux de taxe et l'option d'ajouter des informations supplémentaires si nécessaire (par exemple, les informations d'enregistrement des commerçants pour les entreprises). D'autres exigences peuvent être nécessaires dans votre pays. Si quelque chose n'est pas inclus dans le logiciel, contactez-nous et nous l'ajouterons.
De plus, si c'est une facture exonérée de taxes, le texte explicatif que vous avez configuré pour ces cas apparaîtra également, et vous avez aussi une zone de texte libre en bas du document, si vous devez ajouter des informations supplémentaires. Vous pouvez configurer cela dans l'option Paramètres > Données de l'entreprise.
Comme les factures, une fois émises, ne peuvent être légalement modifiées, les informations sur le statut "Paiement en attente" ou "Payé" ainsi que la date de paiement ne seront plus visibles sur les documents de facture imprimés.
Parce que si aujourd'hui nous émettons une facture en attente de paiement et que dans le document nous indiquons "en attente de paiement", mais dans 3 jours le client effectue le paiement, légalement nous ne pouvons plus modifier cette facture pour changer le statut en "payé" et ajouter la date du paiement.
Dans le logiciel, cela ne change pas. Vous pouvez toujours indiquer si la facture est payée ou en attente, et ainsi savoir si ce montant est en attente ou payé, ce qui sera reflété dans vos rapports et statistiques.
Conformément à la législation en vigueur, le logiciel garantit l'intégrité, la conservation, l'accessibilité, la lisibilité, la traçabilité et l'inaltérabilité des enregistrements.
Et le logiciel NE PERMET PAS :
De faire une double comptabilité pour facturer sans déclaration
De ne pas refléter, en totalité ou partiellement, l'enregistrement des transactions effectuées
De comptabiliser des transactions autres que celles réellement effectuées
De modifier des transactions déjà enregistrées en violation des réglementations applicables
De plus, nous offrons à l'utilisateur des recommandations et des "bonnes pratiques" pour gérer son entreprise.
