Lorsque vous créez un nouveau rendez-vous, vous pouvez ajouter ou programmer des rappels afin que le logiciel les envoie.
Dans le rendez-vous ou la réservation, vous verrez les coordonnées du client et les animaux, les détails du rendez-vous et pourrez programmer des rappels pour ce rendez-vous précis.
Ajoutez autant de rappels que vous le souhaitez en cliquant sur le bouton AJOUTER.
Vous pouvez choisir le jour auquel vous souhaitez recevoir le rappel en saisissant une date personnalisée ou en utilisant le calculateur de dates. Si vous sélectionnez 15 jours avant, le logiciel calcule la date située 15 jours avant le rendez-vous et l'inscrit dans le champ correspondant. Il en va de même si vous sélectionnez 7, 3, 5... jours avant.
Si vous choisissez par exemple d'envoyer le rappel automatique 7 jours avant, mais qu'il ne reste que 5 jours avant le rendez-vous, il ne pourra logiquement être programmé que 4 jours avant le rendez-vous.
Vous pouvez également sélectionner l'heure d'envoi dans la liste déroulante Heure. Si le client possède plusieurs adresses e-mail, vous pouvez choisir celle à laquelle vous souhaitez envoyer le rappel.
Si vous sélectionnez l'option « M'envoyer une copie », vous recevrez une copie dans votre boîte e-mail.
Lorsque vous enregistrez, ces rappels sont programmés pour être envoyés automatiquement à la date et à l'heure sélectionnées. Ils apparaîtront ici ainsi que dans l'option Visualiser > Rappels automatiques.
Dans l'option Visualiser > Rendez-vous ou Visualiser > Réservations, si vous sélectionnez un rendez-vous ou une réservation, vous pouvez le consulter et le modifier. Dans la section Rappels, vous pouvez voir les rappels programmés et les supprimer si nécessaire.
Vous pouvez également consulter la liste complète de tous les rappels automatiques et les filtrer selon leur statut. Cette liste est disponible dans l'option Visualiser > Rappels automatiques.
Les statuts qu'un rappel automatique peut avoir sont les suivants :
Envoyé : Ils ont déjà été envoyés.
Programmé : Ils sont programmés pour être envoyés à la date et à l'heure sélectionnées.
Il n'est pas possible de modifier un rappel, mais vous pouvez l'annuler et en créer un nouveau.
Si vous souhaitez annuler un rappel programmé afin qu'il ne soit pas envoyé, cliquez sur ce rappel puis sur ANNULER.
Annulé : Vous avez annulé l'envoi et il ne sera pas envoyé.
Erreur : Ils n'ont pas pu être envoyés en raison d'une erreur.
Au moment d'envoyer le rappel au client, le logiciel vérifie le crédit d'e-mails disponible. S'il n'y a plus de crédit disponible, le rappel ne sera pas envoyé et le statut indiquera Erreur, avec le motif « Vous ne disposez pas de suffisamment de crédit pour envoyer d'autres e-mails ».
Si vous souhaitez savoir à quel rendez-vous correspond ce rappel, il vous suffit de cliquer sur le lien correspondant à ce rendez-vous de toilettage, d'éducation canine, de garderie ou d'hôtel : le rendez-vous s'ouvrira dans un nouvel onglet.
Si vous modifiez la date ou l'heure d'un rendez-vous ou d'une réservation qui comportait des rappels automatiques programmés, ces rappels ne sont pas supprimés automatiquement.
Dans les options Visualiser la réservation/le rendez-vous, cliquez sur une réservation ou un rendez-vous pour consulter toutes les informations et les modifier. Dans cette même page, la section Rappels automatiques située en bas vous permet de consulter, d'ajouter ou de supprimer les rappels programmés.
Un nombre vous indique si des rappels sont programmés pour ce rendez-vous ou cette réservation ; dans le cas contraire, la valeur affichée est 0.
Lorsque vous modifiez les dates ou les heures d'une réservation, les rappels ne sont pas supprimés automatiquement. C'est à vous de décider si vous souhaitez les conserver, les supprimer ou en créer de nouveaux.
Dans les écrans de planning, vous pouvez également modifier la date ou l'heure d'un rendez-vous grâce au système de « glisser-déposer ». Dans ce cas, si vous modifiez une réservation ou un rendez-vous comportant des rappels programmés, un avertissement s'affiche. Là encore, vous décidez de supprimer les rappels déjà programmés ou de les conserver.
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