Sie können Daten in Gespet manuell anlegen, zum Beispiel einen neuen Kunden, ein Tier oder ein Produkt. Wenn Sie jedoch viele Informationen auf einmal übernehmen möchten, können Sie diese schnell und kostenlos importieren.
Allgemeine Daten werden in allen Geschäftsbereichen gemeinsam genutzt. Wenn Sie im Bereich Hundesalon den Kunden Max mit seinem Hund Roko anlegen, sehen Sie Max und Roko später auch im Bereich Tierhotel. Wenn Sie im Bereich Zoofachgeschäft den Lieferanten HappyDog speichern, können Sie diesen Lieferanten auch in anderen Bereichen verwenden.
Das bedeutet: Kunden, Tiere, Lieferanten, Tierarztkontakte, Züchterkontakte und Mitarbeiter müssen nicht mehrfach eingegeben werden. Diese gemeinsame Datenbasis spart Zeit, vermeidet Dubletten und erleichtert den Wechsel von einer anderen Software zu Gespet.
Der Datenimport ist besonders hilfreich für Haustierunternehmen, die bereits mit Excel, Numbers, einer alten Software oder eigenen Listen gearbeitet haben. Sie können unter anderem folgende Informationen importieren:
Kunden
Kunden zusammen mit ihren Tieren
Lieferanten
Tierarztkontakte
Züchterkontakte
Mitarbeiter
Produkte und Artikel für den Verkauf
Produktmarken
Kategorien und Unterkategorien
Stammbäume und Pedigrees
Zuchttiere und Reproduktionsdaten
Der Ablauf ist einfach: Sie bereiten die Daten in der passenden Vorlage vor, fügen sie in Gespet ein und das System prüft, ob die Informationen korrekt strukturiert sind.
Wählen Sie zuerst aus, welche Daten Sie importieren möchten. Gespet stellt dafür Importvorlagen bereit, damit Sie die Datei nicht selbst von Grund auf in Excel oder Numbers erstellen müssen.
Öffnen Sie in Gespet den gewünschten Bereich, zum Beispiel
Neu > Kunde, und klicken Sie auf Importieren.
Gespet zeigt die benötigte Struktur im Detail an. Sie können die Vorlage herunterladen und Ihre Daten in der richtigen Reihenfolge einfügen.
Anschließend müssen Sie die vorbereiteten Informationen nur noch in Gespet einfügen. Das System prüft automatisch, ob die Spalten und Daten korrekt angeordnet sind. Wenn etwas nicht passt, erhalten Sie eine Meldung, damit Sie es vor dem Import korrigieren können.
Nach dem Import stehen Kunden, Tiere, Produkte, Lieferanten und weitere Informationen sofort in Ihrem Konto bereit. So können Sie direkt mit der Verwaltungssoftware für Ihren Tierbetrieb weiterarbeiten.
Bei kombinierten Daten wie Kunden + Tiere ist kein separater Import der Beziehung zwischen Kunde und Tier erforderlich.
Die Importvorlage enthält dafür einen Bereich mit doppelter Kopfzeile: eine Zeile für die Kundendaten und eine Zeile für die dazugehörigen Tierdaten.
So erkennt Gespet automatisch, welches Tier zu welchem Kunden gehört. Die Daten werden in Blöcken verarbeitet, damit auch größere Datenmengen geordnet und zuverlässig übernommen werden können.
Sie können Informationen aus Gespet exportieren oder ausdrucken, zum Beispiel Kundenlisten, Tierdaten, Rechnungen, Tickets, Berichte, Reservierungen, Verkäufe oder interne Dokumente.
In vielen Bereichen sehen Sie die Option Drucken.
Beim Klick darauf erzeugt Gespet eine PDF-Datei, die Sie
speichern, ausdrucken oder archivieren können.
Dokumente und Verträge
Zusammenfassungen von Check-ins, Check-outs, Reservierungen und Dienstleistungen
Tierärztliche Konsultationen, Verschreibungen und Behandlungsinformationen
Berichte und Statistiken
Kunden-, Tier-, Lieferanten- und Produktakten
Verkäufe, Tickets, Rechnungen und Zahlungshistorie
Anhänge und gespeicherte Dokumente
Über Konfiguration > Datenverwaltung können Sie
ausgewählte Daten im XLS-Format exportieren und in Excel oder
einem kompatiblen Tabellenprogramm weiterbearbeiten.
Klicken Sie auf Exportieren. Gespet speichert die Datei im Download-Ordner Ihres Browsers.
In einigen Ansichten können Sie konkrete Daten markieren und kopieren, zum Beispiel eine Liste der Rechnungen der letzten Tage oder gefilterte Suchergebnisse.
Führen Sie die gewünschte Suche aus und sortieren Sie die Ergebnisse, zum Beispiel nach Datum, Rechnungsnummer oder Kunde.
Markieren Sie die Informationen und wählen Sie mit der
rechten Maustaste Kopieren.
Öffnen Sie Excel, eine Notiz, eine E-Mail oder ein anderes Dokument und fügen Sie die Daten ein.
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