Wenn sich in deinem Unternehmen oder deiner Tätigkeit Änderungen ergeben, die Anpassungen erforderlich machen – beispielsweise Änderungen an deinen Geschäftsabläufen, der steuerlichen Situation, eine Geschäftsübernahme usw. – und die Software an diese neue Situation angepasst werden muss, stehen dir folgende Möglichkeiten zur Verfügung.
Änderungen
Änderungen am Unternehmensnamen, an der Steueridentifikation, den Kontaktdaten usw. kannst du direkt selbst in der Software vornehmen.
Daten löschen
Wenn du Daten löschen möchtest, ist zu beachten, dass sämtliche Informationen innerhalb der Software miteinander verknüpft sind. Bestimmte Daten können daher nicht gelöscht werden, da dies die gesamte Datenstruktur beeinträchtigen würde. Wenn beispielsweise ein Kunde gelöscht würde, für den bereits Rechnungen ausgestellt wurden, würden dadurch Fehler in diesen Rechnungen entstehen.
Bereits erfasste Verkäufe oder ausgestellte Rechnungen können nicht gelöscht oder geändert werden, da die steuerrechtlichen Vorschriften eine nachträgliche Änderung oder Löschung von Rechnungen nicht zulassen. Zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben müssen die Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Datensätze gewährleistet werden.
Wenn du die Software also beispielsweise nur für Tests verwendet hast, ein neues Unternehmen beginnen möchtest oder eine Situation vorliegt, die rechtlich den Beginn einer neuen Buchhaltung erfordert, muss dies auf anderem Weg erfolgen. Lies weiter.
Für diesen Fall stehen dir mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
Option 1: Wir können deine Datenbank vollständig leeren und die Software auf die ursprünglichen Einstellungen zurücksetzen. Dabei werden sämtliche in der Datenbank gespeicherten Daten gelöscht, sodass sich die Software anschließend im gleichen Zustand befindet wie bei einem neu erworbenen Account.
Option 2: Wenn du die Kundendaten behalten, aber alle übrigen Informationen entfernen möchtest – beispielsweise aufgrund einer Geschäftsübernahme oder einer anderen Situation, die rechtlich den Beginn einer neuen Buchhaltung erforderlich macht – können wir einen Datenmigrationsprozess* durchführen. Lies weiter.
Datenmigration
In dem zuvor beschriebenen Sonderfall kannst du eine Datenmigration beantragen. Dabei wird grundsätzlich ein neues Gespet-Konto erstellt. Für dieses neue Konto kannst du die gewünschten Softwaremodule mit jährlicher oder monatlicher Zahlungsweise erwerben, und wir migrieren bestimmte Daten vom bisherigen Konto auf das neue Konto.
Anschließend kannst du auf Wunsch beide Konten behalten oder die bisherigen Abonnements kündigen. In diesem Fall wird das alte Konto gelöscht und nur das neue Konto bleibt bestehen.
Es können ausschließlich folgende Daten migriert werden:
Kunden und Tiere aus den Softwaremodulen Tierpension, Hundetagesstätte, Hundesalon und Hundetraining.
Kunden aus den Softwaremodulen Tierbedarfsgeschäft und Zucht.
Folgende Daten werden migriert:
Kunde:
Grunddaten: Code, Farbetikett, Name, Steuer-ID, vollständige Anschrift und Kontaktdaten. Datum der Anmeldung und Abmeldung.
Wichtige Informationen, Notizen sowie Informationen zur Abholung und Übergabe.
Datenschutz: Registrierungsdatum, Herkunft, Details, Zustimmung zu den Geschäftsbedingungen, Zustimmung zum Erhalt von Mitteilungen/Benachrichtigungen sowie Datum und Details einer Abmeldung.
Tier:
Grunddaten: Farbetikett, Name, Rasse, Geschlecht, Varietät, Geburtsdatum, Farbe, kastriert/sterilisiert, Fell, Größe, Gewicht, Mikrochip, Impfungen, Notizen sowie Informationen zur Abmeldung.
Wichtige Informationen und tierärztliche Informationen.
Eine teilweise Migration sowie eine Bearbeitung oder Veränderung der zu migrierenden Daten ist nicht möglich. (Beispielsweise ist es nicht möglich, den Namen eines Kunden zu übernehmen, seine Adresse jedoch zu löschen, oder das Registrierungsdatum aller Kunden zu ändern). Die Daten werden unverändert und exakt so migriert, wie sie im bestehenden Konto gespeichert sind.
Für die Durchführung der Migration müssen 2 aktive Konten vorhanden sein. In diesem Beispiel bezeichnen wir diese als „Konto A“ und „Konto B“.
Das neue Konto bzw. „Konto B“ muss mindestens dieselben aktiven Softwaremodule enthalten wie „Konto A“. Zusätzlich können im neuen Konto weitere Softwaremodule aktiviert sein.
Wenn die Datenmigration beispielsweise am 5. eines Monats um 10:00 Uhr durchgeführt wird, werden alle bis zu diesem Zeitpunkt in den Tabellen Kunden und Tiere gespeicherten Daten von „Konto A“ auf „Konto B“ übertragen. Wenn du zwei Stunden später, am folgenden Tag usw. einen neuen Kunden oder ein neues Tier in „Konto A“ hinzufügst, werden diese Daten nicht automatisch in „Konto B“ übernommen, da die beiden Datenbanken nicht synchronisiert sind.
Du kannst das bisherige „Konto A“ auf Wunsch weiterhin behalten oder es nicht weiterführen. Wenn du es nicht behalten möchtest und monatliche Abonnements verwendest, kündige diese monatlichen Abonnements bei PayPal, damit sie in den folgenden Monaten nicht verlängert werden. 30 Tage nach Ablauf des Kontos wird es vollständig gelöscht.
Du musst uns ausdrücklich und schriftlich per E-Mail mit der Durchführung dieser Migration beauftragen.
Ablauf der Datenmigration zwischen 2 Gespet-Konten:
Der Ablauf ist sehr einfach. Folge einfach diesen Schritten:
Beachte, dass dein aktuelles Konto bzw. „Konto A“ aktiv sein muss. Die Software darf also noch nicht abgelaufen sein.
Öffne auf unserer Website den Bereich Kaufen oder klicke >> hier und kaufe die gewünschten Softwaremodule für dein neues Konto. Damit wir die Migration durchführen können, muss das neue Konto mindestens dieselben Softwaremodule enthalten wie das bisherige Konto.
Beispiel: Das bisherige „Konto A“ verwendet die Softwaremodule Hundesalon + Benutzerzugriffskontrolle.
Das neue „Konto B“ enthält dieselben Softwaremodule und zusätzlich das Modul Transport.
Führe die Zahlung durch. Anschließend erhältst du alle Informationen und Zugangsdaten per E-Mail.
WICHTIG: Führe im neuen Konto noch keine Erstinstallation durch und gib dort keine Daten ein.
Sende uns eine E-Mail und bitte uns um die Migration deiner Kundendaten bzw. deiner Kunden- und Tierdaten.
Zur Überprüfung deiner Identität muss diese E-Mail vom Administrator von „Konto A“ gesendet werden. Verwende dafür die E-Mail-Adresse, die mit dem Administrator deines Gespet-Kontos verknüpft ist.
(Wenn sich der Administrator beispielsweise mit der E-Mail-Adresse [email protected] in die Software einloggt, muss die Anfrage von genau dieser E-Mail-Adresse gesendet werden. Die Migration kann nicht von einem Benutzer beantragt werden, der nicht Administrator des Kontos ist.)
Gib in dieser E-Mail deinen Namen und deine Ausweisnummer an und teile uns mit, dass du die Migration der Kunden- und Tierdaten von deinem aktuellen Konto (gib die primäre E-Mail-Adresse dieses Kontos an) auf das neue Konto beantragst (gib auch die primäre E-Mail-Adresse des neuen Kontos an).
Wir antworten dir und bestätigen, dass wir die Migration durchführen werden und wann sie stattfindet. Sobald die Migration abgeschlossen ist, informieren wir dich erneut. Anschließend kannst du mit dem neuen Konto arbeiten.
Wenn du dein bisheriges Konto kündigen möchtest, kannst du dies tun. Wenn du es hingegen noch eine Zeit lang als Archiv oder für Abfragen behalten möchtest, ist auch das möglich. Du entscheidest selbst, ob du das Konto kündigen möchtest oder nicht.
Bitte beachte, dass die beiden Konten nicht synchronisiert sind. Wenn du also einen neuen Kunden in „Konto B“ hinzufügst, wird dieser nicht automatisch in „Konto A“ übernommen.
Weitere Hinweise:
Die beiden Konten können unterschiedliche Zahlungsmodalitäten verwenden. Beispielsweise kann die Software in „Konto A“ monatlich abgerechnet worden sein, während du für das neue „Konto B“ eine jährliche Zahlungsweise wählst.
Um die geltenden gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten, solltest du dich bei Änderungen an deinem Unternehmen, einer Geschäftsübertragung, Fusion, gesellschaftsrechtlichen Umstrukturierung usw. von einem qualifizierten Fachmann beraten lassen. Dieser kann dich über die für deinen konkreten Fall geltenden rechtlichen und steuerlichen Anforderungen informieren, beispielsweise darüber, ob Kunden über eine neue Firmenbezeichnung informiert werden müssen, welche Datenschutz- und Betroffenenrechte gelten, ob sich der Verantwortliche für personenbezogene Daten ändert oder welche sonstigen Vorschriften für deine Tätigkeit und/oder dein Land gelten.
