En esta guia de ayuda aprenderás:

  • ¿En que me beneficia el envío de recordatorios de cita a los clientes?

  • ¿Como añadir recordatorios para que el software los envíe?

  • La privacidad/RGPD y el envío de recordatorios automáticos

  • ¿Como cambiar el diseño del recordatorio automático que se envía al cliente?

  • ¿Cuantos recordatorios puedes añadir para una cita?

  • ¿Como enviar avisos de próxima cita en tu peluquería canina?

  • ¿Como enviar avisos de próxima cita en tu escuela de adiestramiento canino?

RECORDATORIOS AUTOMÁTICOS



Para que tus clientes no olviden su cita en tu negocio, puedes enviarles unos recordatorios. Por ejemplo, puedes avisarles 7 días antes, 2 días antes, 1 día antes, ... tantos como quieras.


Enviar de recordatorios de próxima cita a tus clientes es muy beneficioso, porque:


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Reduces las citas fallidas en tu negocio



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Evitas períodos de inactividad de tus empleados


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Fidelizas a tus clientes y mejorar su experiencia




Mejoras la imagen de tu negocio






Enviar manualmente los avisos es una tarea muy compleja, sobre todo si tienes un gran volumen de citas. Es por eso que nuestro software, se encarga de hacer los envío de forma automática, para que tu no tengas que hacerlo.



Es muy sencillo:

  1. Cuando añadas una nueva cita o reserva, puedes indicar si quieres que el software envíe recordatorios de esa cita al cliente.

  2. Puedes añadir tantos como quieras (7 días antes, 2 días antes, ... en la fecha que tu quieras)

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  3. Cuando llegue esa fecha/hora, el software enviará automáticamente el recordatorio al cliente

  4. Puedes ver todos los recordatorios programados, enviados, ...



En la opción Ver > Citas, si seleccionas una cita puedes verla y editarla. En el apartado Recordatorios, podrás ver si tiene recordatorios programados y eliminarlos, si lo necesitas.

También puedes ver un listado completo con todos los recordatorios automáticos y filtrarlos según su estado. Está disponible en la opción Ver > Recordatorios automáticos.

Los estados que puede tener un recordatorio automático, son:

  • Enviado: Ya han sido enviados.

  • Programado:Están programados para ser enviados en la fecha/hora seleccionada.

    No es posible editar un recordatorio, pero puedes anularlo y crear uno nuevo.

    Si quieres anular un recordatorio programado para que no se envíe, haz clic en ese recordatorio y pulsa sobre ANULAR.

  • Anulado: Tu has anulado el envío y no se enviarán.

  • Error: No han podido ser enviados porque se ha producido un error.

    En el momento de enviar el recordatorio al cliente, el software comprueba el crédito de emails disponible. Si no hay crédito disponible, el recordatorio no será enviado y en el estado podrás ver Error y el motivo "No dispone de crédito para enviar más emails".


Si quieres ver a que cita corresponde ese recordatorio, solo tienes que hacer clic en "CITA DE PELUQUERIA ", "CITA DE ADIESTRAMIENTO ", etc. y se abrirá la cita en una pestaña nueva.

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Al crear una nueva cita, podrás añadir o programar recordatorios para que el software los envíe.

Añade tantos recordatorios como quieras, haciendo clic en el botón AÑADIR.


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Puedes elegir el día que quieres que llegue el aviso, escribiendo una fecha personalizada o usando el calculador de fechas. Si seleccionas 15 días antes, el software calcula 15 antes de la fecha de la cita y lo escribe en el campo fecha. Del mismo modo, si seleccionas 7, 3, 5 ... días antes.

Si seleccionas, por ejemplo enviar el recordatorio automático 7 días antes, pero faltan 5 días para la cita, lógicamente solo podrá ser programado para enviarse 4 días antes de la cita.

También puedes seleccionar la hora a la que quieres que se envíe del desplegable Hora. Si el cliente tiene varias direcciones de email, puedes elegir a cual se lo quieres enviar.

Si seleccionas la opción "Enviarme una copia", recibirás una copia en tu email.

Cuando Guardes, estos recordatorios se programarán para ser enviados de forma automática en la fecha/hora seleccionada. Aparecerán aquí y en la opción Ver > Recordatorios automáticos.



Puedes configurar la apariencia del mensaje que recibirá el cliente con el recordatorio de la próxima cita o reserva:


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Nombre y logotipo

Configura el nombre de tu negocio y logotipo que quieres que aparezcan en el recordatorio.


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Información al pie

Añade información al pie del email: datos de contacto, info legal o algún texto especial, lo que tu quieras.


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Texto "plantilla"

Si quieres incluir información adicional, puedes guardarla como una plantilla para que no tengas que escribirla cada vez.


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Los datos de la cita

Se rellenan automáticamente: nombre de los animales, fecha y hora de la cita.


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Pre-visualiza

como se verá el envío que recibirán tus clientes. De forma cómoda podrás ver el aspecto de las notificaciones que se van a enviar.



Diseño de los recordatorios automáticos


En la opción Configuración > Recordatorios automáticos, puedes configurar todas las opciones sobre los recordatorios automáticos:

Si quieres que aparezca algún texto por defecto, información adicional, etc. Puedes incluirlo en el apartado Plantilla (1). Al pulsar sobre Guardar, se aplicará este cambio y lo verás en el apartado PREVISUALIZACIÓN.

Hay diferentes pestañas para ver la configuración de los diferentes recordatorios: peluquería, adiestramiento, ...

nota: El límite de caracteres es de 500. Si escribes más de 500 caracteres, al hacer clic en Guardar, el campo Plantilla se marcará en color rojo para avisarte.


En la opción Configuración > Datos de empresa, puedes configurar:

  • El logotipo (2)

  • El nombre del negocio (3)

  • Y la información que aparecerá al pie del email. (4)

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Si haces un cambio y pulsas sobre Guardar, cuando vuelvas a esta pantalla, verás que ha cambiado la Pre-visualización y ahora muestra los cambios que acabas de hacer.

Importante: Los cambios que hagas en el logotipo, nombre de empresa, pie de emails y plantilla se aplicarán a los próximos recordatorios que programes, es decir, NO afectará a los que ya tenías programados.


Los recordatorios no pueden ser modificados, pero puedes anular el recordatorio y crear uno nuevo.

Si modificas la fecha del servicio, los recordatorios no se eliminarán automáticamente. Puedes conservar los recordatorios que tenías programados o anularlos y crear nuevos recordatorios, como tu consideres.

Por ejemplo :

  • La cita estaba planificada para el día 23 a las 10:00 y programaste un recordatorio automático

  • Ahora cambias la cita para el día 23 a las 12:00 (2 horas más tarde)

  • El recordatorio no se va a modificar porque ya estaba programado. El el email que recibirá el cliente, seguirá informando de que la cita es el día 2 a las 10:00.

  • Si quieres, puedes eliminar ese recordatorio y programar uno nuevo.



En la opción Configuración > Recordatorios automáticos, también puedes configurar si quieres que se muestre un aviso cuando vayas a poner un recordatorio automático para un cliente, en el caso de que ese cliente no haya aceptado recibir avisos o comunicaciones por tu parte (RGPD), solo tienes que marcar la casilla "mostrar aviso si el cliente no acepta recibir notificaciones".


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Directamente desde ese mensaje de aviso, puedes acceder a la ficha del cliente para ver/modificar la información relativa a la Privacidad/RGPD.

Para ver o modificar esto, solo tienes que hacer clic sobre "Ver detalles" o acceder a su ficha, en la opción Privacidad (Ver > Clientes > Seleccionas ese cliente > Se abre su ficha > Menu derecho > Privacidad ).


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  • La dirección de email no existe: no está bien escrita, esa cuenta ya no existe, el dominio no existe, ...

  • El servidor de correo del destinatario: no acepta recibir emails, está lleno, marca los emails como Spam o los bloquea, ...

  • Problemas de conexión en el momento del envío





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