Como sabes El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es el reglamento relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.
Se corresponde con el REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 27 de abril de 2016 y entró en vigor el 25 de mayo de 2016, aunque su aplicación de manera obligatoria no se hará efectiva hasta el 25 de mayo de 2018.
Es una normativa a nivel europeo, por lo que cualquier empresa europea o aquellas empresas que tengan negocios en la Unión Europea que manejen información personal de cualquier tipo deberán acogerse a la misma. Por ejemplo, en España, la actual RGPD va a sustituir a la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) aprobada por las Cortes Generales el 13 de diciembre de 1999.
Si tu negocio se encuentra en la Unión Europea (UE), o procesas los datos personales de ciudadanos de la UE, te afecta el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Como ya sabes, tu como CONTROLADOR de los datos, si estás en los casos dispuestos, debes cumplir con todos los puntos establecidos en la normativa (consentimiento de los clientes, obligación de informar, nombrar un delegado de protección de datos, registro de actividades de tratamiento, derechos de los usuarios, etc.).
Más info sobre la RGPD Leer más información sobre la RGPDGespet en este caso es un PROCESADOR que te facilita los medios para el procesado de los datos que tú recopilas y tú controlas.
El RGPD indica que tú debes obtener el consentimiento específico, informado, inequívoco y expresado libremente de tus usuarios y/o clientes. Les debes explicar claramente cómo piensas usar sus datos personales, informarles de sus derechos y gestionar la aceptación y renovación de sus consentimientos, y cumplir con todo lo dispuesto en la normativa.
Te recomendamos que consultes la normativa o a un profesional que te asesore para cumplir con todos los puntos de este reglamento.
Las soluciones Gespet te facilitan la tarea de recopilar y mantener la información segura de tus usuarios:
Documento de Protección de datos: Crea y maqueta tu propio documento con toda la información que desees (tratamiento de datos, responsable, derechos ARCO, ...). Puedes tenerlo impreso con anterioridad o imprimirlo en el momento y facilitárselo al usuario.
Almacenar documentos: Si escaneas los documentos por ejemplo cuando han sido firmados por tus usuarios, como ya sabes puedes almacenarlos en Gespet, en su ficha.
Fecha y fuente de Alta del usuario en el sistema: Cuando incluyas un nuevo usuario, podrás registrar la fecha y la fuente de la recopilación de datos
Aceptación de inclusión en el sistema: Cuando anotas los datos de
un usuario en cualquier tipo de registro (base de datos, fichero de
Excel, hoja de papel, software, ...) debes tener una aceptación por su
parte.
En Gespet podrás registrar su Aceptación.
Fecha y motivo de Baja del usuario en el sistema: Puedes dar de baja (desactivar) a un usuario y podrás registrar la fecha y el motivo.
Eliminar completamente a un usuario: Derecho al borrado o derecho al olvido. Puedes eliminar completamente un usuario del sistema con toda su información relacionada (servicios, ventas, animales, ...)
En los formularios Gespet (Solicitud de reservas online, Alta de
clientes y animales, etc.):
Solicitud de aceptación por parte del usuario de tu política de
privacidad/condiciones legales, así como la aceptación de recibir
comunicaciones por email (necesaria para enviarle la posterior
confirmación).
Configurarás la dirección URL donde están tus condiciones
de privacidad/legales, para que los usuarios los lean antes de aceptar
las condiciones.
Como sabes, entre los Gespet Connectors o Conectores Gespet, contrarás:
Gespet Connector Alta de clientes y animales: Para que el cliente rellene sus datos y los de sus mascotas y automáticmente tu los recibes y puedes verificarlos y se añadirán automáticamente a tu base de datos, sin necesidad de que tengas que incluirlos tú.
Gespet Connector Solicitud de citas y reservas online: Que puedes colocar en tu web, enviar al cliente por WhatsApp, o como tu prefieras para que el cliente pueda solicitar reservas o citas online en tu negocio.
Esas solicitudes se anotan automáticamente y tu decides si quieres aceptarlas o rechazarlas y directamente notificarlo al cliente.
Cuando tu cliente rellena uno de los formularios (solicitud de cita/reserva online, Alta de clientes, etc):
La información correspondiente se anota en tu cuenta: la solicitud de reserva, los datos de alta de cliente/animal, etc.
Y en cuanto a la privacidad/protección de datos: En la ficha del cliente > Privacidad, se anota la aceptación y todos los detalles:
Se almacena automáticamente:
Su dirección IP
El navegador web que ha utilizado (Chrome, Safari,...)
La versión exacta del navegador
El sistema operativo (Apple, Windows, Android,...)
El dispositivo (ordenador de escritorio, móvil, ..)
La fecha y la hora exactas
En el caso anterior, los datos se registran automáticamente, no tienes que hacerlo tu manualmente.
El Gespet Connector Alta de clientes, ha sido diseñado específicamente
facilitarte esta tarea.
Simplemente haciendo clic en un botón puedes
enviar un email o WhatsApp al cliente que incluirá un enlace para que
rellene sus datos y los de sus mascotas.
Evitarás cometer errores al escribir tu la información manualmente
Mejorará la imagen de tu negocio, con un aspecto moderno y profesional
Se registrará automáticamente la información relativa a la privacidad/protección de datos
Pero, si eres tú quien añade un nuevo cliente, puedes acceder a su ficha y en esta misma opción de Privacidad, puedes incluir la información.
Tanto al añadir un nuevo cliente (opción Nuevo > Cliente), como en la ficha
del cliente > Privacidad, aparecen los documentos que tu has configurado
(En la opción Herramientas > Documentos y contratos > tipo Privacidad) por
si deseas imprimirlos y entregárselos al cliente.
Cuando vas a establecer un contacto con un cliente desde Gespet (enviarle un email, un mensaje de WhatsApp, ...), Gespet automáticamente comprueba si el cliente:
Tiene configurado ese método de contacto. Es decir si tiene número de WhatsApp, de email, etc.
Si ha aceptado o no recibir notificaciones tuyas.
El aviso 1 aparecerá simpre, ya que si no tiene número de WhatsApp por
ejemplo, no sería posible enviarle un mensaje de WhatsApp.
Pero la
validación 2 es configurable. Si no necesitas cumplir con
privacidad/protección de datos, puedes desactivarlo y no verás estos mensajes.
En el caso de que lo tengas activo, antes de hacer cualquier envío, verás un aviso de que ese cliente si acepta o no acepta recibir comunicaciones o notificaciones tuyas.
Además, si haces clic en la opción Ver Detalles de ese mensaje,
accederás directamente a la ficha del cliente > Privacidad por si necesitas
hacer alguna consulta o modificación.
Informa a tus usuarios y/o clientes del tratamiento de sus datos personales antes o justo en el momento en que se solicitan los datos de éstos, (no después); Es decir, de manera previa a su obtención o registro, siempre y cuando los datos hayan sido recolectados directamente del propio interesado.
Para esto, puedes colocar información en tu sitio web, en tu negocio, entregar un documento con esta información que puedes tener impreso con anterioridad o imprimirlo en el momento.
Para poder acreditar con posterioridad haber llevado a cabo tal acción, anota el momento de la aceptación de las condiciones legales, guarda el documento firmado o escanéalo y almacénalo.
Gespet ofrece herramientas e información como un recurso, pero no ofrecemos asesoramiento legal. Para cumplir con la legalidad vigente, consulta con un profesional que te asesore respecto a los requisitos aplicables en tu caso.
Como ya sabes, toda comunicación comercial debe haber sido previamente solicitada o expresamente consentida por el destinatario (el usuario), a menos que exista una relación comercial previa o haya sido obtenida de fuentes accesibles al Público.
Todo lo demás, así como el envío masivo y sistemático de emails se considera SPAM y como tal, es objeto de sanción y desprestigio.
Antes de enviar emails a tus usuarios y/o clientes, asegúrate de tener su aceptación y aún así, intenta hacer un envío "responsable" de emails.
No es lo mismo enviarle un email con un recordatorio de una cita que te ha pedido, con una factura o con información relevante a un servicio, que enviar boletines o correos publicitarios.
Aunque un usuario y/o cliente haya dado su consentimiento para enviarle emails publicitarios, recuerda no enviarle demasiados emails o información carente de interés para él. Intenta hacer un envío responsable o razonable.
En ocasiones, los emails que envío no llegan o se marcan como Spam, ¿a que es debido? ¿como puedo solucionarlo?:
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