Configuración de reservas o citas online



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Un cliente accede a tu web o pagina de Facebook, rellena el formulario y:

  • Tu recibes un aviso por email

  • La solicitud de reserva se anotan automáticamente en tu app, lo que resulta muy rápido y cómodo.

Pero no se confirma automáticamente, simplemente se anota, eres tu quien decide como proceder.


Ninguna reserva on-line va a ser rechazada automáticamente, simplemente porque no tengas disponibilidad para esa fecha/hora. Imagina que se rechaza automáticamente una reserva del 1 al 30 de septiembre, simplemente porque el día 1, la habitación está ocupada en tu hotel o se rechaza un servicio de peluquería por no tener disponible esa hora...

Eres tu quien decide si la rechaza o hace algún ajuste para poder aceptar esa reserva/cita. 

Edita lo que necesites y confirma la reserva/cita rápidamente, igual que anotas una nueva reserva/cita, y confirmar la reserva al cliente por email automáticamente, solo pulsando un botón.

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Si tienes reservas/citas online pendientes de confirmar, en la portada (o magic desk) aparecerá un indicador de color amarillo:

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En el menú superior, también aparecerá un pequeño indicador de color amarillo:

A nivel de integración dentro de tu modo de trabajo, se trata de un sistema potente ya que puede incluirse en cualquier parte del proceso.

Es decir, si tu quieres pedir más información al cliente antes de confirmar la reserva/cita, puedes hacerlo. 

Si después de confirmarla, sueles enviar al cliente más información sobre las condiciones de estancia/servicio, información para que haga un pago en concepto de reserva/cita (o un botón de pago de Paypal, por ejemplo), o cualquier otra cosa, puedes hacerlo.

Procede como consideres e interactua con el cliente tanto como necesites, exactamente igual que lo estuvieses haciendo ahora al anotar una nueva reserva/cita.

Además, Si el cliente tiene alguna factura pendiente de pago, se mostrará un cuadro de alerta con la información. De este modo, antes de anotar una nueva reserva/cita, podrás saber si el cliente tiene pagos pendientes.

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Es muy sencillo, si quieres puedes, configurar la pagina de re-dirección del formulario, es decir, la pagina de destino (la pagina que le va a mostrar al usuario después de que pulse el botón "Solicitar reserva/cita").

Solo tienes que escribir esa pagina en el apartado "Página redirigir" y pulsar sobre el botón Guardar.

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De este modo, puedes llevar al usuario a una pagina de más información sobre las condiciones de estancia/servicio, a una pagina con información sobre el pago, a un carrito de la compra, a otro apartado de tu web, o donde desees.

Si no escribes ninguna, al terminar dejará al usuario en la misma pagina, no le redirigirá a otra


También puedes configurar en que pagina se encuentran tus condiciones legales o tu política de privacidad, para que el usuario pueda leerla antes de aceptarla.

El usuario tendrá que aceptar tus condiciones antes de solicitar la reserva, y esta aceptación "o firma" de las condiciones se queda anotada en su ficha de cliente y podrás consultarlo cuando quieras.

También podrá seleccionar si desea recibir notificaciones de tu parte por email.

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Para consultar esta información, solo tienes que acceder al Magic Desk o ficha del cliente (Ver > clientes > cliente deseado > menu lateral derecho PRIVACIDAD)


¿Mas información sobre la privacidad y el RGPD?

El sistema de solicitud de reserva no incluye opciones de pago, ya que hasta el momento en el que tu confirmes la reserva, solo es una solicitud por parte del cliente; Pero si tu quieres puedes incluir después del proceso de solicitud, opciones de pago o mostrarle más información al cliente.

Como te hemos comentado antes, puedes configurar a que pagina quieres que sea re-dirigido el usuario tras rellenar el formulario.

Algunas de las opciones más habituales son, mostrar al usuario:

  • Una pagina de pago para que abone una cantidad en concepto de reserva

  • Información de interés y consideracions previas a la estancia (vacunas, desparasitacion, ...) y lo que debe traer (pasaporte/cartilla veterinaria, comida, collar, ...)

  • Si el propietario trae al animal a la residencia -> Información sobre como llegar a nuestra residencia, un mapa y el horario de entrada de los animales

  • Si lo recogemos a domicilio -> información sobre el servicio de recogida, horario, etc.

  • Una pagina con publicidad sobre otros servicios que ofrece nuestro negocio y tal vez le pueden interesar

  • Acceso a cualquier área restringida de nuestra pagina web, si disponemos de ella: área de clientes, acceso a la webcam si disponemos de servicio de monitorización.

  • Simplemente, podemos llevar de nuevo a la pagina de reservas o mostrarla la home page, etc.



El software cumple la norma o Estandar Internacional ISO 8601:

  • Formato 24 horas para las horas

  • Formato AAAA-MM-DD para las fechas

No es posible cambiar este formato de fecha/hora



Puede suceder que un cliente no reciba un email que tu le envías desde el software. Esto puede ser debido a:

  1. La dirección de email del cliente está mal escrita o incompleta

  2. La dirección de email del cliente ya no existe

  3. El buzón de email del cliente está lleno

  4. Su gestor de correo ha marcado el email como Spam (o correo basura), promociones, etc.

    En este caso, el email no estará en la bandeja de entrada, sino en la carpeta Spam/promociones/etc. (e incluso, si el cliente ha configurado en su gestor de correo que esas se carpetas se vacíen automáticamente, es posible que no vea el email tampoco en esas carpetas porque ya se ha eliminado)


¿QUE PUEDES HACER PARA EVITAR ESTO?

En los 3 primeros casos, no puedes hacer nada para evitarlo. Si el cliene no introduce una dirección correcta o su buzón está lleno, inevitablemente, ese email no va a llegar a su destinatario. (Tanto si lo envías desde el software, como si lo envías tu directamente desde tu gestor de correo).

nota: cuando añadas la dirección de email de un cliente en el software, revisa que esté completa y sin errores


En el 4º caso, para evitar que un gestor de email marque como Spam/Promociones, etc. los emails que llegan desde una dirección de correo electrónico, hay una solución muy sencilla: añadir esa dirección a tus contactos.

Por ejemplo, si tu añades la dirección de tu amigo Juan a tus contactos, el gestor de correo, interpreta todos los emails que recibes de Juan, como mensajes deseados y los almacena en tu bandeja de entrada.

Sin embargo, es muy posible que identifique como correo no deseado o Spam, los emails que recibes de usuarios desconocidos, especialmente si los envía un sistema automático (como nuestro sistema de confirmación automática de reservas online).


Para que tus clientes siempre reciban los emails que les envías desde el software, recomiendales que añadan a su lista de contactos, el email: gespet@gsp.gespetsoftware.com


Es recomendable que tu también añadas nuestras direcciones a tus contactos, para que recibas todos nuestros emails y notificaciones: gespetsoftware@gmail.com y gespet@gsp.gespetsoftware.com

nota: Esta recomendación es muy útil, incluso para los emails que envíes tu directamente desde tu gestor de correo (no desde el software). Si un usuario añade tu dirección de email a sus contactos, los emails que le envíes le aparecerán en su bandeja de entrada.




Puedes incluir un formulario en tu web para que tus clientes puedan hacer reservas online:

  1. En la opción Configuración > reservas/citas online configura:

    • La pagina donde están tus condiciones legales/política de privacidad

    • La pagina de re-dirección (es decir, la pagina de destino (la pagina que le va a mostrar al usuario después de que pulse el botón "Solicitar reserva/cita")

    • Pulsa sobre el botón Guardar

  2. En la opción "Añade a tu web", verás los códigos en los diferentes idiomas. Si quieres, poner el formulario en Inglés, copia el código que aparece marcado como "INGLES". (son diferentes para cada idioma)

  3. Pega este código en tu pagina web.

    Importante: Debes pegarlo en el código fuente de tu pagina web, en el lugar donde quieras que aparezca este formulario para que te hagan nuevas reservas online (por ejemplo en el pie de la pagina, o en la sección reservas.html de tu web

  4. En tu web, en el lugar donde lo hayas pegado (por ejemplo en el pie de la pagina) ahora Aparecerá un botón y cuando el cliente pulse sobre el botón, se abrirá una ventana emergente o pop-up con el formulario para que introduzca los datos y solicite la reserva/cita.

    (si quieres que aparezca directamente el formulario, sin el botón que abre la ventana emergente, continúa leyendo, más abajo te explicamos como hacerlo)


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Nota: Tanto el botón como la información aparecerán en el idioma que hayas seleccionado.

El usuario debe aceptar tus condiciones antes de solicitar la reserva, y esta aceptación "o firma" de las condiciones se queda anotada en su ficha de cliente y podrás consultarlo cuando quieras.




SI PREFIERES QUE APAREZCA DIRECTAMENTE EL FORMULARIO (en vez de que aparezca un botón y se abra una ventana emergente):

  1. Pega el botón en el código fuente de tu web, siguiendo los pasos anteriores. 

  2. Cuando pulses sobre el botón "reserva online" se abrirá una ventana emergente

  3. En la barra de direcciones del navegador, aparecerá una dirección

  4. Copia esa dirección completa

  5. En el lugar de tu pagina donde quieras incrustar el formulario, crea un elemento html <iframe> incluyendo esa dirección en el atributo src, como se muestra en el ejemplo siguiente: 

    <iframe src="PEGA-AQUI-LA-DIRECCION-QUE-TE-APARECE-EN-EL-NAVEGADOR-WEB" width="800" height="600"></iframe>

    Es similar a esto

    <iframe src="https://ges-pet.appspot.com/hotel/reservas/online/HO-xxxxxxxxxxxxx-xxx/es" width="800" height="600"></iframe>


    Este código es de ejemplo. Debes pegar la dirección que te aparece a ti, si pegas esta, no funcionará.

  6. Width="" indica la anchura que quieres que tenga el formulario.

  7. Height="" indica la altura que quieres que tenga el formulario.

  8. Opcionalmente puedes incluir las etiquetas scrolling y frameborder.


(En nuestro ejemplo, le hemos indicado 800 px de ancho y 600 px de alto)

Ver más información sobre elemento <iframe>

  1. Accede a tu cuenta de Facebook

  2. Haz clic en: https://apps.facebook.com/static_html_plus

  3. Aparecerá una nueva opción o pestaña en el menú, estará colocada en la última posición

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  4. Pulsa sobre ella

  5. Pulsa sobre el botón Edit Tab o editar pestaña

  6. Indica el título que quieras (por ejemplo, "reservas online") y pega el código de Gespet con formato iframe (en la parte superior de este mismo tutorial, tienes información sobre el uso del formato iframe)

  7. Puedes previsualizar el resultado, pulsando sobre el botón Preview 

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  8. Para Guardar y salir, pulsa sobre el botón Save & publish

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  9. 9. Si vuelves a tu pagina de facebook, verás que en la parte inferior del menú, está la nueva pestaña que acabamos de configurar ya con el título nuevo (nosotros en el ejemplo, le hemos llamado "Reserva online")

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  11. 10. Si pulsas sobe ella, puedes editarla (Edit tab) y verás la modo en el que los los usuarios o clientes que visiten tu facebook verán esta opción. 

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Wordpress no interpreta correctamente los scripts simplemenete con pegarlos en una entrada o post. 

Para que interprete correctamente el script y muestre el formulario de reservas online:

Opción 1: Accede al Editor de código y pegalo en el

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nota: Aparecerá en el lugar donde lo pegues, si lo pegas en el pie de la pagina, aparecerá en el pie y si lo haces en el menú lateral, aparecerá en esa zona. 

Opción 2: Utilizar un pluggin o complemento para permitir insertar scripts. Hay muchos y puedes elegir el que prefieras, por ejemplo "CSS & JavaScript toolbox", "Scripts n Styles" o cualquiera similar.


Si no sabes como hacer esto, contacta con tu webmaster para que lo inserte en la parte de la web que desees. 


  1. Accede a la opción Diseño

  2. Selecciona la zona donde deseas colocarlo

  3. Añadir un gadget

  4. Selecciona el tipo HTML/JavaScript

  5. Pega el código de Gespet 

  6. Ya está disponible y aparecerá en el lugar donde lo hayas colocado.



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