Si has creado un servicio de peluquería/adiestramiento, una estancia de hotel/guardería, pero te has equivocado al seleccionar el cliente y los animales, por ejemplo, no te preocupes, porque puedes eliminarlo.
Esto es así, siempre que el servicio/estancia no esté ya facturado. Solo tienes que selecciona el servicio/estancia y en la parte inferior de la pantalla aparece un botón de color rojo para eliminarlo.
Si el servicio/estancia ya ha sido facturado, en este caso, no es posible eliminar el servicio ni la factura, ya que la legislación fiscal no permite modificar/eliminar facturas y cumpliendo con la legislación, debemos garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
Si. Puedes utilizar Gespet para la gestión de los clientes y animales, agenda, servicios/alojamientos/.., pero no para hacer cobros/facturación.
En este caso, seleccionarás la opción hacer solo salida o solo finalizar el servicio y después puedes cobrar/facturar utilizando otro software/sistema.
Igualmente es posible, hacer ahora la salida o finalizar el servicio, pero cobrar/facturar después. Por ejemplo si el animal está esperando para ser recogido por su propietario, puedes gestionar su salida, pero no hacer el cobro/factura hasta que llegue el cliente.
Las facturas emitidas no se pueden eliminar ni modificar, ya que la legislación fiscal no lo permite.
¿Cómo puedes solucionarlo si has cometido un error?
Si te has equivocado al emitir una factura (por ejemplo, seleccionaste un cliente incorrecto), no es posible eliminarla ni modificarla directamente. Sin embargo, sí puedes corregirlo.
Para solucionarlo, debes emitir una factura rectificativa o abono. Este tipo de factura se utiliza para corregir una factura original que contiene errores.
La factura rectificativa o abono sirve para anular otra factura. Puede tener una numeración diferente a la de las facturas normales. Puedes configurar esta numeración y Gespet la irá incrementando automáticamente para mantener el orden.
Tanto las facturas como los abonos no se pueden eliminar. Una vez generado un abono, tampoco es posible deshacerlo.
Este proceso es irreversible. Por eso, al hacer clic en el botón Anular, aparecerá una ventana de confirmación en la que deberás confirmar la acción. De esta forma evitamos errores accidentales.
La rectificación o abono se realiza en dos pasos:
Anular la factura original y generar el abono con importes en negativo
Crear una nueva factura con los datos correctos
Si los datos del cliente no son correctos, puedes corregirlos de dos formas:
Opción 1: Corregir los datos antes de hacer el abono
Accede a la ficha del cliente, corrige los datos y haz clic en Guardar
Genera la factura rectificativa o abono. Ya tendrá los datos corregidos. Puedes indicar el motivo (por ejemplo, corrección de datos del cliente)
Genera la nueva factura, que ya tendrá los datos correctos
Opción 2: Corregir los datos después de hacer el abono
Genera la factura rectificativa. Tendrá los mismos datos que la original. Puedes indicar el motivo del error
Accede a la ficha del cliente, corrige los datos y haz clic en Guardar
Genera la nueva factura con los datos ya corregidos
Al generar un abono se anula la factura anterior, así como el pago y el servicio o venta asociados. Para volver a registrarlo, debes crear de nuevo la estancia, servicio o venta y finalizarlo. Después podrás generar la nueva factura.
Al registrar nuevamente la estancia, servicio o venta no se duplicará, ya que la anterior ha quedado anulada.
Veámoslo con un ejemplo:
Has seleccionado a Juan Gómez, pero era un error, ya que el cliente correcto era Juan López, y ya has emitido la factura. ¿Cómo puedes solucionarlo?
Accede a la factura desde Ver > Ventas y selecciónala
Haz clic en el botón Anular para generar el abono
Indica el motivo, por ejemplo: error en los datos del cliente
La factura rectificativa incluirá el número y la fecha de la factura original, cumpliendo con la normativa vigente
Tendrá la numeración que hayas configurado
Puedes imprimirla o enviarla por email si lo deseas
Después, puedes crear de nuevo la venta o servicio con los datos correctos y, al finalizar, generar la nueva factura.
La factura siempre tendrá la fecha en la que se genera, ya que legalmente no se puede modificar.
No es posible emitir una factura con una fecha anterior o posterior. Por ejemplo, si la generas hoy, tendrá la fecha de hoy y no podrás cambiarla a una fecha anterior.
Legalmente no es posible generar un abono de otro abono, porque un abono ya es un documento que corrige o anula una factura previa. Hacer un abono de un abono sería como “corregir la corrección”, lo cual no está permitido ni tiene validez contable clara.
¿Qué hacer si te has equivocado en un abono?
Depende de lo que haya pasado:
El abono tiene un error (por ejemplo, cantidad, importe, producto...): puedes anular el abono erróneo generando una nueva factura que lo compense (es decir, una factura positiva que "anule" el abono anterior) y luego emitir un abono nuevo con los datos correctos.
Ejemplo:Te equivocas con un abono de 100 €.
Generas una factura de 100 € para “compensar” ese abono
erróneo.
Y luego haces un nuevo abono con el importe correcto.
Has hecho un abono que no debería existir, lo hicite por error: Puedes generar una factura por el mismo importe y concepto que el abono para dejarlo compensado en la contabilidad. Así, no hay movimientos económicos reales, pero todo está regularizado.
Tampoco se puede modificar el número una vez emitida la factura de abono legalmente, ya que el número forma parte del correlativo obligatorio de facturación. Todos los documentos deben tener una numeración única, correlativa y sin saltos.
Gespet se ocupa de hacerlo por tí. Puedes configurar si necesitas utilizar una nomenclatura diferente para los abonos o la misma que para las facturas regulares.
Cada vez que generes una nueva facura o abono, se le asignará el siguiente número, para que todas estén numeradas correctamente y de forma correlativa
Es importante que si modificas manualmente, en la opción Configuración
> Número de factura el siguiente número de factura, estés
seguro/a
de que es el número correcto, ya que de lo contrario, se romperá esa
secuencia
ordenada o podrás tener facturas duplicadas y esto puede causarte problemas
contables y legales/fiscales
En cualquier caso, consulta la legislación específica aplicable para tu país y actividad o consulta con un profesional especializado que te asesore sobre la normativa de facturación aplicable en tu caso
Si en tu país/actividad no se aplica ningún impuesto
Si legalmente esa factura está excenta del impuesto
Por ejemplo en España (Peninsula y Baleares) el impuesto aplicable es el IVA (Impuesto sobre el valor añadido), que es un impuesto indirecto que grava el consumo, es decir, el servicio o producto que los profesionales ofrecen. Pero hay operaciones que por diversas razones están exentas de este impuesto.
En el mismo país, sucede exactamente igual en las islas Canarias, donde el impuesto aplicable es el IGIC, pero igualmente hay operaciones que están exentas de este impuesto.
Si al emitir una factura, está exenta del impuesto, por ejemplo exenta el IVA, puedes emitir la factura sin incluir ese impuesto.
Para hacerlo, al cobrar/facturar un servicio, estancia, etc. solo tienes que seleccionar la opción Incluir impuestos: no y en este caso se genera una factura exactamente igual, pero exenta del impuesto.
Te recomendamos que consultes cuales son las excepciones en tu país/actividad para evitar errores o problemas con la facturación.
En la facturas exentas de impuestos, conviene indicar el motivo por el que está exenta de impuestos. Puedes hacerlo incluyendo una nota "al pie" de la factura. Por ejemplo en Europa, si se trata de una operación intracomunicaria que cumple con los requisitos para estar exenta de IVA, lo más conveniente es que indiques esto en la factura.
En tu cuenta puedes configurar esta información en la opción Configuración > Datos de empresas > Texto factura sin impuestos y aparecerá en todos las facturas que emitas exentas de impuestos.
La factura exenta de impuestos, legalmente no requiere una numeración diferente a las facturas ordinarias, por lo que cuando emitas una factura exenta de impuestos, tendrá la misma numeración que las ordinarias.
TIPS Y CONSEJOS GESPET
Esto son consejos generales, pero la legislación varía en cada país. Si tienes dudas sobre facturación, impuestos aplicables, excepciones, etc. te recomendamos que consultes siempre con un profesional o con la administración correspondiente para que puedan ayudaarte a resolver todas estas dudas y puedas realizar tu facturación de un modo correcto.
La factura incluye TODOS los campos obligatorios: numeración, fecha de
emisión, datos fiscales del emisor y del cliente, conceptos, tipo
impositivo y opción de incluir información adicional si lo necesitas (ej.
información del registro mercantil en el caso de las empresas).
La fecha de una factura es la fecha de emisión, lo que quiere decir, que si emites hoy la factura, tendrá la fecha de hoy. Esto no puede modificarse, no es posible seleccionar fechas pasadas/futuras.
Adicionalmente, si es una factura exenta de impuestos, aparecerá también el texto explicativo que tengas configurado para estos casos y también dispones de un área de texto libre al pie del documento, por si necesitas añadir información adicional. Esto puedes configurarlo en la opción Configuración > Datos de empresa.
Más información sobre las facturas Leer más información sobre las facturasYa que las facturas, una vez emitidas, legalmente no pueden ser modificadas, en los documentos impresos de factura ahora ya no aparecerá el campo Pendiente de pago o Pagada ni la fecha de pago.
Esto es así, porque si hoy emitimos una factura que está pendiente de pago y en el documento indicamos el estado "pendiente de pago", pero dentro de 3 días el cliente hace el pago, legalmente ya no podemos modificar esa factura para cambiar el estado y poner "pagada" y su fecha de pago.
En tu cuenta, no ha cambiado. Tú puedes seguir indicando si la factura está pagada o pendiente y de este modo, sabrás si esa cantidad de dinero está pendiente o pagada y se reflejará en tus informes y estádisticas
Cumpliendo con la legislación vigente, el software garantiza la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
Y el software NO permite:
Hacer doble contabilidad o "Contabilidad B" para facturar sin declararlo
No reflejar, total o parcialmente, la anotación de transacciones realizadas
Registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas
Alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable
Adicionalmente, ofrecemos al usuario recomendaciones y "buenas prácticas" para la gestión de su negocio.
