FUNCIONAMIENTO GENERAL
PORTADA o "MAGIC DESK"
NUEVO
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INFORMES
HERRAMIENTAS
CONFIGURACIÓN
Aquí te explicamos, "en pocas palabras" como funciona la aplicación:
La aplicación permite:
La gestión completa de tiendas de mascotas (stocks, lotes, pedidos, proveedores, compras,...)
La venta de productos
Combinada con otras apps, permite la venta conjunta de productos y servicios de peluquería, alojamientos de hotel y guardería y servicios de adiestramientos/educación (es decir, en un mismo "ticket" puedes vender servicios de otras apps + productos).
CAJA: apertura, cierre y arqueo
Para comenzar a vender es necesario abrir la caja
En la caja se registran todas las acciones que ha realizado un usuario: ventas, retiradas e ingresos manuales, compras/pagos a proveedores, devoluciones
Al cerrar la caja se hace un arqueo para revisar el dinero contabilizado (que debería haber en la caja) y el dinero que hay realmente en la caja.
Automáticamente se calcula la diferencia entre el contabilizado y el que hay en caja (el dinero que sobra o que falta en caja respecto al contabilizado)
PRODUCTOS, PEDIDOS Y COMPRAS
Los productos se pueden incluir dentro de CATEGORIAS y subcategorías
Los productos tiene asociada la MARCA a la que pertenecen
Tenemos a los PROVEEDORES
Podemos hacer PEDIDOS de productos a los proveedores
Podemos hacer COMPRAS de productos directamente (sin pedido previo) a los proveedores
Cuando recibimos un pedido lo convertimos en una compra
Cuando convertimos un pedido en compra o hacemos una nueva compra de un producto, podemos anotar su nº de LOTE y fecha de caducidad y el nº de unidades compradas (se incrementa su STOCK)
Podemos configurar una alerta cuando el stock de un producto baje de una cantidad (por ejemplo de 10 unidades)
Cuando esté próximo a caducar un lote, se mostrará un aviso en pantalla
Cuando esté bajo el stock de un producto, se mostrará un aviso en pantalla
En el menú superior tienes el acceso todas las opciones de la aplicación, sobre las opciones principales aparecen desplegables con opciones adicionales.
El software cumple la norma o Estandar Internacional ISO 8601:
Formato 24 horas para las horas
Formato AAAA-MM-DD para las fechas
No es posible cambiar este formato de fecha/hora
En la portada principal, encontrarás mucha información. A esta pantalla le hemos llamado Magic Desk o Escritorio Mágico, porque te permitirá hacer muchas tareas que te facilitarán enormemente tu labor, “como por arte de magia”.
Calendario
Paneles de información
Botones de acceso rápido
Estado de la caja (abierta o cerrada)
Buscador de Clientes y productos
CALENDARIO: Por defecto, muestra el día actual pero puedes navegar entre los días y la información que se muestra cambiará. Ahora se mostrará la información para ese día.
PANELES DE INFORMACIÓN: De un solo vistazo, "de forma mágica", podrás ver en los paneles superiores:
Además, en la parte inferior de esos paneles, hay botones de acceso rápido que permiten:
Hacer una nueva venta
Ver las ventas
Ver los produtos
Consultar la caja y el saldo
Desde esta misma pantalla puedes ver rápidamente la caja:
Su estado: si está abierta aparecerá el indicador el color verde y si está cerrada, en color rojo
Si está abierta, verás el usuario que abrió la caja, la fecha y la hora.
nota: Recuerda que tienes que abrir la caja para poder comenzar a cobrar, hacer devoluciones, etc.
También incluye búscadores rápidos para localizar clientes y productos rápidamente
Solo muestra 25 resultados, por lo que si hay más de 25 coincidencias, no se mostrarán todas.
La Agenda diaria se muestra en la parte central del Escritorio e incluye las tareas, avisos y toda la información importante para el día seleccionado.
Esta información cambiará, al seleccionar otro día en el calendario.
Las teclas de acceso rápido permiten ir a ver ese eventos/avisos/reservas... y añadir un nuevo evento/aviso/reserva...
Al colocar el cursor sobre un Evento/Aviso/... aparecerán las opciones de editar y eliminarlo. De este modo ahorras mucho tiempo.
Si marcas una alerta como Urgente, está aparecerá marcada, para que “de un simple vistazo” puedas ver los asuntos más urgentes y priorizar tus tareas.
En la ficha de producto, puedes indicar cual es el stock mínimo para ese producto, y cuando baje de ese nivel, el software te mostrará un aviso.
Si, configuras la alerta de stock en 10 unidades y ahora mismo te quedan 8 unidades, aparecerá una alerta, para que recuerdes comprar ese producto.
Tambien aparecen los pedidos con entrega prevista para el día seleccionado .
Si el pedido estaba previsto para recibir ayer, pero no llegó, hoy en la agenda vemos ese pedido "atrasado".
nota:Si no quieres que aparezcan las atrasadas, selecciona la opción Configuración > Configuración avanzada > Mostrar atrasadas = NO.
Y los lotes próximos a caducar:
Si la caja está abierta, es posible hacer una nueva venta
La pantalla se divide en dos áreas:
Derecha: Donde está el ticket y las opciones de venta
Izquierda: Donde están los productos
Listado con las categorías/subcategorías de productos. Pulsando sobre una categoría, aparecen sus subcagorías si las tiene y los productos incluidos dentro de ellas
En la pantalla aparecen 25 resultados, por ejemplo 25 categorías, o si seleccionamos una categoría, aparecen 25 subcategorías.
NO VAN A APARECER las categorías vacías, es decir, que no tienen productos, ni las que estén inactivas
En la pantalla Ver > Categorías/Subcategorías puedes ver las que están activas/inactivas y el nº de productos que tiene cada una de ellas.
Si pulsas sobre un producto, se añade una unidad de ese producto al ticket. Si pulsas de nuevo, se añade otra unidad y así sucesivamente (5 veces = 5 unidades añadidas al ticket)
Los productos tienen un botón con un icono en forma de "i" para ver más información. Si lo pulsas, aparece toda la información detallada de ese producto:
El nombre: Si pulsas sobre el, abre la ficha del producto en una nueva pestaña
La foto
El código de barras
El precio actual y si es un producto en oferta también aparece el precio original tachado
El código/referencia y la marca
Un botón de acceso rápido a su ficha
La descripción:
El número de unidades en stock: Por ejemplo tenemos 19 unidades de este producto
Información importante y notas: Al pulsar sobre ellos aparece esta información
Barra de navegación. Va mostrando las diferentes categorías/subcategorías, para que sepas exactamente donde estás, por ejemplo: en la categoría Alimentación > subcategoría conejos:
Pulsando sobre el nombre de la categoría, vuelves a ella
Buscador.Si no quieres navegar entre categorías, puedes buscar el producto
Puedes escanear el código de ese producto con el lector o escaner
O puedes escribir el nombre del producto, la marca, etc.:
Como ya sabes, los buscadores se autocompletan automáticamente, por lo que solo con escribir "comed".. verás que muestra todos los resultados que incluyen esas letras, como por ejeplo "comedero"
Número del ticket y acciones disponibles: El número de ticket se auto-incrementa automáticamente.
Las acciones disponibles son:
Nuevo ticket: Borra el ticket que hay y crea uno nuevo vacío.
Pausar el ticket: Permite guardar el ticket para recuperarlo y terminar de cobrarlo después
Añadir una nota al ticket: Permite añadir una nota o comentario al ticket para nuestra información.
Eliminar el ticket: Elimina el ticket, no se puede recuperar después
Ver los tickets pausados: Permite ver los tickets que hemos guardado para recuperarlos después
Por ejemplo, incluimos una nota de que el cliente vendrá después a seguir comprando y pausamos el ticket. Mientras hacemos nuevos tickets para otros clientes y cuando el cliente vuelve, recuperamos este ticket.
Ver devoluciones/hacer una nueva devolución: Acceso a la opción para hacer devoluciones de productos
¿Como hacer una devolución o reintegro?Productos/servicios añadidos al ticket. [En la zona 1] Al pulsar sobre un producto, se añade al ticket una unidad de ese producto. Si pulsas más veces, se añaden más unidades del mismo producto.
Para cambiar el número de unidades o eliminarlo, pulsa o haz clic sobre el producto añadido al ticket y aparece debajo más información:
Al pulsar sobre Unidades (Uds) puedes cambiar y poner por ejempo 3. Y al pulsar sobre el icono del cubo de basura o papelera, se eliminan del ticket.
Añadir manualmente.Puedes añadir conceptos o productos de forma "manual" porque por ejemplo no están incluidos en tu base de datos de productos.
También puedes añadir descuentos expresados en cantidad de dinero o en %. Por ejemplo -3 € por un cupón descuento o -10% por ser cliente VIP o "Socio".
El % no se calcula de forma automática, es decir, si quieres descontar por ejemplo un 10%, solo tienes que calcular esa cantidad y escribirla en el casilla, precedida del signo -. Por ejemplo -3.)
Cobrar servicios de otras apps. Si tienes otras apps, puedes cobrar en el mismo ticket también servicios de:
Estancia en hotel
Servicios de peluquería
Guadería por hora
Servicios o sesiones de educación/adiestramiento
Venta de animales de tu criadero: Cachorros o reproductores
Si tienes servicios pendientes de cobrar en tus otras áreas de negocio, simplemente selecciona el servicio de peluquería/hotel/adiestramiento/guardería o el animal que deseas añadir al ticket para cobrar de forma conjunta los productos y los servicios/animales seleccionados.
nota:recuerda, que solo aparecen los servicios pendientes de cobrar, si ya está cobrado, no puedes cobrarlo nuevamente, por lo tanto no puedes añadirlo al ticket.
Por ejemplo, si en el ticket hemos añadido los siguientes conceptos:
TIENDA
Alimento fresco para perros - 2 €
Cepillo de dientes para perros - 3 €
Correa extensible para perros - 20 €
PELUQUERIA
Baño + corte - 30 €
ADIESTRAMIENTO
Sesión de corrección de conducta - 18 €
El total del ticket es de 73 €, pero los productos/servicios se "contabilizan" en su área correspondiente:
25 € en productos de Tienda
30 € en servicios de Peluquería
18 € en servicios de Adiestramiento
El total aparece en el ticket, pero en la factura aparecerá separado. Tendrás una factura con la venta de los productos de tienda (25€), otra con los servicios de peluquería (30€) y otra con los servicios de adiestramiento (18€).
La ventana emergente o pop-up que se abre para ver/imprimir la factura, tendrá 3 paginas y en cada una, estará factura correspondiente a las ventas de tienda, peluquería y adiestramiento
Sabemos que la gestión detallada de los ingresos y gastos es una parte fundamental de tu negocio, y por eso, con este sistema, podrás consultar el dinero que has ganado con cada una de tus áreas de negocio.
Si quieres saber cual ha sido la facturación total, por ejemplo del último mes, podrás ver cuanto has ganado con todas tus áreas de negocio; Pero si lo prefieres, también puedes consultar cuanto has ganado exclusivamente con tus servicios de peluquería.
Nota: Recuerda, que la opción Caja, es una opción disponible exclusivamente para Tienda, por lo tanto, en caja solo aparecerán lógicamente las ventas de productos de tienda.
Pero si lo que quieres es ver las ventas de todas lás áreas de negocio para hoy, dispones de la opción Informes > Facturación > Donde puedes ver TODAS las ventas seleccionando todas las Apps y la fecha que deseas consultar (por ejemplo las ventas de hoy, o de los últimos 7 días, ....)
Nota: cuando añades un servicio (por ejemplo de Peluquería) al ticket de tienda y lo cobras, en su correspondiente app, el servicio "se cierra", es decir, ya se anota como cobrado o facturado.
Terminar y Pagar
Al pulsar sobre el botón "Pagar" aparece la pantalla para finalizar el pago.
Resumen del ticket: Aparecen todos los productos y servicios del ticket y el detalle de descuentos, impuestos, etc.
Si pulsas sobre el nombre del impuesto, puedes seleccionar si quieres que el ticket incluya o no impuestos.
Cliente: Por defecto está seleccionado el cliente genérico o "cliente caja".
Si quieres seleccionar un cliente de tu base de datos o añadirlo, puedes hacerlo simplemente buscando su nombre o pulsando sobre el botón "Nuevo cliente".
Si el cliente ya existe, cuando comienzas a escribir su nombre, se muestran todos los clientes con ese nombre y su detalle:
Sus datos de contacto
Su información importante
Su información de recogida/entrega
El número de ventas que se le han hecho
El dinero que ha gastado en el negocio
Si tiene facturas pendientes de pago
Si ese es el cliente que queremos seleccionar, tan solo pulsando sobre "seleccionar cliente" ya aparecerá como cliente de ese ticket y si quiere una factura, sus datos ya aparecerán rellenos automáticamente.
Si ese no es el cliente que buscabamos, escribimos de nuevo en el buscador para que nos aparezcan otros resultados y elegir el correcto.
Si el cliente es nuevo (no existe en nuestra base de datos), pulsamos sobre el botón "nuevo cliente" para añadirlo
Cantidad a pagar
Forma de pago y cantidad pagada. Seleccionaremos Efectivo (dinero o Cash), tarjeta o "Otro" para que aparezcan el resto de formas de pago que tengas configuradas en tu sistema (en la opción Configuración > formas de pago)
Al escribir la cantidad que el cliente nos entrega, se calcula automáticamente la cantidad pendiente a pagar o la cantidad sobrante (dinero que le tenemos que devolver).
Es posible vender "a crédito", es decir cobrar solo una parte del dinero y dejar parte del dinero "pendiente de cobrar". Por ejemplo de una venta de 150 €, cobramos solo 30 y dejamos los restantes 120 € pendientes de cobrar.
La venta tendrá estado "Pendiente" (de pago), en la caja solo se anotará el dinero que realmente hemos cobrado (en el ejemplo 30 €) y en la opción de ver ventas veremos esa venta con el dinero que ya se ha pagado y el que está pendiente.
Cuando el cliente pague el resto, tan solo es necesario acceder a la opción Ver > ventas > seleccionar esa venta > cambiarle el estado a "pagada" e indicar la fecha de pago
Dispones de un informe específico para ver de un modo rápido las facturas o ventas que están pendientes de pago. Es el informe de "facturas impagadas" donde aparece el dinero total, el que ya te han pagado y el pendiente
Imprimir ticket/ticket regalo, imprimir factura o enviar por email al cliente
Nota: La mayoría de impresoras de tickets, te permiten configurar tu logotipo para que aparezca cuando imprimas un ticket. En cada modelo de impresora se hace de un modo diferente. Para configurarlo, consulta el manual de ayuda de tu impresora
Al buscar un número de ticket, aparece toda la información sobre la venta:
El número de factura
El número de ticket
El empleado que hizo esa venta
La forma de pago en la que el cliente hizo esa compra
El cliente
La fecha en la que el cliente hizo esa compra
El número de días que han pasado desde el día el cliente hizo esa compra
La pantalla "se divide" en 3 áreas:
IZQUIERDA: Ticket de compra
DERECHA: Ticket de devolución
ABAJO: Hacer la devolución e imprimir el ticket de la devolución
PARA HACER UNA DEVOLUCIÓN:
En el ticket de la compra: Pulsa sobre los productos a devolver
Se añaden al ticket de la devolución
Selecciona el número de unidades a devolver
Marca si quieres devolverlos al inventario (o stock)
Muestra el dinero a devolver
Selecciona la forma de pago para hacer la devolución (efectivo, tarjeta, ...)
Puedes escribir un comentario: por ejemplo el motivo de la devolución, etc.
Por último pulsa sobre el botón Hacer devolución e imprimir el ticket de la devolución
Verás las devoluciones en:
el informe de devoluciones
el informe Facturación, ya que son "ventas con importe negativo"
el informe de Resultado
la opción Ver > Caja
Puedes anotar pedidos de los productos que necesitas y enviarles está hoja de pedido a tus proveedores directamente por email.
De este modo, podrás ver que del "producto x" no tienes unidades en stock pero ya has hecho un pedido al proveedor y está previsto recibirlo el día x.
PARTE 1: EL PROVEEDOR
Busca el proveedor o añadeló directamente y aparecerán la información relativa a:
Sus datos de contacto
Si tienes facturas pendientes de pagarle
Si tienes pedidos suyos pendientes de recibir
notas:
En la zona de la información del proveedor: Si pulsas sobre el nombre del proveedor, puedes acceder directamente a su ficha o magic desk
En la zona de la información del proveedor: Si pulsas sobre los pequeños botones de notas e información importante, podrás ver esa información del proveedor
En la zona de las facturas pedidos: si pulsas sobre la factura pendiente, la verás en detalle
En la zona de los pedidos pendientes: si pulsas sobre el icono de la flecha, verás el pedido en detalle
PARTE 2: EL PEDIDO
Puedes indicar un código o referencia para ti, es decir, para que tu puedas identificar el pedido
La forma de pago que tendrá ese pedido
La fecha prevista para la entrega. En portada el software te avisará ese día
Notas o comentarios para ti
En portada verás el aviso de que hoy está previsto que recibas estos pedidos y puedes anotarlos directamente en cuanto los recibas para incluir los productos a tu inventario o stock:
PARTE 3: LOS PRODUCTOS
Busca en el buscador de productos y aparecerán todas las coincidencias
Pulsa para añadirlo
Puedes cambiar el número de unidades
Puedes eliminarlo, pulsando sobre el icono del cubo de basura o papelera
Aparece el último precio al que comprase ese producto
Cuando hayas terminado de añadir todos los productos,pulsa sobre el botón guardar para anotar el pedido
Verás los pedidos que has hecho, la fecha prevista de entrega y su estado. Despúes, cuando recibas el pedido, desde la portada o desde la opción Ver > Pedidos, podrás convertir ese pedido en una compra y los productos se incluirán en tu inventario o stock.
Es posible anotar una nueva compra:
Habiendo hecho un pedido previamente
Sin haber hecho un pedido
PARTE 1: EL PROVEEDOR
Busca el proveedor o añadeló directamente y aparecerán la información relativa a:
Sus datos de contacto
Si tienes facturas pendientes de pagarle
Si tienes pedidos suyos pendientes de recibir
notas:
En la zona de la información del proveedor: Si pulsas sobre el nombre del proveedor, puedes acceder directamente a su ficha o magic desk
En la zona de la información del proveedor: Si pulsas sobre los pequeños botones de notas e información importante, podrás ver esa información del proveedor
En la zona de las facturas pedidos: si pulsas sobre la factura pendiente, la verás en detalle
En la zona de los pedidos pendientes: si pulsas sobre el icono de la flecha, verás el pedido en detalle
PARTE 2: LA COMPRA
Aparece la fecha y número de factura
Si incluye o no impuestos (el impuesto que tengas configurado en tu sistema)
Selecciona la forma de pago y el estado (pagada o pendiente)
Si está pagada, puedes incluir la fecha de pago y si aún no lo está, dejarlo vacio*
Puedes incluir notas o comentarios para tu información
* Esto puedes cambiarlo después. Si ahora la factura está pendiente de pago, no tendrá fecha de factura. El día que pagues la factura, accede a la opción Ver > Compras > seleccionas esa factura y:
Cambias el estado a "pagada"
Indicas la fecha de pago
Automáticamente se anota la compra en la "caja" y verás que si hoy has hecho el pago, hoy se ha retirado el dinero de esa compra (aunque la compra se hiciera hace 1 mes por ejemplo)
PARTE 3: LOS PRODUCTOS
Selecciona los productos y se añadirán a la compra.
Aparece su código o referencia, el nombre y el último precio al que se compró
nota: Pulsando sobre el nombre, se muestra su ficha o magic desk para que veas toda la información sobre ese producto
Ahora indica:
El número de unidades de ese producto que compras
A que precio los compras (por ejemplo 10$ cada uno)
Si es un producto perecedero, te recomendamos que incluyas también la información de lote y fecha de caducidad, de este modo, el software te avisará automáticamente cuando un lote de productos esté próximo a caducar
Para eliminar ese producto de la compra, pulsa sobre el botón papelera o cubo de basura
Pulsa sobre el botón Guardar para anotar la compra y el software automáticamente:
Añadirá esos productos a tu stock (por ejemplo + 4 pelotas o +2 casetas
Cambiará el "último precio de compra" de ese producto, y ahora será el nuevo que acabas de introducir
nota: en el magic desk o ficha de productos (Ver > productos) puedes ver un histórico con todos los precios a los que has comprado ese producto y el detalle, de este modo, puedes ver los proveedores que te ofrecen mejor precios o las variaciones de precios que ha sufrido un producto.
Mostrará en la pantalla principal un aviso cuando ese lote esté próximo a caducar
Si la factura está pagada, anotará el gasto en la caja en la fecha que hayas seleccionado como Fecha de pago (por ejemplo, hoy -30€ por la compra de estos productos.
En la opción Ver > compras, puedes ver todas las compras que has anotado y anotar cuando se haga el pago de las compras que tengas "pendientes de pago".
Aparecen todos los productos y es posible cambiar su precio y su porcentaje de impuestos rápidamente.
Tan solo con escribir el nuevo precio base (o precio sin impuestos) se calcula el nuevo precio de venta (o precio final con impuestos incluidos).
Para guardar ese nuevo precio, hay que pulsar sobre el botón de color verde Guardar que está junto al producto
nota: Si en vez de cambiar el precio normal, prefieres hacer un cambio de precio "temporal", es decir un precio de oferta o precio promocional durante un tiempo determinado, en la opción Ver > productos > producto > Magic desk > Precio Venta > Es posible configurar un precio de oferta para ese producto.
Aparecen todos los productos y es posible cambiar su stock (o el número de unidades disponibles)
Basta con escribir el nuevo número de unidades y pulsar sobre el botón de color verde Guardar que está junto al producto
Desde esta opción podrás añadir a tus productos. Inserta todos los datos y pulsa Guardar.
Para que el añadido sea más rápido, el producto se anota y el formulario se queda vacío para que puedas añadir un nuevo producto.
Desde esta opción se añaden las opciones básicas y después desde la opción Ver > Productos > selección del producto > podrás añadir mucha más información: foto, stock, información importante, notas, .....
Importante: Antes de añadir un nuevo producto, realiza una búsqueda para ver si está ya anotado en tu base de datos
Mas información sobre buscadores
Código: Escribe aquí el código que tu quieres asignarle a ese producto. Puedes poner simplemente un número o utilizar diferentes tipos de códigos, lo que más fácil te resulte para identificar tus productos (baño01, CM0002, ...)
Nombre:Escribe aquí el nombre del producto. Después podrás añadir una descripción, por si quieres añadir información adicional.
Código de barras: Puedes escribir manualmente el código o utilizar el escaner de códigos o lector.
Es muy sencillo usar el lector. No es necesario hacer ninguna configuración adicional.
Coloca el cursor del ratón o pulsa sobre el campo donde quieres insertar el código (el buscador, o el campo código de barras al añadir un nuevo producto)
Se habilita para poder escribir en el
Escanea el código del producto
Porcentaje de impuesto: El % del impuesto a aplicar.
Por ejemplo en España (Peninsula) el impuesto aplicable en España es el IVA y es diferente según el tipo de producto.
Si es impuesto que se debe aplicar a ese producto es, por ejemplo el 21% de IVA, en ese campo, escribiríamos: 21
Precio de venta: Precio base, es decir, sin impuestos. Después en el ticket aparecerá desglosado el precio base, el impuesto y el precio final o total.
Las categorías, permiten organizar los productos. Puede crear tantas categorías y subcategorías como necesites. Si ordenas bien los productos, te resultará mucho más sencillo trabajar con ellos.
Accede a la opción Nuevo > Categoría/Subcategoría o Ver > Categorías/Subcategorías
Importante: Antes de añadir una nueva categoría, realiza una búsqueda para ver si está ya anotada en tu base de datos.
Puedes utilizar el buscador de la parte superior y también puedes ordenar alfabéticamente de forma ascendente o descendente pulsando sobre el nombre o la descripción
Puedes crear categorías principales o "categorías Padre" y secundarías o subcategorías.A continuación te enseñamos como hacerlo, es muy sencillo:
Por ejemplo, para organizar tus productos quieres hacerlo de este modo:
1º Creamos la primera categoría de nuestro ejemplo: ALIMENTACIÓN
En el buscador de categoría Padre o Anterior, escribe "Alimentación"
Como no existe esa categoría, pulsa sobre NINGUNO
Ahora en el buscador aparece escrito Categoría Padre (o Anterior): NINGUNO
Escribe el nombre que le quieres dar a esa categoría, en nuestro ejemplo: ALIMENTACIÓN
Si quieres añade una descripción y una foto para esa categoría.
Pulsa sobre Guardar
NOTA: Es recomendable que añadas una foto, ya que te ayudará después a visualizar de un modo más rápido las categorías en la pantalla de hacer ventas o TPV (Nuevo > Venta)
2º Creamos la segunda categoría de nuestro ejemplo: PERROS
Busca la categoría "Padre" ALIMENTACION y en cuanto aparece (resaltada en color verde), la seleccionas pulsando sobre ella
Escribe el nombre de la segunda categoría, que en nuestro ejemplo es PERROS
Añade la descripción y la foto y pulsa sobre Guardar
3º Repetimos el mismo proceso para la tercera categoría: Seco
Busca las categorías "Padre" o categorías anteriores, en este caso "Alimentación > Perros" y en cuanto aparece (resaltada en color verde), la seleccionas pulsando sobre ella.
Nota: Como puedes ver, es muy sencillo, solo con escribir las primeras letras, ya aparecen los diferentes resultados
Escribe el nombre de la nueva categoría "Seco", si quieres una descripción y una foto y pulsa sobre Guardar
4º Repetimos el mismo proceso para añadir la cuarta categoría : Humedo
Busca las categorías "Padre" o categorías anteriores, en este caso la misma que en el caso anterior "Alimentación > Perros" y en cuanto aparece (resaltada en color verde), la seleccionas pulsando sobre ella.
Escribe el nombre de la nueva categoría "Humedo", si quieres una descripción y una foto y pulsa sobre Guardar
Ya tienes creadas las categorias:
NOTA: Como hemos comentado anteriormente, es recomendable añadir una foto, ya que te ayudará después a visualizar de un modo más rápido las categorías en la pantalla de hacer ventas o TPV (Nuevo > Venta)
Vista de las categorías que acabamos de añadir
Puedes incluir las marcas de los productos. Esto te resultará muy útil para filtrar o buscar por marcas. El proceso es el siguiente:
Añade la nueva marca primero
Cuando vayas a añadir un nuevo producto, podrás seleccionar una de las marcas que añadiste antes
Importante: Antes de añadir una nueva marca, realiza una búsqueda para ver si está ya anotada en tu base de datos.
Puedes utilizar el buscador de la parte superior y también puedes ordenar alfabéticamente de forma ascendente o descendente pulsando sobre el nombre o la descripción
Desde esta opción podrá añadir clientes nuevos a su aplicación. Si tiene varias aplicaciones, podrá indicar si desea que el cliente sea de un tipo, varios o todos; en función de esta clasificación, después podrá filtrar a sus clientes.
Importante: Antes de añadir un nuevo cliente, realiza una búsqueda para ver si está ya anotado en tu base de datos
Mas información sobre busquedasSin necesidad de salir de esta pantalla, se abre una ventana emergente o pop-up para que incluyas los datos del cliente.
Pulsando sobre "más información" es posible añadir información complementaria (dirección, cp, localidad, provincia).
Si tienes que cumplir con la GRPD (Nueva política sobre privacidad), podrás incluir directamente esta información en el momento de añadir al nuevo cliente e incluso imprimir los documentos necesarios para entregárselos.
(Los documentos se configuran en la opción Herramientas > Documentos, asignándole en este caso, el tipo "privacidad")
Al pulsar sobre Guardar, se añade el cliente al sistema, y puedes:
Ir directamente a su ficha (Magic Desk)
O continuar añadiendo nuevos clientes si lo prefieres
Todos los clientes que tienes añadidos en el sistema, puedes verlos desde la opción Ver > Clientes. Si seleccionas uno, aparecerá su "Magic Desk", el lugar donde está toda la información sobre ese cliente: información sobre sus animales, rentabilidad de ese cliente, información adicional, documentos, avisos, información importante, información de recogida y entrega y mucho más.
NOTA: El campo referencia te permite clasificar a tus clientes
El campo referencia es libre, puedes poner el código que quieras, no tiene porque ser consecutivo ni seguir un orden concreto.
Puedes utilizar diferentes referencias para clasificar a diferentes tipos de clientes, te ponemos algunos ejemplos:
VIP01 para clientes VIP o clientes habituales
001 referencia genérica
L01 clientes de largas estancias
.... o cualquier código que te resulte útil para identificar a tus clientes.
Como ya sabes, puedes ordenarlos como necesites:
Desde esta opción podrás añadir a tus proveedores de productos y servicios para, gestionar los gastos de tu negocio: luz, agua, alimentación, pagos a empleados, etc. Inserta todos los datos y pulsa Aceptar para guardar y salir.
Importante: Antes de añadir un nuevo proveedor, realiza una búsqueda para ver si está ya anotado en tu base de datos
Si tienes varias aplicaciones, podrás indicar si desea que el proveedor sea de un tipo, varios o todos; en función de esta clasificación, después podrás filtrar a tus proveedores.
Sin necesidad de salir de esta pantalla, se abre una ventana emergente o pop-up para que incluyas los datos del proveedor.
Pulsando sobre "más información" es posible añadir información complementaria (dirección, cp, localidad, provincia).
Si tienes que cumplir con la GRPD (Nueva política sobre privacidad), podrás incluir directamente esta información en el momento de añadir al nuevo proveedor e incluso imprimir los documentos necesarios para entregárselos.
(Los documentos se configuran en la opción Herramientas > Documentos, asignándole en este caso, el tipo "privacidad")
Al pulsar sobre Guardar, se añade el proveedor al sistema, y puedes:
Ir directamente a su ficha (Magic Desk)
O continuar añadiendo nuevos proveedores si lo prefieres
Todos los clientes que tienes añadidos en el sistema, puedes verlos desde la opción Ver > Proveedores. Si seleccionas uno, aparecerá su "Magic Desk", el lugar donde está toda la información sobre ese proveedor: información sobre pagos, rentabilidad de ese proveedor, información adicional, documentos, avisos, información importante y mucho más.
Ir a la opcion Ver > Proveedores
Muestra un listado con todas las ventas que se han hecho. Utilizando el selector de la parte superior, es posible ver todas las ventas o solo las ventas hechas desde el área de tienda, de peluquería, de hotel, etc.
Puedes ordenar los resultados por nombre de cliente, forma de pago, estado, etc.
Al pulsar sobre una venta, es posible imprimir cambiar el estado de una factura (Pagada-pendiente), imprimir la factura y los documentos configurados como "tipo: venta".
Muestra un listado con todas las devoluciones que se han hecho. Utilizando el selector de la parte superior, es posible ver todas las devoluciones o solo las hechas en Hotel, Tienda, Peluquería, etc.
Puedes ordenar los resultados por nombre de cliente, forma de pago, estado, etc.
Al pulsar sobre una devolución, es posible imprimir cambiar el estado de una devolución (Pagada-pendiente) e imprimir el ticket de la devolución.
Para comenzar a vender es necesario abrir la caja
En la caja se registran todas las acciones que ha realizado un usuario: ventas, retiradas e ingresos manuales, compras/pagos a proveedores, devoluciones
Al cerrar la caja se hace un arqueo para revisar el dinero contabilizado (que debería haber en la caja) y el dinero que hay realmente en la caja.
Automáticamente se calcula la diferencia entre el contabilizado y el que hay en caja (el dinero que sobra o que falta en caja respecto al contabilizado)
Es posible ver si la caja está abierta o cerrada y el saldo. Si hemos vendido 100€ y gastado 50€, el saldo será positivo de 50€.
Es posible anotar movimientos manuales si por ejemplo ingresamos o retiramos dinero para algo (para disponer de cambio, por algún ajuste, un prestamo, etc.)
En la zona de la izquierda (color verde) aparecen las entradas o ingresos (cantidad de dinero positiva)
INGRESOS EFECTIVOS: Las ventas hechas en cash o efectivo
INGRESOS OTROS: Las ventas hechas en otra forma de pago
INGRESOS MANUALES: Los ingresos anotados manualmente (no proceden de las ventas)
El total
En la zona de la derecha (color rojo) aparecen las retiradas o salidas (cantidad de dinero negativa)
RETIRADAS EFECTIVOS: Las compras hechas a proveedores en cash o efectivo + las devoluciones hechas en cash o efectivo
RETIRADAS OTROS: Las compras hechas a proveedores en otra forma de pago (tarjeta, etc.) + las devoluciones hechas en otra forma de pago (tarjeta, etc.)
RETIRADAS MANUALES: Las retiradas anotadas manualmente (no proceden de las compras o de las devoluciones)
El total
En la parte inferior hay una lista con todos los movimientos que se han hecho el día seleccionado
Muestra un listado con todas las compras que se han hecho. Utilizando el selector de la parte superior, es posible ver todas las compras o solo las hechas desde el área de tienda, de peluquería, de hotel, etc.
Puedes ordenar los resultados por nombre de proveedor, forma de pago, estado, etc.
Al pulsar sobre una compra, es posible imprimir cambiar el estado de una compra (Pagada-pendiente) e imprimir el documento de compra.
Muestra un listado con todos los pedidos que has hecho, la fecha prevista de entrega y su estado.
Puedes ordenar los resultados por nombre de proveedor, forma de pago, estado, etc.
Verás los pedidos que has hecho, la fecha prevista de entrega y su estado.
Despúes, cuando recibas el pedido, desde la portada o desde la opción Ver > Pedidos, podrás convertir ese pedido en una compra y los productos se incluirán en tu inventario o stock.
Al pulsar sobre el botón "Recibido: anotar compra" se convirte el pedido en una compra.
Muestra un listado con todos los lotes de productos anotados con el detalle: fecha de compra, proveedor, número de lote, etc.
Los productos próximos a caducar aparecen resaltados.
Al pulsar sobre un producto, es posible modificar el lote, la fecha de caducidad y el número de unidades disponibles.
Muestra un listado con todos los productos. Es posible ordenar por nombre, marca, precio, activo/inactivo, categoría, etc.
Al pulsar sobre un producto, aparece su ficha o magic desk con toda la información
Es posible imprimir la ficha del producto, pulsandobre el botón situado en la parte superior derecha
Muestra la información "resumen" de ese producto:
Número de unidades disponibles o stock actual
Número de unidades que se han vendido de ese producto
Ultima vez que se ha vendido
Precio de venta. Si tiene configurado un precio promocional o precio de oferta, aparecerá el precio habitual tachado y el precio especial en oferta.
Respecto a la información del producto, es posible consultarla y editarla directamente desde esta pantalla:
Su foto
Su códido o referencia
Su nombre
Su código de barras (EAN13). Al escribir el número o escanearlo se muestra el número y la representación gráfica del código de barras
La categoría y subcategoría a la que pertenece
La descripción del producto
La marca a la que pertenece
El precio de venta (precio habitual y precio de oferta)
El porcentaje de impuestos aplicable a ese producto
La fecha de alta en el software
Si está dado de baja o desactivado y la fecha
Es posible incluir notas o comentarios e información importante que verás al consultar más información sobre ese producto.
Si al anotar una nueva compra de este producto has introducido número de lote y caducidad, aparecerá esta información en la parte inferior.
En el menu lateral hay más opciones que permiten:
Ajustar el precio
Ajustar el stock
Consultar un histórico con gráficos que incluye todos los precios a los que se ha VENDIDO ese producto
Consultar un histórico con gráficos que incluye todos los precios a los que se ha COMPRADO ese producto y de este modo, podrás ver que proveedor te ofrece los mejores precios o si ha subido el precio desde la última vez que lo compraste.
Muestra un listado con todas las categorías y subcategorías con el número de productos que pertenecen a cada categoría.
También es posible añadir nuevas categorías y subcategorías.
En la opción Nueva venta, no aparecerán las categorías que estén desactivadas o inactivas (marcadas con un icono de color rojo), ni las que estén vacías (productos = 0).
Muestra un listado con todas las marcas añadidas y es posible añadir nuevas marcas
En esta opción encontrarás un listado con todos los clientes. Puedes ordenarlos como prefieras:
Puedes buscar, utilizando el buscador de la parte superior y añadir un nuevo cliente directamente.
Puedes filtrar por tipos de cliente. Si tienes varias aplicaciones, aparecerá un icono por cada una de ellas y podrás seleccionar si desea ver a todos los clientes o solo a los de una App.
Así puedes tener a tus clientes ordenados y clasificados, pero acceder a todos ellos rápidamente.
Número de registros: aparece una pequeña casilla donde aparece el número de clientes del tipo seleccionado. Por ejemplo: 832 clientes de Tienda.
Si pulsas sobre un cliente, aparece toda la información sobre el. Se muestra el Magic Desk o (pantalla resumen) de cliente, esa pantalla mágica donde se encuentra toda la información y las principales acciones:
Puedes ver en un gráfico interactivo, la facturación total y por áreas de negocio, la última venta a ese cliente y el tiempo que ha pasado.
Las estadísticas inteligentes, le ayudarán a tener una visión clara de la actividad, rentabilidad y fidelidad de ese cliente “de un solo vistazo” y bajo ellas, botones de acceso rápido a las principales opciones:
Número de animales asociados a ese cliente
Número de días que han estado alojados en el hotel los animales de ese cliente
Número de estancias de los animales de ese cliente en nuestro hotel
Media de días por estancia (Total de días / estancias)
Facturación total de esas estancias
Media de facturación por estancia (Facturación total / estancias)
Si el cliente tiene alguna factura pendiente de pago, se mostrará un cuadro de alerta con la información. De este modo, antes de hacer una reserva, podrás saber si el cliente tiene pagos pendientes.
Las estadísticas inteligentes, le ayudarán a tener una visión clara de la actividad, rentabilidad y fidelidad de ese cliente “de un solo vistazo” y bajo ellas, botones de acceso rápido a las principales opciones.
Ahora todo es más rápido! En su ficha, aparece toda la información de contacto y es posible utilizando los botones de acceso rápido: enviarle un email, llamarle o abrir whatsapp para hablar con el; pulsa sobre el icono correspondiente (sobre, teléfono, Whatsapp...)
Pulsando sobre el icono del sobre, se envía un email a ese cliente y el botón ubicar en el mapa, muestra la ubicación en Google Maps. De este modo, es posible calcular la ruta, distancia, y ver en detalle la dirección.
Incluye información importante e información sobre recogida y entrega. Está información aparecerá cuando vayas a trabajar con este cliente, por ejemplo cuando anotes una nueva reserva. De esta forma podrás consultar rápidamente la información de interés.
Puedes añadir la foto del cliente, pulsando sobre el botón Seleccionar archivo.
En el menú lateral hay mucha más información de interés:
Documentos: Almacena y consulta documentos de un cliente: contratos, documentación, etc.
Avisos: Inserta avisos importantes para un cliente: llamarle, enviarle un email, avisarle de algo importante... y la aplicación te lo recordará.
Estancias: Puedes ver una lista con todas las estancias hechas a ese cliente
Reservas: Puedes ver una lista con todas las reservas hechas por ese cliente. Además, información sobre sus animales y la opción de Acceder a ellos directamente. Si pulsas sobre Lassie, puedes ver su información, más rápido imposible!
Privacidad: Toda la información relativa a su privacidad y RGPD
Fecha de alta o fecha en la que incluyes sus datos en el sistema
Origen o fuente de la que se han obtenido sus datos.
Por ejemplo: te cliente te facilita sus datos usando del formulario de contacto de la web/del formulario de reservas online/..., los has obtenido de un listado de clientes comprado a otra empresa, de internet, ....
Más detalles sobre la obtención de los datos
Indicador si ha aceptado la política de privacidad (da su consentimiento)
Indicador si ha aceptado recibir emails tuyos (da su consentimiento)
Solicita la baja de sus datos en el sistema
Fecha de la solicitud y detalles
Además aparecerán los DOCUMENTOS estandar que tengas configurados como tipo "Privacidad" (aceptación de condiciones, tratamiento de los datos,...) para que puedas imprimirlos y entregarlos al cliente
Nota: recuerda que los documentos "tipo" o estandar, son unas plantillas que puedes configurar en la opción Herramientas > Documentos para imprimirlos rápidamente.
Si el usuario ha dado el consentimiento de la inclusión de sus datos a través del formulario de reservas online, automáticamente se almacena información sobre el dispositivo utilizado por el usuario, en la opción DETALLES:
Su dirección IP
El navegador web que ha utilizado (Chrome, Safari,...)
La versión exacta del navegador
El sistema operativo (Apple, Windows, Android,...)
El dispositivo (Escritorio, movil, ..)
La fecha y la hora exactas
Para eliminar un cliente, puedes hacerlo desde la opción INFORMACIÓN GENERAL. En la parte inferior encontrarás un botón de color rojo.
Si un cliente tiene animales asociados o algún dato referenciado (reservas, entradas, salidas, facturas, etc..) la aplicación te mostrará un mensaje de alerta y no te permitirá eliminar al cliente, porque tiene esa información asociada.
Si de todos modos, quieres eliminar a un cliente, sus animales y toda la información referenciada de ellos (reservas, facturas, estancias, etc.) puedes forzar el borrado, utilizando la opción Eliminar cliente y datos referenciados que aparece en el desplegable.
Nota Importante: Al utilizar cualquiera de estas dos opciones la información se eliminará completamente del sistema y no podrán ser recuperada.
INFORMESEl Informe > Clientes > Incluye la información y datos de contacto de clientes. El Informe > Clientes Rentables > Muestra los clientes según su rentabilidad: número de ventas y cantidad de dinero. Incluye la última venta y el tiempo que ha pasado. |
En esta opción encontrarás un listado con todos los proveedores. Puedes ordenarlos como prefieras:
Puedes buscar, utilizando el buscador de la parte superior y añadir un nuevo proveedor directamente.
Puedes filtrar por tipos de proveedor. Si tienes varias aplicaciones, aparecerá un icono por cada una de ellas y podrás seleccionar si desea ver a todos los proveedores o solo a los de una App. Así puede tener a tus proveedores ordenados y clasificados, pero acceder a todos ellos rápidamente.
Número de registros: aparece una pequeña casilla donde aparece el número de clientes del tipo seleccionado. Por ejemplo: 302 proveedores de Hotel.
Si pulsas sobre un proveedor, aparece toda la información sobre el. Se muestra el Magic Desk o (pantalla resumen) de proveedor, esa pantalla mágica donde se encuentra toda la información y las principales acciones:
Las estadísticas inteligentes, le ayudarán a tener una visión clara de la actividad y rentabilidad de ese proveedor “de un solo vistazo” y bajo ellas, botones de acceso rápido a las principales opciones:
Número de gastos o compras a ese proveedor
El dinero gastado en gastos/compras a ese proveedor
Ahora todo es más rápido! En su ficha, aparece toda la información de contacto y es posible utilizando los botones de acceso rápido: enviarle un email, llamarle o abrir whatsapp para hablar con el; pulsa sobre el icono correspondiente (sobre, teléfono, Whatsapp...)
Pulsando sobre el icono del sobre, se envía un email a ese proveedor y el botón ubicar en el mapa, muestra la ubicación en Google Maps. De este modo, es posible calcular la ruta, distancia, y ver en detalle la dirección.
Es posible consultar y editar en la misma pantalla toda la información de contacto y de pagos para ese proveedor, así como las notas o comentarios y la información importante.
Incluye información importante y notas. Está información aparecerá cuando vayas a trabajar con este proveedor, por ejemplo cuando anotes una nueva compra/gasto. De esta forma podrás consultar rápidamente la información de interés.
Puedes añadir la imagen del proveedor, pulsando sobre el botón Seleccionar archivo.
En el menú lateral, hay más opciones:
Documentos: Almacena y consulta documentos de un proveedor: contratos, documentación, etc.
Avisos: Inserta avisos importantes para un proveedor: llamarle, enviarle un email, hacer un pedido... y la aplicación te lo recordará automáticamente.
Gastos o compras: Puedes ver una lista con todas los gastos/compras hechas a ese proveedor
Muestra el detalle de las facturas de generadas en el rango de fechas y para las apps seleecionadas.
Este informe es útil para generar la contabilidad/presentar la documentación/pago de impuestos, ya que detalla los datos de cada factura.
Si prefieres consultar simplemente los ingresos (el dinero que has ganado), sin el detalle completo de la factura, te resultará más útil el informe de RESULTADOS.
DETALLE: Como sabes, cuando se hace una salida, se genera la Venta o Factura. Este informe muestra esas ventas o facturas que ya se han realizado.
La información que incluye es:
Fecha de la factura (no tiene porque ser la misma que la fecha de pago)
Número de facturas
La forma de pago
El estado: pagada o pendiente
La información del cliente: nombre y documento de identidad
El importe base (o sin impuestos), el porcentaje de impuestos y el importe final (o total)
Si el periodo de tiempo es corto, en el gráfico se muestra la evolución por semanas. De lo contrario, se muestra en meses.
nota: Si al seleccionar las fechas, el sistema muestra un mensaje de Error, es debido a que el rango de fechas no es correcto. La diferencia entre las fechas no puede ser superior a un año: ni más de 1 año (365 días) de diferencia entre las fechas ni 1 año (365 días) antes de la fecha de hoy) Si seleccionas un rango correcto, podrás generar el informe.
Ya que la utilidad principal de este informe, es generar un listado con la información para el pago de impuestos, presentación de documentos para contabilidad, etc.. no es habitual generarlo para más de un año o para años pasados.
Pero, si quieres ver todo el detalle de facturación (de todo el tiempo que has estado utilizando el software, puedes hacerlo desde la opción Ver > Ventas. Y además, puedes exportarla en formato .xls (Excel) para consultarla o trabajar con ella, en la opción Configuración > Gestión de datos.
Muestra el detalle de las facturas de de compras y gastos en el rango de fechas y para las apps seleecionadas.
Este informe es útil para generar la contabilidad/presentar la documentación/pago de impuestos, ya que detalla los datos de cada factura.
Si prefieres consultar simplemente los gastos (el dinero que has gastado), sin el detalle completo de la factura, te resultará más útil el informe de RESULTADOS.
DETALLE:La información que incluye es:
Fecha de la factura (no tiene porque ser la misma que la fecha de pago)
Número de factura
La forma de pago
El estado: pagada o pendiente
La información del proveedor: nombre y documento de identidad
El importe base (o sin impuestos), el porcentaje de impuestos y el importe final (o total)
Si el periodo de tiempo es corto, en el gráfico se muestra la evolución por semanas. De lo contrario, se muestra en meses.
nota: Si al seleccionar las fechas, el sistema muestra un mensaje de Error, es debido a que el rango de fechas no es correcto. La diferencia entre las fechas no puede ser superior a un año, ni más de 1 año (365 días) de diferencia entre las fechas ni 1 año (365 días) antes de la fecha de hoy) Si seleccionas un rango correcto, podrás generar el informe.
Ya que la utilidad principal de este informe, es generar un listado con la información para el pago de impuestos, presentación de documentos para contabilidad, etc.. no es habitual generarlo para más de un año o para años pasados.
Pero, si quieres ver todo el detalle de gastos (de todo el tiempo que has estado utilizando el software, puedes hacerlo desde la opción Ver > Gastos. Y además, puedes exportarla en formato .xls (Excel) para consultarla o trabajar con ella, en la opción Configuración > Gestión de datos.
Permite consultar rápidamente los ingresos, gastos y el resultado (diferencia entre ellos).
Es muy útil para conocer los ingresos, gastos y/o el beneficio en un rango de fechas, para todas las apps o por áreas de negocio.
Para generar la contabilidad/presentar la documentación/pago de impuestos, te resultará más útil, utilizar los informes de FACTURACIÓN y GASTOS, ya que detallan los datos de cada factura.
DETALLE: La información que incluye es:
El área de negocio (Hotel, peluquería, tienda, ...)
Fecha de la factura (no tiene porque ser la misma que la fecha de pago)
El estado: pagada o pendiente
El concepto o detalle
El importe final o total (incluyendo los impuestos)
El resultado final (la diferencia entre los ingresos y los gastos)
nota: Si al seleccionar las fechas, el sistema muestra un mensaje de Error, es debido a que el rango de fechas no es correcto. La diferencia entre las fechas no puede ser superior a un año. Si seleccionas un rango correcto, podrás generar el informe.
De este modo, puedes consultar, por ejemplo la facturación del primer trimestre del año pasado, o del mes de Agosto del año pasado, de todo 2016, ... lo que necesites.
Puedes generar un informe con las facturas que tienen el estado marcado como "pendientes de pago". Aparece desglosada la cantidad total, si ha pagado adelantos y la cantidad pendiente.
La información que incluye es:
Fecha de la factura
El estado de todas es pendiente
El cliente
El importe final o total (incluyendo los impuestos)
Los adelantos que ya ha pagado
El dinero pendiente de pagar, es decir el importe total - los adelantos ya pagados
Puedes consulta entre un rango de fechas, para un producto o servicio:
Al comenzar a escribir, aparecen todos los resultados para seleccionar el producto/servicio deseado.
Las veces que se ha vendido
Fecha
Número de la factura
Número de unidades vendidas (3 días de estancia/2 botes de comida/1 sesión de adiestramiento, ...)
El precio por unidad
El total (nº de unidades * precio por unidad)
En la parte inferior aparece:
El total de unidades vendidas
El precio medio de venta
El dinero total ganado
Pulsando sobre el número de la factura, está se abre en una pestaña nueva del navegador.
Si el periodo de tiempo es corto, en el gráfico se muestra la evolución por semanas. De lo contrario, se muestra en meses.
nota: Si al seleccionar las fechas, el sistema muestra un mensaje de Error, es debido a que el rango de fechas no es correcto. La diferencia entre las fechas no puede ser superior a un año, ni más de 1 año (365 días) de diferencia entre las fechas ni 1 año (365 días) antes de la fecha de hoy) Si seleccionas un rango correcto, podrás generar el informe.
Puedes consultar todas las estancias o servicios que aun están pendientes de finalizar o facturar.
Aparecen detallas las catacterísticas del servicio y se desglosa:
la cantidad total
si el cliente ha pagado adelantos
y la cantidad pendiente (total - adelantos ya pagados)
nota:Todos los importes son precios finales, es decir, con impuestos incluidos.
Es posible filtar por fechas, y si no seleccionas ninguna fecha, se muestran TODOS los servicios pendientes de facturar.
Es un informe con todos los clientes de tu negocio. Se muestran los datos de contacto de cada cliente, así como los animales asociados a el.
Si tienes varias apps o áreas de negocio, puedes seleccionar si deseas ver todos los clientes o solo los de tu hotel, por ejemplo.
Incluye gráficos interactivos. Si te colocas sobre el gráfico redondo, verás información ampliada de cada partición de datos.
Los títulos de la tabla te permiten ordenar si pulsas sobre ellos:
Por ejemplo, puedes ordenarlos para ver todos los están activos, puedes ordenarlos por nombre, ...
>> Mas información sobre ordenación aquí
Si pulsas sobre el nombre de un cliente, se abre una nueva pestaña del navegador con la ficha o Magic Desk de ese cliente
Puedes exportar esta información en la opción Configuración > Gestión de datos. En el documento .xls exportado, además aparece la información: Whatsapp
Este informe muestra los clientes según su rentabilidad, es decir, muestra:
Si está activo o inactivo: (puedes marcar como inactivos los clientes en su ficha)
El número de ventas: es decir el número de servicios o productos que ha comprado
El dinero que han facturado: es decir, el dinero que hemos ganado proveniente de ese cliente
El último producto o servicio que han comprado.
EXTRA: Para que visualmente puedas identificar de un modo rápido si ha pasado mucho o poco tiempo desde la última venta hecha ese cliente, hemos incorporado unas funcionalidades extra "el indicador de tiempo transcurrido y colores identificativos".Por ejemplo han pasado 10 meses desde la última venta.
Los títulos de la tabla te permiten ordenar si pulsas sobre ellos:
Por ejemplo, puedes ordenarlos por el dinero que han gastado de mayor a menor (o al revés)
Si quieres saber cuales son los clientes que hace mucho tiempo que no compran ningún producto, puedes ordenar la columna última venta y así lo verás.
>> Mas información sobre ordenación aquí
Si tienes varias apps o áreas de negocio, puedes seleccionar si deseas verlo para todas o por ejemplo, solo para tu Hotel. Si seleccionas TODAS, verás la última compra que ha hecho en tu negocio, mientras que si seleccionas solo HOTEL por ejemplo, verás el último servicio de alojamiento en hotel que ha comprado.
Si pulsas sobre su nombre accedes directamente a la ficha (o mágic desk) de ese cliente.
Informe con las direcciones de tus clientes, es especialmente útil para conocer de que zonas/provincias/etc. residen tus clientes y de este modo, podrás tomar decisiones con más facilidad sobre la publicidad, rutas de recogida y entrega, apertura de nuevos centros, etc.
Si tienes varias apps o áreas de negocio, puedes seleccionar si deseas ver todos los clientes o solo los de tu hotel, por ejemplo.
Incluye gráficos interactivos. Si te colocas sobre el gráfico redondo, verás información ampliada de cada partición de datos.
Los títulos de la tabla te permiten ordenar si pulsas sobre ellos:
Por ejemplo, puedes ordenarlos para ver todos los están activos, puedes ordenarlos por nombre, ...
>> Mas información sobre ordenación aquí
Si pulsas sobre el nombre de un cliente, se abre una nueva pestaña del navegador con la ficha o Magic Desk de ese cliente
Puedes exportar esta información en la opción Configuración > Gestión de datos.
Muestra la rentabilidad de los servicios y productos. Esto es especialmente interesante para planificar nuevos servicios, ofertas y promociones entre tus clientes.
Este informe muestra:
El número de ventas de ese producto o servicio
El dinero que se ha ganado vendiendo ese producto o servicio
Cuando se ha hecho la última venta
EXTRA: Para que visualmente puedas identificar de un modo rápido si ha pasado mucho o poco tiempo desde la última venta de ese producto o servicio, hemos incorporado unas funcionalidades extra "el indicador de tiempo transcurrido y colores identificativos". Por ejemplo han pasado 10 meses desde la última venta.
Los títulos de la tabla te permiten ordenar si pulsas sobre ellos:
Por ejemplo, puedes ordenarlos por el dinero que has ganado con ese producto de mayor a menor (o al revés)
Si quieres saber cuales son los productos o servicios que hace mucho tiempo que no se han vendido, puedes ordenar la columna última venta y así lo verás.
Mas información sobre ordenaciónSi pulsas sobre su nombre accedes directamente a la ficha (o mágic desk) de ese producto.
Seleccionando un rango de fechas, muestra las devoluciones que se han hecho.
Incluye gráficos con el porcetaje de devoluciones respecto a las ventas del mismo periodo y los 5 productos que se han devuelto más veces.
Pulsando sobre el nombre del cliente, abre una nueva pestaña de tu navegador con el magic desk (la ficha con toda la información) de ese cliente. Del mismo modo, al pulsar sobre el nº de factura, abre en una nueva pestaña el detalle de esa factura.
Los títulos de la tabla te permiten ordenar si pulsas sobre ellos. Por ejemplo, puedes ordenarlos por la fecha, el estado, el nombre del cliente, el importe, etc.
Te recordamos que también verás las devoluciones en:
el informe Facturación, ya que son "ventas con importe negativo"
el informe de Resultado
la opción Ver > Caja
Para una mayor gestión, puede añadir task o tareas e incluso establecer su prioridad. Si tienes más de una app, puedes gestionar tareas independientes para una mejor organización de su tiempo: por ejemplo la tarea Inventario solo para el área de tienda o la tarea Limpieza para todas las áreas de negocio.
Puedes añadir avisos y la aplicación te los recordará en el momento oportuno. Estos avisos aparecen en la agenda diaria, es decir en la portada del software.
Selecciona el número de días antes que quiere que le avise y la app se ocupará de mostrarte el recordatorio en la portada. (Por ejemplo tengo que hacer una tarea el día 10, pero quiero que me avise 3 días antes --> en ese caso, aparecerá en la agenda el día 8).
Si tienes más de una app, puede gestionar avisos independientes para una mejor organización de tu tiempo:
Puedes guardar documentos de interés para tenerlos almacenados en el software e imprimirlos cuando necesites. También puede configurar los documentos para que sean "Documentos tipo” (también llamados "plantillas" o documentos estandar), por ejemplo:
Un documento de condiciones de estancia en tu hotel para entregar al cliente en el momento de hacer la entrada
A Privacy document - Acceptance of inclusion of the data in the system, to deliver to the customer at the time of compiling/including the data
Un documento de información para entregar al cliente antes de hacer un nuevo servicio de peluquería
Un documento de cambios y devoluciones para entregar al cliente en el momento de vender un cachorro
Los tipos de documento disponibles son:
Privacidad
Entrada
Salida
Reserva
Venta
Compra
Solo es necesario seleccionar tipo: "entrada" por ejemplo, y aparecerá al hacer una nueva entrada para imprimirlo directamente:
También puedes seleccionar el tipo "Otro", para los documentos que no correspondan a los tipos anteriores.
Si quieres imprimir directamente en el editor de documentos, selecciona la opción Archivo > Imprimir
La aplicación incluye una completa agenda para que puedas llevar un control total sobre tu negocio y tus tareas.
Si tienes más de una app, dispones de agendas independientes para una mejor organización de tu tiempo. Puede verlo todo junto o ver solo las tareas que has anotado relativas al adiestramiento, por ejemplo, seleccionado en la parte superior.
Por defecto, la agenda carga el día actual, pero puedes navegar entre los diferentes días y cargará el contenido en la parte central. Selecciona la vista que desees: diaria, mensual, o en lista de eventos con los botones centrales.
En el panel lateral izquierdo puedes añadir un nuevo evento y este se visualizará en la agenda.
Para editar un evento o añadir información adicional, pulsa sobre él.
Puedes configurar los aspectos más importantes de tu país/región:
Selecciona el país de la lista
Selecciona la zona horaria de la lista
Selecciona el idioma en el que se mostrará el software
Configura la moneda o divisa de tu país: puedes utilizar símbolos (por ejemplo €, $, ...) o la abreviatura de la moneda (por ejemplo EUR, USD, ...)
Configura el impuesto y porcentaje aplicables en tu país a todos tus servicios: por ejemplo, para España (Excepto Canarias) IVA 21%.
Desde esta opción podrás configurar todos los datos de tu empresa y así no tendrás que insertar los datos cada vez que se genere un documento o una factura; la aplicación automáticamente los rellenará por ti.
Indica el nombre de tu empresa, así como el número de identificación, y los datos de localización y contacto.
Puedes incluir dos logotipos diferentes:
El que se muestra en el software
El que aparecerá en los documentos impresos tamaño DINA4 (tamaño folio 210x297mm)*
* Nota: reducirás el consumo de tinta al imprimir tus facturas si utilizas un logotipo en blanco y negro para las facturas.
Los formatos de imagen soportados son: jpeg, jpg, gif y png
El tamaño máximo permitido para las imágenes es: 1000 x 1000 pixels (ancho x alto)
El peso máximo de las imágenes es 1 MB
Si el software no te permite subir una imagen, puedes utilizar cualquier conversor de imagenes para que cumpla con estos requisitos y ya podrás subirla.
También puedes incluir un texto a pie de pagina para tus facturas, por si deseas incluir algún texto legal o informativo para tus clientes. Y por último, puedes seleccionar si deseas que se incluyan los datos de empresa en los documentos impresos y el facturas sin impuestos.
LOGOTIPOS EN LOS TICKETS: La mayoría de impresoras de tickets, te permiten configurar tu logotipo para que aparezca cuando imprimas un ticket. En cada modelo de impresora se hace de un modo diferente. Para configurarlo, consulta el manual de ayuda de tu impresora.
Podrás gestionar sus empleados, con toda la información necesaria de contacto y laboral.
Al pulsar sobre un empleado de la lista aparece toda la información:
Utilizando los botones de acceso rápido, es posible: enviarle un email, llamarle o abrir whatsapp para hablar con el; pulsa sobre el icono correspondiente (sobre, teléfono, Whatsapp...)
Pulsando sobre el icono del sobre, se envía un email a ese cliente y el botón ubicar en el mapa, muestra la ubicación en Google Maps. De este modo, es posible calcular la ruta, distancia, y ver en detalle la dirección.
Pulsando sobre el botón IMPRIMIR FICHA, puedes imprimir la información del empleado.
CONTROL DE ACCESO DE EMPLEADOS
Si ademas dispones de la app de usuarios y control de acceso, podrás añadir a estos usuarios para que cada uno acceda con unos datos independientes y de este modo, podrás controlar:
Los días/horas en los que pueden acceder a la aplicación los usuarios
Las opciones que pueden utilizar/consultar
Un registro con todos los accesos que han hecho (hora, dirección IP, sistema operativo utilizado)
De este modo, podrás controlar el acceso de tus empleados para una mayor seguridad de tu negocio. Consulta mas información en nuestra web.
Si quieres añadir, editar o eliminar razas puedes hacerlo desde esta opción. Después es muy cómodo, ya que cuando vayas a añadir un nuevo animal, solo tendrás que buscar la raza en el selector avanzado y no tendrás que escribirla cada vez.
Para los perros sin raza o mestizos, hemos creado la raza "comun" pero si prefieres crear otra, puedes hacerlo desde esta opción.
NOVEDAD! Ahora puedes indicar la especie. Esta opción es muy interesante, sobre todo si en tu hotel se alojan diferentes tipos de animales: perros, gatos, caballos, reptiles, ....
Aquí se indica cual es el siguiente número de factura a emitir, y asigna un número correlativo a las siguientes, de este modo las facturas están correctamente numeradas.
Por ejemplo, si comienzas a utilizar ahora el software y este año ya has generado 25 facturas, si quieres que la siguiente sea la número 26 (para que sean correlativas), escribe 26.
El número máximo es 6 digitos (ya que de lo contrario, el número se puede cortar en algunos dispositivos y/o formatos y no se grabará correctamente en la base de datos).
Para eliminar TODAS las facturas:
Accede a la opción Configuración > Gestión de datos
Pulsa sobre el botón de color rojo "Eliminar todas las facturas"
Confirma que estás seguro de la acción que vas a realizar
Si eliminas las facturas, también dejarás de ver la información relativa a la facturación en otras partes del software:
Si quieres editar/eliminar una venta o factura de forma individual: ¿Como editar o eliminar una Factura?IMPORTANTE: LOS DATOS QUE ELIMINAS, NO ES POSIBLE RECUPERARLOS. ASEGURATÉ DE QUE SEAS ELIMINAR LOS DATOS ANTES DE HACERLO. |
Desde esta opción puedes exportar los datos de:
Clientes:
Activo (Si/No)
Fecha alta
Fecha baja
Nombre
DNI/NIF
Teléfono fijo
Teléfono movil
Animales
Domicilio de clientes:
Nombre
Dirección
Código postal
Localidad
Provincia
País
Animales: Exporta la misma información que el informe de Animales y además:
Nombre
Raza
Variedad
Sexo (Macho/Hembra)
Color
Fecha nacimiento
MicroChip
Cliente
Pelo
Talla
Peso
Esterilizado (Si/No)
Vacunas
Cartilla veterinaria/Pasaporte
Notas
Facturación
App
Fecha de la factura
Número de la factura
Estado (Pagada/Pendiente)
Cliente
CIF/NIF
Importe
Impuestos
Importe Total
Gastos
App
Fecha de la factura
Número de la factura
Estado (Pagada/Pendiente)
Proveedor
CIF/NIF
Importe
Impuestos
Importe Total
[ SOLO PARA LA APP DE CRIADORES ] Reproductores:
Nombre Pedigree
Nombre
Raza
Variedad
Sexo (Macho/Hembra)
Color
Fecha nacimiento
MicroChip
Pelo
Talla
Peso
Vacunas
Cartilla veterinaria/Pasaporte
Notas
Vendido (Si/No)
Activo (Si/No)
El nombre del Criador
El Tatuaje
Información sobre RRC
El Libro de origenes
[ SOLO PARA LA APP DE CRIADORES ] Camadas:
Nombre
Fecha de nacimiento
Hembras nacidas
Machos nacidos
Hembras fallecidas
Machos fallecidos
Estado de la camada (Abierta/Cerrada)
País de nacimiento
Nacimiento por cesarea
Duración del nacimiento
Complicaciones
Tratamientos aplicados
Notas
Para hacerlo, solo pulsa sobre el botón Exportar y se guardará un archivo .xls en la carpeta de descargas que tengas configurada en tu navegador web
Si en tu negocio sois varios usuarios, te recomendamos que bloquees el acceso a esta opción al persona no autorizado, ya que de lo contrario, podrían eliminar todas las facturas del y extraer toda la información del sistema.
Puedes hacer esto con la app de usuarios y control de acceso. Además, con esta app, podrás añadir a los usuarios para que cada uno acceda con unos datos independientes y de este modo, podrás controlar:
Los días/horas en los que pueden acceder a la aplicación los usuarios
Las opciones que pueden utilizar/consultar
Un registro con todos los accesos que han hecho (hora, dirección IP, sistema operativo utilizado)
Controlarás el acceso de tus empleados para una mayor seguridad de tu negocio. Consulta mas información.
Muestra la capacidad de almacenamiento de archivos externos (cuando incluyes en el software un documento escaneado o una foto de cliente, animal, ...).
También puedes ver, el número de emails enviados y el número de emails aún disponibles para enviar.
Esta cantidad está limitada mensualmente para contribuir al envío responsable de emails y evitar el envío masivo o SPAM, por lo que el día 1 de cada mes, este "contador" volverá a estar a 0.
Como ya sabes, toda comunicación comercial debe haber sido previamente solicitada o expresamente consentida por el destinatario (el usuario), a menos que exista una relación comercial previa o haya sido obtenida de fuentes accesibles al Público.
Todo lo demas, así como el envío masivo y sistemático de emails se considera SPAM y como tal, es objeto de sanción y desprestigio.
Antes de enviar emails a tus usuarios y/o clientes, aseguraté de tener su aceptación y aún así, intenta hacer un envío "responsable" de emails.
No es lo mismo enviarle un email con un recordatorio de una cita que te ha pedido, con una factura o con información relevante a un servicio, que enviar boletines o correos publicitarios.
Aunque un usuario y/o cliente haya dado su consentimiento para enviarle emails publicitarios, recuerda no enviarle demasiados emails o información carente de interés para él. Intenta hacer un envío responsable o razonable.
Cuando envíes un email, el software comprobará en el apartado RGPD de su ficha, si el cliente ha aceptado la Recepción de comunicaciones o avisos y en caso de no estar expresamente aceptada, te mostrará un aviso.
Consumo de emails: Cada vez que envíes un email desde el software (confirmación o cancelación de reservas online, confirmación de reserva, etc.), se sumará 1 unidad a los emails consumidos.
Si quieres enviar además el email a tu buzón de correo electrónico (marcando la opción "enviame una copia"), se enviará también el email a esa dirección y se sumará otra unidad a los emails consumidos.
Permite configurar las formas o métodos de pago aceptados en nuestro negocio. De esta forma, cuando se haga una nueva salida, por ejemplo, podrá seleccionar si el cliente le ha pagado con Tarjeta, en efectivo (metálico, o Cash), con un cheque, con un vale descuento....
Mostrar Atrasadas: Permite seleccionar si quieres que el software te muestre las reservas, citas, servicios, entradas y salidas en estado "Atrasadas".