Tanto si acabas de empezar a trabajar con el software, como si llevas tiempo manejándolo, es posible que no conozcas algunas de las increíbles funciones y características que incluye.
Con este mini-tutorial esperamos que puedas aprovechar al máximo el software y te ayude aún más con la gestión de tu negocio.
Al añadir un nuevo producto, buscarlo o cobrarlo puedes escribir manualmente el código o utilizar un escaner o lector de códigos de barras.
Es muy sencillo usar el lector. No es necesario hacer ninguna configuración adicional.
Coloca el cursor del ratón o pulsa sobre el campo donde quieres insertar el código (el buscador, o el campo código de barras al añadir un nuevo producto)
Se habilita para poder escribir en el
Escanea el código del producto
Si haces clic en el email de un cliente, se abrirá automáticamente tu gestor de correo con la dirección ya lista para enviarle un mensaje.
Del mismo modo, si haces clic en el teléfono de un proveedor, por ejemplo, podrás iniciar una llamada o abrir WhatsApp para contactarle.
Estas opciones requieren que tu dispositivo permita realizar llamadas o usar WhatsApp.
Cuando introduces una dirección y haces clic en "Guardar", se mostrará el mapa con su ubicación.
Si un cliente tiene facturas pendientes, aparecerá un aviso con la información. Así, antes de crear una nueva reserva o entrada, podrás ver si tiene pagos pendientes.
Puedes asignar un color para identificar rápidamente una reserva/entrada/servicio/etc. o un cliente/animal/etc.
Tu decides que utilidad darle a las etiquetas y que colores utilizar.
Por ejemplo:
En mi negocio hay clientes especiales a los que aplico unas tarifas diferentes y utilizo colores para identificarlos: amigos, VIP, socios, clientes habituales, ...
En mi negocio, las reservas se deben pagar por adelantado y utilizo un color para identificar las pagadas y las pendientes
Utilizo un color para identificar a ciertos clientes problemáticos, que siempre cancelan las citas o con impagos constantes.
Ciertos animales tienen un comportamiento o requerimiento y quiero identificarlos con un color especial. Por ejemplo a las hembras en estado de celo, a los animales agresivos, a los cachorros o a los que requieren medicación/tratamientos especiales.
En mi hotel, tengo problemas de ocupación y hay animales a los que voy a mover a otras habitaciones. Identifico esas entradas con otro color
En mi peluquería, hay ciertos servicios especiales que requieren material específico y los marco con un color especial: por ejemplo los tratamientos de relax se llevan a cabo en la sala "Spa", los arreglos los hacemos en la sala "peluquería". O para determinar la duración, la dificultad o cualquier otro parámentro utilizo colores especiales.
O cualquier otro parámetro que te resulte útil. Tu decides.
Si en cada reserva, entrada o salida entregas documentos legales, condiciones o avisos, sabrás que puede ser una tarea repetitiva y poco práctica.
Para facilitarlo, puedes configurar tus documentos y el sistema los mostrará automáticamente en cada proceso (reserva, entrada o salida).
Por ejemplo:
Al hacer una reserva, se puede mostrar un documento de información previa o requisitos veterinarios
Al hacer una entrada, se pueden mostrar las condiciones de estancia y condiciones legales
Este es solo un ejemplo. Puedes configurar todos los documentos que necesites.
Además, los documentos se rellenan automáticamente con los datos del cliente. Por ejemplo, el nombre o los datos de contacto, sin necesidad de escribirlos manualmente cada vez.
Mas información sobre los documentos y contratos:
Clic aquí Mas información sobre los documentos y contratosCon el autocompletado, al escribir por ejemplo un código postal, si ya existe en la base de datos, se completará automáticamente con la localidad y provincia.
Con las razas ocurre lo mismo. No necesitas escribir el nombre completo y además evitas errores (por ejemplo: Yorkshire, yorki, etc.).
Puedes buscar un cliente o animal escribiendo solo 2 o 3 letras. Por ejemplo, no necesitas escribir ANTONIO, con ANT es suficiente.
También puedes hacer búsquedas más avanzadas usando el símbolo +. Por ejemplo, buscar un perro llamado Roko que sea labrador o de la clienta Ana.
Mas información sobre los buscadores:
Clic aquí Mas información sobre los buscadoresPor ejemplo, el listado de clientes puede mostrarse ordenado por nombre, pero puedes cambiar el orden por dirección, localidad u otros campos, simplemente haciendo clic en el encabezado de la tabla.
Nota: si haces clic de nuevo, cambiará el orden ascendente o descendente
También puedes exportar la información en formato .xls para trabajarla en Excel o Numbers, crear informes personalizados, combinar datos y mucho más.
Desde Informes > selecciona la información (clientes, animales, facturación, etc.) y haz clic en Exportar:
Puedes acceder a Gespet desde cualquier dispositivo y lugar. Por ejemplo:
Si un cliente te llama mientras estás fuera, puedes crear una reserva desde tu móvil
Si estás en casa, puedes consultar tu agenda desde el ordenador o una tablet
No es necesario estar en tu negocio para usar el sistema.
Analizar datos, calcular cifras o prever la evolución del negocio puede ser complejo, pero es información muy importante.
Gespet lo hace por ti y te muestra los datos de tu negocio en tiempo real, incluyendo previsiones basadas en datos anteriores.
Puedes ver rápidamente para el día seleccionado:
El número de ventas (o tickets) de ese día
La cantidad de productos (o unidades) vendidos
El dinero ganado con las ventas
Y el ticket promedio (el dinero total entre le número de tickets, nos permite calcular este ticket promedio)
Además, utilizando los botones de acceso rápido, puedes acceder directamente a las opciones:
Hacer una nueva venta
Ver las ventas
Ver los produtos
Consultar la caja y el saldo
Desde esta misma pantalla puedes ver rápidamente la caja:
Su estado: si está abierta aparecerá el indicador el color verde y si está cerrada, en color rojo
Si está abierta, verás el usuario que abrió la caja, la fecha y la hora.
nota: Recuerda que tienes que abrir la caja para poder comenzar a cobrar, hacer devoluciones, etc.
En la ficha de producto, puedes indicar cual es el stock mínimo para ese producto, y cuando baje de ese nivel, el software te mostrará un aviso.
Si, configuras la alerta de stock en 10 unidades y ahora mismo te quedan 8 unidades, aparecerá una alerta, para que recuerdes comprar ese producto.
Tambien aparecen los pedidos con entrega prevista para el día seleccionado.
Y los lotes próximos a caducar:
Muestra todos los eventos, las tareas y los avisos para ese día, así como su prioridad, y cualquier aviso para clientes, animales, proveedores, etc.
Si tienes que llamar a Claudia la semana que viene, incluye un aviso, y el software te lo recordará el día indicado.
