Manual completo del software de tienda animal

Manual completo del software

Muestra un listado con todas las ventas que se han hecho. Utilizando el selector de la parte superior, es posible ver todas las ventas o solo las ventas hechas desde el área de tienda, de peluquería, de hotel, etc.

Puedes ordenar los resultados por nombre de cliente, forma de pago, estado, etc.

Al seleccionar una venta, aparece toda la información y las acciones disponibles. Puedes imprimir el ticket y la factura y enviarlos por email.

SI HAS COMETIDO UN ERROR, Y NECESITAS "CORREGIR" ESA FACTURA

Las facturas emitidas no se pueden eliminar ni modificar, porque la legislación fiscal no permite ese procedimiento.

¿Como puedes solucionarlo si has cometido un error?:

Si te has equivocado al emitir una factura, porque por ejemplo el cliente que has seleccionado no es el correcto, no es posible simplemente eliminar esa factura y crear una nueva o modificarla para cambiar el cliente, no hay ningún problema, es posible solucionarlo.

Para solucionarlo, tan solo es necesario emitiro o hacer un Abono. Un abono, es un tipo de factura que utilizaremos para rectificar una factura ordinaria en la que hayamos cometido algún error

Al hacer un abono se anula la factura anterior, el pago y la estancia/servicio/venta.

Tanto los abonos como las facturas, no pueden ser eliminados. Cuando la factura se anula generando un abono, no es posible eliminar o deshacer ese abono.

Este proceso es irreversible, por ese motivo, al hacer clic en el botón Anular, no se hace directamente la anulación, sino que aparece un pop-up o pantalla emergente de color rojo, que te avisa de la acción que vas a realizar y debes confirmar nuevamente que deseas continuar; Es decir, para hacer este abono o anulación de la factura hemos incluido una doble confirmación, para que no se haga el abono por error.

Como te indicábamos anteriormente, al hacer un abono se anula la factura anterior, el pago y la estancia/servicio/venta. Para registrar nuevamente esa la estancia/servicio/venta, es necesario registrar nuevamente la estancia/servicio/venta y finalizarlo. Una vez que esté finalizado, puedes hacer el cobro/factura.

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Al introducir de nuevo la estancia/servicio/venta, no se va a duplicar, es decir no habrá dos iguales, porque la anterior se ha anulado al hacer el abono.

Veamosló en un ejemplo:

Has seleccionado por ejemplo a Juan Gómez, pero es un error, porque el cliente correcto era Juan López y ya has emitido la factura. ¿Como puedes solucionarlo?.

• Al hacer la venta o factura si ves que has equivocado, o en la opción Ver > Ventas > selecciona la factura que quieres y haz clic en ella.

• Haz clic en el botón Anular para emitir un Abono.

• Puedes escribir el motivo por el que emites el Abono, por ejemplo un error en los datos del cliente.

  

• Cumpliendo con la legislación vigente, este Abono incluirá referencias a la factura que se está "corrigiendo" (el número y la fecha de la factura) y el motivo por el que se emite (por ejemplo corrección de datos)

• La numeración de factura es la misma en abonos de factura y en facturas

• Puedes imprimirlo o enviarlo por email si quieres.

Ahora ya podemos hacer nuevamente la entrada/servicio/venta, asegurándonos de seleccionar los datos correctos y al finalizar la salida/servicio/ venta, podemos hacer el cobro/factura con los datos ya correctos.

Nota: Recuerda que todas las ventas, además se van a registrar en la opción CAJA para llevar un registro detallado de las transacciones diarias.

Muestra un listado con todas las devoluciones que se han hecho. Utilizando el selector de la parte superior, es posible ver todas las devoluciones o solo las hechas en Hotel, Tienda, Peluquería, etc.

Puedes ordenar los resultados por nombre de cliente, forma de pago, estado, etc.

Al pulsar sobre una devolución, es posible imprimir cambiar el estado de una devolución (Pagada-pendiente) e imprimir el ticket de la devolución.

• Para comenzar a vender es necesario abrir la caja

• En la caja se registran todas las acciones que ha realizado un usuario en el software de Tienda: ventas, retiradas e ingresos manuales, compras/pagos a proveedores, devoluciones, etc. (Solo se anotan los movimientos realizados en el software de Tienda)



• Al cerrar la caja se hace un arqueo para revisar el dinero contabilizado (que debería haber en la caja) y el dinero que hay realmente en la caja. 



• Automáticamente se calcula la diferencia entre el contabilizado y el que hay en caja (el dinero que sobra o que falta en caja respecto al contabilizado)

Es posible ver si la caja está abierta o cerrada y el saldo. Si hemos vendido 100€ y gastado 50€, el saldo será positivo de 50€.

Es posible anotar movimientos manuales si por ejemplo ingresamos o retiramos dinero para algo (para disponer de cambio, por algún ajuste, un préstamo, etc.)

En la zona de la izquierda (color verde) aparecen las entradas o ingresos (cantidad de dinero positiva)

• INGRESOS EFECTIVOS: Las ventas hechas en cash o efectivo

• INGRESOS OTROS: Las ventas hechas en otra forma de pago

• INGRESOS MANUALES: Los ingresos anotados manualmente (no proceden de las ventas)

• El total

En la zona de la derecha (color rojo) aparecen las retiradas o salidas (cantidad de dinero negativa)

• RETIRADAS EFECTIVOS: Las compras hechas a proveedores en cash o efectivo + las devoluciones hechas en cash o efectivo

• RETIRADAS OTROS: Las compras hechas a proveedores en otra forma de pago (tarjeta, etc.) + las devoluciones hechas en otra forma de pago (tarjeta, etc.)

• RETIRADAS MANUALES: Las retiradas anotadas manualmente (no proceden de las compras o de las devoluciones)

• El total

En la parte inferior hay una lista con todos los movimientos que se han hecho el día seleccionado

En la caja no es posible eliminar movimientos, porque en la caja queda el registro de todas las operaciones que se han realizado.

Si has anotado por ejemplo un ingreso manual de 100€ por error, puedes hacer una retirada de 100€ y si quieres puedes indicar en el concepto que es una corrección.

De este modo, el saldo quedaría igual que estaba antes de hacer el ingreso (sería como haberlo eliminado), pero no se elimina para que quede registro de los dos movimientos.

Utilizando el selector de día, puedes ver en la parte inferior de la pantalla, la lista de MOVIMIENTOS o acciones que se han hecho ese día (Aperturas y cierres de caja, ingresos, ventas, retiradas e ingresos manuales, etc. ) y también los ARQUEOS realizados cada vez que se ha cerrado la caja.

Muestra un listado con todas las compras que se han hecho. Utilizando el selector de la parte superior, es posible ver todas las compras o solo las hechas desde el área de tienda, de peluquería, de hotel, etc.

Puedes ordenar los resultados por nombre de proveedor, forma de pago, estado, etc.

Al pulsar sobre una compra, es posible imprimir cambiar el estado de una compra (Pagada-pendiente) e imprimir el documento de compra.

Muestra un listado con todos los pedidos que has hecho, la fecha prevista de entrega y su estado.

Puedes ordenar los resultados por nombre de proveedor, forma de pago, estado, etc.

Verás los pedidos que has hecho, la fecha prevista de entrega y su estado.

Despúes, cuando recibas el pedido, desde la portada o desde la opción Ver > Pedidos, podrás convertir ese pedido en una compra y los productos se incluirán en tu inventario o stock.

Al pulsar sobre el botón "Recibido: anotar compra" se convierte el pedido en una compra.

Para más información consulta el apartado Nuevo > compra

Muestra un listado con todos los lotes de productos anotados con el detalle: fecha de compra, proveedor, número de lote, etc.

Los productos próximos a caducar aparecen resaltados.

Al pulsar sobre un producto, es posible modificar el lote, la fecha de caducidad y el número de unidades disponibles.

Como ya sabes, puedes ordenar los resultados haciendo clic en el título y podrás, por ejemplo ordenarlos por fecha de caducidad, para saber cuales son los más próximos a caducar.

Muestra un listado con todos los productos. Es posible ordenar por nombre, marca, precio, activo/inactivo, categoría, etc.

Al pulsar sobre un producto, aparece su ficha o Magic Desk con toda la información

En la parte superior hay 2 botones:

• El primero incluye acciones rápidas o "atajos": añadir para ese producto, imprimir su ficha, ...

• El segundo permite mostrar/ocultar el menú lateral derecho para ampliar el espacio de trabajo

Las estadísticas inteligentes, muestra datos interesantes sobre el producto:

• Número de unidades disponibles o stock actual

• Número de unidades que se han vendido de ese producto

• Ultima vez que se ha vendido

• Precio de venta. Si tiene configurado un precio promocional o precio de oferta, aparecerá el precio habitual tachado y el precio especial en oferta.

Respecto a la información del producto, es posible consultarla y editarla directamente desde esta pantalla:

• Su foto

• Su códido o referencia

• Su nombre

• Su código de barras (EAN13). Al escribir el número o escanearlo se muestra el número y la representación gráfica del código de barras

• La categoría y subcategoría a la que pertenece

• La descripción del producto

• La marca a la que pertenece

• El precio de venta (precio habitual y precio de oferta)

• El porcentaje de impuestos aplicable a ese producto

• La fecha de alta en el software

• Si está dado de baja o desactivado y la fecha

¿Como usar el lector o escaner de códigos de barras?

Es posible incluir notas o comentarios e información importante que verás al consultar más información sobre ese producto.

Si al anotar una nueva compra de este producto has introducido número de lote y caducidad, aparecerá esta información en la parte inferior.

En el menú lateral hay más opciones que permiten:

• Ajustar el precio

• Ajustar el stock

• Consultar un histórico con gráficos que incluye todos los precios a los que se ha VENDIDO ese producto

• Consultar un histórico con gráficos que incluye todos los precios a los que se ha COMPRADO ese producto y de este modo, podrás ver que proveedor te ofrece los mejores precios o si ha subido el precio desde la última vez que lo compraste.

Muestra un listado con todas las categorías y subcategorías con el número de productos que pertenecen a cada categoría.

También es posible añadir nuevas categorías y subcategorías.

En la opción Nueva venta, no aparecerán las categorías que estén desactivadas o inactivas (marcadas con un icono de color rojo), ni las que estén vacías (productos = 0).

Como añadir nuevas categorías y subcategorías

Muestra un listado con todas las marcas añadidas y es posible añadir nuevas marcas

Clic aquí para consultar más información sobre como añadir nuevas marcas

En esta opción encontrarás un listado con todos los clientes. Puedes ordenarlos como prefieras: 

Mas información sobre buscadores y ordenación de la información:

Clic aqui

Clic aqui

Puedes buscar, utilizando el buscador de la parte superior y añadir un nuevo cliente directamente.

Si pulsas sobre un cliente, aparece toda la información sobre el. Se muestra el Magic Desk o (pantalla resumen) de cliente.

Número de registros: aparece una pequeña casilla donde aparece el número de clientes por área de negocio. Por ejemplo: 121 clientes de Hotel.

En la parte superior hay 2 botones:

• El primero incluye acciones rápidas o "atajos" y opciones adicionales

• El segundo permite mostrar/ocultar el menu lateral derecho para ampliar el espacio de trabajo

Gráficos y estadísticas

Lo primero que aparece en la ficha, son los gráficos interactivos, que muestran un resumen de la información más importante (facturación, rentabilidad, ..). Esta información cambia según la app en la que te encuentras.

Estas estadísticas inteligentes, te ayudan a tener una visión clara de la actividad, rentabilidad y fidelidad de ese cliente “de un solo vistazo”.

APP HOTEL

• Número de días que sus animales han estado alojados en el hotel

• Número de estancias o alojamientos en tu hotel

• Media de días por alojamiento

• Facturación total de esas estancias

• Media de facturación por estancia

APP PELUQUERIA

• Número de servicios de peluqueria realizados a sus animales

• Facturación total de ese animal en servicios de peluquería

• Precio medio de los servicios que se le han realizado

APP ADIESTRAMIENTO

• Número de servicios de adiestramiento/educación realizados a sus animales

• Facturación total de ese animal en servicios de adiestramiento/educación

• Precio medio de los servicios que se le han realizado

APP GUARDERIA

• Número de horas que sus animales han estado alojado en la guardería

• Número de estancias o alojamientos en tu guardería

• Media de horas por alojamiento

• Facturación total de esas estancias

• Media de facturación por estancia

Facturas impagadas

Si tiene alguna factura pendiente de pago, se mostrará un cuadro de alerta con la información. De este modo, antes de hacer una nueva reserva/cita/servicio/... , podrás saber si el cliente tiene pagos pendientes.

Ahora todo es más rápido! En su ficha, aparece toda la información y puedes verla y editarla rápidamente.

nota: Recuerda, que si haces cualquier cambio, debes pulsar el botón Guardar, para que se guarde esa nueva información.

Datos del cliente

Puedes consultar y editar rápidamente toda la información del cliente y además, utilizando los botones de acceso rápido: puedes llamarle o abrir whatsapp para hablar con el; pulsa sobre el icono correspondiente (sobre, teléfono, Whatsapp...)

Puedes subir una foto de tu dispositivo o seleccionar un icono de la base de datos de avatares:

ELIMINAR UN CLIENTE:

Si el cliente posee datos referenciados en otras partes del software: animales asociados, ventas o facturas, reservas/citas, entradas/salidas/servicios, etc. no podrá ser eliminado. En el caso de eliminarlo, se producirían errores en el resto del software ya esas facturas, animales, reservas/citas... no estarían asociadas a ningún cliente.

Es por este motivo que si quieres eliminarlo, primero deberás eliminar los datos que tenga referenciados para después poder eliminarlo.

Nuestra recomendación, es que, en vez de eliminarlo lo marques como desactivo o "Baja". De este modo, podrás continuar consultando los registros de ese cliente y toda su información relacionada. Si marcas a un cliente como baja, al consultar el listado de clientes (Ver > Clientes) en la opción Activo, aparecerá el simbolo   y el resto tendrán el icono  .

Recuerda que puedes ordenar a los clientes por su nombre, código, estado (activo/baja)... haciendo clic en el título de la tabla.

Cuando un cliente está inactivo o marcado como "Baja" ya no aparecerá cuando lo busques para hacer una nueva reserva/cita, servicio/entrada, ...

Para marcar un cliente como "Baja": En la opción Ver > clientes, selecciona el cliente > en el menú lateral derecho Privacidad > Baja = si. Puedes añadir la fecha y más detalles sobre el motivo de la baja.

Datos de sus animales

Haciendo clic en el botón, puedes acceder directamente a la ficha de un animal para consultar toda la información o modificarla.

Información destacada

Hay unos campos donde puedes añadir información importante o destacada, :

• Información importante

• Información sobre recogida y entrega

• Notas o comentarios

Está información aparecerá cuando vayas a trabajar con este cliente, por ejemplo cuando anotes una nueva reserva. De esta forma podrás consultar rápidamente la información de interés.

Menú lateral

En el menú lateral, hay más opciones disponibles según la app en la que te encuentres:

• Documentos: puedes almacena y consulta documentos de ese cliente: contratos, documentación, etc.

• Avisos: puedes anotar y consultar avisos importantes para un proveedor y la aplicación te lo recordará automáticamente.

• Privacidad: Aquí podrás gestionar toda la inforamción relativa a la privacidad/RGPD.

  

• Adiestramiento

  • Servicios de adiestramiento: Puedes ver los servicios de adiestramiento/educación vendidos para ese animal

  • Ventas o facturas: de adiestramiento hechas a ese cliente

• Peluquería

  • Citas de peluquería: puedes ver todas las citas planificadas para ese animal

  • Servicios de peluquería: listado con todos los servicios de peluquería que se le han realizado a ese animal

  • Ventas o facturas: de peluquería hechas a ese cliente

• Hotel

  • Reservas: puedes ver todas las reservas planificadas para ese animal

  • Alojamientos o estancias en el hotel: listado con todos los alojamientos de ese animal en tu hotel

  • Ventas o facturas: de hotel hechas a ese cliente

• Guardería

  • Reservas: puedes ver todas las reservas planificadas para ese animal

  • Alojamientos o estancias en la guardería: listado con todos los alojamientos de ese animal en tu guardería

  • Ventas o facturas: de guardería hechas a ese cliente

En esta opción encontrarás un listado con todos tus proveedores. Puedes ordenarlos como prefieras: 

Mas información sobre buscadores y ordenación de la información:

Clic aqui

Clic aqui

Puedes buscar, utilizando el buscador de la parte superior y añadir un nuevo proveedor directamente.

Si pulsas sobre un proveedor, aparece toda la información sobre el. Se muestra el Magic Desk o (pantalla resumen) de proveedor.

Número de registros: aparece una pequeña casilla donde aparece el número de clientes por área de negocio. Por ejemplo: 121 proveedores de Hotel.

En la parte superior hay 2 botones:

• El primero incluye acciones rápidas o "atajos" y opciones adicionales

• El segundo permite mostrar/ocultar el menu lateral derecho para ampliar el espacio de trabajo

Gráficos y estadísticas

Facturas impagadas

Si tienes alguna factura pendiente de pago, se mostrará un cuadro de alerta con la información.

Ahora todo es más rápido! En su ficha, aparece toda la información y puedes verla y editarla rápidamente.

nota: Recuerda, que si haces cualquier cambio, debes pulsar el botón Guardar, para que se guarde esa nueva información.

Datos de contacto del proveedor

Puedes consultar y editar rápidamente toda la información del proveedor y además, utilizando los botones de acceso rápido: puedes llamarle o abrir WhatsApp para hablar con el; pulsa sobre el icono correspondiente (sobre, teléfono, WhatsApp...)

ELIMINAR UN PROVEEDOR:

Si el proveedor posee datos referenciados en otras partes del software: gastos, pedidos, etc. no podrá ser eliminado. En el caso de eliminarlo, se producirían errores en el resto del software ya que esos gastos, pedidos, ... no estarían asociadas a ningún proveedor.

Es por este motivo que si quieres eliminarlo, primero deberás eliminar los datos que tenga referenciados para después poder eliminarlo.

Nuestra recomendación, es que, en vez de eliminarlo lo marques como desactivo o "Baja". De este modo, podrás continuar consultando los registros de ese proveedor y toda su información relacionada. Si marcas a un proveedor como baja, al consultar el listado de proveedores (Ver > Proveedores) en la opción Activo, aparecerá el simbolo   y el resto tendrán el icono  .

Recuerda que puedes ordenar a los clientes por su nombre, código, estado (activo/baja)... haciendo clic en el título de la tabla.

Cuando un proveedor está inactivo o marcado como "Baja" ya no aparecerá cuando lo busques para hacer un nuevo pedido, anotar un gasto, ...

Para marcar un proveedor como "Baja": En la opción Ver > Proveedores, selecciona el proveedor > en el menú lateral derecho Privacidad > Baja = si. Puedes añadir la fecha y más detalles sobre el motivo de la baja.

Información de pagos

También puedes consultar y editar la información sobre los pagos.

Información destacada

Hay unos campos donde puedes añadir información importante o destacada, :

• Información importante

• Notas o comentarios

Menú lateral

En el menú lateral, hay más opciones disponibles:

• Documentos: puedes almacena y consulta documentos de ese proveedor: contratos, documentación, etc.

• Avisos: puedes anotar y consultar avisos importantes para un proveedor y la aplicación te lo recordará automáticamente.

• Privacidad: Aquí podrás gestionar toda la información relativa a la privacidad/RGPD.

  

• Compras: puedes ver un listado con todas las compras que has hecho a ese proveedor