Puedes configurar los aspectos más importantes de tu país o región:
Selecciona el país de la lista
Selecciona la zona horaria de la lista
Comprueba que la hora esté bien configurada en tu dispositivo (ordenador, teléfono móvil o tablet), ya que se utilizará para las citas, la agenda, etc.
Selecciona el idioma en el que quieres usar tu cuenta
Configura la moneda o divisa de tu país. Puedes usar símbolos (por ejemplo €, $, ...) o la abreviatura de la moneda (por ejemplo EUR, USD, ...)
Configura el impuesto y porcentaje aplicables en tu país para todos tus servicios (por ejemplo IVA 21%).
Nota: En países donde se aplican varios impuestos, puedes configurar un nombre general o combinado y sumar ambos porcentajes. Por ejemplo, en Québec (Canadá), puedes configurar el impuesto como TPS-TVQ, TAX o similar y usar la suma de ambos impuestos.
Es muy importante que primero configures aquí el % de impuesto y después configures tus servicios o tarifas , ya que todos usarán el impuesto que hayas definido en esta opción.
Si en esta opción tienes configurado el impuesto general al 0%
Y después configuras un nuevo servicio de peluquería, hotel, etc., ese servicio también tendrá el impuesto al 0%
Si más adelante cambias el impuesto general, por ejemplo al 7%, ese cambio no se aplicará a los servicios o tarifas que ya tenías creados
Los nuevos servicios o tarifas que añadas sí tendrán el impuesto al 7%
Si por error has configurado mal tus servicios o tarifas, contacta con nosotros para que podamos ayudarte a corregirlo.
Si hasta ahora el impuesto era, por ejemplo, del 10% y ahora debe ser del 12%, sigue leyendo y te explicamos cómo hacerlo.
Importante:
No se modificarán los registros anteriores (reservas, citas, entradas, salidas, servicios, ventas, etc. ya creados). Por ejemplo, las ventas o facturas anteriores no cambiarán.
Tampoco afectará a los informes o estadísticas anteriores de ventas, facturación, etc.
Es decir, los datos anteriores no se modificarán. Solo afectará a los nuevos datos que introduzcas a partir de ese momento.
¿Cómo actualizar el % de impuesto en mi negocio?
Configurar el nuevo % de impuesto:
Accede a
Configuración > Idioma y Moneda > escribe el nuevo % de
impuesto y haz clic en Guardar.
Desactivar las tarifas antiguas:
Accede a Configuración > Servicios de Hotel, Peluquería, Guardería, etc.
Haz clic en los servicios o tarifas que tenías configurados
Marca Baja = Sí y haz clic en Guardar
Configurar las nuevas tarifas:
En la misma opción Configuración > Servicios
Haz clic en Añadir nuevo para crear las nuevas
tarifas. Completa los datos y pulsa Guardar.
Verás que ya incluyen el nuevo porcentaje de impuesto
En esta opción puedes configurar los datos de tu negocio y los datos de contacto que aparecerán en documentos, facturas y mensajes.
En el apartado Datos puedes configurar la información general
de tu
negocio, y en el apartado
Datos para facturas los datos que aparecerán solo en
las facturas.
Logotipo. Puedes incluir 2 logos diferentes: uno principal, que
aparecerá en el sistema de
reservas online, emails, etc., y otro distinto para los
documentos impresos. (por ejemplo, uno en blanco y negro para ahorrar
tinta)
Los formatos admitidos son: jpeg, jpg, gif y png
El tamaño máximo permitido es 1024 x 1024 píxeles (ancho x alto)
El peso máximo es 1 MB
Si no puedes subir una imagen, puedes usar cualquier conversor de imágenes para ajustarla a esos requisitos.
Pie documentos impresos. Puedes incluir un texto que aparecerá
en facturas, resúmenes de cita o reserva, entrada, servicio, salida, etc.
Es útil para añadir información legal o información adicional.
Para conservar el formato correcto del documento, no es posible incluir más
de
1.000 caracteres en el pie.
Si necesitas añadir mucha información, por ejemplo sobre devoluciones,
privacidad o aspectos legales, puedes:
Crear un documento específico con esa información:
Accede a Herramientas > Documentos y
contratos
Crea los documentos que necesites, por ejemplo Información sobre devoluciones o Política de privacidad
Elige el tipo Venta
Cuando hagas una venta, aparecerán esos documentos para que puedas enviarlos o imprimirlos y entregarlos al cliente junto con la factura
Opcionalmente, en el campo Pie de facturas
puedes hacer una referencia a esos documentos. Por ejemplo:
Consulte toda la información en el documento adjunto
"Información sobre devoluciones"
Texto en facturas sin impuestos. Si en tu país o actividad hay
casos en los que las
facturas están exentas de impuestos, puedes incluir un texto adicional que
solo aparecerá en
esas facturas.
Logotipo. Puedes incluir 2 logos diferentes: uno principal que
aparecerá en el sistema de reservas online, emails, etc., y otro distinto
para los documentos impresos.
Los formatos admitidos son: jpeg, jpg, gif y png
El tamaño máximo permitido es 1024 x 1024 píxeles (ancho x alto)
El peso máximo es 1 MB
Si no te permite subir una imagen, puedes usar cualquier conversor de imágenes para ajustarla a esos requisitos.
Pie emails: Para los emails que envíes desde Gespet.
Aquí puedes configurar un texto que aparecerá en esos mensajes. Por
ejemplo, puedes incluir los datos de tu negocio o cualquier información
útil.
Límite máximo: 65.535 caracteres.
Nota: Si has superado el número máximo de caracteres permitido, verás un aviso resaltando ese campo en rojo y no podrás guardarlo.
LOGOTIPOS EN LOS TICKETS: La mayoría de impresoras de tickets permiten configurar tu logotipo para que aparezca al imprimir un ticket. En cada modelo el proceso es diferente. Para configurarlo, consulta el manual de tu impresora.
Puedes gestionar tus empleados con toda la información de contacto y laboral necesaria.
Al pulsar sobre un empleado de la lista, aparecerá toda la información.
En la parte superior hay 2 botones:
El primero incluye acciones rápidas o "atajos": añadir para ese empleado una nueva compra, imprimir su ficha, etc.
El segundo permite mostrar u ocultar el menú lateral derecho para ampliar el espacio de trabajo
Ahora todo es más rápido. En su ficha aparece toda la información de contacto y, usando los botones de acceso rápido, puedes enviarle un email, llamarle o abrir WhatsApp para hablar con él. Solo tienes que pulsar el icono correspondiente.
También puedes añadir más teléfonos y más emails para un empleado. Al pulsar sobre el icono "Más información", aparecerán nuevos campos para introducir esos datos.
Al escribir la dirección y pulsar Guardar, aparecerá el mapa de Google Maps con esa dirección. Puedes hacer zoom o ampliarlo usando los botones del mapa.
Si no se muestra el mapa, es porque la dirección no es correcta. Comprueba la dirección y pulsa Guardar para que se muestre.
En la misma pantalla puedes consultar y editar toda la información de contacto y laboral del empleado, así como notas, comentarios e información importante.
Información laboral
En el apartado Información laboral puedes anotar datos sobre su formación, condiciones de pago o salario, información para realizar pagos, etc.
Si en tu peluquería o centro de adiestramiento aplicas un porcentaje sobre los servicios realizados por un empleado, por ejemplo un 30%, puedes anotarlo aquí para no tener que recordarlo cada vez.
Para ver los servicios realizados por un empleado de tu centro de adiestramiento o peluquería, solo tienes que acceder al informe de Servicios y facturación por empleado. Seleccionando un rango de fechas verás el número de servicios y su importe, lo que te facilitará calcular la cantidad que le corresponde.
Además, podrás saber el tiempo medio que ha tardado en realizarlos y cuál fue el último servicio que hizo ese empleado.
CONTROL DE ACCESO DE EMPLEADOS
Si además dispones de la app de usuarios y control de acceso, podrás añadir a estos usuarios para que cada uno acceda con sus propios datos. De este modo, podrás controlar:
Los días y horas en los que los usuarios pueden acceder a la aplicación
Las opciones que pueden utilizar o consultar
Un registro con todos los accesos realizados (hora, dirección IP y sistema operativo utilizado)
De este modo, podrás controlar el acceso de tus empleados y aumentar la seguridad de tu negocio.
Consulta más información en nuestra web:
Más información
Si quieres añadir, editar o eliminar razas, puedes hacerlo desde esta opción. Después será muy cómodo, ya que cuando añadas un nuevo animal solo tendrás que buscar la raza en el selector avanzado, sin tener que escribirla cada vez.
Para los perros sin raza o mestizos, hemos creado la raza "común", pero si prefieres crear otra, puedes hacerlo desde esta opción.
NOVEDAD: Ahora puedes indicar la especie. Esta opción es muy útil, sobre todo si en tu hotel se alojan distintos tipos de animales: perros, gatos, caballos, reptiles, etc.
Puedes configurar el formato de numeración de tus facturas y cuál será el siguiente número a emitir. Por ejemplo, si empiezas a utilizarlo hoy pero ya has generado 20 facturas antes, puedes indicar que la siguiente sea la número 21.
Ese número se asignará a la siguiente factura que emitas, y las demás serán correlativas para que la numeración sea correcta.
Por ejemplo, si empiezas a usarlo ahora y este año ya has generado 25 facturas, y quieres que la siguiente sea la número 26 para mantener la continuidad, escribe 26.
Esta numeración no se reinicia al final del mes ni del año. Continuará siempre con la numeración de la última factura.
Numeración de siguiente factura: El número máximo es de 15 dígitos.
Prefijo:
Puedes configurar si quieres añadir un prefijo delante de los números de factura y abono. Así, puedes elegir si quieres que el número de factura:
No tenga prefijo. Por ejemplo, el número de factura será 000042
Tenga el prefijo que tú quieras. Por ejemplo, el prefijo FAC. En este caso, el número de factura será FAC.000042
*El tamaño máximo del prefijo es de 10 caracteres
Incluya automáticamente el prefijo Año.Mes actual.
En este caso, si estamos en abril (mes 4) de 2021 y la última factura emitida fue
la 41, la siguiente factura será: 2021.04.000042
Como verás, en la parte derecha de la pantalla hay un previsualizador que te permite ver cómo quedará el siguiente número de factura y de abono según la configuración que elijas.
Puedes configurar numeraciones diferentes para los distintos tipos de facturas:
Factura
Este número se utilizará para emitir las facturas completas
Factura rectificativa/Nota de crédito
Este número se utilizará para emitir la factura rectificativa o nota de crédito
Si no configuras ninguno, se utilizará el número que tengas configurado en Factura
Factura simplificada
Este número se utilizará para emitir las facturas simplificadas.
Si no configuras ninguno, se utilizará el número que tengas configurado en Factura (completa)
Factura rectificativa simplificada
Se genera automáticamente una factura rectificativa simplificada (o nota de crédito simplificada) cuando selecciones hacer una factura rectificativa de una factura simplificada.
Este número se utilizará para emitir las facturas rectificativas simplificadas
Si no configuras ninguno, se utilizará:
El número que tengas configurado en Factura rectificativa (o nota de crédito), si lo tienes configurado
Si no, se utilizará el número que tengas configurado en Factura
Esta sección incluye acciones e información importantes. Si en tu negocio sois varios usuarios, te recomendamos restringir el acceso.
Desde esta opción puedes realizar una exportación completa de tus datos en formato .xls (Excel). Si quieres exportar la información almacenada en tu cuenta, puedes hacerlo directamente desde aquí.
Para hacerlo, solo tienes que pulsar el botón Exportar. Se guardará un archivo .xls en la carpeta de descargas configurada en tu navegador.
Si en tu negocio hay varios usuarios, te recomendamos utilizar el módulo de seguridad y control de acceso para restringir esta opción al personal no autorizado. De lo contrario, podrían exportar toda la información del sistema.
Por motivos de rendimiento y seguridad, la exportación completa de datos solo se puede realizar una vez al día. Pasadas 24 horas desde la última descarga, podrás solicitar una nueva exportación completa.
Como sabes, no es posible eliminar registros de forma parcial (por ejemplo, eliminar todas
las facturas).
Sin embargo, muchos usuarios utilizan la cuenta durante un tiempo con datos
ficticios para hacer
pruebas y familiarizarse con el sistema.
Después del periodo de pruebas, cuando empiezan a trabajar con datos reales,
necesitan eliminar
esos datos ficticios para continuar con la configuración
real, el alta de clientes y animales, la generación de facturas, etc.
Esta opción está pensada precisamente para eso. Te permite vaciar tu cuenta por
completo. Todos
los datos y toda la configuración se eliminarán, y tu cuenta volverá
a los valores por defecto.
La eliminación es definitiva, lo que significa que los datos serán borrados
completamente y no podrán recuperarse.
Para evitar eliminaciones accidentales, el sistema te mostrará varios avisos
y te pedirá varias confirmaciones.
Después de confirmarlo, se ejecutará el borrado total de los datos y recibirás un
email
informativo en la dirección de correo principal (la dirección de acceso del usuario
administrador).
Si tienes dudas, no ejecutes esta acción. Contacta primero con nosotros y te ayudaremos
encantados a resolverlas.
Recuerda que el proceso es irreversible. Si los datos se eliminan, después no podrán
recuperarse.
Esta opción estará disponible exclusivamente para el usuario Administrador. Si
has configurado
varios usuarios, solo tú como Administrador verás esta opción. El resto de los
usuarios, que acceden con
sus propios datos de acceso, no podrán ejecutarla.
Te recordamos nuevamente que, si en tu negocio hay varios usuarios, utilices el módulo de seguridad y control de acceso para crear usuarios individuales, y así cada uno tenga sus propios datos de acceso.
Ten en cuenta que, si todos utilizáis los datos de acceso del usuario Administrador, todos tendréis permisos de administrador y, por lo tanto, cualquiera podrá ejecutar esta acción y eliminar todos los datos. Después no podrán recuperarse.
Si tienes varios usuarios y necesitas limitar su acceso, dispones del módulo de seguridad y control de acceso. Cada usuario tendrá sus propios datos de acceso y podrás controlar:
Los días y horas en que los usuarios pueden acceder a la aplicación
Las opciones que pueden utilizar o consultar
Un registro con todos los accesos realizados (hora, dirección IP y sistema operativo utilizado)
Así podrás controlar el acceso de tus empleados y mejorar la seguridad de tu negocio. Consulta más información:
Más informaciónSi quieres añadirlo a tu cuenta, es muy sencillo:
Puedes pedirnoslo y nosotros lo añadiremos a tu suscripción actual.
O, si prefieres hacerlo tú mismo, solo tienes que:
Acceder a tu cuenta con tu usuario y contraseña
En la primera pantalla, hacer clic en comprar el módulo de seguridad y control de acceso para usuarios
Rellenar los datos de pago. Se activará inmediatamente en tu cuenta
Puedes modificar tu contraseña de acceso. Para hacerlo, solo tienes que escribir la contraseña actual y la nueva. Además, por motivos de seguridad:
Debes escribir 2 veces la nueva contraseña. Así evitamos errores de escritura.
Verás si esa contraseña tiene un nivel de seguridad bajo, medio o alto. También podrás identificarlo por colores: rojo, naranja o verde.
Contraseña nueva: Escribe la nueva contraseña que quieras usar
Contraseña antigua: Si has utilizado la opción “Recordar contraseña”, escribe la contraseña que has recibido por correo
Por tu seguridad y la de tus datos, es muy importante tener buenos hábitos con las contraseñas de las distintas cuentas o servicios que uses:
Cambia las contraseñas con frecuencia
Nunca uses la misma contraseña en varios sitios o servicios
No compartas las contraseñas con otras personas ni las anotes, especialmente cerca del dispositivo
Cambia las contraseñas que traen por defecto los dispositivos y servicios en línea
Requisitos de la nueva contraseña:
Debe tener como mínimo 10 caracteres
Debe contener al menos un carácter en MAYÚSCULA y otro en MINÚSCULA
Debe incluir al menos un número
Debe incluir al menos un símbolo
Hemos recopilado distintos consejos sobre seguridad y hemos creado una mini guía de ayuda con recomendaciones útiles. Te recomendamos consultarla.
Cada cierto tiempo, la contraseña que tengas configurada caducará.
Es decir, tendrás que cambiarla por una nueva.
Si el
software muestra el mensaje de que la contraseña ha expirado, solo tienes que cambiarla
por una nueva y podrás seguir trabajando con normalidad.
Sabemos
que esto puede resultar molesto, pero nuestro objetivo es proteger tu seguridad y la
seguridad de tus datos.
Si en tu negocio sois varios usuarios, todos podéis usar el mismo usuario y contraseña para acceder. Aun así, para una mayor seguridad, te recomendamos utilizar el módulo de control de acceso y seguridad para usuarios, ya que te permitirá tener un mayor control y protección.
¿Dónde cambiar la contraseña?
Si dispones del módulo de Control de accesos y seguridad para usuarios:
Para el usuario administrador, en la opción Configuración aparecerán las opciones de Usuarios y Restricciones de acceso para que configures los usuarios con su dirección de email y permisos. También puedes modificar las contraseñas cuando lo desees.
Para el resto de usuarios, en la opción Configuración, selecciona Cambiar contraseña
Si no dispones de este software:
En la opción Configuración, selecciona Cambiar contraseña
Muestra la capacidad de almacenamiento de archivos externos (por ejemplo, cuando subes un documento escaneado o una foto de cliente, animal, etc.).
También puedes ver el número de emails enviados y el número de emails que aún te quedan disponibles para enviar.
Esta cantidad tiene un límite mensual para fomentar un uso responsable del email y evitar envíos masivos o SPAM. Por eso, el día 1 de cada mes este contador volverá a 0.
Recibirás un aviso cuando estés cerca del límite de crédito disponible para enviar más emails. Puedes comprar crédito extra para enviar más cantidad de emails. Para hacerlo, al acceder haz clic en el icono de comprar más crédito de emails.
Consumo de emails: Cada vez que envíes un email (confirmación o cancelación de reservas online, confirmación de reserva, factura o ticket, recordatorio automático, etc.), se sumará 1 unidad a los emails consumidos.
Si además quieres enviar una copia a tu buzón de correo (marcando la opción "Envíame una copia"), también se enviará a esa dirección y se sumará otra unidad a los emails consumidos.
Como ya sabes, toda comunicación comercial debe haber sido solicitada o
expresamente autorizada por el destinatario, salvo que exista
una
relación comercial previa o que los datos procedan de fuentes accesibles al
público.
Todo lo demás, así como el envío masivo y sistemático de emails,
se
considera SPAM y puede ser sancionado.
Antes de enviar emails a tus usuarios o clientes, asegúrate de tener su
aceptación y, aun así, intenta hacer un envío responsable.
No es lo mismo enviar un recordatorio de cita,
una factura o información relevante sobre un servicio, que enviar boletines
o
correos publicitarios.
Aunque un usuario o cliente haya dado su consentimiento para recibir emails
publicitarios, recuerda no enviar demasiados mensajes ni información sin
interés para él. Intenta hacer un uso razonable.
Cuando envíes un email, el sistema comprobará en el apartado RGPD de la ficha del cliente si ha aceptado la recepción de comunicaciones o avisos. Si no lo ha aceptado expresamente, te mostrará un aviso.
Leer más sobre protección de datos:
Clic aquíPermite configurar las formas o métodos de pago aceptados en tu negocio. De esta forma, cuando hagas una venta, podrás seleccionar el método de pago. Por defecto encontrarás:
Pago con tarjeta
Pago en efectivo (metálico, dinero o cash)
Pago mixto: para elegir al menos 2 métodos de pago, por ejemplo una parte con tarjeta y el resto en efectivo
Pero puedes configurar tantas formas de pago como quieras: cheque, cupón descuento, Bizum, Multibanco, etc.
Mostrar Atrasadas: Permite elegir si quieres ver las reservas, citas, servicios, entradas y salidas con estado "Atrasadas".
Si utilizas Gespet también en tus dispositivos móviles, puedes elegir si quieres que el planning se visualice en formato adaptativo, es decir que se adapte al tamaño del dispositivo. o si prefieres visualizarlo en el tamaño clásico o de escritorio.
Nota: en dispositivos móviles, te recomendamos que coloques el móvil o celular en posición horizontal para aprovechar al máximo el tamaño de la pantalla.
TAGS:
contrato cria canina | contrato criador | contrato venta perro | contrato cachorro | contrato monta | legal criador | legal cria | configurar documentos legales | contratos y documentos criador | legal venta perros | legal venta cachorros | agenda criador | agenda de cria | factura venta perro | factura venta cachorro | facturas criador
