Para que el envío de emails resulte muy sencillo, puedes configurar y diseñar plantillas o templates. Cada vez que quieras enviar el email, tendrá tu diseño y configuración personalizados.
Esto ahorra mucho tiempo, porque no tienes que crear cada email desde cero. Solo selecciona la plantilla, hace las modificaciones necesarias y el email está listo para enviar.
Los emails se dividen en:
Emails de negocio o transaccionales |
Emails ocasionales |
Emails generales |
Son los que se envían con acciones cotidianas del negocio, como por ejemplo cuando envias al cliente:
La confirmación o cancelación de una cita/reserva
Un pedigree
Una prescripción veterinaria
Un ticket o factura
Un documento o un informe
Etc.
TIPS Y CONSEJOS GESPET
Enviar correos transaccionales a los clientes es útil porque:
Mantienen al cliente informado en tiempo real: Notifican de inmediato sobre acciones clave, como confirmación de pedidos, cambios de estado en sus compras, o actualizaciones en sus suscripciones, dándoles visibilidad del proceso.
Refuerzan la confianza: Al recibir un mensaje de confirmación después de una compra o un registro, el cliente siente que la empresa se preocupa por mantenerlo al tanto, lo cual genera seguridad y refuerza la percepción de fiabilidad.
Reducen la incertidumbre: Los emails transaccionales aclaran detalles importantes, como fechas de entrega, número de seguimiento, y otros datos que el cliente necesita para sentirse tranquilo y en control de su transacción.
Mejoran la experiencia de usuario: Al saber que recibirán actualizaciones automáticas y relevantes sin tener que buscarlas, los clientes experimentan una interacción más fluida y satisfactoria con la empresa.
Evitan consultas repetitivas: Informar de manera proactiva con emails transaccionales reduce la cantidad de preguntas que los clientes podrían hacer sobre el estado de sus pedidos, envíos o reservas, lo que ayuda a la empresa a gestionar mejor su tiempo y sus recursos.
En pocas palabras, los emails transaccionales son una forma efectiva de ofrecer transparencia, aumentar la satisfacción del cliente y agilizar la comunicación.
ENVIAR CONFIRMACIÓN DE RESERVA/CITA
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Enviar Confirmación de reserva/cita de Hotel |
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Enviar Confirmación de reserva/cita de Guardería |
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Enviar Confirmación de reserva/cita de Peluquería |
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Enviar Confirmación de reserva/cita de Adiestramiento |
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Enviar Confirmación de reserva/cita de Veterinaria |
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ENVIAR ANULACIÓN DE RESERVA/CITA
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Enviar Anulación de reserva/cita de Hotel |
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Enviar Anulación de reserva/cita de Guardería |
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Enviar Anulación de reserva/cita de Peluquería |
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Enviar Anulación de reserva/cita de Adiestramiento |
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Enviar Anulación de reserva/cita de Veterinaria |
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ENVIAR CONFIRMACIÓN DE RESERVA/CITA
ONLINE
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Enviar Confirmación de reserva/cita online de Hotel |
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Enviar Confirmación de reserva/cita online de Guardería |
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Enviar Confirmación de reserva/cita online de Peluquería |
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Enviar Confirmación de reserva/cita online de Adiestramiento |
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Enviar Confirmación de reserva/cita online de Veterinaria |
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ENVIAR ANULACIÓN DE RESERVA/CITA ONLINE
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Enviar Anulación de reserva/cita online de Hotel |
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Enviar Anulación de reserva/cita online de Guardería |
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Enviar Anulación de reserva/cita online de Peluquería |
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Enviar Anulación de reserva/cita online de Adiestramiento |
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Enviar Anulación de reserva/cita online de Veterinaria |
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ENVIAR DOCUMENTO O CONTRATO ADJUNTO
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ENVIAR FACTURA O TICKET ADJUNTO
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ENVIAR FICHA DE INFORMACIÓN
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ENVIAR PLANNING DE TRANSPORTE
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ENVIAR INFORME
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ENVIAR RESUMEN DE CONSULTA VETERINARIA
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ENVIAR PRESCRIPCIÓN VETERINARIA
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ENVIAR PEDIGREE ADJUNTO
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Son emails que se envían en determinadas ocasiones. Por ejemplo:
Puedes felicitar el cumpleaños a un cliente o animal.
Puedes darles la bienvenida a nuestro negocio
Puedes enviarles un email cuando haya pasado mucho tiempo desde su última visita
TIPS Y CONSEJOS GESPET
Enviar a los clientes correos de felicitación, de "te echamos de menos" y otros mensajes personalizados es una estrategia efectiva para mejorar la comunicación y fomentar la fidelización porque demuestra interés y cercanía hacia ellos.
Estos correos hacen sentir al cliente valorado, ya que muestran que la empresa no solo se enfoca en la venta, sino también en fortalecer la relación. Por ejemplo:
Humanizan la marca: Estos mensajes comunican empatía y aprecio, lo cual ayuda a que los clientes perciban la marca como cercana y amigable.
Mantienen el contacto: Al enviar correos periódicos, la empresa permanece en la mente del cliente sin ser invasiva. Es una forma de recordar su presencia y disponibilidad.
Motivan a la acción: Un "te echamos de menos" puede inspirar al cliente a volver a la tienda, mientras que una felicitación puede generar una conexión emocional que, en el largo plazo, inclina a los clientes a preferir la marca frente a otras opciones.
Estos correos crean un vínculo emocional que no solo mejora la percepción del servicio, sino que impulsa a los clientes a ser más leales y a recomendar la marca a otros.
Son el resto de emails que quieras configurar para enviar a algunos clientes. Tú decides en que momento se lo quieres enviar.
TIPS Y CONSEJOS GESPET
Configurar plantillas para tus correos es la clave para transformar la forma en que te comunicas con tus clientes.
Imagina la consistencia y profesionalismo que podrás ofrecer: cada mensaje se convierte en una extensión de tu marca, reflejando tu atención al detalle y compromiso con la calidad.
Con plantillas bien diseñadas, no solo ahorras tiempo al evitar el trabajo repetitivo, sino que también garantizas una experiencia más fluida y agradable para tus clientes.
Esto no solo mejora su percepción de tu empresa, sino que también fortalece la relación, haciendo que se sientan valorados y cuidados en cada interacción.
¡Es hora de elevar tus correos al siguiente nivel!
Hay clientes que pueden hablar diferentes idiomas y negocios que tienen clientes de múltiples lugares, por lo que la comunicación debe establecerse en diferentes idiomas.
Hemos pensado en todo, y por eso, las plantillas son multidioma, es decir, puedes configurar una diferente para cada idioma que quieras.
No necesitas recordar cúal es el idioma de prefrencia de cada cliente, en su ficha podrás seleccionar su idioma de preferencia. De este modo, podrás enviarle la plantilla en su idioma.
En la opción Configuración > Plantillas de Email >
selecciona el tipo de email que quieres editar
y
aparecerá un listado de plantillas. Hay un selector de
acción o "transacción" y un selector de idioma.
En la parte superior encontrarás Filtros y un buscador.
Puedes filtrar por idioma, para ver por ejemplo solo las plantillas en Español.
También puedes filtrar para ver las de un tipo, por
ejemplo en los
Emails transaccionales o de negocio >
puedes ver solo las plantillas de Confirmación de
cita/reserva.
En algunos casos habrá solo una, como por ejemplo en el caso de la prescripción Veterinaria; Pero en otros casos habrá varias. Por ejemplo en el caso de las reservas online, podrás configurar diferentes plantillas para cada una de tus áreas de negocio (hotel, peluquería, guardería, adiestramiento. ...) .
Selecciona la que quieres editar.
Puedes configurar el asunto y el texto que quieras.
Hemos incluido un editor que te ayudará a dar un formato más atractivo a tus mensajes de forma sencilla: alinear los textos, utilizar listas numeradas o de viñetas, sangrías, colores y formato de texto (negrita, cursiva).
Puedes incluir emojis o iconos, en la opción Insertar >
Emojis y puedes incluir links o enlaces
(por ejemplo a tu
web, a tus redes sociales, etc.) en la opción
Insertar > Enlace.
A la derecha, verás una previsualización, según hagas cambios se actualizará para que vayas viendo el resultado.
Si quieres, se remplaza el nombre del cliente, los animales, la fecha/hora, etc. Tu solo configura donde quieres que aparezca, y en el momento de hacer el envío se reemplaza por los datos de ese cliente, animal, etc.
Por ejemplo, si en un mensaje quieres incluir el nombre de las mascotas, la hora de la cita, etc. no es necesario escribirlos manualmente en cada mensaje.
El funcionamiento es muy sencillo. Si incluyes el
texto-plantilla RESERVA > MASCOTAS > NOMBRE, al
enviarle el mensaje al cliente, el software lo reemplazará
automáticamente por el nombre de las mascotas de esa cita.
Colocaté en el lugar donde quieras incluir este texto
Haz clic en el icono de TEXTOS-PLANTILLA
Selecciona el que quieres incluir, por ejemploReserva o
Cita > Mascotas > Nombrey haz clic en
Hemos incluido a Gespet AI, tu própio asistente con inteligencia artíficial que te ayudará a ahorrar muchísimo tiempo.
Configurar emails llamativos es estupendo para mejorar la comprensión, generar confianza y fidelizar clientes, pero es complicado y por eso queremos ayudarte.
Selecciona el estilo que prefieras o el que más se ajuste a tu negocio y el asistente GespetAI lo escribirá por tí.
Puedes utilizarlo tal cual o modificarlo a tu gusto. Elimina algún fragmento o añade más contenido, lo que tú quieras.
Cuando hayas terminado, solo haz clic en el botón
A la derecha puedes previsualizar la apariencia que tendrá el email. Pero si quieres enviarlo por email para hacer alguna prueba específica, puedes enviarlo haciendo clic en el botón
Las plantillas de los emails generales pueden ser eliminadas haciendo clic en el botón .
Si la plantilla pertenece a un email Ocasional o Transaccional, puedes editarla, pero no puede ser eliminada.
Si quieres, Gespet enviará los recordatorios a tus clientes de forma automática,
para que no tengas que hacerlo tú.
Hay tareas que son repetitivas y te ocupan
gran cantidad de tiempo. Para ayudarte, puedes programarlas y
Gespet se ocupará de hacerlo por ti.
Por ejemplo, si quieres que se envíe un recordatorio de próxima cita a los clientes, 3 días antes y 1 día antes de sus citas, solo tienes que programarlo y cuando llegué la fecha, Gespet lo enviará.
En esta opción, puedes configurar la apariencia o estilo y el contenido de esos recordatorios automáticos, de forma muy sencilla.
Si dispones del módulo de Comunicación y Marketing, además de los recordatórios automáticos,
que programas y se envían automáticamente cuando
llegua la fecha, también puedes enviarlos
recordatorios cuando tú quieras. Estos puedes configurarlos en la opción Marketing >
Configuración
> Recordatorios
TIPS Y CONSEJOS GESPET
Enviar recordatorios a tus clientes es una estrategia esencial para garantizar que no olviden sus citas, lo que a su vez optimiza tu agenda y mejora la eficiencia de tu negocio.
Imagina la tranquilidad que sentirán al recibir un mensaje amigable y profesional, recordándoles su próxima cita, todo con un diseño que refleja la identidad de tu marca.
Utilizar plantillas para estos recordatorios no solo garantiza consistencia en tus comunicaciones, sino que también refuerza la imagen de tu empresa como organizada y atenta.
Cada recordatorio se convierte en una oportunidad para conectar, demostrando que valoras su tiempo y estás comprometido con ofrecerles la mejor experiencia.
Además, al automatizar este proceso, ahorras tiempo y reduces el riesgo de errores, permitiéndote enfocarte en lo que realmente importa: construir relaciones duraderas con tus clientes y brindarles un servicio excepcional.
¡No dejes que tus clientes olviden sus citas; haz que se sientan valorados y bien atendidos con recordatorios personalizados y efectivos!
Si quieres que aparezca algún texto por defecto, información adicional, etc. Puedes incluirlo en el apartado Plantilla (1). Al pulsar sobre Guardar, se aplicará este cambio y lo verás en el apartado PREVISUALIZACIÓN.
Hay diferentes pestañas para ver la configuración de los diferentes recordatorios: Peluquería, Adiestramiento,...
nota: El límite de caracteres es de 500. Si escribes más de 500 caracteres, al hacer clic en el botón , el campo Plantilla se marcará en color rojo para avisarte.
En la opción Configuración > Datos de empresa, puedes configurar:
El logotipo (2)
El nombre del negocio (3)
Y la información que aparecerá al pie del email. (4)
Si haces un cambio y pulsas en el botón , cuando vuelvas a esta pantalla, verás que ha cambiado la Previsualización y ahora muestra los cambios que acabas de hacer.
Importante: Los cambios que hagas en el logotipo, nombre de empresa, pie de emails y plantilla se aplicarán a los próximos recordatorios que programes, es decir, NO afectará a los que ya tenías programados.
Se activan opciones adicionales para mejorar y facilitar la comunicación. Puedes configurar plantillas o templates para tus recordatorios automáticos.
Imagina que en el recordatorio quieres incluir, por ejemplo, los datos de la cita/reserva, un texto informativo sobre la política de cancelación, la dirección de tu negocio con un enlace a Google Maps, tu teléfono de contacto, ...
Puedes configurarlo en la opción de Configuración
> Recordatorios automáticos y
ahorrarás
mucho tiempo, ya que no tendrás que escribir esto
cada vez que envíes
un recordatorio a un cliente.
Hay clientes que pueden hablar diferentes idiomas y negocios que tienen clientes de múltiples lugares, por lo que la comunicación debe establecerse en diferentes idiomas.
Hemos pensado en todo, y por eso, las plantillas son multidioma, es decir, puedes configurar una diferente para cada idioma que quieras.
No necesitas recordar cúal es el idioma de prefrencia de cada cliente, en su ficha podrás seleccionar su idioma de preferencia. De este modo, podrás enviarle la plantilla en su idioma.
En la opción Configuración > Recordatorios automáticos
selecciona el tipo que quieres editar y aparecerá un listado de
plantillas. Hay un buscador y un selector de idioma.
Puedes filtrar por idioma, para ver por ejemplo solo las plantillas en Español.
Hay diferentes para cada área de negocio. Selecciona la que quieres editar.
Puedes configurar el texto que quieras y para el email también puedes configurar el asunto.
Hemos incluido un editor que te ayudará a dar un formato más
atractivo a tus mensajes e incluso puedes incluir emojis o iconos,
en la opción Insertar > Emojis y puedes incluir links
o enlaces (por ejemplo a tu web, a tus redes sociales, etc.) en la
opción Insertar > Enlace.
A la derecha, verás una previsualización, según hagas cambios se actualizará para que vayas viendo el resultado.
Si quieres, se remplaza el nombre del cliente, los animales, la fecha/hora, etc. Tu solo configura donde quieres que aparezca, y en el momento de hacer el envío se reemplaza por los datos de ese cliente, animal, etc.
Por ejemplo, si en un mensaje quieres incluir el nombre de las mascotas, la hora de la cita, etc. no es necesario escribirlos manualmente en cada mensaje.
El funcionamiento es muy sencillo. Si incluyes el
texto-plantalla RESERVA > MASCOTAS > NOMBRE, al
enviarle el mensaje al cliente, el software lo reemplazará
automáticamente por el nombre de las mascotas de esa cita.
Colocaté en el lugar donde quieras incluir este texto
Haz clic en el icono de TEXTOS-PLANTILLA
Selecciona el que quieres incluir, por ejemplo Reserva o
Cita > Mascotas > Nombre y haz clic en
Hemos incluido a Gespet AI, tu própio asistente con inteligencia artíficial que te ayudará a ahorrar muchísimo tiempo.
Configurar emails llamativos es estupendo para mejorar la comprensión, generar confianza y fidelizar clientes, pero es complicado y por eso queremos ayudarte.
Selecciona el estilo que prefieras o el que más se ajuste a tu negocio y el asistente GespetAI lo escribirá por tí.
Puedes utilizarlo tal cual o modificarlo a tu gusto. Elimina algún fragmento o añade más contenido, lo que tú quieras.
Cuando hayas terminado, solo haz clic en el botón
A la derecha puedes previsualizar la apariencia que tendrá el email o mensaje de WhatsApp. Pero si quieres enviarlo por email/WhatsApp para hacer alguna prueba específica, puedes enviarlo haciendo clic en el botón
Si quieres que el software te aviso cuando vayas a programar un recordatorio automático para un cliente que no haya aceptado recibir avisos/notificaciones por tu parte, solo tienes que marcar la casilla de Privacidad.
La aceptación de condiciones, así como la información
relativa a la Protección de datos/Privacidad de un cliente, está en
su
ficha, en la opción Privacidad: Ver > Clientes > Seleccionas
ese
cliente > Menu derecho > Privacidad).
Además de los recordatórios automáticos, que programas y se envían automáticamente cuando llegua la fecha, también puedes enviarlos recordatorios cuando tú quieras.
Por ejemplo si estás consultando las citas para mañana en la portada o Magic Desk y quieres
enviarle ahora mismo un recordatorio a ese cliente, solo tienes que hacer clic en el botón
Enviar recordatorio
.
Los recordatorios actualmente se pueden enviar al cliente a través de:
 |
 |
Puedes configurar una plantilla o template para tus recordatorios.
Imagina que en el recordatorio quieres incluir, por ejemplo, los datos de la cita/reserva, un texto informativo sobre la política de cancelación, la dirección de tu negocio con un enlace a Google Maps, tu teléfono de contacto, ...
Puedes configurarlo en la opción de Configuración > Recordatorios y ahorrarás
mucho tiempo, ya que no tendrás que escribir esto cada vez que envíes un recordatorio a un
cliente.
Por ejemplo, si quieres enviar ahora mismo un recordatorio a un cliente, a su número de WhatsApp, solo tienes que hacer clic en la opción de enviar recordatorio.
En esta opción, puedes configurar la apariencia o estilo y el contenido de esos recordatorios, de forma muy sencilla.
TIPS Y CONSEJOS GESPET
Utilizar WhatsApp para enviar recordatorios a tus clientes es una estrategia brillante que maximiza la efectividad de tus comunicaciones.
Dado que WhatsApp es una de las aplicaciones de mensajería más utilizadas, tus recordatorios llegarán directamente a la palma de sus manos, garantizando que no se pierdan entre correos electrónicos u otras notificaciones.
Imagina la comodidad de recibir un recordatorio instantáneo sobre su cita, con un toque personal que resuena con la conexión que has construido con ellos.
Al utilizar esta herramienta, no solo mejoras la experiencia del cliente al facilitar el seguimiento de sus compromisos, sino que también refuerzas la imagen de tu negocio como moderno y accesible.
Además, WhatsApp permite interacciones rápidas y directas, brindando la oportunidad de responder a cualquier pregunta o inquietud en el momento.
¡No dejes pasar esta oportunidad de hacer que tus recordatorios sean más efectivos y de mantener a tus clientes informados y comprometidos de una manera que se siente natural y conveniente!
Exactamente igual que en el caso anterior, si por ejemplo, si quieres enviar ahora mismo un recordatorio a un cliente, pero esta vez, quieres enviarlo a su email, solo tienes que hacer clic en la opción de enviar recordatorio.
En esta opción, puedes configurar la apariencia o estilo y el contenido de esos recordatorios, de forma muy sencilla.
Te recomendamos que consultes la opción Envío de Recordatorios automáticos, que te
permite programar cuando quieres que Gespet haga los envíos y de este modo, no tendrás que
hacerlo manualmente.
TIPS Y CONSEJOS GESPET
Enviar recordatorios a tus clientes es una estrategia esencial para garantizar que no olviden sus citas, lo que a su vez optimiza tu agenda y mejora la eficiencia de tu negocio.
Imagina la tranquilidad que sentirán al recibir un mensaje amigable y profesional, recordándoles su próxima cita, todo con un diseño que refleja la identidad de tu marca.
Utilizar plantillas para estos recordatorios no solo garantiza consistencia en tus comunicaciones, sino que también refuerza la imagen de tu empresa como organizada y atenta.
Cada recordatorio se convierte en una oportunidad para conectar, demostrando que valoras su tiempo y estás comprometido con ofrecerles la mejor experiencia.
Además, al automatizar este proceso, ahorras tiempo y reduces el riesgo de errores, permitiéndote enfocarte en lo que realmente importa: construir relaciones duraderas con tus clientes y brindarles un servicio excepcional.
¡No dejes que tus clientes olviden sus citas; haz que se sientan valorados y bien atendidos con recordatorios personalizados y efectivos!
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