En la parte superior de la pantalla hay un buscador. Si escribes información sobre un cliente y pulsas enter o haces clic en la lupa aparecerán todas las coincidencias.

Puedes ordenar el listado de clientes como quieras: 

Más información sobre buscadores y ordenación de la información:

Puedes desactivar o marcar como "Baja" a un cliente. Al desactivarlo, sus datos no se eliminan, simplemente se ocultan.
El Administrador puede consultar la información de los clientes desactivados, pero esos clientes no están accesibles para los Usuarios.

Para añadir clientes, tienes dos opciones:

• Añadirlos de forma individual (uno a uno) usando la opción Añadir

• O añadir múltiples contactos al mismo tiempo utilizando la opción Importar.

Para añadirlos, utiliza los botones de la parte superior:

• Haz clic en el botón Añadir Cliente, rellena los datos y haz clic en Guardar.
  (Consulta el apartado Nuevo > Cliente si quieres ver más información)

• O haz clic en el botón importar y sigue las instrucciones.

Como importar clientes de forma masiva en el software

Si pulsas sobre un cliente, aparece toda la información sobre el. Se muestra el Magic Desk, es una pantalla resumen o Ficha con toda la información del cliente.

En la parte superior hay 2 botones:

• Mostrar/ocultar el menu lateral derecho para ampliar el espacio de trabajo

• Acciones rápidas o "atajos" y Acciones adicionales (varían según el software en el que estás)

  •   Enviar Ficha por Email

  •   Imprimir ficha

  •   Añadir nuevo animal para este cliente

  
  

  HOTEL	Nueva Reserva y   Nueva entrada en hotel
  PELUQUERIA	Nueva Cita y   Nuevo servicio de peluquería
  GUARDERIA	Nueva Reserva y   Nueva entrada en guardería
  CRIA	Nueva Venta de un cachorro
  ADIESTRAMIENTO	Nueva Cita,   Nueva Sesión de adiestramiento/educación y   Vender Curso
  TIENDA	Nueva Venta
  VETERINARIO	Nueva Cita,   Nueva consulta veterinaria

  
  

Los gráficos interactivos, que muestran un resumen de la información más importante (facturación, rentabilidad, ..). Esta información cambia según el software en el que te encuentras.

Estas estadísticas inteligentes, te ayudan a tener una visión clara de la actividad, rentabilidad y fidelidad de ese cliente “de un solo vistazo”.

HOTEL

• Número de días que sus animales han estado alojados en el hotel

• Número de estancias o alojamientos en tu hotel

• Media de días por alojamiento

• Facturación total de esas estancias (dinero total que ha gastado)

• Media de facturación por estancia

PELUQUERIA

• Número de servicios de peluqueria realizados a sus animales

• Facturación total en servicios de peluquería (dinero total que ha gastado)

• Precio medio de los servicios realizados

ADIESTRAMIENTO

• Número de servicios de adiestramiento/educación realizados a sus animales

• Facturación total de ese animal en servicios de adiestramiento/educación

• Precio medio de los servicios que se le han realizado

GUARDERIA

• Número de horas que sus animales han estado alojados en la guardería

• Número de estancias o alojamientos en tu guardería

• Media de horas por alojamiento

• Facturación total de esas estancias (dinero total que ha gastado)

• Media de facturación por estancia

CRIA

• Número de ventas

• Número de animales vendidos

• Facturación total (dinero total que ha gastado)

TIENDA

• Número de ventas

• Total de productos vendidos

• Media de productos vendidos por visita a la tienda (por compra realizada)

• Facturación total (dinero total que ha gastado)

• Facturación media por visita (dinero medio gastado por compra realizada)

VETERINARIO

• Número de consultas veterinarias realizadas a sus animales

• Facturación total en servicios veterinarios (dinero total que ha gastado)

• Precio medio de las consultas realizadas

Si tiene alguna factura pendiente de pago, se mostrará un cuadro de alerta con la información. Si haces clic en el icono se abre la factura para que puedas consultarla.
Este mensaje de facturas impagadas, también aparecerá antes de hacer una nueva reserva/cita/servicio/... .

En esta opción puedes consultar y también modificar directamente la información. Recuerda, que si haces cualquier cambio, debes pulsar el botón Guardar, para que se guarde esa nueva información.

Además, utilizando los botones de acceso rápido: puedes llamarle o abrir WhatsApp para hablar con el; pulsa sobre el icono correspondiente (sobre, teléfono, Whatsapp...)

Puedes subir una foto o seleccionar un icono de la base de datos de avatares:

Eliminar un cliente:

Esta opción es exclusiva para los Administradores. No disponible para Usuarios.

Al seleccionar la opción de eliminar este cliente, se eliminará de forma permanente toda la información asociada a él, incluyendo, pero no limitado a:

• Datos personales y de contacto. Información sobre protección de datos.

• Facturas. Entradas, salidas, consultas, sesiones de adiestramiento y servicios de peluquería.

• Animales. Pedigrees. Datos asociados de cria: camadas, cachorros, pesos, etc.

• Reservas y citas incluyendo reservas y citas online.

• Documentos y contratos. Prescripciones veterinarias. Archivos adjuntos. Imagenes.

• Comunicaciones

• Y cualquier otra información contenida sobre este cliente.

Antes de proceder con la eliminación, te recomendamos que te asegures de que no tiene obligaciones legales de conservar cierta información por un período específico debido a regulaciones fiscales o contables.

Así mismo, te recordamos que si lo necesitas, puedes descargar la información necesaria ANTES de continuar, ya que el proceso de eliminación es PERMANENTE y después no podrá recuperarse la información.

Al hacer clic en el botón Eliminar, el eliminado de datos es inmediato.

Si tienes dudas sobre si tienes obligaciones legales de conservación o cualquier otro asunto relacionado, consulta primero con un abogado o un experto en protección de datos para asegurarte de que estás cumpliendo con todas las obligaciones legales pertinentes.

Desactivar:

Puedes desactivar o marcar como "Baja" a un cliente. Al desactivarlo, sus datos no se eliminan, simplemente se ocultan.
El Administrador puede consultar la información de los clientes desactivados, pero esos clientes no están accesibles para los Usuarios.

Selecciona el cliente > en el menú lateral derecho Privacidad > Baja = si .

Puedes añadir la fecha y más detalles sobre el motivo de la baja.

Si marcas a un cliente como baja o inactivo:

• Al consultar el listado de clientes (Ver > Clientes) verás que tiene el simbolo   y el resto tendrán el icono  .

• En su ficha verás inactivo desde la fecha x

• Ya no aparecerá cuando lo busques para hacer una nueva reserva/cita, servicio/entrada, ...

Puedes ver los animales que tiene asociados y acceder directamente a las fichas de estos animales.

Haciendo clic en la pestaña Datos animales, verás los animales asociados y haciendo clic en uno de ellos, accedes a su ficha

Información destacada

Hay unos campos donde puedes añadir información importante o destacada del cliente y de los animales:

• Información importante

• Información sobre recogida y entrega

• Notas o comentarios

Está información aparecerá cuando vayas a trabajar con este cliente/animal, por ejemplo cuando anotes una nueva reserva. De esta forma podrás consultar rápidamente la información de interés.

En el menú lateral, hay más opciones disponibles según la app en la que te encuentres:

• Documentos: puedes almacenar y consultar documentos de ese cliente: contratos, documentación, etc. Los ficheros soportados son:

  • .xls, .xlsx, .doc, .docx, .odt, .ods, .pdf, .rtf, .txt, GoogleDrive Document y GoogleDrive spreadsheet

  • Tamaño máximo 2 MB

• Avisos: puedes anotar y consultar avisos importantes para un cliente y la aplicación te lo recordará automáticamente.

• Privacidad: Aquí podrás gestionar toda la información relativa a la privacidad/RGPD.

  

• Adiestramiento

  • Servicios de adiestramiento: Puedes ver los servicios de adiestramiento/educación vendidos a ese cliente

  • Ventas o facturas: de adiestramiento hechas a ese cliente

• Peluquería

  • Citas de peluquería: puedes ver todas las citas planificadas para ese cliente

  • Servicios de peluquería: listado con todos los servicios de peluquería que se le han realizado a los animales de ese cliente

  • Ventas o facturas: de peluquería hechas a ese cliente

• Hotel

  • Reservas: puedes ver todas las reservas planificadas para animales de ese cliente

  • Alojamientos o estancias en el hotel: listado con todos los alojamientos de los animales de ese cliente en tu hotel

  • Ventas o facturas: de hotel hechas a ese cliente

• Guardería

  • Reservas: puedes ver todas las reservas planificadas para ese cliente

  • Alojamientos o estancias en la guardería: listado con todos los alojamientos de los animales de ese cliente en tu guardería

  • Ventas o facturas: de guardería hechas a ese cliente

• Tienda

  • Ventas o facturas: de tienda hechas a ese cliente

• Cria

  • Ventas o facturas: de cria a ese cliente

• Veterinario

  • Citas: puedes ver todas las citas planificadas para los animales de ese cliente

  • Consultas: listado con todoa las consultas veterinarias hechas a los animales de ese cliente

  • Ventas o facturas: veterinarias hechas a ese cliente

• Informe de Clientes

• Informe de direcciones de clientes

• Informe de clientes rentables

EXPORTAR INFORMACIÓN (Configuración > Gestión de datos)

• Clientes

• Direcciones de clientes

Los clientes potenciales son personas o empresas que ha mostrado algún interés en tus productos o servicios, pero aún no son clientes reales, simplemente interesados.

Podemos convertirlos a Clientes reales y:

• En la opción Ver > clientes potenciales > aparecerán marcados como "convertidos a cliente"

• Aparecerán ahora en la opción Ver > clientes porque ya son clientes reales

Para convertir a un cliente potencial en cliente real, simplemente haz clic en el botón    Convertir a Cliente

Los clientes potenciales son personas o empresas que ha mostrado algún interés en tus productos o servicios, pero aún no son clientes reales, simplemente interesados.

Podemos convertirlos a Clientes reales y:

• En la opción Ver > clientes potenciales > aparecerán marcados como "convertidos a cliente"

• Aparecerán ahora en la opción Ver > clientes porque ya son clientes reales

En la parte superior de la pantalla hay un buscador. Si escribes información sobre un cliente potencial y pulsas enter o haces clic en la lupa aparecerán todas las coincidencias.

Puedes ordenar el listado de clientes potenciales como quieras: 

Más información sobre buscadores y ordenación de la información:

Para añadir cliente, utiliza el botón de la parte superior:

• Haz clic en el botón Añadir Nuevo, rellena los datos y haz clic en Guardar.

Si haces clic en un cliente potencial, podrás ver toda su información y editarla, contactar directamente con él o registrar contactos/comunicaciones, consultar sus estadísticas y mucho más.

Si pulsas sobre un cliente potencial, aparece toda la información sobre el. Se muestra el Magic Desk, es una pantalla resumen o Ficha con toda la información.

En la parte superior hay 2 botones:

• Mostrar/ocultar el menu lateral derecho para ampliar el espacio de trabajo

• Acciones rápidas o "atajos" y Acciones adicionales

  •   Enviar Ficha por Email

  •   Imprimir ficha

  •   Enviar email a este cliente potencial

  •  Anotar un nuevo contacto

  
  
  

TIPS Y CONSEJOS GESPET

¿Sabías que?

Guardar información sobre los intereses de un cliente potencial cuando nos contacta es una herramienta clave para personalizar nuestra comunicación y aumentar las posibilidades de convertirlo en cliente.

Al conocer sus necesidades, preferencias o inquietudes específicas, podemos enviarle información más relevante y precisa que se alinee con lo que realmente busca. Esto no solo muestra que entendemos sus intereses, sino que también genera confianza al demostrar nuestro compromiso por ofrecer soluciones personalizadas.

Este enfoque estratégico puede ser decisivo para captar su atención, destacar frente a la competencia y guiarlo hacia la decisión de elegir nuestros productos o servicios.

En su ficha, puedes guardar información sobre cuales son sus intereses, por ejemplo: está interesado en conocer el precio de los cursos de adiestramiento, en comprar un cachorro o en las tarifas de alojamiento para verano en el hotel.

Después, podrás enviarle información específica sobre eso, novedades, etc.
Esta información no la verá el cliente, es privada para tu negocio.

Cada vez que envíemos un email directamente desde el software, se registrará automáticamente en esta opción. Para otros métodos de contacto no es posible anotarlo automáticamente, pero puedes anotarlo manualmente de forma muy sencilla

En su ficha, en el menú derecho > Contactos, puedes ver los contactos ya anotados y añadir nuevos, haciendo clic en el botón + de la parte superior derecha

Por ejemplo has recibido la llamada de un cliente potencial, y vamos a anotarlo:

• Podemos seleccionar la fecha y ahora. Por defecto es la actual

• Elegimos el método de contacto, en este caso: Llamada

• Puede ser de tipo:

  • Enviado: si envías tú el email, mensaje o llamada

  • Recibido: si el cliente ha envíado el email, mensaje o llamada. Nosotros lo hemos recibido.

  En nuestro ejemplo, es del tipo: Redibido

• Añadimos el detalle de la llamada, por ejemplo: "Quiere información sobre el precio de los cursos de adiestramiento básico y avanzado. Le he dicho que se la voy a enviar por email".

• Y por último puedes elegir si quieres asignarle un estado. Puede ser:

  • Pendiente: Si aún no hemos hecho la acción. Por ejemplo llama, pero no le hemos podido atender. Quedamos en llamarle de nuevo.

  • En proceso: Si ya estamos haciendo la acción. Por ejemplo, le vamos a enviar ahora la información que nos ha pedido

  • Finalizado: Si ya ha terminado la acción. Por ejemplo, ha llamado para preguntar sobre nuestros horarios y le hemos dado esa información.

  Tú puedes decidir cual es el estado que quieres asignar a cada contacto.

TIPS Y CONSEJOS GESPET

¿Sabías que?

Registrar los contactos o comunicaciones que hemos tenido con un cliente potencial es fundamental para gestionar la relación de manera efectiva y estratégica.

Este registro nos permite tener un historial completo de las interacciones, entender mejor sus necesidades y dar seguimiento a sus consultas de forma personalizada. Además, nos ayuda a identificar en qué etapa del proceso de decisión se encuentra, lo que facilita enviarle la información adecuada en el momento oportuno.

Contar con este historial también evita duplicidades o errores en la comunicación, proyectando una imagen profesional y organizada que refuerza la confianza del cliente y aumenta las posibilidades de cerrar una venta.

Esta opción nos permite ver todas las acciones de comunicación, ordenadas cronológicamente (por fecha).

Por ejemplo cuando se ha creado un cliente potencial, todos los contactos que hemos registrado (llamadas, mensajes, emails, ...) y cuando se ha convertido a cliente real.

TIPS Y CONSEJOS GESPET

Sobre la cronología:

Consultar la cronología de los contactos o comunicaciones que hemos tenido con un cliente potencial es una herramienta esencial para ofrecer un servicio más eficiente y personalizado.

Este historial nos permite recordar detalles clave de las interacciones previas, como sus intereses, preguntas o preocupaciones, y retomar la conversación desde donde se dejó, sin necesidad de que el cliente repita información.

Además, facilita la planificación de las siguientes acciones, como enviar propuestas, hacer seguimientos o responder inquietudes, de manera oportuna y estratégica.

Tener acceso a esta cronología no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también optimiza nuestro proceso de ventas, aumentando las posibilidades de convertir al cliente potencial en cliente real.

Gespet recopila automáticamente con los contactos registrados, y genera está vista de cronología. Así que, si quieres añadir un contacto nuevo, solo tienes que añadirlo en la opción Menu derecho > Contactos y aparecerá auromáticamente en la opción Cronología