FUNCIONAMIENTO GENERAL
PORTADA o "MAGIC DESK"
NUEVO
VER
INFORMES
HERRAMIENTAS
CONFIGURACIÓN
A continuación te explicamos de un modo claro y preciso la estructura y funcionamiento de la aplicación:
La aplicación permite la gestión de Peluquerías y centros de belleza para todo tipo de mascotas.
1. Cliente y animal siempre van asociados. Todo animal tiene que tener un propietario asociado y todo propietario debe tener un animal asociado para poder realizar una cita o un servicio.
2. Cita:
El cliente puede realizar una cita o reserva para una fecha y cuando llegue esa fecha, traer al animal al centro para hacer el servicio.
Es posible hacer un servicio sin que el cliente haya pedido una cita previa.
Hacemos nuevo servicio directamente (nuevo > servicio) o si tiene cita, hacemos nuevo servicio a partir de esa cita
Cuando anotemos el servicio, se queda en estado "pendiente de cobrar y facturar"
En el momento que el cliente vaya a pagar el servicio, se hace el cobro y facturación del servicio
3. El orden correcto para insertar los datos es el siguiente:
Comprueba que el cliente no se encuentra ya anotado en la aplicación
Inserta los datos de cliente
Insertar los animales de ese cliente
Ahora ya puedes anotar nuevas citas, hacer servicios, etc.
NOTA: Habitualmente en las tiendas, se utiliza un cliente genérico para realizar ventas sin asociar a un cliente. Puede ser llamado, cliente genérico, cliente "caja", cliente TPV, cliente "por defecto", ...
En el negocio de las peluquerías de mascotas no es tan habitual, porque tus clientes posiblemente sean recurrentes o habituales y porque es muy posible que quieras conservar un histórico de los servicios realizados a un animal, las preferencias de cada cliente, etc.
Pero si quieres, puedes crear un cliente genérico con un animal genérico y podrás realizar servicios y ventas seleccionando ese cliente/animal y de este modo no es necesario que tengas sus datos almacenados en el sistema para poder hacer el servicio/venta.
En el menú superior tienes el acceso todas las opciones del software, sobre las opciones principales aparecen desplegables con opciones adicionales.
El software cumple la norma o Estandar Internacional ISO 8601:
Formato 24 horas para las horas
Formato AAAA-MM-DD para las fechas
No es posible cambiar este formato de fecha/hora
Ahora el software incluye más información en la portada principal. Le hemos llamado "Magic Desk" o Escritorio Mágico, porque te permitirá hacer muchas tareas que harán que tu trabajo resulte mucho más sencillo, "como por arte de magia".
¿Que incluye:
Calendario
Paneles de información
Botones de acceso rápido
Información sobre las citas
Buscador de Clientes y animales
Agenda
CALENDARIO: Por defecto, muestra el día actual pero puedes navegar entre los días y la información que se muestra cambiará. Ahora se mostrará la información para ese día.
PANELES DE INFORMACIÓN: De un solo vistazo, "de forma mágica", en los paneles superiores podrás ver mucha información para el día seleccionado. Recuerda que si eliges otro día en el calendario se mostrará la información para ese día.
Te explicamos en detalle, que "significa" o que información muestra cada uno de los paneles:
Citas: Citas previstas para hoy. (Las que están pendientes, si ya hemos atendido 3 citas, mostrará las que nos quedan para hoy)
Servicios: Muestra el número de servicios que has hecho ese día
animales: Muestra el número de animales que has atendido en esos servicios que has hecho ese día
Facturación: Muestra el dinero que has ganado con esos servicios de ese día.
Además, en la parte inferior de esos paneles, hay botones de acceso rápido que permiten:
Anotar una nueva cita
Anotar un nuevo servicio
Ver todos los animales
O consultar la facturación
Incluye buscadores rápidos para localizar clientes y animales rápidamente
Solo muestra 25 resultados, por lo que si hay más de 25 coincidencias, no se mostrarán todas.
+ Info sobre los buscadores y como hacer búsquedas avanzadas
La Agenda diariaincluye citas y toda la información importante para el día seleccionado.
Si ayer por ejemplo, había una cita programada, pero no se hizo, hoy en la agenda verás esa cita "atrasada".
Puedes eliminarla o modificarla si por ejemplo el cliente quiere cambiar la fecha/hora.
nota:Si no quieres que aparezcan las atrasadas, selecciona la opción Configuración > Configuración avanzada > Mostrar atrasadas = NO.
Esta información cambiará, al seleccionar otro día en el calendario.
Los eventos que has anotado para hoy, las tareas y su prioridad, y cualquier aviso para clientes, animales, proveedores, ...
Si tienes que llamar a Claudia la semana que viene, incluye un aviso, y el software te lo recordará el día indicado.
Las teclas de acceso rápido permiten ir a ver ese eventos/avisos/reservas... y añadir un nuevo evento/aviso/reserva...
Si marcas una alerta como Urgente, está aparecerá marcada, para que “de un simple vistazo” puedas ver los asuntos más urgentes y priorizar tus tareas.
PASO 1: El cliente y los animales
Si el cliente es nuevo:
Pulsa sobre el botón + Nuevo cliente
Rellena la información básica y de contacto
El software comprueba automáticamente si esa dirección de email o ese DNI/NIF/Identificación ya existen y muestra un aviso para evitar contactos duplicados
Si quieres incluir más información (dirección, provincia, etc.), pulsa sobre Más información
Para rellenar la información relativa a la Privacidad/RGPD, pulsa sobre Privacidad
Añade la información básica de sus animales
(Después, en su ficha puedes añadir información complementaria si lo deseas)
Pulsa en Guardar y continuar para añadir al cliente y sus animales y asociarlos a la nueva cita
Si el cliente ya existe:
Escribe su nombre y aparecerán todos los resultados que coincidan para que selecciones el adecuado
Si tiene animales, aparecerán a la derecha. Si no, puedes añadir sus animales:
En ambos casos, si el cliente tiene varios animales configurados, puedes seleccionar para cuáles de ellos quieres hacer la cita.
PASO 2: Aviso de facturas pendientes de pago
El sistema comprueba si ese cliente tiene alguna factura pendiente de pagar, y muestra un aviso. De este modo, antes de hacer una reserva, podrás saber si el cliente tiene pagos pendientes.
PASO 3: La cita
Selecciona la fechas y horas de inicio y fin aproximadas del servicio.
Si quieres, puedes selecciona el empleado o peluquero que hará el servicio
nota:Puedes añadir más empleados en la opción Configuración > empleados
Puedes añadir notas o comentarios si lo deseas
Puedes asignar una etiqueta de color a la cita si lo deseas para identificarla más rápidamente
Etiquetas de color: Puedes asignar un color para identificar rápidamente una reserva/entrada/servicio/etc. o un cliente/animal/etc. 
Por ejemplo:
|
PASO 4: Las tarifas o servicios
No es necesario que rellenes más información para anotar una cita.
Pero si quieres, puedes rellenar ya la información relativa a los servicios (baño, corte, tratamiento de belleza, spa, transporte...)
El precio o tarifa se rellena automáticamente.
(Puedes configurar tus precios o tarifas en la opción Configuración > Servicios
Pulsando el botón Añadir, puedes añadir más servicios o complementos
Incluye descuentos de dinero en los diferentes servicios. Para hacerlo solo escribe la cantidad y selecciona si es un % o una cantidad de dinero. Por ejemplo 10% o 14 € de descuento.
El descuento se aplica y al final de cada línea, verás el precio base (sin impuestos) con el descuento ya aplicado.
¿Como configurar tus servicios de forma eficiente?:
Clic aqui Clic aquiPASO 5: Adelantos de dinero
Si el cliente paga dinero, lo anotas en el apartado Adelantos y verás que en la parte inferior, aparece el dinero total, el que ya ha pagado y el pendiente de pagar.
PASO 6: Documentos y contratos
Aparecen todos los documentos que hayas configurado para que puedas imprimirlos y/o entregarlos al cliente.
Por ejemplo, condiciones de reserva o de alojamiento, condiciones legales, tarifas/precios, requisitos, contrato, etc.
Para añadir nuevos documentos de Reserva, accede a la opción Herramientas > Documentos y selecciona el tipo "Reserva"
PASO 7: Resumen
En la parte inferior verás el precio, que se va actualizando al añadir complementos, descuentos, adelantos, etc.
Aparece detallado:
El precio Base (sin impuestos)
El dinero correspondiente al impuesto que tu tienes configurado, por ejemplo el IVA
El precio final: base + impuestos
El dinero pagado (adelantos)
El dinero pendiente de pago
Si pulsas sobre el botón Guardar se anota la reserva o cita en el software y aparecen nuevos botones para:
Enviar la confirmación de cota por email al cliente
Imprimir el documento de resumen de la cita
Eliminar la cita
Empezar a trabajar en ese servicio
Cancelar o salir de esta pantalla sin guardar cambios
Al pulsar sobre Enviar la confirmación por email al cliente, se abre una ventana emergente para que veas el email que se enviará al cliente, con la fecha/horas y animales. Además puedas incluir un texto si lo deseas.
Si el cliente no tiene dirección de email, aparece un mensaje de aviso. En la ficha del cliente, añade su dirección de email y después podrás enviarle emails.
Del mismo modo, muestra un aviso si el cliente no tiene marcado la aceptación de envío de notificaciones electrónicas requerido por el RGPD.
nota:Si has hecho cambios, recuerda GUARDAR antes hacer ninguna otra acción (imprimir, enviar el email, etc.) ya que de lo contrario, la información no estará actualizada en ese .pdf, email, etc.
PASO 1: El cliente y los animales
Si el cliente es nuevo:
Pulsa sobre el botón + Nuevo cliente
Rellena la información básica y de contacto
El software comprueba automáticamente si esa dirección de email o ese DNI/NIF/Identificación ya existen y muestra un aviso para evitar contactos duplicados
Si quieres incluir más información (dirección, provincia, etc.), pulsa sobre Más información
Para rellenar la información relativa a la Privacidad/RGPD, pulsa sobre Privacidad
Añade la información básica de sus animales
(Después, en su ficha puedes añadir información complementaria si lo deseas)
Pulsa en Guardar y continuar para añadir al cliente y sus animales y asociarlo a ese nuevo servicio.
Si el cliente ya existe:
Escribe su nombre y aparecerán todos los resultados que coincidan para que selecciones el adecuado
Si tiene animales, aparecerán a la derecha. Si no, puedes añadir sus animales:
En ambos casos, si el cliente tiene varios animales configurados, puedes seleccionar para cuáles de ellos quieres hacer el servicio.
PASO 2: Aviso de facturas pendientes de pago
El sistema comprueba si ese cliente tiene alguna factura pendiente de pagar, y muestra un aviso. De este modo, antes de hacer un servicio, podrás saber si el cliente tiene pagos pendientes.
PASO 3: El servicio
Selecciona la fechas y horas de inicio y fin aproximadas del servicio.
Si quieres, puedes selecciona el empleado o peluquero que hará el servicio
nota:Puedes añadir más empleados en la opción Configuración > empleados
Puedes añadir notas o comentarios si lo deseas
Puedes asignar una etiqueta de color al servicio si lo deseas para identificarlo más rápidamente
Etiquetas de color: |
PASO 4: Las tarifas o servicios
Si quieres, puedes rellenar ya la información relativa a los servicios (baño, corte, tratamiento de belleza, spa, transporte...)
El precio o tarifa se rellena automáticamente.
(Puedes configurar tus precios o tarifas en la opción Configuración > Servicios
Pulsando el botón Añadir, puedes añadir más servicios o complementos
Incluye descuentos de dinero en los diferentes servicios. Para hacerlo solo escribe la cantidad y selecciona si es un % o una cantidad de dinero. Por ejemplo 10% o 14 € de descuento.
El descuento se aplica y al final de cada línea, verás el precio base (sin impuestos) con el descuento ya aplicado.
¿Como configurar tus servicios de forma eficiente?:
Clic aquí Clic aquíPASO 5: Adelantos de dinero
Si el cliente pago dinero al hacer la reserva y no anotaste, aparecerá en esta opción. También puedes anotar si te paga adelantos ahora. Verás que en la parte inferior, aparece el dinero total, el que ya ha pagado y el pendiente de pagar.
PASO 6: Documentos y contratos
Aparecen todos los documentos que hayas configurado para que puedas imprimirlos y/o entregarlos al cliente.
Por ejemplo, condiciones de reserva o de alojamiento, condiciones legales, tarifas/precios, requisitos, contrato, etc.
Para añadir nuevos documentos de servicio, accede a la opción Herramientas > Documentos y selecciona el tipo "Servicio"
PASO 7: Resumen
En la parte inferior verás el precio, que se va actualizando al añadir complementos, descuentos, adelantos, etc.
Aparece detallado:
El precio Base (sin impuestos)
El dinero correspondiente al impuesto que tu tienes configurado, por ejemplo el IVA
El precio final: base + impuestos
El dinero pagado (adelantos)
El dinero pendiente de pago
En la parte inferior, hay varios botones que te permiten:
Imprimir el documento de resumen del servicio*
Eliminar el servicio
Cancelar o salir de esta pantalla sin guardar cambios
*nota:Si has hecho cambios, recuerda GUARDAR antes imprimir, ya que de lo contrario es posible que la información no este actualizada.
EL SOFTWARE SE ADAPTA A TU FORMA DE TRABAJAR
- Puedes hacer el servicio y pero dejarlo sin cobrar, porque el cliente viene más tarde a recoger al animal, paga al hacer la entrega a domicilio, paga después en caja, etc...:
Haz clic en el botón Guardar
El servicio se guarda en estado "pendiente de pago"
- Puedes cobrar ya el servicio:
Haz clic en el botón Cobrar y facturar
Desde esta opción podrá añadir clientes nuevos a su aplicación. Si tiene varias aplicaciones, podrá indicar si desea que el cliente sea de un tipo, varios o todos; en función de esta clasificación, después podrá filtrar a sus clientes.
Importante: Antes de añadir un nuevo cliente, realiza una búsqueda para ver si está ya anotado en tu base de datos
Mas información sobre busquedasSin necesidad de salir de esta pantalla, se abre una ventana emergente o pop-up para que incluyas los datos del cliente.
Pulsando sobre "más información" es posible añadir información complementaria (dirección, cp, localidad, provincia).
Puedes asignar un flag o etiqueta de color en el momento de anotarlo en el software, para identificar a ese proveedor rápidamente, como tu consideres.
Si tienes que cumplir con la GRPD (Nueva política sobre privacidad), podrás incluir directamente esta información en el momento de añadir al nuevo cliente e incluso imprimir los documentos necesarios para entregárselos.
(Los documentos se configuran en la opción Herramientas > Documentos, asignándole en este caso, el tipo "privacidad")
Al pulsar sobre Guardar, se añade el cliente al sistema, y puedes:
Ir directamente a su ficha (Magic Desk)
O continuar añadiendo nuevos clientes si lo prefieres
Todos los clientes que tienes añadidos en el sistema, puedes verlos desde la opción Ver > Clientes. Si seleccionas uno, aparecerá su "Magic Desk", el lugar donde está toda la información sobre ese cliente: información sobre sus animales, rentabilidad de ese cliente, información adicional, documentos, avisos, información importante, información de recogida y entrega y mucho más.
NOTA: El campo referencia te permite clasificar a tus clientes
El campo referencia es libre, puedes poner el código que quieras, no tiene porque ser consecutivo ni seguir un orden concreto.
Puedes utilizar diferentes referencias para clasificar a diferentes tipos de clientes, te ponemos algunos ejemplos:
VIP01 para clientes VIP o clientes habituales
001 referencia genérica
L01 clientes de largas estancias
.... o cualquier código que te resulte útil para identificar a tus clientes.
Como ya sabes, puedes ordenarlos como necesites:
Desde esta opción podrás añadir a tus proveedores de productos y servicios para, gestionar los gastos de tu negocio: luz, agua, alimentación, pagos a empleados, etc. Inserta todos los datos y pulsa Aceptar para guardar y salir.
Importante: Antes de añadir un nuevo proveedor, realiza una búsqueda para ver si está ya anotado en tu base de datos
Si tienes varias aplicaciones, podrás indicar si desea que el proveedor sea de un tipo, varios o todos; en función de esta clasificación, después podrás filtrar a tus proveedores.
Sin necesidad de salir de esta pantalla, se abre una ventana emergente o pop-up para que incluyas los datos del proveedor.
Pulsando sobre "más información" es posible añadir información complementaria (dirección, cp, localidad, provincia).
Puedes asignar un flag o etiqueta de color en el momento de anotarlo en el software, para identificar a ese cliente rápidamente (VIP, precio especial, problemático, ...)
Al pulsar sobre Guardar, se añade el proveedor al sistema, y puedes:
Ir directamente a su ficha (Magic Desk)
O continuar añadiendo nuevos proveedores si lo prefieres
Todos los clientes que tienes añadidos en el sistema, puedes verlos desde la opción Ver > Proveedores. Si seleccionas uno, aparecerá su "Magic Desk", el lugar donde está toda la información sobre ese proveedor: información sobre pagos, rentabilidad de ese proveedor, información adicional, documentos, avisos, información importante y mucho más.
Ir a la opcion Ver > Proveedores
Desde esta opción podrás añadir animales para un cliente. Recuerda, que deberás añadir siempre al cliente primero.
Importante: Antes de añadir un nuevo animal, realiza una búsqueda para ver si está ya anotado en tu base de datos
Mas información sobre buscadores y ordenación de la información:
Clic aqui Clic aquiSin necesidad de salir de esta pantalla, se abre una ventana emergente o pop-up para que incluyas los datos del animal.
Rellena todos los datos que desees del animal (nombre, fecha de nacimiento, sexo, ..). Si pulsas sobre "más información", aparecen más campos para rellenar aún más datos del animal.
Puedes asignar un flag o etiqueta de color en el momento de anotarlo en el software, para identificar a ese animal rápidamente (VIP, precio especial, agresivo, ...)
La fecha de alta, es la fecha en la que anotamos el animal. Por defecto se rellena automáticamente, pero si lo deseas puedes modificarla
Si tienes varias aplicaciones, podrás indicar si desea que el animal sea de un tipo, varios o todos; en función de esta clasificación, después podrás filtrar a tus animales.
Al pulsar sobre Guardar, se añade el animal al sistema, y puedes:
Ir directamente a su ficha (Magic Desk), si pulsas sobre "Ver detalles"
O continuar añadiendo nuevos aimales si lo prefieres
Todos los animales que tienes añadidos en el sistema, puedes verlos desde la opción Ver > Animales. Si seleccionas uno, aparecerá su "Magic Desk", el lugar donde está toda la información sobre ese animal: rentabilidad, información adicional, documentos, avisos, información importante y mucho más.
Por defecto, hay un listado de razas, pero puedes añadir razas nuevas desde la opción Configuración > Razas. Para los animales, sin raza o mestizos, puedes seleccionar la raza "Común" que ya está creada en la lista o crear una raza nueva.
Terminología usada en el software
Raza y variedad: Algunas razas, tienen variedades. Por ejemplo Raza: Caniche | Variedad: Gigante
Pelo o pelaje: Largo, rizado, duro, largo, ...
Talla: mini, pequeño, grande, ...
Microchip: Es un pequeño dispositivo que otorga identificación permanente al animal y lo asocia con el propietario.
Cartilla veterinaria o pasaporte: Es un documento que registra oficialmente información sobre un animal y sus vacunaciones. Es obligatorio en al(gunos países.
Criador: seleccionaté a ti mismo (si tu eres el criador) o selecciona otro criador de la lista (puedes añadir criadores en la opción Nuevo > criador)
Tatuaje: en algunos países, el tatuaje es un identificador para los animales con pedigree.
Libro de orígenes: En algunos países, el libro de orígenes se utiliza para controlar y la genealogía y preservar la pureza de la raza, fomentando su conservación y mejora genética. Puedes registrar el número, la fecha y el país de insciptión en el libro de origenes.
Desde esta opción podrás añadir tus contactos veterinarios. Inserta todos los datos y pulsa Aceptar para guardar y salir.
Importante: Antes de añadir un nuevo veterinario, realiza una búsqueda para ver si está ya anotado en tu base de datos
Mas información sobre buscadores y ordenación de la información:
Clic aqui Clic aqui
Si tienes varias aplicaciones, podrá sindicar si deseas que sea de un tipo, varios o todos; en función de esta clasificación, después podrás filtrar a sus contactos veterinarios.
Sin necesidad de salir de esta pantalla, se abre una ventana emergente o pop-up para que incluyas los datos del veterinario.
Pulsando sobre "más información" es posible añadir información complementaria (dirección, cp, localidad, provincia).
Puedes asignar un flag o etiqueta de color en el momento de anotarlo en el software, para identificar a ese veterinario rápidamente, según tu consideres.
Si tienes que cumplir con la GRPD (Nueva política sobre privacidad), podrás incluir directamente esta información en el momento de añadir al nuevo veterinario e incluso imprimir los documentos necesarios para entregárselos.
(Los documentos se configuran en la opción Herramientas > Documentos, asignándole en este caso, el tipo "privacidad")
Al pulsar sobre Guardar, se añade el veterinario al sistema, y puedes:
Ir directamente a su ficha (Magic Desk)
O continuar añadiendo nuevos veterinarios si lo prefieres
Todos los clientes que tienes añadidos en el sistema, puedes verlos desde la opción Ver > veterinarios. Si seleccionas uno, aparecerá su "Magic Desk", el lugar donde está toda la información sobre ese veterinario: información sobre pagos, rentabilidad de ese veterinario, información adicional, documentos, avisos, información importante y mucho más.
Ir a la opcion Ver > Veterinarios
Los ingresos se anotan automáticamente cuando se producen salidas, y además es posible anotar gastos en la aplicación.
Para anotar un nuevo gasto, es necesario que el proveedor esté anotado en el sistema. Puedes añadir al proveedor si es nuevo, o seleccionarlo si ya existe.
Una vez seleccionado el proveedor, aparecerán sus datos en la parte superior.
Haciendo clic en el nombre del proveedor, se abre su ficha en una pestaña nueva
Haciendo clic sobre los iconos del proveedor, es posible ver y editar sus notas e información importante.
(Si tienen información, aparecen de color rojo).
Si hay facturas pendientes de pago para ese proveedor, aparecerán en la zona derecha.
(Pulsando sobre el pequeño icono de flecha, se abre esa factura impagada en una nueva pestaña)
Al pulsar sobre el botón Guardar, se anotará la compra/gasto en el sistema.
Puedes ver todos los gastos, en la opción:
Ver > Gastos Ver > GastosDesde esta opción es posible ver la agenda o planning con todas las citas y servicios. Los de color verde son servicios y los naranjas son citas.
Puedes añadir directamente Citas y servicios, pulsando sobre el botón "+" situado en la parte superior derecha de la pantalla
Los botones de la parte central, permiten cambiar la vista Diaria, semanal, etc. y navegar entre los diferentes días/semanas/etc.
Por defecto aparece la agenda completa, pero si quieres, puedes ver solo la agenda de un empleado/peluquero, utilizando el buscador de la parte superior.
Si utilizas un color para identificar a tus empleados, verás que en planning, las citas/servicios están remarcadas con el color del empleado.
De este modo, por ejemplo verás cuales son las citas asignadas al Empleado1 (tienen el fondo de color verde) o al Empleado2 (tienen el fondo de color rojo).
Además, si quieres identificar las citas/servicios por colores, puedes hacerlo y verás un pequeño circulo con ese color en el planning.
Por ejemplo, marco con un colo rojo la cita de un cliente que siempre llega tarde o que tiene pagos pendientes. Del mismo modo que en los clientes, etc. puedes usar los colores para identificar las citas/servicios como prefieras.
Puedes arrastrar y soltar las citas/servicios para cambiar el día/horas. Y también puedes arrastrar para cambiar la duración.
Si haces clic en una cita/servicio, aparece más información y las acciones disponibles:
El cliente y sus datos básicos de contacto
Los animales
La fecha y horas del servicio
El empleado o peluquero asignado a ese servicio
Si haces clic en los nombres de cliente y animales, se abre su ficha en una ventana nueva del navegador.
Si pulsas sobre el teléfono o el WhatsApp, puedes llamar o contactar por WhatsApp con el cliente, en los dispositivos compatibles.
Puedes configurar varios aspectos del planning:
Si quieres visualizar los servicios antiguos (se muestran en color gris)
El rango de horas que se muestran en el planning, por ejemplo de 09:00 a 20:00
Estas opciones de configuración están disponibles en la opción Configuración > Planning.
Desde esta opción verás un listado con todas las reservas. En la zona superior hay un buscador, que te ayudará a localizar rápidamente una reserva.
Desde aquí, también puedes anotar nuevas citas. No necesitas ir al menú nuevo > cita. Esta opción es muy cómoda, porque puedes ver tu agenda antes de dar una nueva cita y así organizar mejor tu tiempo.
Como ya sabes puedes ordenar los resultados Alfabéticamente por cliente, por animales, o por el empleado, por la fecha, por la hora... como prefieras.
Mas información sobre buscadores y ordenación de la información:
Clic aquí Clic aquíSelecciona la cita que quieras y conviértela en un servicio usando el botón: GENERAR SERVICIO
Pulsa sobre una cita para verla en detalle y editarla.
En la parte inferior, tienes varias opciones que te permiten:
Eliminar la cita (si la eliminas, después no se podrá recuperar)
Imprimir el documento resumen, con toda la información de la cita
Guardar, si has hecho algún cambio
Cancelar o salir sin guardar
Enviar un email de confirmación al cliente (y enviarte una copia si quieres)
Empezar el servicio Se confirma la reserva, "convirtiéndola en un servicio" para que después puedas cobrarlo/facturarlo.
Puedes personalizar el logotipo y la información que aparece en la parte inferior de los email.
En la parte central del email, puedes añadir la información adicional que necesites (información complementaria, horarios, precio, requisitos previos al servicio de peluquería, ....).
Si quieres, puedes enviar adjunto el documento-resumen en formato PDF con el detalle de los precios y también puedes enviarte una copia del email.
nota: Puedes configurar el logotipo y la información que se muestra en la parte inferior del email y tu dirección de email, en la opción Configuración > Datos empresa)
Más información sobre el consumo de emails (límites en el envío de emails):
Clic aqui Clic aquíPara confirmar esa reserva y "convertirla en un servicio" para realizarlo y cobrarlo, hay 2 opciones:
Rápido: Ideal para comenzar de forma masiva múltiples servicios.
Pulsa sobre el botón 
Se abre una ventana emergente para confirmar la operación
Si pulsas sobre el botón "Empezar servicio", esa cita se convierte en un servicio y si se ha realizado correctamente este proceso, aparece un mensaje de color verde.
Ahora puedes:
Pulsar sobre Cancelar, para cerrar la ventana para realizar otra tarea.
Pulsar sobre Ver Detalle para ver en detalle o editar ese servicio.
Detallado: si quieres ver el detalle, antes de comenzar este servicio.
Pulsa sobre la cita y se abre todo el detalle. Puedes revisarlo y editar lo que necesites.
En la parte inferior, pulsa sobre el botón Empezar servicio.
Cuando un cliente solicita una cita online, esta se anota automáticamente en el software. En la opción Ver > cotas online, aparecen todas.
Las citas tienen diferentes estados:
Pendiente de confirmar: cuando solo es una solicitud, aún no se ha confirmado
Cancelada: cuando tu la has rechazado
Si pulsas sobre el Botón Confirmar (de color verde), aparecen los datos que ha rellenado el usuario desde tu web o pagina de Facebook.
El teléfono y el WhatsApp son activos, por lo que si pulsas sobre ellos, puedes llamar al usuario o contactarle usando WhatsApp.
Puedes ver el planning para comprobar si hay disponibilidad, pulsando sobre el botón Ver > Planning > se abre en una pestaña nueva del navegador web.
Busca al cliente para comprobar si ya existe en tu base de datos; Si no existe, pulsa sobre el botón Añadir cliente y animales.
Los datos ya aparecen pre-rellenos, revisa la información, añade si lo deseas información adicional o sobre privacidad (RGPD) y pulsa sobre Guardar y continuar.
Puedes hacer cambios en la fecha/horas, asignar una empleado, añadir servicios, descuentos, ... y al guardar, esta solicitud se habrá convertido en una CITA.
nota: Por lo tanto, ya no aparece en ver > citas online, si no en ver > citas.
Puedes ENVIAR UN EMAIL AL CLIENTE CONFIRMANDO LA CITA, simplemente pulsando sobre el botón ENVIAR EMAIL:
Incluye los datos de tu negocio y el logotipo (puedes cambiarlos en la opción Configuración > Datos empresa), los detalles de la reserva (nombre de cliente y animales y fecha/hora).
En la parte central del email, puedes añadir la información adicional que necesites (información complementaria, horarios, precio, requisitos previos al servicio, ....)
Si quieres puedes enviarte una copia del email a tu email (puedes cambiarlos en la opción Configuración > Datos empresa).
Más información sobre el consumo de emails (límites en el envío de emails):
Clic aqui Clic aquíSi pulsas sobre el botón Cancelar (de color rojo)
Verás igualmente los datos que ha rellenado el usuario desde tu web o pagina de Facebook y podrás ENVIAR UN EMAIL AL CLIENTE PARA COMUNICARLE QUE LA SOLCITUD HA SIDO RECHAZADA, o lo que tu consideres necesario (que en esas fechas no hay disponibilidad, etc.)
Si quieres puedes enviarte una copia del email a tu email (puedes cambiarlos en la opción Configuración > Datos empresa).
Más información sobre el consumo de emails (límites en el envío de emails):
Clic aqui Clic aquiEl teléfono y el WhatsApp son activos, por lo que si pulsas sobre ellos, puedes llamar al usuario o contactarle usando WhatsApp.
Tambien puedes Eliminar la solicitud de reserva, pulsando sobre el botón ELIMINAR.
Desde esta opción verá un listado con todos los servicios que has hecho en tu peluquería.
En la zona superior hay un buscador, que te ayudará a localizar rápidamente una servicio.
Mas información sobre buscadores y ordenación de la información:
Clic aquí Clic aquíPulsa sobre un servicio para verlo en detalle y editarlo.
En la parte inferior, tienes varias opciones que te permiten:
Eliminar el servicio (si lo eliminas, después no se podrá recuperar)
Imprimir el documento resumen, con toda la información del servicio
Guardar, si has hecho algún cambio
Cancelar o salir sin guardar
Terminar el servicio para cobrarlo o facturarlo
Pulsando sobre el botón Cobrar y facturar, -se abre una ventana emergente:
Selecciona si generar la venta con o sin impuestos
Aparece la cantidad que aún queda pendiente de pago
Escribe la cantidad que te pagan
Selecciona cual es el método de pago (Efectivo, tarjeta, ...). Si pulsas sobre "Otro", aparecen el resto de tus formas de pago, para seleccionar la correspondiente.
Y pulsa sobre Cobrar y facturar
Aparece la factura o documento de venta y puedes:
Editar lo que necesites: fecha de pago, número de factura, etc.
Imprimirlo (en formato DINA4 o tamaño folio)
Imprimirlo en formato Ticket (tamaño 80 mm)
Eliminarlo
Enviarlo por email (y enviártelo por email, si lo deseas)
notas: Si no se pagado totalmente (por ejemplo el total son 80€ y te han pagado 60€), la factura tendrá el estado "pendiente" y aparecerá en el Informe > Facturas impagadas, especificando la cantidad que algún está pendiente de pago
Puedes configurar todas tus formas de pago en la opción Configuración > Formas de pago.
INFORMESCuando se hace la Salida, se genera la factura. Pero mientras, puedes ver el dinero que aún no se cobrado y facturado pero que se facturará cuando se haga la salida, en la opción Informes > Pendiente de Facturar |
En esta opción encontrarás un listado con todos los clientes. Puedes ordenarlos como prefieras:
Mas información sobre buscadores y ordenación de la información:
Clic aqui Clic aquiPuedes buscar, utilizando el buscador de la parte superior y añadir un nuevo cliente directamente.
Si pulsas sobre un cliente, aparece toda la información sobre el. Se muestra el Magic Desk o (pantalla resumen) de cliente.
Número de registros: aparece una pequeña casilla donde aparece el número de clientes por área de negocio. Por ejemplo: 121 clientes de Hotel.
En la parte superior hay 2 botones:
El primero incluye acciones rápidas o "atajos" y opciones adicionales
El segundo permite mostrar/ocultar el menu lateral derecho para ampliar el espacio de trabajo
Gráficos y estadísticas
Lo primero que aparece en la ficha, son los gráficos interactivos, que muestran un resumen de la información más importante (facturación, rentabilidad, ..). Esta información cambia según la app en la que te encuentras.
Estas estadísticas inteligentes, te ayudan a tener una visión clara de la actividad, rentabilidad y fidelidad de ese cliente “de un solo vistazo”.
APP HOTEL
Número de días que sus animales han estado alojados en el hotel
Número de estancias o alojamientos en tu hotel
Media de días por alojamiento
Facturación total de esas estancias
Media de facturación por estancia
APP PELUQUERIA
Número de servicios de peluqueria realizados a sus animales
Facturación total de ese animal en servicios de peluquería
Precio medio de los servicios que se le han realizado
APP ADIESTRAMIENTO
Número de servicios de adiestramiento/educación realizados a sus animales
Facturación total de ese animal en servicios de adiestramiento/educación
Precio medio de los servicios que se le han realizado
APP GUARDERIA
Número de horas que sus animales han estado alojado en la guardería
Número de estancias o alojamientos en tu guardería
Media de horas por alojamiento
Facturación total de esas estancias
Media de facturación por estancia
Facturas impagadas
Si tiene alguna factura pendiente de pago, se mostrará un cuadro de alerta con la información. De este modo, antes de hacer una nueva reserva/cita/servicio/... , podrás saber si el cliente tiene pagos pendientes.
Ahora todo es más rápido! En su ficha, aparece toda la información y puedes verla y editarla rápidamente.
nota: Recuerda, que si haces cualquier cambio, debes pulsar el botón Guardar, para que se guarde esa nueva información.
Datos del cliente
Puedes consultar y editar rápidamente toda la información del cliente y además, utilizando los botones de acceso rápido: puedes llamarle o abrir whatsapp para hablar con el; pulsa sobre el icono correspondiente (sobre, teléfono, Whatsapp...)
Datos de sus animales
Haciendo clic en el botón, puedes acceder directamente a la ficha de un animal para consultar toda la información o modificarla.
Información destacada
Hay unos campos donde puedes añadir información importante o destacada, :
Información importante
Información sobre recogida y entrega
Notas o comentarios
Está información aparecerá cuando vayas a trabajar con este cliente, por ejemplo cuando anotes una nueva reserva. De esta forma podrás consultar rápidamente la información de interés.
Menú lateral
En el menú lateral, hay más opciones disponibles según la app en la que te encuentres:
Documentos: puedes almacena y consulta documentos de ese cliente: contratos, documentación, etc.
Avisos: puedes anotar y consultar avisos importantes para un proveedor y la aplicación te lo recordará automáticamente.
Privacidad: Aquí podrás gestionar toda la inforamción relativa a la privacidad/RGPD.
Adiestramiento
Servicios de adiestramiento: Puedes ver los servicios de adiestramiento/educación vendidos para ese animal
Ventas o facturas: de adiestramiento hechas a ese cliente
Peluquería
Citas de peluquería: puedes ver todas las citas planificadas para ese animal
Servicios de peluquería: listado con todos los servicios de peluquería que se le han realizado a ese animal
Ventas o facturas: de peluquería hechas a ese cliente
Hotel
Reservas: puedes ver todas las reservas planificadas para ese animal
Alojamientos o estancias en el hotel: listado con todos los alojamientos de ese animal en tu hotel
Ventas o facturas: de hotel hechas a ese cliente
Guardería
Reservas: puedes ver todas las reservas planificadas para ese animal
Alojamientos o estancias en la guardería: listado con todos los alojamientos de ese animal en tu guardería
Ventas o facturas: de guardería hechas a ese cliente
En esta opción encontrarás un listado con todos tus proveedores. Puedes ordenarlos como prefieras:
Mas información sobre buscadores y ordenación de la información:
Clic aqui Clic aquiPuedes buscar, utilizando el buscador de la parte superior y añadir un nuevo proveedor directamente.
Si pulsas sobre un proveedor, aparece toda la información sobre el. Se muestra el Magic Desk o (pantalla resumen) de proveedor.
Número de registros: aparece una pequeña casilla donde aparece el número de clientes por área de negocio. Por ejemplo: 121 proveedores de Hotel.
En la parte superior hay 2 botones:
El primero incluye acciones rápidas o "atajos" y opciones adicionales
El segundo permite mostrar/ocultar el menu lateral derecho para ampliar el espacio de trabajo
Gráficos y estadísticas
Facturas impagadas
Si tienes alguna factura pendiente de pago, se mostrará un cuadro de alerta con la información.
Ahora todo es más rápido! En su ficha, aparece toda la información y puedes verla y editarla rápidamente.
nota: Recuerda, que si haces cualquier cambio, debes pulsar el botón Guardar, para que se guarde esa nueva información.
Datos de contacto del proveedor
Puedes consultar y editar rápidamente toda la información del proveedor y además, utilizando los botones de acceso rápido: puedes llamarle o abrir whatsapp para hablar con el; pulsa sobre el icono correspondiente (sobre, teléfono, Whatsapp...)
Información de pagos
También puedes consultar y editar la información sobre los pagos.
Información destacada
Hay unos campos donde puedes añadir información importante o destacada, :
Información importante
Notas o comentarios
Menú lateral
En el menú lateral, hay más opciones disponibles:
Documentos: puedes almacena y consulta documentos de ese proveedor: contratos, documentación, etc.
Avisos: puedes anotar y consultar avisos importantes para un proveedor y la aplicación te lo recordará automáticamente.
Privacidad: Aquí podrás gestionar toda la inforamción relativa a la privacidad/RGPD.
Compras: puedes ver un listado con todas las compras que has hecho a ese proveedor
Puedes ver un listado con todos los animales y ordenar el listado como prefieras.
Mas información sobre buscadores y ordenación de la información:
Clic aqui Clic aquiPuedes buscar, utilizando el buscador de la parte superior y añadir un nuevo animal directamente.
Puedes filtrar por área de negocio. Si tienes varias aplicaciones, aparecerá un icono por cada una de ellas y podrás seleccionar si desea ver a todos los animales o solo a los de una App.
Número de registros: aparece una pequeña casilla donde aparece el número de animales por área de negocio. Por ejemplo: 121 animales de Hotel.
Si pulsas sobre un animal, aparece toda la información sobre el. Se muestra el Magic Desk o (pantalla resumen) de animal.
En la parte superior hay 2 botones:
El primero incluye acciones rápidas o "atajos" y opciones adicionales (imprimir una ficha resumen con sus datos, ...)
El segundo permite mostrar/ocultar el menu lateral derecho para ampliar el espacio de trabajo
Gráficos y estadísticas
Lo primero que aparece en la ficha, son los gráficos interactivos, que muestran un resumen de la información más importante (facturación, rentabilidad, ..). Esta información cambia según la app en la que te encuentras.
Estas estadísticas inteligentes, te ayudan a tener una visión clara de la actividad, rentabilidad y fidelidad de ese animal “de un solo vistazo”.
APP HOTEL
Número de días que ha estado alojados en el hotel
Número de estancias o alojamientos en tu hotel
Media de días por alojamiento
Facturación total de esas estancias
Media de facturación por estancia
APP PELUQUERIA
Número de servicios de peluqueria realizados
Facturación total de ese animal en servicios de peluquería
Precio medio de los servicios que se le han realizado
APP ADIESTRAMIENTO
Número de servicios de adiestramiento/educación realizados
Facturación total de ese animal en servicios de adiestramiento/educación
Precio medio de los servicios que se le han realizado
APP GUARDERIA
Número de horas que ha estado alojado en la guardería
Número de estancias o alojamientos en tu guardería
Media de horas por alojamiento
Facturación total de esas estancias
Media de facturación por estancia
Facturas impagadas
Si hay alguna factura pendiente de pago para se animal, se mostrará un cuadro de alerta con la información. De este modo, antes de hacer una nueva reserva/cita/servicio/... , podrás saber si el cliente tiene pagos pendientes.
Ahora todo es más rápido! En su ficha, aparece toda la información y puedes verla y editarla rápidamente.
nota: Recuerda, que si haces cualquier cambio, debes pulsar el botón Guardar, para que se guarde esa nueva información.
Datos del animal
Si tienes animales "antiguos" o que ya han fallecido, puedes desactivarlos. De este modo, ya no aparecerán cuando vayas a hacer una nueva reserva/servicio/... pero sus datos no se eliminarán, continuarán en tu base de datos.
Para desactivarlos o “darlos de baja”, solo tienes que seleccionar la opción Baja.
Datos del cliente
Puedes consultar y editar rápidamente toda la información del cliente y además, utilizando los botones de acceso rápido: puedes llamarle o abrir whatsapp para hablar con el; pulsa sobre el icono correspondiente (sobre, teléfono, Whatsapp...)
Información destacada
Hay unos campos donde puedes añadir información importante o destacada, según la app en la que te encuentres:
Información importante: anota y consulta la información más destacable del animal. Esta información se muestra en su Magic Desk y le puede ayudar en el momento de tratar con un cliente: problemas de socialización, agresividad, comportamiento peculiar, etc.
Información veterinaria: anota y consulta la información sobre la salud del animal, tratamientos a aplicar o datos de su veterinario habitual
Planning de comidas y recreo: anota y consulta lainformación relativa a la alimentación particular de ese animal (tipo, cantidad, tomas, etc.) y la información destacable sobre los recreos o el tiempo en zonas comunes con otros animales
Está información aparecerá cuando vayas a trabajar con este animal, por ejemplo cuando anotes una nueva reserva. De esta forma podrás consultar rápidamente la información de interés.
Menú lateral
En el menú lateral, hay más opciones disponibles según la app en la que te encuentres:
Documentos: puedes almacena y consulta documentos de ese animal: contratos, documentación, etc.
Avisos: puedes anotar y consultar avisos importantes para un animal y la aplicación te lo recordará automáticamente.
Adiestramiento
Servicios de adiestramiento: Puedes ver los servicios de adiestramiento/educación vendidos para ese animal
Sesiones y evolución: Puedes ver/añadir sesiones de adiestramiento/educación para ese animal y valorar su evolución
Imprimir diploma: Si quieres entregar un diploma a tus clientes y animales para motivarles y premiar su esfuerzo, puedes hacerlo cómodamente desde esta opción.
Peluqería
Citas de peluquería: puedes ver todas las citas planificadas para ese animal
Servicios de peluquería: listado con todos los servicios de peluquería que se le han realizado a ese animal
Hotel
Reservas: puedes ver todas las reservas planificadas para ese animal
Alojamientos o estancias en el hotel: listado con todos los alojamientos de ese animal en tu hotel
Guardería
Reservas: puedes ver todas las reservas planificadas para ese animal
Alojamientos o estancias en la guardería: listado con todos los alojamientos de ese animal en tu guardería
En esta opción encontrarás un listado con todos los veterinarios. Puedes ordenarlos como prefieras:
Puedes buscar, utilizando el buscador de la parte superior y añadir un nuevo veterinario directamente.
Puedes filtrar por tipos de veterinario. Si tienes varias aplicaciones, aparecerá un icono por cada una de ellas y podrás seleccionar si desea ver a todos los veterinarios o solo a los de una App. Así puede tener a tus veterinarios ordenados y clasificados, pero acceder a todos ellos rápidamente.
Número de registros: aparece una pequeña casilla donde aparece el número de veterinarios del tipo seleccionado. Por ejemplo: 302 veterinarios de Hotel.
Al pulsar sobre un veterinario, aparece su ficha o magic desk con toda la información
En la parte superior hay 2 botones:
El primero incluye acciones rápidas o "atajos": añadir para ese veterinario, imprimir su ficha, ...
El segundo permite mostrar/ocultar el menu lateral derecho para ampliar el espacio de trabajo
Ahora todo es más rápido! En su ficha, aparece toda la información de contacto y es posible utilizando los botones de acceso rápido: enviarle un email, llamarle o abrir whatsapp para hablar con el; pulsa sobre el icono correspondiente (sobre, teléfono, Whatsapp...)
Pulsando sobre el icono del sobre, se envía un email a ese veterinario y el botón ubicar en el mapa, muestra la ubicación en Google Maps. De este modo, es posible calcular la ruta, distancia, y ver en detalle la dirección.
Es posible consultar y editar en la misma pantalla toda la información de contacto y de pagos para ese veterinario, así como las notas o comentarios y la información importante.
Puedes añadir la imagen del veterinario, pulsando sobre el botón Seleccionar archivo.
En el menú lateral, hay más opciones:
Documentos: Almacena y consulta documentos de un proveedor: contratos, documentación, etc.
Avisos: Inserta avisos importantes para un proveedor: llamarle, enviarle un email, hacer un pedido... y la aplicación te lo recordará automáticamente.
En esta opción encontrarás un listado con todos los gastos o compras. Puedes buscar, utilizando el buscador de la parte superior y añadir un nuevo gasto directamente.
Puedes filtrar por tipos de gasto. Si tienes varias aplicaciones, aparecerá un icono por cada una de ellas y podrá seleccionar si deseas ver a todos los gasto o solo los asociados a una App. Así puede tener a tus gastos ordenados y clasificados, pero acceder a todos ellos rápidamente.
Aparece una pequeña casilla donde aparece el número de gastos del tipo seleccionado. Por ejemplo: 302 gastos de Hotel.
Al pulsar sobre un gasto, aparece el detalle.
Haciendo clic en el nombre del proveedor, se abre su ficha en una pestaña nueva
Haciendo clic sobre los iconos del proveedor, es posible ver y editar sus notas e información importante.
(Si tienen información, aparecen de color rojo).
Si hay facturas pendientes de pago para ese proveedor, aparecerán en la zona derecha.
(Pulsando sobre el pequeño icono de flecha, se abre esa factura impagada en una nueva pestaña)
INFORMESEl Informe > Gastos > aparece el detalle de las facturas de gastos o compras en el rango de fechas y para las áreas de negocio seleecionadas. (Es útil para generar la contabilidad/presentar la documentación/pago de impuestos, ya que detalla los datos de cada factura.) Si prefieres consultar simplemente los gastos (sin el detalle completo de la factura), te resultará más útil el Informe > Resultados |
Muestra el detalle de las facturas de generadas en el rango de fechas y para las apps seleecionadas.
Este informe es útil para generar la contabilidad/presentar la documentación/pago de impuestos, ya que detalla los datos de cada factura.
Si prefieres consultar simplemente los ingresos (el dinero que has ganado), sin el detalle completo de la factura, te resultará más útil el informe de RESULTADOS.
DETALLE: Como sabes, cuando se hace una salida, se genera la Venta o Factura. Este informe muestra esas ventas o facturas que ya se han realizado.
La información que incluye es:
Fecha de la factura (no tiene porque ser la misma que la fecha de pago)
Número de facturas
La forma de pago
El estado: pagada o pendiente
La información del cliente: nombre y documento de identidad
El importe base (o sin impuestos), el porcentaje de impuestos y el importe final (o total)
Si el periodo de tiempo es corto, en el gráfico se muestra la evolución por semanas. De lo contrario, se muestra en meses.
nota: Si al seleccionar las fechas, el sistema muestra un mensaje de Error, es debido a que el rango de fechas no es correcto. La diferencia entre las fechas no puede ser superior a un año: ni más de 1 año (365 días) de diferencia entre las fechas ni 1 año (365 días) antes de la fecha de hoy) Si seleccionas un rango correcto, podrás generar el informe.
Ya que la utilidad principal de este informe, es generar un listado con la información para el pago de impuestos, presentación de documentos para contabilidad, etc.. no es habitual generarlo para más de un año o para años pasados.
Pero, si quieres ver todo el detalle de facturación (de todo el tiempo que has estado utilizando el software, puedes hacerlo desde la opción Ver > Ventas. Y además, puedes exportarla en formato .xls (Excel) para consultarla o trabajar con ella, en la opción Configuración > Gestión de datos.
Muestra el detalle de las facturas de de compras y gastos en el rango de fechas y para las apps seleecionadas.
Este informe es útil para generar la contabilidad/presentar la documentación/pago de impuestos, ya que detalla los datos de cada factura.
Si prefieres consultar simplemente los gastos (el dinero que has gastado), sin el detalle completo de la factura, te resultará más útil el informe de RESULTADOS.
DETALLE:La información que incluye es:
Fecha de la factura (no tiene porque ser la misma que la fecha de pago)
Número de factura
La forma de pago
El estado: pagada o pendiente
La información del proveedor: nombre y documento de identidad
El importe base (o sin impuestos), el porcentaje de impuestos y el importe final (o total)
Si el periodo de tiempo es corto, en el gráfico se muestra la evolución por semanas. De lo contrario, se muestra en meses.
nota: Si al seleccionar las fechas, el sistema muestra un mensaje de Error, es debido a que el rango de fechas no es correcto. La diferencia entre las fechas no puede ser superior a un año, ni más de 1 año (365 días) de diferencia entre las fechas ni 1 año (365 días) antes de la fecha de hoy) Si seleccionas un rango correcto, podrás generar el informe.
Ya que la utilidad principal de este informe, es generar un listado con la información para el pago de impuestos, presentación de documentos para contabilidad, etc.. no es habitual generarlo para más de un año o para años pasados.
Pero, si quieres ver todo el detalle de gastos (de todo el tiempo que has estado utilizando el software, puedes hacerlo desde la opción Ver > Gastos. Y además, puedes exportarla en formato .xls (Excel) para consultarla o trabajar con ella, en la opción Configuración > Gestión de datos.
Permite consultar rápidamente los ingresos, gastos y el resultado (diferencia entre ellos).
Es muy útil para conocer los ingresos, gastos y/o el beneficio en un rango de fechas, para todas las apps o por áreas de negocio.
Para generar la contabilidad/presentar la documentación/pago de impuestos, te resultará más útil, utilizar los informes de FACTURACIÓN y GASTOS, ya que detallan los datos de cada factura.
DETALLE: La información que incluye es:
El área de negocio (Hotel, peluquería, tienda, ...)
Fecha de la factura (no tiene porque ser la misma que la fecha de pago)
El estado: pagada o pendiente
El concepto o detalle
El importe final o total (incluyendo los impuestos)
El resultado final (la diferencia entre los ingresos y los gastos)
nota: Si al seleccionar las fechas, el sistema muestra un mensaje de Error, es debido a que el rango de fechas no es correcto. La diferencia entre las fechas no puede ser superior a un año. Si seleccionas un rango correcto, podrás generar el informe.
De este modo, puedes consultar, por ejemplo la facturación del primer trimestre del año pasado, o del mes de Agosto del año pasado, de todo 2016, ... lo que necesites.
Puedes generar un informe con las facturas que tienen el estado marcado como "pendientes de pago". Aparece desglosada la cantidad total, si ha pagado adelantos y la cantidad pendiente.
La información que incluye es:
Fecha de la factura
El estado de todas es pendiente
El cliente
El importe final o total (incluyendo los impuestos)
Los adelantos que ya ha pagado
El dinero pendiente de pagar, es decir el importe total - los adelantos ya pagados
Puedes consulta entre un rango de fechas, para un producto o servicio:
Al comenzar a escribir, aparecen todos los resultados para seleccionar el producto/servicio deseado.
Las veces que se ha vendido
Fecha
Número de la factura
Número de unidades vendidas (3 días de estancia/2 botes de comida/1 sesión de adiestramiento, ...)
El precio por unidad
El total (nº de unidades * precio por unidad)
En la parte inferior aparece:
El total de unidades vendidas
El precio medio de venta
El dinero total ganado
Pulsando sobre el número de la factura, está se abre en una pestaña nueva del navegador.
Si el periodo de tiempo es corto, en el gráfico se muestra la evolución por semanas. De lo contrario, se muestra en meses.
nota: Si al seleccionar las fechas, el sistema muestra un mensaje de Error, es debido a que el rango de fechas no es correcto. La diferencia entre las fechas no puede ser superior a un año, ni más de 1 año (365 días) de diferencia entre las fechas ni 1 año (365 días) antes de la fecha de hoy) Si seleccionas un rango correcto, podrás generar el informe.
Puedes consultar todas las estancias o servicios que aun están pendientes de finalizar o facturar.
Aparecen detallas las catacterísticas del servicio y se desglosa:
la cantidad total
si el cliente ha pagado adelantos
y la cantidad pendiente (total - adelantos ya pagados)
nota:Todos los importes son precios finales, es decir, con impuestos incluidos.
Es posible filtar por fechas, y si no seleccionas ninguna fecha, se muestran TODOS los servicios pendientes de facturar.
Es un informe con todos los clientes de tu negocio. Se muestran los datos de contacto de cada cliente, así como los animales asociados a el.
Si tienes varias apps o áreas de negocio, puedes seleccionar si deseas ver todos los clientes o solo los de tu hotel, por ejemplo.
Incluye gráficos interactivos. Si te colocas sobre el gráfico redondo, verás información ampliada de cada partición de datos.
Los títulos de la tabla te permiten ordenar si pulsas sobre ellos:
Por ejemplo, puedes ordenarlos para ver todos los están activos, puedes ordenarlos por nombre, ...
Más información sobre buscadores y ordenación:
Mas información Mas informaciónSi pulsas sobre el nombre de un cliente, se abre una nueva pestaña del navegador con la ficha o Magic Desk de ese cliente
Puedes exportar esta información en la opción Configuración > Gestión de datos. En el documento .xls exportado, además aparece la información: Whatsapp
Este informe muestra los clientes según su rentabilidad, es decir, muestra:
Si está activo o inactivo: (puedes marcar como inactivos los clientes en su ficha)
El número de ventas: es decir el número de servicios o productos que ha comprado
El dinero que han facturado: es decir, el dinero que hemos ganado proveniente de ese cliente
El último producto o servicio que han comprado.
EXTRA: Para que visualmente puedas identificar de un modo rápido si ha pasado mucho o poco tiempo desde la última venta hecha ese cliente, hemos incorporado unas funcionalidades extra "el indicador de tiempo transcurrido y colores identificativos".Por ejemplo han pasado 10 meses desde la última venta.
Los títulos de la tabla te permiten ordenar si pulsas sobre ellos:
Por ejemplo, puedes ordenarlos por el dinero que han gastado de mayor a menor (o al revés)
Si quieres saber cuales son los clientes que hace mucho tiempo que no compran ningún producto, puedes ordenar la columna última venta y así lo verás.
Más información sobre buscadores y ordenación:
Mas información Mas informaciónSi tienes varias apps o áreas de negocio, puedes seleccionar si deseas verlo para todas o por ejemplo, solo para tu Hotel. Si seleccionas TODAS, verás la última compra que ha hecho en tu negocio, mientras que si seleccionas solo HOTEL por ejemplo, verás el último servicio de alojamiento en hotel que ha comprado.
Si pulsas sobre su nombre accedes directamente a la ficha (o mágic desk) de ese cliente.
Informe con las direcciones de tus clientes, es especialmente útil para conocer de que zonas/provincias/etc. residen tus clientes y de este modo, podrás tomar decisiones con más facilidad sobre la publicidad, rutas de recogida y entrega, apertura de nuevos centros, etc.
Si tienes varias apps o áreas de negocio, puedes seleccionar si deseas ver todos los clientes o solo los de tu hotel, por ejemplo.
Incluye gráficos interactivos. Si te colocas sobre el gráfico redondo, verás información ampliada de cada partición de datos.
Los títulos de la tabla te permiten ordenar si pulsas sobre ellos:
Por ejemplo, puedes ordenarlos para ver todos los están activos, puedes ordenarlos por nombre, ...
Más información sobre buscadores y ordenación:
Mas información Mas informaciónSi pulsas sobre el nombre de un cliente, se abre una nueva pestaña del navegador con la ficha o Magic Desk de ese cliente
Puedes exportar esta información en la opción Configuración > Gestión de datos.
Es un listado con todos los animales de tu negocio. Se muestran los principales datos de cada animal.
Si tienes varias apps o áreas de negocio, puedes seleccionar si deseas ver todos los animales o solo los de tu hotel, por ejemplo.
Incluye gráficos interactivos. Si te colocas sobre el gráfico redondo, verás información ampliada de cada partición de datos.
Los títulos de la tabla te permiten ordenar si pulsas sobre ellos:
Por ejemplo, puedes ordenarlos por raza, sexo, nombre, edad, ....
Mas información sobre buscadores y ordenación de la información:
Clic aqui Clic aquiSi pulsas sobre el nombre de un animal o un cliente, se abre una nueva pestaña del navegador con la ficha o Magic Desk de ese animal/cliente
Se calcula automáticamente la edad en función de la fecha de nacimiento, para mostrarte de un modo rápido la edad, identificada con diferentes colores
Puedes exportar esta información en la opción Configuración > Gestión de datos. En el documento .xls exportado, además aparece la información: Pelo, Talla, Peso, Esterilizado, Vacunas, Cartilla veterinaria/Pasaporte y Notas
Este informe muestra los animales según su rentabilidad, es decir, muestra:
El número de ventas: es decir el número de servicios o productos que se le han vendido
El dinero que han facturado: es decir, el dinero que hemos ganado con ese animal
El último producto o servicio que se le ha vendido
EXTRA: Para que visualmente puedas identificar de un modo rápido si ha pasado mucho o poco tiempo desde la última venta hecha ese animal, hemos incorporado unas funcionalidades extra "el indicador de tiempo transcurrido y colores identificativos". Por ejemplo han pasado 10 meses desde la última venta.
Los títulos de la tabla te permiten ordenar si pulsas sobre ellos:
Por ejemplo, puedes ordenarlos por el dinero que han gastado de mayor a menor (o al revés)
Si quieres saber cuales son los animales que hace mucho tiempo que no se han alojado en tu hotel, puedes ordenar la columna última venta y así lo verás.
Mas información sobre buscadores y ordenación de la información:
Clic aqui Clic aquiSi tienes varias apps o áreas de negocio, puedes seleccionar si deseas verlo para todas o por ejemplo, solo para tu Hotel. Si seleccionas TODAS, verás la última compra que ha hecho en tu negocio, mientras que si seleccionas solo HOTEL por ejemplo, verás el último servicio de alojamiento en hotel que ha comprado.
Si pulsas sobre su nombre accedes directamente a la ficha (o mágic desk) de ese animal.
Muestra la rentabilidad de los servicios y productos. Esto es especialmente interesante para planificar nuevos servicios, ofertas y promociones entre tus clientes.
Este informe muestra:
El número de ventas de ese producto o servicio
El dinero que se ha ganado vendiendo ese producto o servicio
Cuando se ha hecho la última venta
EXTRA: Para que visualmente puedas identificar de un modo rápido si ha pasado mucho o poco tiempo desde la última venta de ese producto o servicio, hemos incorporado unas funcionalidades extra "el indicador de tiempo transcurrido y colores identificativos". Por ejemplo han pasado 10 meses desde la última venta.
Los títulos de la tabla te permiten ordenar si pulsas sobre ellos:
Por ejemplo, puedes ordenarlos por el dinero que has ganado con ese producto de mayor a menor (o al revés)
Si quieres saber cuales son los productos o servicios que hace mucho tiempo que no se han vendido, puedes ordenar la columna última venta y así lo verás.
Mas información sobre buscadores y ordenación de la información:
Clic aqui Clic aquiSi pulsas sobre su nombre accedes directamente a la ficha (o mágic desk) de ese producto.
Puedes seleccionar un periodo de fechas y verás todos los servicios realizados por los empleados o peluqueros.
Verás en detalle el número de servicios
El tiempo medio que han tardado en realizar esos servicios (este tiempo se calcula con la hora de comienzo y de fin del servicio)
Cuando han hecho el último servicio y el tiempo que ha pasado
El dinero "ganado" con esos servicios
Los títulos de la tabla te permiten ordenar si pulsas sobre ellos:
Por ejemplo, puedes ordenarlos por el número de servicios, por la fecha de último servicio, etc.
Mas información sobre buscadores y ordenación de la información:
Clic aquí Clic aquíSi pulsas sobre su nombre accedes directamente a la ficha (o Magic Desk) de ese empleado o peluquero.
Para una mayor gestión, puede añadir task o tareas e incluso establecer su prioridad. Si tienes más de una app, puedes gestionar tareas independientes para una mejor organización de su tiempo: por ejemplo la tarea Inventario solo para el área de tienda o la tarea Limpieza para todas las áreas de negocio.
Puedes añadir avisos y la aplicación te los recordará en el momento oportuno. Estos avisos aparecen en la agenda diaria, es decir en la portada del software.
Selecciona el número de días antes que quiere que le avise y la app se ocupará de mostrarte el recordatorio en la portada. (Por ejemplo tengo que hacer una tarea el día 10, pero quiero que me avise 3 días antes --> en ese caso, aparecerá en la agenda el día 8).
Si tienes más de una app, puede gestionar avisos independientes para una mejor organización de tu tiempo:
Puedes guardar documentos de interés para tenerlos almacenados en el software e imprimirlos cuando necesites. También puede configurar los documentos para que sean "Documentos tipo” (también llamados "plantillas" o documentos estandar), por ejemplo:
Un documento de condiciones de estancia en tu hotel para entregar al cliente en el momento de hacer la entrada
A Privacy document - Acceptance of inclusion of the data in the system, to deliver to the customer at the time of compiling/including the data
Un documento de información para entregar al cliente antes de hacer un nuevo servicio de peluquería
Un documento de cambios y devoluciones para entregar al cliente en el momento de vender un cachorro
Los tipos de documento disponibles son:
Privacidad
Entrada
Salida
Reserva
Venta
Compra
Solo es necesario seleccionar tipo: "entrada" por ejemplo, y aparecerá al hacer una nueva entrada para imprimirlo directamente:
También puedes seleccionar el tipo "Otro", para los documentos que no correspondan a los tipos anteriores.
Si quieres imprimir directamente en el editor de documentos, selecciona la opción Archivo > Imprimir
La aplicación incluye una completa agenda para que puedas llevar un control total sobre tu negocio y tus tareas.
Si tienes más de una app, dispones de agendas independientes para una mejor organización de tu tiempo. Puede verlo todo junto o ver solo las tareas que has anotado relativas al adiestramiento, por ejemplo, seleccionado en la parte superior.
Por defecto, la agenda carga el día actual, pero puedes navegar entre los diferentes días y cargará el contenido en la parte central. Selecciona la vista que desees: diaria, mensual, o en lista de eventos con los botones centrales.
En el panel lateral izquierdo puedes añadir un nuevo evento y este se visualizará en la agenda.
Para editar un evento o añadir información adicional, pulsa sobre él.
Puedes configurar los aspectos más importantes de tu país/región:
Selecciona el país de la lista
Selecciona la zona horaria de la lista
Selecciona el idioma en el que se mostrará el software
Configura la moneda o divisa de tu país: puedes utilizar símbolos (por ejemplo €, $, ...) o la abreviatura de la moneda (por ejemplo EUR, USD, ...)
Configura el impuesto y porcentaje aplicables en tu país a todos tus servicios. ( por ejemplo, para España -Excepto Canarias- IVA 21%).
Es muy importante que configures primero aquí el % impuesto y después ya configures tus servicios o tarifas, ya que todos tendrán el mismo impuesto que hayas configurado en esta opción.
Por ejemplo:
Si en esta opción tienes configurado el impuesto general como 0%
Después configuras un nuevo servicio de peluquería, hotel, .. ese servicio también tendrá el impuesto al 0%
Si en un futuro modificas el impuesto general y lo cambias por ejemplo por el 7%, este no se cambiará en los servicios o tarifas que ya tenías configuradas
En los nuevos servicios o tarifas que añadas, si aparecerá el impuesto al 7%
Si por error, has configurado mal tus servicios o tarifas, contacta con nosotros para que podamos ayudarte a modificarlo.
Desde esta opción podrás configurar todos los datos de tu empresa y así no tendrás que insertar los datos cada vez que se genere un documento o una factura; la aplicación automáticamente los rellenará por ti.
Indica el nombre de tu empresa, así como el número de identificación, y los datos de localización y contacto.
Dispones de dos opciones para configurar si quieres que aparezcan o no tus datos:
En los documentos impresos: Puedes configurar si quieres que tus datos aparezcan en los tickets, ventas, facturas, ...
En las ventas sin impuestos: Puedes configurar si quieres que tus datos aparezcan en los tickets y ventas sin impuestos.
Puedes incluir dos logotipos diferentes:
El que se muestra en el software
El que aparecerá en los documentos impresos tamaño DINA4 (tamaño folio 210x297mm)*
* Nota: reducirás el consumo de tinta al imprimir tus facturas si utilizas un logotipo en blanco y negro para las facturas.
Los formatos de imagen soportados son: jpeg, jpg, gif y png
El tamaño máximo permitido para las imágenes es: 1000 x 1000 pixels (ancho x alto)
El peso máximo de las imágenes es 1 MB
Si el software no te permite subir una imagen, puedes utilizar cualquier conversor de imágenes para que cumpla con estos requisitos y ya podrás subirla.
También puedes incluir un texto a pie de pagina para tus facturas, por si deseas incluir algún texto legal o informativo para tus clientes. Y por último, puedes seleccionar si deseas que se incluyan los datos de empresa en los documentos impresos y el facturas sin impuestos.
LOGOTIPOS EN LOS TICKETS: La mayoría de impresoras de tickets, te permiten configurar tu logotipo para que aparezca cuando imprimas un Ticket. En cada modelo de impresora se hace de un modo diferente. Para configurarlo, consulta el manual de ayuda de tu impresora.
Podrás gestionar sus empleados, con toda la información necesaria de contacto y laboral.
Al pulsar sobre un empleado de la lista aparece toda la información:
En la parte superior hay 2 botones:
El primero incluye acciones rápidas o "atajos": añadir para ese proveedor una nueva compra, imprimir su ficha, ...
El segundo permite mostrar/ocultar el menú lateral derecho para ampliar el espacio de trabajo
Ahora todo es más rápido! En su ficha, aparece toda la información de contacto y es posible utilizando los botones de acceso rápido: enviarle un email, llamarle o abrir WhatsApp para hablar con el; pulsa sobre el icono correspondiente (sobre, teléfono, WhatsApp...)
Es posible anotar más teléfonos y más emails para un empleado. Pulsando sobre el icono "mas información", aparecen nuevos campos para anotar estos datos
Al escribir la dirección y pulsar sobre el botón Guardar, aparecerá el mapa que de GoogleMaps que muestra la dirección. Puede hacer zoom o ampliar usando los botones del mapa.
Si no se muestra el mapa con la dirección, es porque la dirección no es correcta. Comprueba que es correcta y pulsa Guardar para que el mapa se muestre.
Es posible consultar y editar en la misma pantalla toda la información de contacto y laboral de ese empleado, así como las notas o comentarios y la información importante.
CONTROL DE ACCESO DE EMPLEADOS
Si ademas dispones de la App de usuarios y control de acceso, podrás añadir a estos usuarios para que cada uno acceda con unos datos independientes y de este modo, podrás controlar:
Los días/horas en los que pueden acceder a la aplicación los usuarios
Las opciones que pueden utilizar/consultar
Un registro con todos los accesos que han hecho (hora, dirección IP, sistema operativo utilizado)
De este modo, podrás controlar el acceso de tus empleados para una mayor seguridad de tu negocio.
Consulta mas información en nuestra web:
Mas información Mas información
Si quieres añadir, editar o eliminar razas puedes hacerlo desde esta opción. Después es muy cómodo, ya que cuando vayas a añadir un nuevo animal, solo tendrás que buscar la raza en el selector avanzado y no tendrás que escribirla cada vez.
Para los perros sin raza o mestizos, hemos creado la raza "común" pero si prefieres crear otra, puedes hacerlo desde esta opción.
NOVEDAD! Ahora puedes indicar la especie. Esta opción es muy interesante, sobre todo si en tu hotel se alojan diferentes tipos de animales: perros, gatos, caballos, reptiles, ....
Aquí se indica cual es el siguiente número de factura a emitir, y asigna un número correlativo a las siguientes, de este modo las facturas están correctamente numeradas.
Por ejemplo, si comienzas a utilizar ahora el software y este año ya has generado 25 facturas, si quieres que la siguiente sea la número 26 (para que sean correlativas), escribe 26.
El número máximo es 6 dígitos (ya que de lo contrario, el número se puede cortar en algunos dispositivos y/o formatos y no se grabará correctamente en la base de datos).
Para eliminar TODAS las facturas:
Accede a la opción Configuración > Gestión de datos
Pulsa sobre el botón de color rojo "Eliminar todas las facturas"
Confirma que estás seguro de la acción que vas a realizar
Si eliminas las facturas, también dejarás de ver la información relativa a la facturación en otras partes del software:
Si quieres editar/eliminar una venta o factura de forma individual. ¿Como editar o eliminar una Factura? Mas información Mas informaciónIMPORTANTE: LOS DATOS QUE ELIMINAS, NO ES POSIBLE RECUPERARLOS. ASEGURATÉ DE QUE SEAS ELIMINAR LOS DATOS ANTES DE HACERLO. |
Desde esta opción puedes exportar los datos de:
Clientes:
Activo (Si/No)
Fecha alta
Fecha baja
Nombre
DNI/NIF
Teléfono fijo
Teléfono móvil o celular
Animales
Domicilio de clientes:
Nombre
Dirección
Código postal
Localidad
Provincia
País
Animales: Exporta la misma información que el informe de Animales y además:
Nombre
Raza
Variedad
Sexo (Macho/Hembra)
Color
Fecha nacimiento
MicroChip
Cliente
Pelo
Talla
Peso
Esterilizado (Si/No)
Vacunas
Cartilla veterinaria/Pasaporte
Notas
Facturación
App
Fecha de la factura
Número de la factura
Estado (Pagada/Pendiente)
Cliente
CIF/NIF
Importe
Impuestos
Importe Total
Gastos
App
Fecha de la factura
Número de la factura
Estado (Pagada/Pendiente)
Proveedor
CIF/NIF
Importe
Impuestos
Importe Total
[ SOLO PARA LA APP DE CRIADORES ] Reproductores:
Nombre Pedigree
Nombre
Raza
Variedad
Sexo (Macho/Hembra)
Color
Fecha nacimiento
MicroChip
Pelo
Talla
Peso
Vacunas
Notas
Vendido (Si/No)
Activo (Si/No)
El nombre del Criador
El Tatuaje
El Libro de orígenes
[ SOLO PARA LA APP DE CRIADORES ] Camadas:
Nombre
Fecha de nacimiento
Hembras nacidas
Machos nacidos
Hembras fallecidas
Machos fallecidos
Estado de la camada (Abierta/Cerrada)
País de nacimiento
Nacimiento por cesárea
Duración del nacimiento
Complicaciones
Tratamientos aplicados
Notas
Para hacerlo, solo pulsa sobre el botón Exportar y se guardará un archivo .xls en la carpeta de descargas que tengas configurada en tu navegador web
Si en tu negocio sois varios usuarios, te recomendamos que bloquees el acceso a esta opción al persona no autorizado, ya que de lo contrario, podrían eliminar todas las facturas del y extraer toda la información del sistema.
Puedes hacer esto con la App de usuarios y control de acceso. Además, con esta App, podrás añadir a los usuarios para que cada uno acceda con unos datos independientes y de este modo, podrás controlar:
Los días/horas en los que pueden acceder a la aplicación los usuarios
Las opciones que pueden utilizar/consultar
Un registro con todos los accesos que han hecho (hora, dirección IP, sistema operativo utilizado)
Controlarás el acceso de tus empleados para una mayor seguridad de tu negocio.Consulta mas información:
Mas información Mas informaciónMuestra la capacidad de almacenamiento de archivos externos (cuando incluyes en el software un documento escaneado o una foto de cliente, animal, ...).
También puedes ver, el número de emails enviados y el número de emails aún disponibles para enviar.
Esta cantidad está limitada mensualmente para contribuir al envío responsable de emails y evitar el envío masivo o SPAM, por lo que el día 1 de cada mes, este "contador" volverá a estar a 0.
Como ya sabes, toda comunicación comercial debe haber sido previamente solicitada o expresamente consentida por el destinatario (el usuario), a menos que exista una relación comercial previa o haya sido obtenida de fuentes accesibles al Público.
Todo lo demás, así como el envío masivo y sistemático de emails se considera SPAM y como tal, es objeto de sanción y desprestigio.
Antes de enviar emails a tus usuarios y/o clientes, asegúrate de tener su aceptación y aún así, intenta hacer un envío "responsable" de emails.
No es lo mismo enviarle un email con un recordatorio de una cita que te ha pedido, con una factura o con información relevante a un servicio, que enviar boletines o correos publicitarios.
Aunque un usuario y/o cliente haya dado su consentimiento para enviarle emails publicitarios, recuerda no enviarle demasiados emails o información carente de interés para él. Intenta hacer un envío responsable o razonable.
Cuando envíes un email, el software comprobará en el apartado RGPD de su ficha, si el cliente ha aceptado la Recepción de comunicaciones o avisos y en caso de no estar expresamente aceptada, te mostrará un aviso.
Leer más sobre la protección de datos:
Clic aquí Clic aquíConsumo de emails: Cada vez que envíes un email desde el software (confirmación o cancelación de reservas online, confirmación de reserva, etc.), se sumará 1 unidad a los emails consumidos.
Si quieres enviar además el email a tu buzón de correo electrónico (marcando la opción "envíame una copia"), se enviará también el email a esa dirección y se sumará otra unidad a los emails consumidos.
Permite configurar las formas o métodos de pago aceptados en nuestro negocio. De esta forma, cuando se haga una nueva salida, por ejemplo, podrá seleccionar si el cliente le ha pagado con Tarjeta, en efectivo (metálico, o Cash), con un cheque, con un vale descuento....
Mostrar Atrasadas: Permite seleccionar si quieres que el software te muestre las reservas, citas, servicios, entradas y salidas en estado "Atrasadas".
Un cliente accede a tu web o pagina de Facebook, rellena el formulario y:
Tu recibes un aviso por email
La solicitud de reserva se anotan automáticamente en tu app, lo que resulta muy rápido y cómodo.
Pero no se confirma automáticamente, simplemente se anota, eres tu quien decide como proceder.
Ninguna reserva on-line va a ser rechazada automáticamente, simplemente porque no tengas disponibilidad para esa fecha/hora. Imagina que se rechaza automáticamente una reserva del 1 al 30 de septiembre, simplemente porque el día 1, la habitación está ocupada en tu hotel o se rechaza un servicio de peluquería por no tener disponible esa hora...
Eres tu quien decide si la rechaza o hace algún ajuste para poder aceptar esa reserva/cita.
Edita lo que necesites y confirma la reserva/cita rápidamente, igual que anotas una nueva reserva/cita, y confirmar la reserva al cliente por email automáticamente, solo pulsando un botón.
Si tienes reservas/citas online pendientes de confirmar, en la portada (o magic desk) aparecerá un indicador de color amarillo:
En el menú superior, también aparecerá un pequeño indicador de color amarillo:
A nivel de integración dentro de tu modo de trabajo, se trata de un sistema potente ya que puede incluirse en cualquier parte del proceso.
Es decir, si tu quieres pedir más información al cliente antes de confirmar la reserva/cita, puedes hacerlo.
Si después de confirmarla, sueles enviar al cliente más información sobre las condiciones de estancia/servicio, información para que haga un pago en concepto de reserva/cita (o un botón de pago de Paypal, por ejemplo), o cualquier otra cosa, puedes hacerlo.
Procede como consideres e interactua con el cliente tanto como necesites, exactamente igual que lo estuvieses haciendo ahora al anotar una nueva reserva/cita.
Además, Si el cliente tiene alguna factura pendiente de pago, se mostrará un cuadro de alerta con la información. De este modo, antes de anotar una nueva reserva/cita, podrás saber si el cliente tiene pagos pendientes.
Es muy sencillo, si quieres puedes, configurar la pagina de re-dirección del formulario, es decir, la pagina de destino (la pagina que le va a mostrar al usuario después de que pulse el botón "Solicitar reserva/cita").
Solo tienes que escribir esa pagina en el apartado "Página redirigir" y pulsar sobre el botón Guardar.
De este modo, puedes llevar al usuario a una pagina de más información sobre las condiciones de estancia/servicio, a una pagina con información sobre el pago, a un carrito de la compra, a otro apartado de tu web, o donde desees.
Si no escribes ninguna, al terminar dejará al usuario en la misma pagina, no le redirigirá a otra
También puedes configurar en que pagina se encuentran tus condiciones legales o tu política de privacidad, para que el usuario pueda leerla antes de aceptarla.
El usuario tendrá que aceptar tus condiciones antes de solicitar la reserva, y esta aceptación "o firma" de las condiciones se queda anotada en su ficha de cliente y podrás consultarlo cuando quieras.
También podrá seleccionar si desea recibir notificaciones de tu parte por email.
Para consultar esta información, solo tienes que acceder al Magic Desk o ficha del cliente (Ver > clientes > cliente deseado > menu lateral derecho PRIVACIDAD)
El sistema de solicitud de reserva no incluye opciones de pago, ya que hasta el momento en el que tu confirmes la reserva, solo es una solicitud por parte del cliente; Pero si tu quieres puedes incluir después del proceso de solicitud, opciones de pago o mostrarle más información al cliente.
Como te hemos comentado antes, puedes configurar a que pagina quieres que sea re-dirigido el usuario tras rellenar el formulario.
Algunas de las opciones más habituales son, mostrar al usuario:
Una pagina de pago para que abone una cantidad en concepto de reserva
Información de interés y consideracions previas a la estancia (vacunas, desparasitacion, ...) y lo que debe traer (pasaporte/cartilla veterinaria, comida, collar, ...)
Si el propietario trae al animal a la residencia -> Información sobre como llegar a nuestra residencia, un mapa y el horario de entrada de los animales
Si lo recogemos a domicilio -> información sobre el servicio de recogida, horario, etc.
Una pagina con publicidad sobre otros servicios que ofrece nuestro negocio y tal vez le pueden interesar
Acceso a cualquier área restringida de nuestra pagina web, si disponemos de ella: área de clientes, acceso a la webcam si disponemos de servicio de monitorización.
Simplemente, podemos llevar de nuevo a la pagina de reservas o mostrarla la home page, etc.
El software cumple la norma o Estandar Internacional ISO 8601:
Formato 24 horas para las horas
Formato AAAA-MM-DD para las fechas
No es posible cambiar este formato de fecha/hora
Puede suceder que un cliente no reciba un email que tu le envías desde el software. Esto puede ser debido a:
La dirección de email del cliente está mal escrita o incompleta
La dirección de email del cliente ya no existe
El buzón de email del cliente está lleno
Su gestor de correo ha marcado el email como Spam (o correo basura), promociones, etc.
En este caso, el email no estará en la bandeja de entrada, sino en la carpeta Spam/promociones/etc. (e incluso, si el cliente ha configurado en su gestor de correo que esas se carpetas se vacíen automáticamente, es posible que no vea el email tampoco en esas carpetas porque ya se ha eliminado)
En los 3 primeros casos, no puedes hacer nada para evitarlo. Si el cliene no introduce una dirección correcta o su buzón está lleno, inevitablemente, ese email no va a llegar a su destinatario. (Tanto si lo envías desde el software, como si lo envías tu directamente desde tu gestor de correo).
nota: cuando añadas la dirección de email de un cliente en el software, revisa que esté completa y sin errores
En el 4º caso, para evitar que un gestor de email marque como Spam/Promociones, etc. los emails que llegan desde una dirección de correo electrónico, hay una solución muy sencilla: añadir esa dirección a tus contactos.
Por ejemplo, si tu añades la dirección de tu amigo Juan a tus contactos, el gestor de correo, interpreta todos los emails que recibes de Juan, como mensajes deseados y los almacena en tu bandeja de entrada.
Sin embargo, es muy posible que identifique como correo no deseado o Spam, los emails que recibes de usuarios desconocidos, especialmente si los envía un sistema automático (como nuestro sistema de confirmación automática de reservas online).
Para que tus clientes siempre reciban los emails que les envías desde el software, recomiendales que añadan a su lista de contactos, el email: gespet@gsp.gespetsoftware.com
Es recomendable que tu también añadas nuestras direcciones a tus contactos, para que recibas todos nuestros emails y notificaciones: gespetsoftware@gmail.com y gespet@gsp.gespetsoftware.com
nota: Esta recomendación es muy útil, incluso para los emails que envíes tu directamente desde tu gestor de correo (no desde el software). Si un usuario añade tu dirección de email a sus contactos, los emails que le envíes le aparecerán en su bandeja de entrada.
Más información sobre configurar y utilizar las reservas online en Facebook, Wordpress, etc:
Clic aquí Clic aquíAquí se configuran los servicios y precios. Puede configurar diferentes precios o tarifas en función de la raza o el tamaño, ofertas especiales para múltiples animales, ofertas para días especiales, etc.
IMPORTANTE:Antes de configurar todas tus tarifas o servicios, asegúrate de que has configurado el impuesto correctamente en la opción Configuración > Idioma/moneda/impuesto, ya que todos tendrán el mismo impuesto que hayas configurado en esta opción.
Por ejemplo:
Si en esta opción tienes configurado el impuesto general como 0%
Después configuras un nuevo servicio de peluquería, .. ese servicio también tendrá el impuesto al 0%
Si en un futuro modificas el impuesto general y lo cambias por ejemplo por el 7%, este no se cambiará en los servicios o tarifas que ya tenías configuradas
En los nuevos servicios o tarifas que añadas, si aparecerá el impuesto al 7%
Si escribes el precio base (o precio sin impuestos), calcula automáticamente el precio de venta (o precio final con impuestos) en función del porcentaje de impuesto configurado.
Si escribes el precio venta (o precio final con impuestos), calcula automáticamente el precio base (o precio sin impuestos) en función del porcentaje de impuesto configurado.
Nota: El impuesto es el mismo que tengas configurado en la opción Configuración > Idioma/Moneda
El código no es automático ni se auto-incrementa, es un código libre, es decir, puedes utilizar el código o referencia que tu desees, (como un código de barras pero para tus servicios).
Puedes ser simplemente un número (1, 2,3, ...) o un código especial por categorías, lo que tu mejor consideres, por ejemplo:
B01 Baño básico
S02 Spa - tratamiento completo
T01 Transporte a domicilio
E01 Extra: champú especial
Desde esta misma opción puedes modificar un servicio (por ejemplo para cambiarle el nombre o el precio) y eliminar los servicios que no estés utilizando.
Todos los servicios se pueden eliminar, salvo los que estés utilizando. Si tienes citas/servicios/ventas/.. anotadas que incluyen el servicio por ejemplo "Baño básico", no puedes eliminar ese servicio de la lista, porque se borraría también de esas citas/servicios...
En este caso, aparecerá este mensaje que te informa del motivo por el cual no es posible eliminar el servicio. Recuerda: SI puedes modificarlo, pero NO puedes eliminarlo.
Puedes hacer ajustes en los precios (por ejemplo, cuando comienza el año quieres subir el precio de tus servicios).
Selecciona el servicio, por ejemplo el servio de "Baño y secado" que antes costaba 20€ y modifica el precio por el nuevo; Por ejemplo ahora costará 22€.
Este precio se aplicará a las nuevas citas y servicios, pero no a las antiguas que ya tengas anotadas en el sistema.
¿Como configurar tus servicios eficientemente?:
Clic aquí Clic aquíBonos, ofertas, descuentos y servicios especiales:
Clic aquí Clic aquíEn esta opción puedes configurar los parámetros del planning:
Puedes configurar el planning para que coincida con el horario de tu negocio, indicando la hora de inicio y de fin.
En el planning aparecen las reservas y entradas. Cuando haces la salida, esa estancia se considera finalizada y ya no aparecería en el planning, pero si quieres que se siga mostrando, puedes configurarlo en esta opción y aparecerá de color Gris.
