FUNCIONAMIENTO GENERAL
PORTADA o "MAGIC DESK"
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HERRAMIENTAS
CONFIGURACIÓN
A continuación te explicamos de un modo claro y preciso la estructura y funcionamiento de la aplicación:
La aplicación permite la gestión de Peluquerías y centros de belleza para todo tipo de mascotas.
1. Cliente y animal siempre van asociados. Todo animal tiene que tener un propietario asociado y todo propietario debe tener un animal asociado para poder realizar una citao un servicio.
2. Cita:
El cliente puede realizar una cita o reserva para una fecha y cuando llegue esa fecha, traer al animal al centro para hacer el servicio.
Es posible hacer un servicio sin que el cliente haya pedido una cita previa.
Hacemos nuevo servicio directamente (nuevo > servicio) o si tiene cita, hacemos nuevo servicio a partir de esa cita
Cuando anotemos el servicio, se queda en estado "pendiente de cobrar y facturar"
En el momento que el cliente vaya a pagar el servicio, se hace el cobro y facturación del servicio
3. El orden correcto para insertar los datos es el siguiente:
Comprueba que el cliente no se encuentra ya anotado en la aplicación
Inserta los datos de clientecliente
Insertar los animales de ese cliente
Ahora ya puedes anotar nuevas citas, hacer servicios, etc.
NOTA: Habitualmente en las tiendas, se utiliza un cliente genérico para realizar ventas sin asociar a un cliente. Puede ser llamado, cliente genérico, cliente "caja", cliente TPV, cliente "por defecto", ...
En el negocio de las peluquerías de mascotas no es tan habitual, porque tus clientes posiblemente sean recurrentes o habituales y porque es muy posible que quieras conservar un histórico de los servicios realizados a un animal, las preferencias de cada cliente, etc.
Pero si quieres, puedes crear un cliente genérico con un animal genérico y podrás realizar servicios y ventas seleccionando ese cliente/animal y de este modo no es necesario que tengas sus datos almacenados en el sistema para poder hacer el servicio/venta.
En el menú superior tienes el acceso todas las opciones del software, sobre las opciones principales aparecen desplegables con opciones adicionales.
Ahora el software incluye más información en la portada principal. Le hemos llamado "Magic Desk" o Escritorio Mágico, porque te permitirá hacer muchas tareas que harán que tu trabajo resulte mucho más sencillo" facilitarán encontramosmemente tu trabajo, "como por arte de magia".
¿Que incluye:
Calendario
Paneles de información
Botones de acceso rápido
Información sobre las citas
Buscador de Clientes y animales
Agenda
CALENDARIO: Por defecto, muestra el día actual pero puedes navegar entre los días y la información que se muestra cambiará. Ahora se mostrará la información para ese día.
PANELES DE INFORMACIÓN: De un solo vistazo, "de forma mágica", en los paneles superiores podrás ver mucha información para el día seleccionado. Recuerda que si eliges otro día en el calendario se mostrará la información para ese día.
Te explicamos en detalle, que "significa" o que información muestra cada uno de los paneles:
Citas: Citas previstas para hoy. (Las que están pendientes, si ya hemos atendido 3 citas, mostrará las que nos quedan para hoy)
Servicios: Muestra el número de servicios que has hecho ese día
animales: Muestra el número de animales que has atendido en esos servicios que has hecho ese día
Facturación: Muestra el dinero que has ganado con esos servicios de ese día.
Además, en la parte inferior de esos paneles, hay botones de acceso rápido que permiten:
Anotar una nueva cita
Anotar un nuevo servicio
Ver todos los animales
O consultar la facturación
Los eventos que has anotado para hoy, las tareas y su prioridad, y cualquier aviso para clientes, animales, proveedores, ...
Si tienes que llamar a Claudia la semana que viene, incluye un aviso, y el software te lo recordará el día indicado.
Incluye búscadores rápidos para localizar clientes y animales rápidamente
Solo muestra 10 resultados, por lo que si hay más de 10 coincidencias, no se mostrarán todas.
Consulta el uso de los buscadores y como hacer búsquedas avanzadas haciendo clic aquí
La Agenda diaria se muestra en la parte central del Escritorio e incluye las tareas, citas, y toda la información importante para el día seleccionado.
Esta información cambiará, al seleccionar otro día en el calendario.
Las teclas de acceso rápido permiten ir a ver ese eventos/avisos/reservas... y añadir un nuevo evento/aviso/reserva...
Al colocar el cursor sobre un Evento/Aviso/... aparecerán las opciones de editar y eliminarlo. De este modo ahorras mucho tiempo.
Si marcas una alerta como Urgente, está aparecerá marcada, para que “de un simple vistazo” puedas ver los asuntos más urgentes y priorizar tus tareas.
Es posible añadir una nueva cita desde aquí o desde la opción Ver citas. Selecciona la vista que deseas: Diaria, semanal, mensual y pulse sobre el día y hora deseados para añadir una nueva cita.
Esta opción es muy cómoda, porque puedes ver tu agenda antes de dar una nueva cita y así organizar mejor tu tiempo.
Si no recuerdas la cita, puedes seleccionar la opción Buscar para ver un listado con todas las citas pendientes y buscar entre ellas.
Consulta más información sobre el uso de los buscadores haciendo clic aquíPuedes ver la agenda para todos los empleados de tu peluquería o solo para uno de ellos. De este modo puedes asignar citas rápidamente para sus diferentes empleados.
Preguntas frecuentes:
¿Donde puedo ver las citas que he añadido?: Desde la opción Ver > Citas
¿Donde puedo añadir un empleado?: Desde la opción Congifuración > Empleados
Para añadir una nueva cita, selecciona:
La hora de inicio
La hora estimada de fin
El empleado o peluquero que hará ese servicio
Si ese peluquero ya tiene alguna cita para esa hora, te avisará por si deseas cambiarla
El cliente:
Comienza a escribir el nombre y aparecerá en el selector
Si no existe, pulsa sobre añadir nuevo cliente
Aparecerán los animales de ese cliente para que seleccione los animales par esa reserva
Indica que servicios va a realizar (por ejemplo un corte + baño)
Indica si quiere añadir algo más en observaciones o notas
Pulsa sobre el botón GUARDAR
Si el cliente tiene alguna factura pendiente de pago, se mostrará un cuadro de alerta con la información. De este modo, antes de hacer una reserva o cita, podrás saber si el cliente tiene pagos pendientes.
Para hacer un nuevo servicio de peluquería tienes dos opciones:
Desde una reserva o cita previa
Sin reserva o cita
1. EL CLIENTE
Busca primero el cliente, si existe seleccionado y si no, añade primero el nuevo cliente con sus animales.
2. LOS ANIMALES
Si un cliente tiene varios animales, al anotar un nuevo servicio, en la parte superior derecha aparecen todos sus animales, simplemente hay que marcar los que deseas:
nota: Aunque el cliente tenga 5 animales, puedes hacer un nuevo servicio solo para 1, por ejemplo. Para hacerlo: seleccionas los animales que quieres (y dejas sin seleccionar el resto)
3. FECHA/HORA DE
Indica la fecha y horas de incio y previsión de finalización.
4. EMPLEADO
Selecciona el peluquero que hará ese servicio. Esto es especialmente util si en tu negocio hay varios peluqueros, de este modo es posible organizar las agendas y planificar mejor los servicios que atenderá cada uno.
5. SERVICIOS DE PELUQUERIA
Selecciona los servicios que harás: por ejemplo un baño para los dos animales y además un extra por el uso de un champú o tratamiento específico
Nota: Recuerda que puedes añadir tus servicios/tarifas desde la opción Configuración > Servicios.
¿Como configurar ofertas, servicios especiales, etc.?6. ADELANTOS
Añade si el cliente te ha entregado adelatos o anticipos de dinero y estos se descontarán del total de la factura
7. FINALIZAR - DOCUMENTO RESUMEN
Si pulsas sobre el botón aceptar, aparecerá en una pantalla nueva la finalización del servicio, donde podrás ver el importe final, detalles, impuestos, etc..
Desde esta opción podrá añadir clientes nuevos a su aplicación. Si tiene varias aplicaciones, podrá indicar si desea que el cliente sea de un tipo, varios o todos; en función de esta clasificación, después podrá filtrar a sus clientes.
Importante: Antes de añadir un nuevo cliente, realiza una búsqueda para ver si está ya anotado en tu base de datos
Mas información sobre busquedasSin necesidad de salir de esta pantalla, se abre una ventana emergente o pop-up para que incluyas los datos del cliente.
Pulsando sobre "más información" es posible añadir información complementaria (dirección, cp, localidad, provincia).
Si tienes que cumplir con la GRPD (Nueva política sobre privacidad), podrás incluir directamente esta información en el momento de añadir al nuevo cliente e incluso imprimir los documentos necesarios para entregárselos.
(Los documentos se configuran en la opción Herramientas > Documentos, asignándole en este caso, el tipo "privacidad")
Al pulsar sobre Guardar, se añade el cliente al sistema, y puedes:
Ir directamente a su ficha (Magic Desk)
O continuar añadiendo nuevos clientes si lo prefieres
Todos los clientes que tienes añadidos en el sistema, puedes verlos desde la opción Ver > Clientes. Si seleccionas uno, aparecerá su "Magic Desk", el lugar donde está toda la información sobre ese cliente: información sobre sus animales, rentabilidad de ese cliente, información adicional, documentos, avisos, información importante, información de recogida y entrega y mucho más.
NOTA: El campo referencia te permite clasificar a tus clientes
El campo referencia es libre, puedes poner el código que quieras, no tiene porque ser consecutivo ni seguir un orden concreto.
Puedes utilizar diferentes referencias para clasificar a diferentes tipos de clientes, te ponemos algunos ejemplos:
VIP01 para clientes VIP o clientes habituales
001 referencia genérica
L01 clientes de largas estancias
.... o cualquier código que te resulte útil para identificar a tus clientes.
Como ya sabes, puedes ordenarlos como necesites:
Desde esta opción podrás añadir a tus proveedores de productos y servicios para, gestionar los gastos de tu negocio: luz, agua, alimentación, pagos a empleados, etc. Inserta todos los datos y pulsa Aceptar para guardar y salir.
Importante: Antes de añadir un nuevo proveedor, realiza una búsqueda para ver si está ya anotado en tu base de datos
Si tienes varias aplicaciones, podrás indicar si desea que el proveedor sea de un tipo, varios o todos; en función de esta clasificación, después podrás filtrar a tus proveedores.
Sin necesidad de salir de esta pantalla, se abre una ventana emergente o pop-up para que incluyas los datos del proveedor.
Pulsando sobre "más información" es posible añadir información complementaria (dirección, cp, localidad, provincia).
Si tienes que cumplir con la GRPD (Nueva política sobre privacidad), podrás incluir directamente esta información en el momento de añadir al nuevo proveedor e incluso imprimir los documentos necesarios para entregárselos.
(Los documentos se configuran en la opción Herramientas > Documentos, asignándole en este caso, el tipo "privacidad")
Al pulsar sobre Guardar, se añade el proveedor al sistema, y puedes:
Ir directamente a su ficha (Magic Desk)
O continuar añadiendo nuevos proveedores si lo prefieres
Todos los clientes que tienes añadidos en el sistema, puedes verlos desde la opción Ver > Proveedores. Si seleccionas uno, aparecerá su "Magic Desk", el lugar donde está toda la información sobre ese proveedor: información sobre pagos, rentabilidad de ese proveedor, información adicional, documentos, avisos, información importante y mucho más.
Ir a la opcion Ver > Proveedores
Desde esta opción podrás añadir animales reproductores (app criadores) o animales para un cliente (app peluquería, hotel, guardería, adiestramiento y veterinaria). Recuerda, que deberás añadir siempre al cliente primero.
Importante: Antes de añadir un nuevo animal, realiza una búsqueda para ver si está ya anotado en tu base de datos
Mas información sobre ordenaciónInserta todos los datos que desees del animal y pulsa Guardar para salir
Si tienes varias aplicaciones, podrás indicar si desea que el animal sea de un tipo, varios o todos; en función de esta clasificación, después podrás filtrar a tus animales.
Desde esta opción se añaden las opciones básicas. Desde la opción Ver > Animales Podrá añadir mucha más información a la ficha de cada animal: datos veterinarios, información importante, plannings, etc.
Por defecto, hay un listado de razas, pero puedes añadir razas nuevas desde la opción Configuración > Razas. Para los animales, sin raza o mestizos, puedes seleccionar la raza "Común" que ya está creada en la lista o crear una raza nueva.
Desde esta opción podrás añadir tus contactos veterinarios. Inserta todos los datos y pulsa Aceptar para guardar y salir.
Importante: Antes de añadir un nuevo veterinario, realiza una búsqueda para ver si está ya anotado en tu base de datos
Mas información sobre ordenación
Si tienes varias aplicaciones, podrá sindicar si deseas que sea de un tipo, varios o todos; en función de esta clasificación, después podrás filtrar a sus contactos veterinarios.
Sin necesidad de salir de esta pantalla, se abre una ventana emergente o pop-up para que incluyas los datos del veterinario.
Pulsando sobre "más información" es posible añadir información complementaria (dirección, cp, localidad, provincia).
Si tienes que cumplir con la GRPD (Nueva política sobre privacidad), podrás incluir directamente esta información en el momento de añadir al nuevo veterinario e incluso imprimir los documentos necesarios para entregárselos.
(Los documentos se configuran en la opción Herramientas > Documentos, asignándole en este caso, el tipo "privacidad")
Al pulsar sobre Guardar, se añade el veterinario al sistema, y puedes:
Ir directamente a su ficha (Magic Desk)
O continuar añadiendo nuevos veterinarios si lo prefieres
Todos los clientes que tienes añadidos en el sistema, puedes verlos desde la opción Ver > veterinarios. Si seleccionas uno, aparecerá su "Magic Desk", el lugar donde está toda la información sobre ese veterinario: información sobre pagos, rentabilidad de ese veterinario, información adicional, documentos, avisos, información importante y mucho más.
Ir a la opcion Ver > Veterinarios
Los ingresos se anotan automáticamente cuando se producen salidas, y además es posible anotar gastos en la aplicación.
Para insertar los datos, el orden correcto es el siguiente:
Inserte los proveedores
Anote el gasto de ese proveedor
Desde esta opción es posible ver una agenda completa de todos los empleados o de uno de ellos.
La agenda puede mostrarse de forma diaria, semanal, mensual o ver TODAS y BUSCAR.
Si no recuerdas la cita, puedes seleccionar la opción Buscar para ver un listado con todas las citas pendientes y buscar entre ellas.
Puedes ver la agenda para todos los empleados de tu peluquería o solo para uno de ellos. De este modo puedes asignar citas rápidamente para sus diferentes empleados.
Desde aquí, también puedes anotar nuevas citas. No necesitas ir al menu nuevo > cita. Esta opción es muy cómoda, porque puedes ver tu agenda antes de dar una nueva cita y así organizar mejor tu tiempo.
Como ya sabes puedes ordenar los resultados Alfabéticamente por cliente, por animales, o por el empleado, por la fecha, por la hora... como prefieras.
Selecciona la cita que quieras y conviertela en un servicio usando el botón: GENERAR SERVICIO
Aparece toda la información, modifica lo que desees y podrás:
Imprimir el documento resumen de ese servicio o guardarlo en formato .pdf
Editar o modificar ese servicio
Cobrar ahora ese servicio
Guardar para cobrar después ese servicio
Desde esta opción verás un listado con todos los servicios realizados. Cuando haces un servicio se queda anotado en esta pantalla y se muestra si ese servicio se ha facturado ya o está pendiente.
En la zona superior hay un buscador, que te ayudará a localizar rápidamente un servicio, sobre todo está opción te resultará muy útil si tienes muchos anotadas.
Esta opción es muy cómoda, porque puedes hacer un servicio a un animal y cobrarlo o facturarlo después, en otro momento.
Puedes buscar el servicio o ordenar todos los servicios, por ejemplo, para ver todos los facturados o los pendientes de facturar, por fecha, ...
Aparece toda la información, modifica lo que desees y podrás:
Imprimir el documento resumen de ese servicio o guardarlo en formato .pdf
Editar o modificar ese servicio
Cobrar ahora ese servicio
Guardar para cobrar después ese servicio
TE RECOMENDAMOS QUE CONSULTES:
¿Como eliminar un servicio y modificar o eliminar una factura?En esta opción encontrarás un listado con todos los clientes. Puedes ordenarlos como prefieras:
Puedes buscar, utilizando el buscador de la parte superior y añadir un nuevo cliente directamente.
Puedes filtrar por tipos de cliente. Si tienes varias aplicaciones, aparecerá un icono por cada una de ellas y podrás seleccionar si desea ver a todos los clientes o solo a los de una App.
Así puedes tener a tus clientes ordenados y clasificados, pero acceder a todos ellos rápidamente.
Número de registros: aparece una pequeña casilla donde aparece el número de clientes del tipo seleccionado. Por ejemplo: 832 clientes de Tienda.
Si pulsas sobre un cliente, aparece toda la información sobre el. Se muestra el Magic Desk o (pantalla resumen) de cliente, esa pantalla mágica donde se encuentra toda la información y las principales acciones:
Las estadísticas inteligentes, le ayudarán a tener una visión clara de la actividad, rentabilidad y fidelidad de ese cliente “de un solo vistazo” y bajo ellas, botones de acceso rápido a las principales opciones:
Número de animales asociados a ese cliente
Número de días que han estado alojados en el hotel los animales de ese cliente
Número de estancias de los animales de ese cliente en nuestro hotel
Media de días por estancia (Total de días / estancias)
Facturación total de esas estancias
Media de facturación por estancia (Facturación total / estancias)
Si el cliente tiene alguna factura pendiente de pago, se mostrará un cuadro de alerta con la información. De este modo, antes de hacer una reserva, podrás saber si el cliente tiene pagos pendientes.
Las estadísticas inteligentes, le ayudarán a tener una visión clara de la actividad, rentabilidad y fidelidad de ese cliente “de un solo vistazo” y bajo ellas, botones de acceso rápido a las principales opciones.
Ahora todo es más rápido! En su ficha, aparece toda la información de contacto y es posible utilizando los botones de acceso rápido: enviarle un email, llamarle o abrir whatsapp para hablar con el; pulsa sobre el icono correspondiente (sobre, teléfono, Whatsapp...)
Pulsando sobre el icono del sobre, se envía un email a ese cliente y el botón ubicar en el mapa, muestra la ubicación en Google Maps. De este modo, es posible calcular la ruta, distancia, y ver en detalle la dirección.
Incluye información importante e información sobre recogida y entrega. Está información aparecerá cuando vayas a trabajar con este cliente, por ejemplo cuando anotes una nueva reserva. De esta forma podrás consultar rápidamente la información de interés.
Puedes añadir la foto del cliente, pulsando sobre el botón Seleccionar archivo.
En el menú lateral hay mucha más información de interés:
Documentos: Almacena y consulta documentos de un cliente: contratos, documentación, etc.
Avisos: Inserta avisos importantes para un cliente: llamarle, enviarle un email, avisarle de algo importante... y la aplicación te lo recordará.
Estancias: Puedes ver una lista con todas las estancias hechas a ese cliente
Reservas: Puedes ver una lista con todas las reservas hechas por ese cliente. Además, información sobre sus animales y la opción de Acceder a ellos directamente. Si pulsas sobre Lassie, puedes ver su información, más rápido imposible!
Privacidad: Toda la información relativa a su privacidad y RGPD
Fecha de alta o fecha en la que incluyes sus datos en el sistema
Origen o fuente de la que se han obtenido sus datos.
Por ejemplo: te cliente te facilita sus datos usando del formulario de contacto de la web/del formulario de reservas online/..., los has obtenido de un listado de clientes comprado a otra empresa, de internet, ....
Más detalles sobre la obtención de los datos
Indicador si ha aceptado la política de privacidad (da su consentimiento)
Indicador si ha aceptado recibir emails tuyos (da su consentimiento)
Solicita la baja de sus datos en el sistema
Fecha de la solicitud y detalles
Además aparecerán los DOCUMENTOS estandar que tengas configurados como tipo "Privacidad" (aceptación de condiciones, tratamiento de los datos,...) para que puedas imprimirlos y entregarlos al cliente
Nota: recuerda que los documentos "tipo" o estandar, son unas plantillas que puedes configurar en la opción Herramientas > Documentos para imprimirlos rápidamente.
Si el usuario ha dado el consentimiento de la inclusión de sus datos a través del formulario de reservas online, automáticamente se almacena información sobre el dispositivo utilizado por el usuario, en la opción DETALLES:
Su dirección IP
El navegador web que ha utilizado (Chrome, Safari,...)
La versión exacta del navegador
El sistema operativo (Apple, Windows, Android,...)
El dispositivo (Escritorio, movil, ..)
La fecha y la hora exactas
Para eliminar un cliente, puedes hacerlo desde la opción INFORMACIÓN GENERAL. En la parte inferior encontrarás un botón de color rojo.
Si un cliente tiene animales asociados o algún dato referenciado (reservas, entradas, salidas, facturas, etc..) la aplicación te mostrará un mensaje de alerta y no te permitirá eliminar al cliente, porque tiene esa información asociada.
Si de todos modos, quieres eliminar a un cliente, sus animales y toda la información referenciada de ellos (reservas, facturas, estancias, etc.) puedes forzar el borrado, utilizando la opción Eliminar cliente y datos referenciados que aparece en el desplegable.
Nota Importante: Al utilizar cualquiera de estas dos opciones la información se eliminará completamente del sistema y no podrán ser recuperada.
En esta opción encontrarás un listado con todos los proveedores. Puedes ordenarlos como prefieras:
Puedes buscar, utilizando el buscador de la parte superior y añadir un nuevo proveedor directamente.
Puedes filtrar por tipos de proveedor. Si tienes varias aplicaciones, aparecerá un icono por cada una de ellas y podrás seleccionar si desea ver a todos los proveedores o solo a los de una App. Así puede tener a tus proveedores ordenados y clasificados, pero acceder a todos ellos rápidamente.
Número de registros: aparece una pequeña casilla donde aparece el número de clientes del tipo seleccionado. Por ejemplo: 302 proveedores de Hotel.
Si pulsas sobre un proveedor, aparece toda la información sobre el. Se muestra el Magic Desk o (pantalla resumen) de proveedor, esa pantalla mágica donde se encuentra toda la información y las principales acciones:
Las estadísticas inteligentes, le ayudarán a tener una visión clara de la actividad y rentabilidad de ese proveedor “de un solo vistazo” y bajo ellas, botones de acceso rápido a las principales opciones:
Número de gastos o compras a ese proveedor
El dinero gastado en gastos/compras a ese proveedor
Ahora todo es más rápido! En su ficha, aparece toda la información de contacto y es posible utilizando los botones de acceso rápido: enviarle un email, llamarle o abrir whatsapp para hablar con el; pulsa sobre el icono correspondiente (sobre, teléfono, Whatsapp...)
Pulsando sobre el icono del sobre, se envía un email a ese proveedor y el botón ubicar en el mapa, muestra la ubicación en Google Maps. De este modo, es posible calcular la ruta, distancia, y ver en detalle la dirección.
Es posible consultar y editar en la misma pantalla toda la información de contacto y de pagos para ese proveedor, así como las notas o comentarios y la información importante.
Incluye información importante y notas. Está información aparecerá cuando vayas a trabajar con este proveedor, por ejemplo cuando anotes una nueva compra/gasto. De esta forma podrás consultar rápidamente la información de interés.
Puedes añadir la imagen del proveedor, pulsando sobre el botón Seleccionar archivo.
En el menú lateral, hay más opciones:
Documentos: Almacena y consulta documentos de un proveedor: contratos, documentación, etc.
Avisos: Inserta avisos importantes para un proveedor: llamarle, enviarle un email, hacer un pedido... y la aplicación te lo recordará automáticamente.
Gastos o compras: Puedes ver una lista con todas los gastos/compras hechas a ese proveedor
En esta opción encontrarás un listado con todos los veterinarios. Puedes ordenarlos como prefieras:
Puedes buscar, utilizando el buscador de la parte superior y añadir un nuevo veterinario directamente.
Puedes filtrar por tipos de veterinario. Si tienes varias aplicaciones, aparecerá un icono por cada una de ellas y podrás seleccionar si desea ver a todos los veterinarios o solo a los de una App. Así puede tener a tus veterinarios ordenados y clasificados, pero acceder a todos ellos rápidamente.
Número de registros: aparece una pequeña casilla donde aparece el número de veterinarios del tipo seleccionado. Por ejemplo: 302 veterinarios de Hotel.
Si pulsas sobre un veterinarios, aparece toda la información sobre el. Se muestra el Magic Desk o (pantalla resumen) de veterinarios, esa pantalla mágica donde se encuentra toda la información.
Ahora todo es más rápido! En su ficha, aparece toda la información de contacto y es posible utilizando los botones de acceso rápido: enviarle un email, llamarle o abrir whatsapp para hablar con el; pulsa sobre el icono correspondiente (sobre, teléfono, Whatsapp...)
Pulsando sobre el icono del sobre, se envía un email a ese veterinario y el botón ubicar en el mapa, muestra la ubicación en Google Maps. De este modo, es posible calcular la ruta, distancia, y ver en detalle la dirección.
Es posible consultar y editar en la misma pantalla toda la información de contacto y de pagos para ese veterinario, así como las notas o comentarios y la información importante.
Puedes añadir la imagen del veterinario, pulsando sobre el botón Seleccionar archivo.
En el menú lateral, hay más opciones:
Documentos: Almacena y consulta documentos de un proveedor: contratos, documentación, etc.
Avisos: Inserta avisos importantes para un proveedor: llamarle, enviarle un email, hacer un pedido... y la aplicación te lo recordará automáticamente.
En esta opción encontrarás un listado con todos los gastos o compras. Puedes buscar, utilizando el buscador de la parte superior y añadir un nuevo gasto directamente.
Puedes filtrar por tipos de gasto. Si tienes varias aplicaciones, aparecerá un icono por cada una de ellas y podrá seleccionar si deseas ver a todos los gasto o solo los asociados a una App. Así puede tener a tus gastos ordenados y clasificados, pero acceder a todos ellos rápidamente.
Aparece una pequeña casilla donde aparece el número de gastos del tipo seleccionado. Por ejemplo: 302 gastos de Hotel.
Muestran un listado con todos los animales reproductores (app criadores) o animales para un cliente (app peluquería, hotel, guardería, adiestramiento y veterinaria)
Puedes ordenarlos como prefieras y buscar un animal (utilizando el buscador de la parte superior).
También puedes filtrar por aplica: por ejemplo tienes 120 animales reproductores en tu criadero y 290 animales de clientes de Peluquería, etc.
Una vez realizada la búsqueda, has encontrado al animal y si pulsas sobre el podrás ver más información.
Para consultar más información o trabajar con ese animal, pulsa sobre él y aparecerán todas sus opciones.
Lo primero que aparece es el Magic Desk de animal, esa pantalla mágica donde se encuentra toda la información y las principales acciones:
Las estadísticas inteligentes, te ayudan a tener una visión clara de la actividad, rentabilidad y fidelidad de ese animal “de un solo vistazo” y bajo ellas, botones de acceso rápido a las principales opciones.
En su ficha, aparece toda la información de contacto y es posible utilizando los botones de acceso rápido: editar la información o incluir un aviso para ese animal.
Aparecen 4 casillas donde es posible consultar y editar la información más destacable:
Información importante: anota y consulta la información más destacable del animal. Esta información se muestra en su Magic Desk y le puede ayudar en el momento de tratar con un cliente: problemas de socialización, agresividad, comportamiento peculiar, etc.
Información veterinaria: anota y consulta la información sobre la salud del animal, tratamientos a aplicar o datos de su veterinario habitual
Planning de comidas y recreo: anota y consulta lainformación relativa a la alimentación particular de ese animal (tipo, cantidad, tomas, etc.) y la información destacable sobre los recreos o el tiempo en zonas comunes con otros animales
Está información aparecerá cuando vayas a trabajar con este animal, por ejemplo cuando anotes una nueva reserva. De esta forma podrás consultar rápidamente la información de interés.
En el menú lateral, hay mucha más información:
Información general: para editar toda la información general del animal: raza, sexo, color, vacunas, foto, etc.
Si tienes animales antiguos y desea desactivarlos pero no borrarlos, puede “darlos de baja”. Utilice la última opción: Baja y Fecha de Baja
Documentos:Almacena y consulta documentos de un animal: contratos, documentación, etc.
Avisos: anota y consulta avisos importantes para un animal y la aplicación te lo recordará automáticamente.
Puedes generar un informe con la facturación de un cliente o la de todos los clientes (en ese caso, no selecciones ningún cliente de la lista) entre un rango de fechas.
Como sabes, cuando se hace una salida, se genera la Venta o Factura. Este informe muestra esas ventas o facturas que ya se han realizado.
La información que incluye es:
Fecha de la factura (no tiene porque ser la misma que la fecha de pago)
Número de facturas
El estado: pagada o pendiente
La información del cliente: nombre y documento de identidad
El importe base (o sin impuestos), el porcentaje de impuestos y el importe final (o total)
Además, si pulsas sobre el botón Exportar, situado en la parte superior, se genera un documento .xls que incluye información adicional: Forma de pago.
Puedes generar un informe con todas las compras o gastos echas a un proveedor o a todos los proveedores (en ese caso, no selecciones ningún proveedor de la lista) entre un rango de fechas.
La información que incluye es:
Fecha de la factura (no tiene porque ser la misma que la fecha de pago)
Número de factura
El estado: pagada o pendiente
La información del proveedor: nombre y documento de identidad
El importe base (o sin impuestos), el porcentaje de impuestos y el importe final (o total)
Puedes generar un informe con los resultados (ingresos y gastos)entre un rango de fechas. Incluye los ingresos y los gastos.
La información que incluye es:
Fecha de la factura (no tiene porque ser la misma que la fecha de pago)
El estado: pagada o pendiente
El concepto o detalle
El importe final o total (incluyendo los impuestos)
Puedes generar un informe con las facturas que tienen el estado marcado como "pendientes de pago". Aparece desglosada la cantidad total, si ha pagado adelantos y la cantidad pendiente.
La información que incluye es:
Fecha de la factura
El estado de todas es pendiente
El cliente
El importe final o total (incluyendo los impuestos)
Los adelantos que ya ha pagado
El dinero pendiente de pagar, es decir el importe total - los adelantos ya pagados
Puedes generar un informe con los servicios que aun están pendientes de facturar. Aparece desglosado el servicio, la cantidad total, si ha pagado adelantos y la cantidad pendiente.
La información que incluye es:
El cliente
Los animales
El detalle del servicio
El importe final o total (incluyendo los impuestos)
Los adelantos que ya ha pagado
El dinero pendiente de pagar, es decir el importe total - los adelantos ya pagados
Es un informe con todos los clientes de tu negocio. Se muestran los principales datos de cada cliente, así como los animales asociados a el.
NOVEDAD! Ahora con gráficos interactivos, si te colocas sobre el gráfico redondo, verás información ampliada de cada partición de datos.
Este informe muestra los clientes según su rentabilidad, es decir, muestra:
Si está activo o inactivo: (puedes marcar como inactivos los clientes en su ficha)
El número de ventas: es decir el número de servicios o productos que ha comprado
El dinero que han facturado: es decir, el dinero que hemos ganado proveniente de ese cliente
El último producto o servicio que han comprado.
EXTRA: Para que visualmente puedas identificar de un modo rápido si ha pasado mucho o poco tiempo desde la última venta hecha ese cliente, hemos incorporado unas funcionalidades extra "el indicador de tiempo transcurrido y colores identificativos". Por ejemplo han pasado 10 meses desde la última venta.
Los títulos de la tabla te permiten ordenar si pulsas sobre ellos:
Por ejemplo, puedes ordenarlos por el dinero que han gastado de mayor a menor (o al revés)
Si quieres saber cuales son los clientes que hace mucho tiempo que no compran ningún producto, puedes ordenar la columna última venta y así lo verás.
>> Mas información sobre ordenación aquí
Si tienes varias apps o áreas de negocio, puedes seleccionar si deseas verlo para todas o por ejemplo, solo para tu Hotel. Si seleccionas TODAS, verás la última compra que ha hecho en tu negocio, mientras que si seleccionas solo HOTEL por ejemplo, verás el último servicio de alojamiento en hotel que ha comprado.
Si pulsas sobre su nombre accedes directamente a la ficha (o mágic desk) de ese cliente.
Informe con las direcciones de tus clientes, es especialmente útil para conocer de que provincias hay mayor número de clientes y tomar decisiones sobre las publicidad, rutas de recogida y entrega, apertura de nuevos centros, etc.
Informe con el número de clientes agrupados por provincias. Este es especialmente útil para conocer de que provincias hay mayor número de clientes y tomar decisiones sobre las publicidad, rutas de recogida y entrega, apertura de nuevos centros, etc
Es un informe con todos los animales de tu negocio. Se muestran los principales datos de cada animal
Este informe muestra los animales según su rentabilidad, es decir, muestra:
El número de ventas: es decir el número de servicios o productos que se le han vendido
El dinero que han facturado: es decir, el dinero que hemos ganado con ese animal
El último producto o servicio que se le ha vendido
EXTRA: Para que visualmente puedas identificar de un modo rápido si ha pasado mucho o poco tiempo desde la última venta hecha ese animal, hemos incorporado unas funcionalidades extra "el indicador de tiempo transcurrido y colores identificativos". Por ejemplo han pasado 10 meses desde la última venta.
Los títulos de la tabla te permiten ordenar si pulsas sobre ellos:
Por ejemplo, puedes ordenarlos por el dinero que han gastado de mayor a menor (o al revés)
Si quieres saber cuales son los animales que hace mucho tiempo que no se han alojado en tu hotel, puedes ordenar la columna última venta y así lo verás.
Mas información sobre ordenaciónSi tienes varias apps o áreas de negocio, puedes seleccionar si deseas verlo para todas o por ejemplo, solo para tu Hotel. Si seleccionas TODAS, verás la última compra que ha hecho en tu negocio, mientras que si seleccionas solo HOTEL por ejemplo, verás el último servicio de alojamiento en hotel que ha comprado.
Si pulsas sobre su nombre accedes directamente a la ficha (o mágic desk) de ese animal.
Muestra la rentabilidad de los servicios y productos. Esto es especialmente interesante para planificar nuevos servicios, ofertas y promociones entre tus clientes.
Este informe muestra:
El número de ventas de ese producto o servicio
El dinero que se ha ganado vendiendo ese producto o servicio
Cuando se ha hecho la última venta
EXTRA: Para que visualmente puedas identificar de un modo rápido si ha pasado mucho o poco tiempo desde la última venta de ese producto o servicio, hemos incorporado unas funcionalidades extra "el indicador de tiempo transcurrido y colores identificativos". Por ejemplo han pasado 10 meses desde la última venta.
Los títulos de la tabla te permiten ordenar si pulsas sobre ellos:
Por ejemplo, puedes ordenarlos por el dinero que has ganado con ese producto de mayor a menor (o al revés)
Si quieres saber cuales son los productos o servicios que hace mucho tiempo que no se han vendido, puedes ordenar la columna última venta y así lo verás.
Mas información sobre ordenaciónSi pulsas sobre su nombre accedes directamente a la ficha (o mágic desk) de ese producto.
Puedes seleccionar un empleado o peluquero y un rango de fechas para ver el dinero que han generado los servicios que ha hecho ese empleado.
Puedes seleccionar un empleado o peluquero y un rango de fechas para ver el número de servicios que ha hecho y el tiempo medio que ha tardado en cada servicio. Este tiempo se calcula en función de la hora de comienzo y de fin.
Para una mayor gestión, puede añadir task o tareas e incluso establecer su prioridad. Si tienes más de una app, puedes gestionar tareas independientes para una mejor organización de su tiempo: por ejemplo la tarea Inventario solo para el área de tienda o la tarea Limpieza para todas las áreas de negocio.
Puedes añadir avisos y la aplicación te los recordará en el momento oportuno. Selecciona el número de días antes que quiere que le avise y la app se ocupará de mostrarte el recordatorio.
Si tienes más de una app, puede gestionar avisos independientes para una mejor organización de tu tiempo:
Puedes guardar documentos de interés para tenerlos almacenados en el software e imprimirlos cuando necesites. También puede configurar los documentos para que sean "Documentos tipo” (también llamados "plantillas" o documentos estandar), por ejemplo:
Un documento de condiciones de estancia en tu hotel para entregar al cliente en el momento de hacer la entrada
A Privacy document - Acceptance of inclusion of the data in the system, to deliver to the customer at the time of compiling/including the data
Un documento de información para entregar al cliente antes de hacer un nuevo servicio de peluquería
Un documento de cambios y devoluciones para entregar al cliente en el momento de vender un cachorro
Los tipos de documento disponibles son:
Privacidad
Entrada
Salida
Reserva
Venta
Compra
Solo es necesario seleccionar tipo: "entrada" por ejemplo, y aparecerá al hacer una nueva entrada para imprimirlo directamente:
También puedes seleccionar el tipo "Otro", para los documentos que no correspondan a los tipos anteriores.
Si quieres imprimir directamente en el editor de documentos, selecciona la opción Archivo > Imprimir
La aplicación incluye una completa agenda para que puedas llevar un control total sobre tu negocio y tus tareas.
Si tienes más de una app, dispones de agendas independientes para una mejor organización de tu tiempo. Puede verlo todo junto o ver solo las tareas que has anotado relativas al adiestramiento, por ejemplo, seleccionado en la parte superior.
Por defecto, la agenda carga el día actual, pero puedes navegar entre los diferentes días y cargará el contenido en la parte central. Selecciona la vista que desees: diaria, mensual, o en lista de eventos con los botones centrales.
En el panel lateral izquierdo puedes añadir un nuevo evento y este se visualizará en la agenda.
Para editar un evento o añadir información adicional, pulsa sobre él.
Puedes configurar los aspectos más importantes de tu país/región:
Selecciona el país de la lista
Selecciona la zona horaria de la lista
Selecciona el idioma en el que se mostrará el software
Configura la moneda o divisa de tu país: puedes utilizar símbolos (por ejemplo €, $, ...) o la abreviatura de la moneda (por ejemplo EUR, USD, ...)
Configura el impuesto y porcentaje aplicables en tu país a todos tus servicios: por ejemplo, para España (Excepto Canarias) IVA 21%.
Desde esta opción podrás configurar todos los datos de tu empresa y así no tendrás que insertar los datos cada vez que se genere un documento o una factura; la aplicación automáticamente los rellenará por ti.
Indica el nombre de tu empresa, así como el número de identificación, y los datos de localización y contacto.
Puedes incluir dos logotipos diferentes:
El que se muestra en el software
El que aparecerá en los documentos impresos *
* Nota: reducirás el consumo de tinta al imprimir tus facturas si utilizas un logotipo en blanco y negro para las facturas.
Los formatos de imagen soportados son: jpeg, jpg, gif y png
El tamaño máximo permitido para las imágenes es: 1000 x 1000 pixels (ancho x alto)
El peso máximo de las imágenes es 1 MB
Si el software no te permite subir una imagen, puedes utilizar cualquier conversor de imagenes para que cumpla con estos requisitos y ya podrás subirla
También puedes incluir un texto a pie de pagina para tus facturas, por si deseas incluir algún texto legal o informativo para tus clientes. Y por último, puedes seleccionar si deseas que se incluyan los datos de empresa en los documentos impresos y el facturas sin impuestos.
Podrás gestionar sus empleados, con toda la información necesaria de contacto y laboral.
Al pulsar sobre un empleado de la lista aparece toda la información:
Utilizando los botones de acceso rápido, es posible: enviarle un email, llamarle o abrir whatsapp para hablar con el; pulsa sobre el icono correspondiente (sobre, teléfono, Whatsapp...)
Pulsando sobre el icono del sobre, se envía un email a ese cliente y el botón ubicar en el mapa, muestra la ubicación en Google Maps. De este modo, es posible calcular la ruta, distancia, y ver en detalle la dirección.
Pulsando sobre el botón IMPRIMIR FICHA, puedes imprimir la información del empleado.
CONTROL DE ACCESO DE EMPLEADOS
Si ademas dispones de la app de usuarios y control de acceso, podrás añadir a estos usuarios para que cada uno acceda con unos datos independientes y de este modo, podrás controlar:
Los días/horas en los que pueden acceder a la aplicación los usuarios
Las opciones que pueden utilizar/consultar
Un registro con todos los accesos que han hecho (hora, dirección IP, sistema operativo utilizado)
De este modo, podrás controlar el acceso de tus empleados para una mayor seguridad de tu negocio. Consulta mas información en nuestra web.
Si quieres añadir, editar o eliminar razas puedes hacerlo desde esta opción. Después es muy cómodo, ya que cuando vayas a añadir un nuevo animal, solo tendrás que buscar la raza en el selector avanzado y no tendrás que escribirla cada vez.
Para los perros sin raza o mestizos, hemos creado la raza "comun" pero si prefieres crear otra, puedes hacerlo desde esta opción.
NOVEDAD! Ahora puedes indicar la especie. Esta opción es muy interesante, sobre todo si en tu hotel se alojan diferentes tipos de animales: perros, gatos, caballos, reptiles, ....
Aquí se indica cual es el siguiente número de factura a emitir, y asigna un número correlativo a las siguientes, de este modo las facturas están correctamente numeradas.
Puedes indicar el formato que quiera: un número, combinación de letras y números.. a tu gusto.
Permite configurar las formas o métodos de pago aceptados en nuestro negocio. De esta forma, cuando se haga una nueva salida, por ejemplo, podrá seleccionar si el cliente le ha pagado con Tarjeta, en efectivo (metálico, o Cash), con un cheque, con un vale descuento....
Un cliente accede a tu web o pagina de Facebook, rellena el formulario y:
Tu recibes un aviso por email
La solicitud de reserva se anotan automáticamente en tu app, lo que resulta muy rápido y cómodo.
Pero no se confirma automáticamente, simplemente se anota, eres tu quien decide como proceder.
Ninguna reserva on-line va a ser rechazada automáticamente, simplemente porque no tengas disponibilidad para esa fecha/hora. Imagina que se rechaza automáticamente una reserva del 1 al 30 de septiembre, simplemente porque el día 1, la habitación está ocupada en tu hotel o se rechaza un servicio de peluquería por no tener disponible esa hora...
Eres tu quien decide si la rechaza o hace algún ajuste para poder aceptar esa reserva/cita.
Edita lo que necesites y confirma la reserva/cita rápidamente, igual que anotas una nueva reserva/cita, y confirmar la reserva al cliente por email automáticamente, solo pulsando un botón.
Si tienes reservas/citas online pendientes de confirmar, en la portada (o magic desk) aparecerá un indicador de color amarillo:
En el menú superior, también aparecerá un pequeño indicador de color amarillo:
A nivel de integración dentro de tu modo de trabajo, se trata de un sistema potente ya que puede incluirse en cualquier parte del proceso.
Es decir, si tu quieres pedir más información al cliente antes de confirmar la reserva/cita, puedes hacerlo.
Si después de confirmarla, sueles enviar al cliente más información sobre las condiciones de estancia/servicio, información para que haga un pago en concepto de reserva/cita (o un botón de pago de Paypal, por ejemplo), o cualquier otra cosa, puedes hacerlo.
Procede como consideres e interactua con el cliente tanto como necesites, exactamente igual que lo estuvieses haciendo ahora al anotar una nueva reserva/cita.
Además, Si el cliente tiene alguna factura pendiente de pago, se mostrará un cuadro de alerta con la información. De este modo, antes de anotar una nueva reserva/cita, podrás saber si el cliente tiene pagos pendientes.
Es muy sencillo, si quieres puedes, configurar la pagina de re-dirección del formulario, es decir, la pagina de destino (la pagina que le va a mostrar al usuario después de que pulse el botón "Solicitar reserva/cita").
Solo tienes que escribir esa pagina en el apartado "Página redirigir" y pulsar sobre el botón Guardar.
De este modo, puedes llevar al usuario a una pagina de más información sobre las condiciones de estancia/servicio, a una pagina con información sobre el pago, a un carrito de la compra, a otro apartado de tu web, o donde desees.
Si no escribes ninguna, al terminar dejará al usuario en la misma pagina, no le redirigirá a otra
También puedes configurar en que pagina se encuentran tus condiciones legales o tu política de privacidad, para que el usuario pueda leerla antes de aceptarla.
El usuario tendrá que aceptar tus condiciones antes de solicitar la reserva, y esta aceptación "o firma" de las condiciones se queda anotada en su ficha de cliente y podrás consultarlo cuando quieras.
También podrá seleccionar si desea recibir notificaciones de tu parte por email.
Para consultar esta información, solo tienes que acceder al Magic Desk o ficha del cliente (Ver > clientes > cliente deseado > menu lateral derecho PRIVACIDAD)
Aquí se configuran los servicios y precios. Puede configurar diferentes precios en función de la raza o el tamaño, ofertas especiales para múltiples animales, ofertas para días especiales, etc.
Si escribes el precio base (o precio sin impuestos), calcula automáticamente el precio de venta (o precio final con impuestos) en función del porcentaje de impuesto configurado.
Si escribes el precio venta (o precio final con impuestos), calcula automáticamente el precio base (o precio sin impuestos) en función del porcentaje de impuesto configurado.
Nota: El impuesto es el mismo que tengas configurado en la opción Configuración > Idioma/Moneda
El código no es automático ni se autoincrementa, es un código libre, es decir, puedes utilizar el código o referencia que tu desees, (como un código de barras pero para tus servicios).
Puedes ser simplemente un número (1, 2,3, ...) o un código especial por categorías, lo que tu mejor consideres, por ejemplo:
B01 Baño básico
S02 Spa - tratamiento completo
T01 Transporte a domicilio
E01 Extra: champú especial
Desde esta misma opción puedes modificar un servicio (por ejemplo para cambiarle el nombre o el precio) y eliminar los servicios que no estés utilizando.
Todos los servicios se pueden eliminar, salvo los que estés utilizando. Si tienes citas/servicios/ventas/.. anotadas que incluyen el servicio por ejemplo "Baño básico", no puedes eliminar ese servicio de la lista, porque se borraría también de esas citas/servicios...
En este caso, aparecerá este mensaje que te informa del motivo por el cual no es posible eliminar el servicio. Recuerda: SI puedes modificarlo, pero NO puedes eliminarlo.
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