PASO 1: El cliente y los animales
Si el cliente es nuevo:
Pulsa sobre el botón + Nuevo cliente
Rellena la información básica y de contacto
El software comprueba automáticamente si esa dirección de email o ese DNI/NIF/Identificación ya existen y muestra un aviso para evitar contactos duplicados
Si quieres incluir más información (dirección, provincia, etc.), pulsa sobre Más información
Para rellenar la información relativa a la Privacidad/RGPD, pulsa sobre Privacidad
Añade la información básica de sus animales
(Después, en su ficha puedes añadir información complementaria si lo deseas)
Pulsa en Guardar y continuar para añadir al cliente y sus animales y asociarlos a la nueva reserva
Si el cliente ya existe:
Escribe su nombre y aparecerán todos los resultados que coincidan para que selecciones el adecuado
Si tiene animales, aparecerán a la derecha. Si no, puedes añadir sus animales:
En ambos casos, si el cliente tiene varios animales configurados, puedes seleccionar para cuáles de ellos quieres hacer la cita.
PASO 2: Aviso de facturas pendientes de pago
El sistema comprueba si ese cliente tiene alguna factura pendiente de pagar, y muestra un aviso. De este modo, antes de hacer una reserva, podrás saber si el cliente tiene pagos pendientes.
PASO 3: La cita
Selecciona la fechas y horas de inicio y fin aproximadas del servicio.
Si quieres, puedes selecciona el empleado o peluquero que hará el servicio
nota:Puedes añadir más empleados en la opción Configuración > empleados
Opciones de transporte ** : Puedes indicar si hay servicio de recogida y/o entrega a domicilio.
Si marcas la opción, se añadirá automáticamente la recogida/entrega en el planning o "hoja de transporte" para ese día. Si modificas la fecha de y pulsas sobre el botón Guardar, se actualizará el día de recogida/entrega en el planning automáticamente
También puedes consultar el planning directamente desde aquí. Haciendo clic en la opción "Planning Transporte", se abrirá el planning en una pestaña nueva del navegador.
Puedes añadir notas o comentarios si lo deseas
Puedes asignar una etiqueta de color a la cita si lo deseas para identificarla más rápidamente
Etiquetas de color: Puedes asignar un color para identificar rápidamente una reserva/entrada/servicio/etc. o un cliente/animal/etc. 
Por ejemplo:
|
** Esta opción corresponde al software de Transporte. En el caso de no disponer de este software, la opción de Transporte, aparecerá inactiva.
Ver más información sobre el software de transporte:
Clic aquí Clic aquíPASO 4: Las tarifas o servicios
No es necesario que rellenes más información para anotar una cita.
Pero si quieres, puedes rellenar ya la información relativa a los servicios (baño, corte, tratamiento de belleza, spa, transporte...)
El precio o tarifa se rellena automáticamente.
(Puedes configurar tus precios o tarifas en la opción Configuración > Servicios
Pulsando el botón Añadir, puedes añadir más servicios o complementos
Incluye descuentos de dinero en los diferentes servicios. Para hacerlo solo escribe la cantidad y selecciona si es un % o una cantidad de dinero. Por ejemplo 10% o 14 € de descuento.
El descuento se aplica y al final de cada línea, verás el precio base (sin impuestos) con el descuento ya aplicado.
¿Como configurar tus servicios de forma eficiente?:
Clic aquí Clic aquíPASO 5: Adelantos de dinero
Si el cliente paga dinero, lo anotas en el apartado Adelantos y verás que en la parte inferior, aparece el dinero total, el que ya ha pagado y el pendiente de pagar.
PASO 6: Documentos y contratos
Aparecen todos los documentos que hayas configurado para que puedas imprimirlos y/o entregarlos al cliente.
Por ejemplo, condiciones de reserva o de alojamiento, condiciones legales, tarifas/precios, requisitos, contrato, etc.
Para añadir nuevos documentos de Reserva, accede a la opción Herramientas > Documentos y selecciona el tipo "Reserva"
PASO 7: Los recordatorios automáticos programados
Puedes añadir recordatorios automáticos para que, el día seleccionado, el cliente reciba un recordatorio por email de su cita. Estos recordatorios se envían automáticamente, no tienes que enviarlos tu.
Puedes añadir tantos recordatorios como quieras, haciendo clic en el botón AÑADIR.
Puedes elegir el día que quieres que llegue el aviso, escribiendo una fecha personalizada o usando el calculador de fechas. Si seleccionas 15 días antes, el software calcula 15 antes de la fecha de la cita y lo escribe en el campo fecha. Del mismo modo, si seleccionas 7, 3, 5 ... días antes.
Si seleccionas, por ejemplo enviar el recordatorio automático 7 días antes, pero faltan 5 días para la cita, lógicamente solo podrá ser programado para enviarse 4 días antes de la cita.
También puedes seleccionar la hora a la que quieres que se envíe del desplegable Hora. Si el cliente tiene varias direcciones de email, puedes elegir a cual se lo quieres enviar.
Si seleccionas la opción "Enviarme una copia", recibirás una copia en tu email.
Cuando Guardes, estos recordatorios se programarán para ser enviados en la fecha/hora seleccionada. Aparecerán aquí y en la opción Ver > Recordatorios automáticos.
Los recordatorios no pueden ser modificados, pero puedes anular el recordatorio y crear uno nuevo.
Si modificas la fecha del servicio, los recordatorios no se eliminarán automáticamente. Puedes conservar los recordatorios que tenías programados o anularlos y crear nuevos recordatorios, como tu consideres.
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Por ejemplo :
Si quieres, puedes eliminar ese recordatorio y programar uno nuevo. |
PASO 8: Resumen
En la parte inferior verás el precio, que se va actualizando al añadir complementos, descuentos, adelantos, etc.
Aparece detallado:
El precio Base (sin impuestos)
El dinero correspondiente al impuesto que tu tienes configurado, por ejemplo el IVA
El precio final: base + impuestos
El dinero pagado (adelantos)
El dinero pendiente de pago
Si pulsas sobre el botón Guardar se anota la reserva o cita en el software y aparecen nuevos botones para:
Enviar la confirmación de cota por email al cliente
Imprimir el documento de resumen de la cita
Eliminar la cita
Empezar a trabajar en ese servicio
Cancelar o salir de esta pantalla sin guardar cambios
Al pulsar sobre Enviar la confirmación por email al cliente, se abre una ventana emergente para que veas el email que se enviará al cliente, con la fecha/horas y animales. Además puedas incluir un texto si lo deseas.
Si el cliente no tiene dirección de email, aparece un mensaje de aviso. En la ficha del cliente, añade su dirección de email y después podrás enviarle emails.
Del mismo modo, muestra un aviso si el cliente no acepta recibir notificaciones por tu parte. Haciendo clic en "Ver detalles" puedes ver/editar esta información en la ficha del cliente, que se abrirá en una nueva pestaña.
nota:Si has hecho cambios, recuerda GUARDAR antes hacer ninguna otra acción (imprimir, enviar el email, etc.) ya que de lo contrario, la información no estará actualizada en ese .pdf, email, etc.
PASO 1: El cliente y los animales
En ambos casos, si el cliente tiene varios animales configurados, puedes seleccionar para cuáles de ellos quieres hacer el servicio.
PASO 2: Aviso de facturas pendientes de pago
El sistema comprueba si ese cliente tiene alguna factura pendiente de pagar, y muestra un aviso. De este modo, antes de hacer un servicio, podrás saber si el cliente tiene pagos pendientes.
PASO 3: El servicio
Selecciona la fechas y horas de inicio y fin aproximadas del servicio.
Si quieres, puedes selecciona el empleado o peluquero que hará el servicio
nota:Puedes añadir más empleados en la opción Configuración > empleados
Opciones de transporte ** : Puedes indicar si hay servicio de recogida y/o entrega a domicilio.
Si marcas la opción, se añadirá automáticamente la recogida/entrega en el planning o "hoja de transporte" para ese día. Si modificas la fecha y pulsas sobre el botón Guardar, se actualizará el día de recogida/entrega en el planning automáticamente
También puedes consultar el planning directamente desde aquí. Haciendo clic en la opción "Planning Transporte", se abrirá el planning en una pestaña nueva del navegador.
** Esta opción corresponde al software de Transporte. En el caso de no disponer de este software, la opción de Transporte, aparecerá inactiva.
Ver más información sobre el software de transporte:
Clic aquí Clic aquíPuedes añadir notas o comentarios si lo deseas
Puedes asignar una etiqueta de color al servicio si lo deseas para identificarlo más rápidamente
PASO 4: Las tarifas o servicios
Si quieres, puedes rellenar ya la información relativa a los servicios (baño, corte, tratamiento de belleza, spa, transporte...)
El precio o tarifa se rellena automáticamente.
(Puedes configurar tus precios o tarifas en la opción Configuración > Servicios
Pulsando el botón Añadir, puedes añadir más servicios o complementos
Incluye descuentos de dinero en los diferentes servicios. Para hacerlo solo escribe la cantidad y selecciona si es un % o una cantidad de dinero. Por ejemplo 10% o 14 € de descuento.
El descuento se aplica y al final de cada línea, verás el precio base (sin impuestos) con el descuento ya aplicado.
¿Como configurar tus servicios de forma eficiente?:
Clic aquí Clic aquíPASO 5: Adelantos de dinero
Si el cliente pago dinero al hacer la reserva y no anotaste, aparecerá en esta opción. También puedes anotar si te paga adelantos ahora. Verás que en la parte inferior, aparece el dinero total, el que ya ha pagado y el pendiente de pagar.
PASO 6: Documentos y contratos
Aparecen todos los documentos que hayas configurado para que puedas imprimirlos y/o entregarlos al cliente.
Por ejemplo, condiciones de reserva o de alojamiento, condiciones legales, tarifas/precios, requisitos, contrato, etc.
Para añadir nuevos documentos de servicio, accede a la opción Herramientas > Documentos y selecciona el tipo "Servicio"
PASO 7: Resumen
En la parte inferior verás el precio, que se va actualizando al añadir complementos, descuentos, adelantos, etc.
Aparece detallado:
El precio Base (sin impuestos)
El dinero correspondiente al impuesto que tu tienes configurado, por ejemplo el IVA
El precio final: base + impuestos
El dinero pagado (adelantos)
El dinero pendiente de pago
En la parte inferior, hay varios botones que te permiten:
Imprimir el documento de resumen del servicio*
Eliminar el servicio
Cancelar o salir de esta pantalla sin guardar cambios
*nota:Si has hecho cambios, recuerda GUARDAR antes imprimir, ya que de lo contrario es posible que la información no este actualizada.
EL SOFTWARE SE ADAPTA A TU FORMA DE TRABAJAR
- Puedes hacer el servicio y pero dejarlo sin cobrar, porque el cliente viene más tarde a recoger al animal, paga al hacer la entrega a domicilio, paga después en caja, etc...:
Haz clic en el botón Guardar
El servicio se guarda en estado "pendiente de pago"
- Puedes cobrar ya el servicio:
Haz clic en el botón Cobrar y facturar
Desde esta opción podrá añadir clientes nuevos a su aplicación. Si tiene varias aplicaciones, podrá indicar si desea que el cliente sea de un tipo, varios o todos; en función de esta clasificación, después podrá filtrar a sus clientes.
Importante: Antes de añadir un nuevo cliente, realiza una búsqueda para ver si está ya anotado en tu base de datos
Mas información sobre búsquedasSin necesidad de salir de esta pantalla, se abre una ventana emergente o pop-up para que incluyas los datos del cliente.
Pulsando sobre "más información" es posible añadir información complementaria (dirección, cp, localidad, provincia).
Puedes asignar un flag o etiqueta de color en el momento de anotarlo en el software, para identificar a ese proveedor rápidamente, como tu consideres.
Si tienes que cumplir con la GRPD (Nueva política sobre privacidad), podrás incluir directamente esta información en el momento de añadir al nuevo cliente e incluso imprimir los documentos necesarios para entregárselos.
(Los documentos se configuran en la opción Herramientas > Documentos, asignándole en este caso, el tipo "privacidad")
Al pulsar sobre Guardar, se añade el cliente al sistema, y puedes:
Ir directamente a su ficha (Magic Desk)
O continuar añadiendo nuevos clientes si lo prefieres
Todos los clientes que tienes añadidos en el sistema, puedes verlos desde la opción Ver > Clientes. Si seleccionas uno, aparecerá su "Magic Desk", el lugar donde está toda la información sobre ese cliente: información sobre sus animales, rentabilidad de ese cliente, información adicional, documentos, avisos, información importante, información de recogida y entrega y mucho más.
NOTA: El campo referencia te permite clasificar a tus clientes
El campo referencia es libre, puedes poner el código que quieras, no tiene porque ser consecutivo ni seguir un orden concreto.
Puedes utilizar diferentes referencias para clasificar a diferentes tipos de clientes, te ponemos algunos ejemplos:
VIP01 para clientes VIP o clientes habituales
001 referencia genérica
L01 clientes de largas estancias
.... o cualquier código que te resulte útil para identificar a tus clientes.
Como ya sabes, puedes ordenarlos como necesites:
Desde esta opción podrás añadir a tus proveedores de productos y servicios para, gestionar los gastos de tu negocio: luz, agua, alimentación, pagos a empleados, etc. Inserta todos los datos y pulsa Aceptar para guardar y salir.
Importante: Antes de añadir un nuevo proveedor, realiza una búsqueda para ver si está ya anotado en tu base de datos
Si tienes varias aplicaciones, podrás indicar si desea que el proveedor sea de un tipo, varios o todos; en función de esta clasificación, después podrás filtrar a tus proveedores.
Sin necesidad de salir de esta pantalla, se abre una ventana emergente o pop-up para que incluyas los datos del proveedor.
Pulsando sobre "más información" es posible añadir información complementaria (dirección, cp, localidad, provincia).
Puedes asignar un flag o etiqueta de color en el momento de anotarlo en el software, para identificar a ese cliente rápidamente (VIP, precio especial, problemático, ...)
Si tienes que cumplir con la GRPD (Nueva política sobre privacidad), podrás incluir directamente esta información en el momento de añadir al nuevo proveedor e incluso imprimir los documentos necesarios para entregárselos.
(Los documentos se configuran en la opción Herramientas > Documentos, asignándole en este caso, el tipo "privacidad")
Al pulsar sobre Guardar, se añade el proveedor al sistema, y puedes:
Ir directamente a su ficha (Magic Desk)
O continuar añadiendo nuevos proveedores si lo prefieres
Todos los clientes que tienes añadidos en el sistema, puedes verlos desde la opción Ver > Proveedores. Si seleccionas uno, aparecerá su "Magic Desk", el lugar donde está toda la información sobre ese proveedor: información sobre pagos, rentabilidad de ese proveedor, información adicional, documentos, avisos, información importante y mucho más.
Ir a la opción Ver > Proveedores
Desde esta opción podrás añadir animales para un cliente. Recuerda, que deberás añadir siempre al cliente primero.
Importante: Antes de añadir un nuevo animal, realiza una búsqueda para ver si está ya anotado en tu base de datos
Mas información sobre buscadores y ordenación de la información:
Clic aqui Clic aquiSin necesidad de salir de esta pantalla, se abre una ventana emergente o pop-up para que incluyas los datos del animal.
Rellena todos los datos que desees del animal (nombre, fecha de nacimiento, sexo, ..). Si pulsas sobre "más información", aparecen más campos para rellenar aún más datos del animal.
Puedes asignar un flag o etiqueta de color en el momento de anotarlo en el software, para identificar a ese animal rápidamente (VIP, precio especial, agresivo, ...)
La fecha de alta, es la fecha en la que anotamos el animal. Por defecto se rellena automáticamente, pero si lo deseas puedes modificarla
Si tienes varias aplicaciones, podrás indicar si desea que el animal sea de un tipo, varios o todos; en función de esta clasificación, después podrás filtrar a tus animales.
Al pulsar sobre Guardar, se añade el animal al sistema, y puedes:
Ir directamente a su ficha (Magic Desk), si pulsas sobre "Ver detalles"
O continuar añadiendo nuevos aimales si lo prefieres
Todos los animales que tienes añadidos en el sistema, puedes verlos desde la opción Ver > Animales. Si seleccionas uno, aparecerá su "Magic Desk", el lugar donde está toda la información sobre ese animal: rentabilidad, información adicional, documentos, avisos, información importante y mucho más.
Por defecto, hay un listado de razas, pero puedes añadir razas nuevas desde la opción Configuración > Razas. Para los animales, sin raza o mestizos, puedes seleccionar la raza "Común" que ya está creada en la lista o crear una raza nueva.
Terminología usada en el software
Raza y variedad: Algunas razas, tienen variedades. Por ejemplo Raza: Caniche | Variedad: Gigante
Pelo o pelaje: Largo, rizado, duro, largo, ...
Talla: mini, pequeño, grande, ...
Microchip: Es un pequeño dispositivo que otorga identificación permanente al animal y lo asocia con el propietario.
Cartilla veterinaria o pasaporte: Es un documento que registra oficialmente información sobre un animal y sus vacunaciones. Es obligatorio en al(gunos países.
Criador: seleccionaté a ti mismo (si tu eres el criador) o selecciona otro criador de la lista (puedes añadir criadores en la opción Nuevo > criador)
Tatuaje: en algunos países, el tatuaje es un identificador para los animales con pedigree.
Libro de orígenes: En algunos países, el libro de orígenes se utiliza para controlar y la genealogía y preservar la pureza de la raza, fomentando su conservación y mejora genética. Puedes registrar el número, la fecha y el país de insciptión en el libro de origenes.
Si el cliente ya existía y tiene por ejemplo 2 animales, pero ahora quieres añadir un nuevo animal para ese cliente:
En la opción Nuevo > Animal, puedes añadir el animal y seleccionar a qué cliente pertenece.
Como el cliente ya está en tu base de datos de clientes, no se crea de nuevo, simplemente ese cliente ahora tendrá otro animal más.
En la opción Ver > cliente > seleccionas el cliente y aparece su ficha. En la parte superior derecha, si haces clic en el botón +, te aparecen más acciones y una de ellas es añadir un nuevo animal para ese cliente
Desde esta opción podrás añadir tus contactos veterinarios. Inserta todos los datos y pulsa Aceptar para guardar y salir.
Importante: Antes de añadir un nuevo veterinario, realiza una búsqueda para ver si está ya anotado en tu base de datos
Mas información sobre buscadores y ordenación de la información:
Clic aqui Clic aquí
Si tienes varias aplicaciones, podrá sindicar si deseas que sea de un tipo, varios o todos; en función de esta clasificación, después podrás filtrar a sus contactos veterinarios.
Sin necesidad de salir de esta pantalla, se abre una ventana emergente o pop-up para que incluyas los datos del veterinario.
Pulsando sobre "más información" es posible añadir información complementaria (dirección, código postal, localidad, provincia).
Puedes asignar un flag o etiqueta de color en el momento de anotarlo en el software, para identificar a ese veterinario rápidamente, según tu consideres.
Si tienes que cumplir con la GRPD (Nueva política sobre privacidad), podrás incluir directamente esta información en el momento de añadir al nuevo veterinario e incluso imprimir los documentos necesarios para entregárselos.
(Los documentos se configuran en la opción Herramientas > Documentos, asignándole en este caso, el tipo "privacidad")
Al pulsar sobre Guardar, se añade el veterinario al sistema, y puedes:
Ir directamente a su ficha (Magic Desk)
O continuar añadiendo nuevos veterinarios si lo prefieres
Todos los clientes que tienes añadidos en el sistema, puedes verlos desde la opción Ver > veterinarios. Si seleccionas uno, aparecerá su "Magic Desk", el lugar donde está toda la información sobre ese veterinario: información sobre pagos, rentabilidad de ese veterinario, información adicional, documentos, avisos, información importante y mucho más.
Ir a la opción Ver > Veterinarios
Los ingresos se anotan automáticamente cuando se producen salidas, y además es posible anotar gastos en la aplicación.
Para anotar un nuevo gasto, es necesario que el proveedor esté anotado en el sistema. Puedes añadir al proveedor si es nuevo, o seleccionarlo si ya existe.
Una vez seleccionado el proveedor, aparecerán sus datos en la parte superior.
Haciendo clic en el nombre del proveedor, se abre su ficha en una pestaña nueva
Haciendo clic sobre los iconos del proveedor, es posible ver y editar sus notas e información importante.
(Si tienen información, aparecen de color rojo).
Si hay facturas pendientes de pago para ese proveedor, aparecerán en la zona derecha.
(Pulsando sobre el pequeño icono de flecha, se abre esa factura impagada en una nueva pestaña)
Al pulsar sobre el botón Guardar, se anotará la compra/gasto en el sistema.
Puedes ver todos los gastos, en la opción:
Ver > Gastos Ver > GastosTAGS:
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