programa adiestrador




Manual completo del software


Desde esta opción es posible ver la agenda o planning con todas las citas y servicios. Están identificados con un reborde de color:

  • Verde para servicios

  • Amarillo para citas

  • Gris para los que ya han sido finalizados o terminados **

** Puedes elegir si quieres ver los finalizados en el planning o no. Para configurarlo, solo tienes que hacer clic al icono que aparece junto a Finalizados y seleccionar la opción que prefieras.

Puedes añadir directamente Citas y servicios, pulsando sobre el botón "+" situado en la parte superior derecha de la pantalla

Los botones de la parte central, permiten cambiar la vista Diaria, semanal, etc. y navegar entre los diferentes días/semanas/etc.

Las citas y servicios pueden ser asignados a un empleado que es el que va a realizar ese servicio.


Agenda completa o por empleado

Por defecto aparece la agenda completa (con todas las citas y servicios) pero si quieres, puedes ver solo la agenda de un empleado/adiestrador.

Puedes identificar a cada empleado con un color, por ejemplo si Ana tiene el color verde y Juan el rojo, sus citas/servicios estarán remarcados en ese color. De esta forma rápidamente al mirar el planning podrás identificar las citas/servicios que tiene asignados cada uno.

Si estás viendo la agenda para todos, pero ahora quieres ver solo la agenda para Juan, puedes hacer clic en su nombre o escribir su nombre en el buscador.

planning for groomers

Verás que algunas citas/servicios tienen un pequeño circulo de color en la esquina superior derecha. Tu eliges que colores utilizas para identificar las diferentes cosas en tu negocio y puedes utilizar esto para identificar algo en esa cita/servicio y verlo rápidamente.

Por ejemplo, marco con un colo rojo las citas de clientes que siempre llegan tarde o que son problemáticos.


Puedes arrastrar y soltar las citas/servicios para cambiar el día/horas. Y también puedes arrastrar para cambiar la duración.


planning peluqueria canina



RECORDATORIOS AUTOMÁTICOS

Si hay recordatorios programados para esa cita y modificas la fecha/hora, los recordatorios no se eliminan; Se muestra un aviso en la parte superior de la pantalla: "La cita tiene recordatorios pendientes de envío". De este modo eres tu quien decide si quiere conservar los recordatorios o quiere eliminarlos/crear nuevos recordatorios.

Por ejemplo :

  • La cita estaba planificada para el día 23 a las 10:00 y programaste un recordatorio automático

  • Ahora cambias la cita para el día 23 a las 12:00 (2 horas más tarde)

  • El recordatorio no se va a modifcar porque ya estaba programado. El el email que recibirá el cliente, seguirá informando de que la cita es el día 2 a las 10:00. .

Si quieres, puedes eliminar ese recordatorio y programar uno nuevo.


peluqueria canina aviso recordatorios automaticos

LA CITA/EL SERVICIO

Si haces clic en una cita/servicio, aparece más información y las acciones disponibles:

  • El cliente y sus datos básicos de contacto

  • Los animales

  • La fecha y horas del servicio

  • El empleado o adiestrador/educador asignado a ese servicio

Si haces clic en los nombres de cliente y animales, se abre su ficha en una ventana nueva del navegador.

Si pulsas sobre el teléfono o el WhatsApp, puedes llamar o contactar por WhatsApp con el cliente, en los dispositivos compatibles.


Puedes configurar varios aspectos del planning:

  • Si quieres visualizar los servicios antiguos (se muestran en color gris)

  • El rango de horas que se muestran en el planning, por ejemplo de 09:00 a 20:00


Estas opciones de configuración están disponibles en la opción Configuración > Planning.


ACCIONES RÁPIDAS:

  • Puedes editar una cita para modificar lo que necesites

  • Comenzar el servicio (si es una cita) o finalizarlo (si ya habías comenzado el servicio)

  • Anular y Eliminar:

    • Puedes eliminar la cita simplemente. El borrado es definitivo, después no puede recuperarse. Se usa si por ejemplo la has añadido por error y quieres simplemente eliminarla.

    • También puedes anular la cita. El proceso es similar al de eliminado, pero "dejando un registro". Si por ejemplo el cliente no acude a la cita, llama para cancelarla o tu necesitas canelarla por algún motivo ... podrás anularla y quedará registro de esa anulación.

      Además, cuando vayas a anotar una nueva cita, verás las últimas citas anuladas para ese cliente y el motivo. De este modo, podrás saber si un cliente suele cancelar, no acude a sus citas, etc. antes de anotar una nueva cita para el.

      Para tu información, puedes añadir el tipo o motivo de la anulación:

      • Anulada por el negocio. Tu anulas la reserva o cita

      • Anulada por el cliente con aviso. El cliente te avisa con anterioridad, de que no acudirá a la cita.

      • Anulada por el cliente sin aviso, no se presenta a la cita y no anula la cita

      • Otro motivo

      Si quieres ampliar más información, puedes hacerlo en el campo NOTAS. Esta información solo la verás tú, el cliente no verá esta información.

      Al enviar al cliente la cancelación de la cita/reserva por email, podrás enviarte una copia a tu email si quieres. (Si el cliente no tiene dirección de email configurada, aparecerá un mensaje de error en pantalla para informarte de no será posible hacer la anulación y el envío del email).

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      Podrás consultar en su ficha, el histórico con todas sus citas anuladas.

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Desde esta opción verás un listado con todas las citas. En la zona superior hay un buscador, que te ayudará a localizar rápidamente una reserva y también podrás filtrar para verlas todas o solo las anuladas o las pendientes.


Desde aquí, también puedes anotar nuevas citas. No necesitas ir al menú nuevo > cita. Esta opción es muy cómoda, porque puedes ver tu agenda antes de dar una nueva cita y así organizar mejor tu tiempo.

Como ya sabes puedes ordenar los resultados alfabéticamente por cliente, por animales, o por el empleado, por la fecha, por la hora... como prefieras.



Mas información sobre buscadores y ordenación de la información:

Clic aquí


Puedes comenzar a trabajar en esa cita, haciendo clic en el botón: EMPEZAR SERVICIO. Si hay recordatorios programados (aun no se han enviado) para esta cita, el software no los eliminará ni te impedirá comenzar el servicio. Te mostrará un aviso y tu eliges si deseas eliminar los recordatorios antes de comenzar el servicio o conservarlos.


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VER Y EDITAR LA CITA

Pulsa sobre una cita para verla en detalle y editarla.


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Puedes ver los recordatorios automáticos programados y programar más recordatorios. Los recordatorios no pueden ser modificados, pero puedes anular el recordatorio y crear uno nuevo.

Si modificas la fecha del servicio, los recordatorios no se eliminarán automáticamente. Puedes conservar los recordatorios que tenías programados o anularlos y crear nuevos recordatorios, como tu consideres.



En la parte inferior, tienes varias opciones que te permiten:


  1. Imprimir el documento resumen, con toda la información de la cita

  2. Guardar, si has hecho algún cambio

  3. Cancelar o salir sin guardar

  4. Enviar un email de confirmación al cliente (y enviarte una copia si quieres)

  5. Empezar el servicio Se confirma la reserva, "convirtiéndola en un servicio" para que después puedas cobrarlo/facturarlo.


  6. Puedes personalizar el logotipo y la información que aparece en la parte inferior de los email.

    En la parte central del email, puedes añadir la información adicional que necesites (información complementaria, horarios, precio, requisitos previos al servicio de adiestramiento, ....).

    Si quieres, puedes enviar adjunto el documento-resumen en formato PDF con el detalle de los precios y también puedes enviarte una copia del email.

    nota: Puedes configurar el logotipo y la información que se muestra en la parte inferior del email y tu dirección de email, en la opción Configuración > Datos empresa)


  7. Anular o eliminar la cita:

    • Puedes eliminar la cita simplemente. El borrado es definitivo, después no puede recuperarse. Se usa si por ejemplo la has añadido por error y quieres simplemente eliminarla.

    • También puedes anular la cita. El proceso es similar al de eliminado, pero "dejando un registro". Si por ejemplo el cliente no acude a la cita, llama para cancelarla o tu necesitas canelarla por algún motivo ... podrás anularla y quedará registro de esa anulación.

      Además, cuando vayas a anotar una nueva cita, verás las últimas citas anuladas para ese cliente y el motivo. De este modo, podrás saber si un cliente suele cancelar, no acude a sus citas, etc. antes de anotar una nueva cita para el.

      Para tu información, puedes añadir el tipo o motivo de la anulación:

      • Anulada por el negocio. Tu anulas la cita

      • Anulada por el cliente con aviso. El cliente te avisa con anterioridad, de que no acudirá a la cita.

      • Anulada por el cliente sin aviso, no se presenta a la cita y no anula la cita

      • Otro motivo

      Si quieres ampliar más información, puedes hacerlo en el campo NOTAS. Esta información solo la verás tú, el cliente no verá esta información.

      Al enviar al cliente la cancelación de la cita/reserva por email, podrás enviarte una copia a tu email si quieres. (Si el cliente no tiene dirección de email configurada, aparecerá un mensaje de error en pantalla para informarte de no será posible hacer la anulación y el envío del email).

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      Al anular una cita:

      • Si tenía servicios de transporte asociados, se eliminan automáticamente

      • Si tenía recordatorios automáticos programadas para ser enviados, se anulan automáticamente



      Podrás consultar en su ficha, el histórico con todas sus reservas anuladas.

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RECORDATORIOS AUTOMÁTICOS

Si hay recordatorios programados para esa cita y modificas la fecha/hora, los recordatorios no se eliminan; Se muestra un aviso en la parte superior de la pantalla: "La cita tiene recordatorios pendientes de envío". De este modo eres tu quien decide si quiere conservar los recordatorios o quiere eliminarlos/crear nuevos recordatorios.

Por ejemplo :

  • La cita estaba planificada para el día 23 a las 10:00 y programaste un recordatorio automático

  • Ahora cambias la cita para el día 23 a las 12:00 (2 horas más tarde)

  • El recordatorio no se va a modificar porque ya estaba programado. El el email que recibirá el cliente, seguirá informando de que la cita es el día 2 a las 10:00. .

Si quieres, puedes eliminar ese recordatorio y programar uno nuevo.




EMPEZAR EL SERVICIO

Para confirmar esa reserva y "convertirla en un servicio" para realizarlo y cobrarlo, hay 2 opciones:

  1. Rápido: Ideal para comenzar de forma masiva múltiples servicios.

    Pulsa sobre el botón citas en peluqueria de animales

    Se abre una ventana emergente para confirmar la operación

    servicios en peluqueria de animales

    Si pulsas sobre el botón "Empezar servicio", esa cita se convierte en un servicio y si se ha realizado correctamente este proceso, aparece un mensaje de color verde.

    Ahora puedes:

    • Pulsar sobre Cancelar, para cerrar la ventana para realizar otra tarea.

    • Pulsar sobre Ver Detalle para ver en detalle o editar ese servicio.


  2. Detallado: si quieres ver el detalle, antes de comenzar este servicio.

    Pulsa sobre la cita y se abre todo el detalle. Puedes revisarlo y editar lo que necesites.

    En la parte inferior, pulsa sobre el botón Empezar servicio.





Cuando un cliente solicita una cita online, esta se anota automáticamente en el software. En la opción Ver > citas online, aparecen todas.

Las citas tienen diferentes estados:

  • Pendiente de confirmar: cuando solo es una solicitud, aún no se ha confirmado

  • Cancelada: cuando tu la has rechazado



En la zona superior hay un buscador, que te ayudará a localizar rápidamente una solicitud de cita online y también podrás filtrar para verlas todas o solo las anuladas o las pendientes.

Si pulsas sobre el Botón Confirmar (de color verde), aparecen los datos que ha rellenado el usuario desde tu web/pagina de Facebook/etc.

El teléfono y el WhatsApp son activos, por lo que si pulsas sobre ellos, puedes llamar al usuario o contactarle usando WhatsApp.

reservar hotel gatos

Puedes ver el planning para comprobar si hay disponibilidad, pulsando sobre el botón Ver > Planning > se abre en una pestaña nueva del navegador web.

Busca al cliente para comprobar si ya existe en tu base de datos; Si no existe, pulsa sobre el botón Añadir cliente y animales.

Los datos ya aparecen pre-rellenos, revisa la información, añade si lo deseas información adicional o sobre privacidad (RGPD) y pulsa sobre Guardar y continuar.

Puedes hacer cambios en la fecha/horas, asignar una empleado, añadir servicios, descuentos, ... y al guardar, esta solicitud se habrá convertido en una CITA.

nota: Por lo tanto, ya no aparece en ver > citas online, si no en ver > citas.

Puedes ENVIAR UN EMAIL AL CLIENTE CONFIRMANDO LA CITA, simplemente pulsando sobre el botón ENVIAR EMAIL:

Incluye los datos de tu negocio y el logotipo (puedes cambiarlos en la opción Configuración > Datos empresa), los detalles de la reserva (nombre de cliente y animales y fecha/hora).

En la parte central del email, puedes añadir la información adicional que necesites (información complementaria, horarios, precio, requisitos previos al servicio, ....)

Si quieres puedes enviarte una copia del email a tu email (puedes cambiarlos en la opción Configuración > Datos empresa).



Más información sobre el consumo de emails (límites en el envío de emails):

Clic aquí



Si pulsas sobre el botón Cancelar (de color rojo)

Verás igualmente los datos que ha rellenado el usuario desde tu web/pagina de Facebook/etc. y podrás ENVIAR UN EMAIL AL CLIENTE PARA COMUNICARLE QUE LA SOLCITUD HA SIDO RECHAZADA, o lo que tu consideres necesario (que en esas fechas no hay disponibilidad, etc.)

Si quieres puedes enviarte una copia del email a tu email (puedes cambiarlos en la opción Configuración > Datos empresa).



Más información sobre el consumo de emails (límites en el envío de emails):

Clic aquí



El teléfono y el WhatsApp son activos, por lo que si pulsas sobre ellos, puedes llamar al usuario o contactarle usando WhatsApp.

Tambien puedes Eliminar la solicitud de reserva, pulsando sobre el botón ELIMINAR.



Cuando un cliente haga una solicitud de cita online en tu negocio, recibirás el email con la solicitud del cliente pero además se anotará en el software y aparecerá en la portada el icono de aviso de "tienes nuevas solicitudes de cita online". De este modo, no se perderá ninguna solicitud de cita. Te recomendamos que, frecuentemente:

  • Compruebes que tu correo electrónico funciona correctamente y el buzón no esta lleno para que puedas recibir los emails.

  • Que accedas al software y revises la portada del software para ver si tienes alguna solicitud pendiente; De este modo, si no hubieses visto el email, verás la solicitud en el software.



Aquí aparecen todos los cursos que has vendido. Puedes filtrar para ver todos, solo los finalizados o solo los "Abiertos" (aún no han sido finalizados).

Puedes vender un nuevo curso, utilizando el botón de la parte superior "+ Añadir nuevo"

Puedes ordenar, por importe, fecha, cliente, ... pulsando sobre el título de la tabla y realizar busquedas en la parte superior:

Desde esta misma pantalla, puedes cobrar y facturar el curso, si aún no lo has hecho o ver el detalle de la venta.


Antes de vender un curso, debes configurarlo en la opción Configuración > Servicios:

  • Puedes configurar las diferentes sesiones o clases que lo componen y ordenarlas a tu gusto.

  • Puedes asignar un educador o adiestrador para cada una de ellas

    software adiestramiento curso adiestramiento

programa para cursos de adiestramiento

Desde esta misma pantalla, también puedes:

  1. Cobrar/facturar si aún está pendiente de cobro

    Si un curso está pendiente de cobrar/facturar, aparecerá un botón para cobrar/facturar desde esta misma pantalla. Haciendo clic puedes hacer el cobro y se genera la factura de la venta del curso.


    Si has cometido un error y necesitas "corregir" esa factura

    Las facturas emitidas no se pueden eliminar ni modificar, porque la legislación fiscal no permite ese procedimiento.

    ¿Como puedes solucionarlo si has cometido un error?:

    Si te has equivocado al emitir una factura, porque por ejemplo el cliente que has seleccionado no es el correcto, no es posible simplemente eliminar esa factura y crear una nueva o modificarla para cambiar el cliente, no hay ningún problema, es posible solucionarlo.

    Para solucionarlo, tan solo es necesario emitir o hacer una factura rectificativa o Abono. Es un tipo de factura que utilizaremos para rectificar una factura ordinaria en la que hayamos cometido algún error

    El Abono o factura rectificativa, sirve para anular otra factura. Los abonos llevan una numeración diferente de las Facturas. Puedes configurar la numeración que prefieras para Abonos y facturas y el software automáticamente incrementará una unidad cada vez que se emita una, para que todas sean consecutivas.

    Tanto los abonos como las facturas, no pueden ser eliminados. Cuando la factura se anula generando un abono, no es posible eliminar o deshacer ese abono.

    Este proceso es irreversible, por ese motivo, al hacer clic en el botón Anular, no se hace directamente la anulación, sino que aparece un pop-up o pantalla emergente de color rojo, que te avisa de la acción que vas a realizar y debes confirmar nuevamente que deseas continuar; Es decir, para hacer este abono o anulación de la factura hemos incluido una doble confirmación, para que no se haga el abono por error.

    En el software, al hacer un abono se anula la factura anterior, el pago y la estancia/servicio/venta. Para registrar nuevamente esa la estancia/servicio/venta, es necesario registrar nuevamente la estancia/servicio/venta y finalizarlo. Una vez que esté finalizado, puedes hacer el cobro/factura.

    Al introducir de nuevo la estancia/servicio/venta, no se va a duplicar, es decir no habrá dos iguales, porque la anterior se ha anulado al hacer el abono.

    Veamosló en un ejemplo:

    Has seleccionado por ejemplo a Juan Gómez, pero es un error, porque el cliente correcto era Juan López y ya has emitido la factura. ¿Como puedes solucionarlo?.

    • Al hacer la venta o factura si ves que has equivocado, o en la opción Ver > Ventas > selecciona la factura que quieres y haz clic en ella.

    • Haz clic en el botón Anular para emitir un Abono.

    • Puedes escribir el motivo por el que emites el Abono, por ejemplo un error en los datos del cliente.

      factura perros abono

    • Cumpliendo con la legislación vigente, este Abono incluirá referencias a la factura que se está "corrigiendo" (el número y la fecha de la factura) y el motivo por el que se emite (por ejemplo corrección de datos)

    • Puedes configurar la numeración de Facturas y la numeración de Abonos en la opción Configuración.

    • Puedes imprimirlo o enviarlo por email si quieres.

    Ahora ya podemos hacer nuevamente la entrada/servicio/venta, asegurándonos de seleccionar los datos correctos y al finalizar la salida/servicio/ venta, podemos hacer el cobro/factura con los datos ya correctos.



  2. Planificar o agendar sesiones

    Como el curso está compuesto por diferentes sesiones o clases, podrás agendarlas rápidamente desde esta pantalla, haciendo clic en el botón PLANIFICAR. (También puedes hacerlo desde la ficha de cliente o animal > menu derecho > Cursos.)


    Aparecen todas las sesiones o clases y el detalle.

    • Estado:

      • Sin programar: Aún no se ha planificado o agendado

      • Programado: Ya está planificada o agendada pero aún no se ha hecho

      • Empezado

      • Finalizado *


      * El curso permanece abierto hasta que se finalice la última sesión. Cuando la última sesión se finalice, el curso se cierra.

    • Servicio de trasporte: Indica si tiene servicio de recogida y/o entrega

    • Fecha y hora: Haciendo clic en la fecha, se abre la agenda en ese día/hora

    • Acciones rápidas:

      • : Acceso a la opción de Evaluación. Puedes añadir una nueva o ver la evaluación/valoración de esa sesión

      • : Terminar

      • : Modificar



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Ver más información sobre los cursos de adiestramiento:

Clic aquí



Desde esta opción verás un listado con todos los servicios que has hecho en tu escuela de adiestramiento.

En la zona superior hay un buscador, que te ayudará a localizar rápidamente una servicio.



Mas información sobre buscadores y ordenación de la información:

Clic aquí



VER Y EDITAR UN SERVICIO

Pulsa sobre un servicio para verlo en detalle y editarlo.

En la parte inferior, tienes varias opciones que te permiten:

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  1. Eliminar el servicio (si lo eliminas, después no se podrá recuperar)

  2. Imprimir el documento resumen, con toda la información del servicio

  3. Guardar, si has hecho algún cambio

  4. Cancelar o salir sin guardar

  5. Terminar el servicio para cobrarlo o facturarlo


FINALIZAR EL SERVICO - COBRAR Y FACTURAR

Pulsando sobre el botón Cobrar y facturar, -se abre una ventana emergente:

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  • Selecciona si la venta incluye impuestos o está exenta de impuestos

  • Aparece la cantidad que aún queda pendiente de pago

  • Escribe la cantidad que te pagan

  • Selecciona cual es el método de pago (Efectivo, tarjeta, ...). Si pulsas sobre "Otro", aparecen el resto de tus formas de pago, para seleccionar la correspondiente.

  • Y pulsa sobre Cobrar y facturar


Aparece la factura o documento de venta y puedes imprimirla o enviarla por email.



notas: Si no se pagado totalmente (por ejemplo el total son 80€ y te han pagado 60€), la factura tendrá el estado "pendiente" y aparecerá en el Informe > Facturas impagadas, especificando la cantidad que algún está pendiente de pago

Puedes configurar todas tus formas de pago en la opción Configuración > Formas de pago.


INFORMES

Cuando se hace la Salida, se genera la factura. Pero mientras, puedes ver el dinero que aún no se cobrado y facturado pero que se facturará cuando se haga la salida, en la opción Informes > Pendiente de Facturar



En este apartado aparecen todas las sesiones que se han introducido. Seleccionando un animal de la lista o buscándolo en el buscador de la parte superior, aparecen todas las sesiones que se le han hecho y su evolución.

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Aparecen todos los recordatorios automáticos. Puedes verlos todos o filtrar por tipo:

  • Enviado: Ya han sido enviados.

  • Programado: Están programados para ser enviados en la fecha/hora seleccionada.

    No es posible editar un recordatorio, pero puedes anularlo y crear uno nuevo.

    Si quieres anular un recordatorio programado para que no se envíe, haz clic en ese recordatorio y pulsa sobre ANULAR.

  • Anulado: Tu has anulado el envío y no se enviarán.

  • Error: No han podido ser enviados porque se ha producido un error.

    En el momento de enviar el recordatorio al cliente, el software comprueba el crédito de emails disponible. Si no hay crédito disponible, el recordatorio no será enviado y en el estado podrás ver Error y el motivo "No dispone de crédito para enviar más emails".


Si quieres ver a que cita/reserva corresponde ese recordatorio, solo tienes que hacer clic en el link que te lleva a esa cita de peluquería, veterinaria, adiestramiento, hotel o guardería " y se abrirá la cita en una pestaña nueva.

recordatorio automatico peluqueria mascotas

Ver la guía completa de ayuda sobre los recordatorios automáticos de próximas citas:

Clic aquí




Listado con todos los animales. Si tienes varias áreas de negocio, los datos de animales están accesibles desde todas ellas, pero los animales están categorizados por área de negocio. Puedes consultarlos todos o por área de negocio (por ejemplo, solo los animales de Peluquería).

Aparece un pequeño indicador con el número total de animales

programa ordeador animales


En la parte superior de la pantalla hay un buscador. Si escribes información sobre un animal y pulsas enter o haces clic en la lupa aparecerán todas las coincidencias.

Puedes ordenar el listado de animales como quieras: 

programa hotel mascota ordenar clientes


Más información sobre buscadores y ordenación de la información:

Clic aqui

Para añadir animales, tienes dos opciones:

  • Añadirlos de forma individual (uno a uno) usando la opción Añadir

  • O añadir múltiples animales al mismo tiempo utilizando la opción Importar.


Para añadirlos, utiliza los botones de la parte superior:

  • Haz clic en el botón Añadir nuevo, rellena los datos y haz clic en Guardar.
    (Consulta el apartado Nuevo > Animal si quieres ver más información)

  • O haz clic en el botón importar y sigue las instrucciones.

Como importar clientes de forma masiva en el software

Clic aqui

Si pulsas sobre un cliente, aparece toda la información sobre el. Se muestra el Magic Desk, es una pantalla resumen o Ficha con toda la información del cliente.

En la parte superior hay 2 botones:

  • Mostrar/ocultar el menu lateral derecho para ampliar el espacio de trabajo

  • Acciones rápidas o "atajos" y Acciones adicionales (varían según el software en el que estás)

    •   Enviar Ficha por Email

    •   Imprimir ficha


    HOTEL

      Nueva Reserva y   Nueva entrada en hotel

    PELUQUERIA

      Nueva Cita y   Nuevo servicio de peluquería

    GUARDERIA

      Nueva Reserva y   Nueva entrada en guardería

    CRIA

      Nueva Venta de un cachorro

    ADIESTRAMIENTO

      Nueva Cita,   Nueva Sesión de adiestramiento/educación y   Vender Curso

    VETERINARIO

      Nueva Cita,   Nueva consulta veterinaria


Los gráficos interactivos, que muestran un resumen de la información más importante (facturación, rentabilidad, ..). Esta información cambia según el software en el que te encuentras.

informes animales

Estas estadísticas inteligentes, te ayudan a tener una visión clara de la actividad, rentabilidad y fidelidad de ese cliente “de un solo vistazo”.

HOTEL

ficha clientes residencia guarderia canina estadisticas

  • Número de días que el animal ha estado alojados en el hotel

  • Número de estancias o alojamientos en tu hotel

  • Media de días por alojamiento

  • De las estancias en las que ese animal haya estado en el Hotel, la facturación total de esas estancias

  • De la facturación total anterior, la media en función del número de estancias.


PELUQUERIA

ficha clientes software peluqueria canina estadisticas

  • Número de servicios de peluqueria realizados a ese animal

  • De los servicios en los que ese animal haya estado en la Peluquería, la facturación total de esas estancias

  • De la facturación total anterior, la media en función del número de servicios.


ADIESTRAMIENTO

ficha clientes software adiestramiento estadisticas

  • Número de servicios de adiestramiento/educación realizados a ese animal

  • De los servicios en los que ese animal haya estado en al escuela de adiestramiento, la facturación total de esos servicios

  • De la facturación total anterior, la media en función del número de servicios.


GUARDERIA

ficha clientes software guarderia canina estadisticas

  • Número de horas que el animal ha estado alojado en la guardería

  • Número de estancias o alojamientos en tu guardería

  • Media de horas por alojamiento

  • De las estancias en las que ese animal haya estado en la Guardería, la facturación total de esas estancias

  • De la facturación total anterior, la media en función del número de estancias.


VETERINARIO

ficha clientes software veterinario estadisticas

  • Número de consultas veterinarias realizadas a ese animal

  • Facturación total en servicios veterinarios (dinero total que ha gastado)

  • De la facturación total anterior, la media en función del número de consultas


En esta opción puedes consultar y también modificar directamente la información. Recuerda, que si haces cualquier cambio, debes pulsar el botón Guardar, para que se guarde esa nueva información.

Puedes subir una foto o seleccionar un icono de la base de datos de avatares:

Puedes ver los datos del cliente al que está asociados y acceder directamente a la ficha de ese cliente.

proteccion de datos animales


Información destacada

Hay unos campos donde puedes añadir información importante o destacada del cliente y de los animales:

  • Información importante

  • Información sobre recogida y entrega

  • Notas o comentarios

Está información aparecerá cuando vayas a trabajar con este cliente/animal, por ejemplo cuando anotes una nueva reserva. De esta forma podrás consultar rápidamente la información de interés.

programa fichas animales


Eliminar: Si el animal tiene datos referenciados en otras partes del software: animales asociados, ventas o facturas, reservas/citas, entradas/salidas/servicios, etc. no podrá ser eliminado directamente. En el caso de eliminarlo, se producirían errores en el resto del software ya esas facturas, animales, reservas/citas... no estarían asociadas a ningún cliente.

Es por este motivo que si quieres eliminarlo, primero deberás eliminar los datos que tenga referenciados para después poder eliminarlo.

Si has estado haciendo pruebas con el software e introduciendo datos ficticios y ahora que ya has terminado la fase de pruebas, quieres eliminar todos los datos para comenzar a trabajar con el software con datos reales, podemos hacerlo.
Podemos eliminar todos estos datos del software de forma permanente. Contacta con nosotros y te ayudaremos.

Desactivar: Nuestra recomendación, es que, en vez de eliminarlo lo marques como desactivo, inactivo o "Baja". De este modo, podrás continuar consultando los registros de ese cliente y toda su información relacionada.

Para marcar un animal como Baja :

En la opción Ver > animales, selecciona el animal > Haz clic en más información > Baja = si.
Además puedes añadir la fecha y más detalles sobre el motivo de la baja.

Si marcas a un animal como baja o inactivo:

  • Al consultar el listado de animales (Ver > animales) verás que tiene el simbolo   y el resto tendrán el icono  .

  • En su ficha verás inactivo desde la fecha x

  • Ya no aparecerá cuando lo busques para hacer una nueva reserva/cita, servicio/entrada, ...

En el menú lateral, hay más opciones disponibles según la app en la que te encuentres:

  • Documentos: puedes almacena y consulta documentos de ese animal: contratos, documentación, etc. Los ficheros soportados son:

    • .xls, .xlsx, .doc, .docx, .odt, .ods, .pdf, .rtf, .txt, GoogleDrive Document y GoogleDrive spreadsheet

    • Tamaño máximo 2 MB

  • Avisos: puedes anotar y consultar avisos importantes para un animal y la aplicación te lo recordará automáticamente.

  • Adiestramiento

    • Servicios de adiestramiento: Puedes ver los servicios de adiestramiento/educación vendidos a ese cliente

    • Ventas o facturas: de adiestramiento hechas a ese cliente

    • Sesiones y evolución: Puedes ver/añadir sesiones de adiestramiento/educación para ese animal y valorar su evolución

    • Imprimir diploma: Si quieres entregar un diploma a tus clientes y animales para motivarles y premiar su esfuerzo, puedes hacerlo cómodamente desde esta opción.

    • Cursos: Cursos en los que está inscrito ese animal

  • Peluquería

    • Citas de peluquería: puedes ver todas las citas planificadas para ese animal

    • Servicios de peluquería: listado con todos los servicios de peluquería que se le han realizado a ese animal

  • Hotel

    • Reservas: puedes ver todas las reservas planificadas para animales de ese cliente

    • Alojamientos o estancias en el hotel: listado con todos los alojamientos de ese animal

  • Guardería

    • Reservas: puedes ver todas las reservas planificadas para ese cliente

    • Alojamientos o estancias en la guardería: listado con todos los alojamientos de ese animal

  • Veterinario

    • Citas: puedes ver todas las citas planificadas para se animal

    • Consultas: listado con todoa las consultas veterinarias hechas a se animale

    • Analíticas: analíticas veterinárias hechas a ese cliente

    • Prescripciones: analíticas veterinárias hechas a ese cliente

    • Parámetros fisiológicos: registro de los parámetros fisiológicos de ese animal

    • Pesos: registro de pesos de ese animal

    • Control de vacunación: registro de vacunas sumistradas/aplicadas a ese animal

    • Historial clínico: historial o registro con todas las acciones ordenadas cronológicamente



INFORMES PARA DESCARGAR E IMPRIMIR

  • Informe de Animales

  • Informe de animales rentables

EXPORTAR INFORMACIÓN (Configuración > Gestión de datos)

  • Animales

  • Animales reproductores (Cria)











Listado con todos los contactos veterinarios. Si tienes varias áreas de negocio, los contactos son accesibles desde varias.

Aparece un pequeño indicador con el número total de contactos

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En la parte superior de la pantalla hay un buscador. Si escribes información sobre un contacto y pulsas enter o haces clic en la lupa aparecerán todas las coincidencias.

Puedes ordenar el listado de contactos como quieras: 

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Más información sobre buscadores y ordenación de la información:

Clic aqui

Para añadir contactos, tienes dos opciones:

  • Añadirlos de forma individual (uno a uno) usando la opción Añadir

  • O añadir múltiples contactos al mismo tiempo utilizando la opción Importar.


Para añadirlos, utiliza los botones de la parte superior:

  • Haz clic en el botón Añadir nuevo, rellena los datos y haz clic en Guardar.
    (Consulta el apartado Nuevo > Veterinario si quieres ver más información)

  • O haz clic en el botón importar y sigue las instrucciones.

Como importar contactos de forma masiva en el software

Clic aqui

Si pulsas sobre un contacto, aparece toda la información sobre el. Se muestra el Magic Desk, es una pantalla resumen o Ficha con toda la información del contacto.

En la parte superior hay 2 botones:

  • Mostrar/ocultar el menu lateral derecho para ampliar el espacio de trabajo

  • Acciones rápidas o "atajos" y Acciones adicionales

    •   Enviar Ficha por Email

    •   Imprimir ficha


En esta opción puedes consultar y también modificar directamente la información. Recuerda, que si haces cualquier cambio, debes pulsar el botón Guardar, para que se guarde esa nueva información.

Además, utilizando los botones de acceso rápido: puedes llamarle o abrir WhatsApp para hablar con el; pulsa sobre el icono correspondiente (sobre, teléfono, Whatsapp...)


Eliminar: Si el contacto tiene datos referenciados en otras partes del software no podrá ser eliminado directamente.

Es por este motivo que si quieres eliminarlo, primero deberás eliminar los datos que tenga referenciados para después poder eliminarlo.

Desactivar: Nuestra recomendación, es que, en vez de eliminarlo lo marques como desactivo, inactivo o "Baja". De este modo, podrás continuar consultando los registros de ese contacto y toda su información relacionada.

Para marcar un contacto como Baja :

En la opción Ver > contactos, selecciona el contacto > en el menú lateral derecho Privacidad > Baja = si.
Además puedes añadir la fecha y más detalles sobre el motivo de la baja.

Si marcas a un contacto como baja o inactivo:

  • Al consultar el listado de contactos veterinarios (Ver > veterinarios) verás que tiene el icono   y el resto tendrán el icono  .

  • En su ficha verás inactivo desde la fecha x

En el menú lateral, hay más opciones disponibles según la app en la que te encuentres:

  • Documentos: puedes almacena y consulta documentos de ese proveedor: contratos, documentación, etc. Los ficheros soportados son:

    • .xls, .xlsx, .doc, .docx, .odt, .ods, .pdf, .rtf, .txt, GoogleDrive Document y GoogleDrive spreadsheet

    • Tamaño máximo 2 MB

  • Avisos: puedes anotar y consultar avisos importantes para un contacto y la aplicación te lo recordará automáticamente.

  • Privacidad: Aquí podrás gestionar toda la información relativa a la privacidad/RGPD.

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En esta opción encontrarás un listado con todas las ventas o facturas. Puedes buscar, utilizando el buscador de la parte superior y ordenar el listado como prefieras.

Puedes filtrar por tipos de venta. Si tienes varias aplicaciones, aparecerá un icono por cada una y podrá seleccionar si deseas ver a todos las ventas o solo las de Peluquería, Hotel, ..
Así puedes consultar todas las ventas, o solo las de un área de negocio concreto.

Aparece una pequeña casilla donde aparece el número de ventas del tipo seleccionado. Por ejemplo: 300 ventas o facturas de Hotel.



Las ventas o facturas pueden tener 2 estados:

  • Pagada: Si está totalmente pagada

  • Pendiente: Si está total o parcialmente impagada

Si haces clic en una venta de la lista, aparece el detalle y puedes hacer más acciones: imprimirla, enviarla por email y anularla

Más información sobre Anular facturas:

Clic aquí



INFORMES

Puedes ver un informe detallado con todas las facturas:

  • Pagadas: en la opción Informes > Facturación

  • Pendientes: en la opción Informes > Facturas impagadas





Listado con todos los gastos o compras que has anotado. Si tienes varias áreas de negocio, los gastos o compras son accesibles desde todas ellas, pero puedes verlos de forma conjunta o independiente (por ejemplo solo los gastos de Hotel)

Aparece un pequeño indicador con el número total de gastos

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En la parte superior de la pantalla hay un buscador. Si escribes información sobre un gasto y pulsas enter o haces clic en la lupa aparecerán todas las coincidencias.

Puedes ordenar el listado de contactos como quieras: 

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Más información sobre buscadores y ordenación de la información:

Clic aqui

Para añadir un nuevo gasto, haz clic en el icono botón Añadir nuevo, rellena los datos y haz clic en Guardar.
(Consulta el apartado Nuevo > Gastos si quieres ver más información)

Como registrar los gastos en el software:

Clic aqui

Al hacer clic sobre un gasto, aparece el detalle.

  • Haciendo clic en el nombre del proveedor, se abre su ficha en una pestaña nueva

  • Haciendo clic sobre los iconos del proveedor, es posible ver y editar sus notas e información importante.
    (Si tienen información, aparecen de color rojo).

  • Si hay facturas pendientes de pago para ese proveedor, aparecerán en la zona derecha.
    (Pulsando sobre el pequeño icono de flecha, se abre esa factura impagada en una nueva pestaña)


INFORMES PARA DESCARGAR E IMPRIMIR

  • El Informe > Gastos > aparece el detalle de las facturas de gastos o compras en el rango de fechas y para las áreas de negocio seleccionadas. (Es útil para generar la contabilidad/presentar la documentación/pago de impuestos, ya que detalla los datos de cada factura.)

  • El Informe > Resultados > te resultará más útil si prefieres consultar simplemente los gastos (sin el detalle completo de la factura).

EXPORTAR INFORMACIÓN (Configuración > Gestión de datos)

  • Gastos







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