¿Te has planteado, gestionar la sala de espera en tu clínica veterinaria, pero no sabes si le aportará beneficio a tu negocio?
A continuación, hemos recopilado algunas de las ventajas de gestionar tu sala de espera:
Una gestión eficiente de la sala de espera permite aprovechar al máximo el tiempo de tus pacientes y su dueño. Reducir el tiempo de espera mejora la satisfacción de los clientes y optimiza la programación de consultas, lo que puede aumentar el número de pacientes atendidos en un día.
Una sala de espera organizada y cómoda crea una mejor experiencia para los clientes. Los dueños de mascotas se sienten más satisfechos y valorados cuando no tienen que esperar largos periodos de tiempo.
Las mascotas pueden sentirse estresadas en ambientes abarrotados o con mucho ruido. Una sala de espera bien gestionada reduce el estrés en los animales, lo que facilita su manejo durante la consulta.
En situaciones de enfermedades contagiosas, una gestión adecuada de la sala de espera puede evitar la propagación de enfermedades entre las mascotas. Puedes establecer áreas separadas para pacientes enfermos y sanos, minimizando el riesgo de infecciones cruzadas.
Un sistema de gestión de la sala de espera te permite llevar un registro de las citas programadas y gestionar mejor los horarios. Esto ayuda a reducir la probabilidad de olvidar o perder una cita importante.
Una sala de espera bien gestionada puede mejorar la percepción del cliente sobre la calidad de tu clínica. Los clientes satisfechos tienen más probabilidades de regresar y recomendar tus servicios a otros dueños de mascotas.
Una gestión adecuada de la sala de espera también contribuye a la eficiencia de la administración de tu clínica veterinaria. Puede ayudar a evitar problemas de programación, reducir el tiempo de espera innecesario y garantizar un flujo constante de pacientes.
Una sala de espera ordenada y bien gestionada crea una imagen profesional para tu clínica. Esto puede aumentar la confianza de los clientes en tus servicios y en la calidad de atención que brindas.
En resumen, gestionar la sala de espera en tu clínica veterinaria es esencial
para
proporcionar una experiencia positiva tanto para los dueños de mascotas como
para
las propias mascotas.
Además, tiene un impacto directo en la eficiencia y el éxito
general de tu negocio. Una gestión eficiente de la sala de espera contribuye a
la
satisfacción del cliente, a la prevención de problemas de salud y al
fortalecimiento de la reputación de tu clínica veterinaria.
Utilizando la solución de Gespet para Veterinarios, la gestión de tu sala de espera es increiblemente sencilla.
Por un lado, gestionaremos las citas. Se pueden anotar citas de un modo muy rápido y sencillo.
Selecciona al cliente y te aparecerá:
Toda su información
Sus animales
Si tiene facturas pendientes de pago
Si ha anulado previamente citas
Los datos de la cita: fecha, si tiene servicio de recogida/entrega, ...
Si el cliente es nuevo, puedes añadirlo directamente haciendo clic en el botón
Puedes añadir recordatorios automáticos para que, el día seleccionado, el cliente reciba un recordatorio por email de su cita. Estos recordatorios se envían automáticamente, no tienes que enviarlos tu.
Puedes añadir tantos recordatorios como quieras, haciendo clic en el botón AÑADIR.
Puedes elegir el día que quieres que llegue el aviso, escribiendo una fecha personalizada o usando el calculador de fechas. Si seleccionas 15 días antes, el software calcula 15 antes de la fecha de la cita y lo escribe en el campo fecha. Del mismo modo, si seleccionas 7, 3, 5 ... días antes.
Si seleccionas, por ejemplo enviar el recordatorio automático 7 días antes, pero faltan 5 días para la cita, lógicamente solo podrá ser programado para enviarse 4 días antes de la cita.
También puedes seleccionar la hora a la que quieres que se envíe del desplegable Hora. Si el cliente tiene varias direcciones de email, puedes elegir a cual se lo quieres enviar.
Si seleccionas la opción "Enviarme una copia", recibirás una copia en tu email.
Cuando Guardes, estos recordatorios se programarán para ser enviados en la fecha/hora seleccionada. Aparecerán aquí y en la opción Ver > Recordatorios automáticos.
Los recordatorios no pueden ser modificados, pero puedes anular el recordatorio y crear uno nuevo.
Si modificas la fecha del servicio, los recordatorios no se eliminarán automáticamente. Puedes conservar los recordatorios que tenías programados o anularlos y crear nuevos recordatorios, como tu consideres.
|
Por ejemplo:
Si quieres, puedes eliminar ese recordatorio y programar uno nuevo. |
Leer más sobre el envío automático de recordatorios de próximas citas:
Clic aquíMás información sobre el consumo de emails
Clic aquí Leer más sobre el envío automático de recordatorios de próximas citasAparecen los documentos o contratos que que hayas configurado para que puedas imprimirlos y/o entregarlos al cliente.
Por ejemplo, condiciones de cancelación de cita, información de interés previa a la cita, ...
Puedes indicar de que tipo es cada documento: Privacidad, Cita, Consulta, ... y para una mayor facilidad, aparecerán justo en ese momento para que puedas imprimirlos, entregarlos al cliente o lo que necesites.
Para añadir nuevos documentos o contratos asociados a la cita, accede a la opción Herramientas > Documentos y selecciona el tipo Cita o Reserva
Si haces clic en el botón Guardar se anota la reserva o cita en el software y aparecen nuevos botones para:
Puedes Guardar nuevamente si has hecho algún cambio
Para salir sin hacer ninguna acción, solo tienes que hacer clic en el botón Cancelar.
Puedes Imprimir el documento resumen de la cita o descargarlo en formato .pdf
O imprimir en formato ticket el resumen de la cita para entregarlo al cliente
Puedes Enviar por email la confirmación de cita al cliente
Se abre una ventana emergente para que veas el email que se enviará al cliente, con la fecha/horas y animales. Además puedes incluir un texto con más información.
Si el cliente no tiene dirección de email, aparece un mensaje de aviso. En la ficha del cliente, añade su dirección de email y después podrás enviarle emails.
También aparece un aviso si el cliente no acepta recibir notificaciones por tu parte. Haciendo clic en Ver detalles puedes ver/editar esta información en la ficha del cliente, que se abrirá en una nueva pestaña.
Si quieres puedes adjuntar a la confirmación de reserva, el resumen de la cita con todo el detalle.
También puedes enviarte una copia a tu propio email.
Más información sobre el consumo de emails (límites en el envío de emails)
Mas información Más información sobre el consumo de emailsPuedes marcar esa cita como En sala de espera para que sepas que ese cliente/animal ya están esperando a ser atendidos
Puedes empezar la consulta o servicio veterinario
Y también puedes Eliminar o anular la cita. Consulta más información sobre las citas anuladas en este mismo apartado Ver Citas > Información sobre las citas anuladas
Los animales que ya han acudido a su cita y están esperando para ser atendidos, pasan a sala de espera. Para indicar que un animal está en sala de espera, hay 2 opciones:
Rápido: Ideal para pasar a sala o empezar múltiples citas.
Se abre una ventana emergente para confirmar la operación
Si haces clic en el botón o en el botón , esa cita cambia su estado a "En sala de espera" o "se convierte en una consulta" para que comencemos a ofrecer servicio veterinario a ese animal. Y si se ha realizado correctamente este proceso, aparece un mensaje de color verde.
Ahora puedes:
Hacer clic en Cancelar, para cerrar la ventana para realizar otra tarea.
Hacer clic en para ver en detalle o editar esa cita/consulta.
Detallado: si quieres ver el detalle, antes de comenzar.
Haz clic en la cita y se abre todo el detalle. Puedes revisarlo y editar lo que necesites.
En la parte inferior, haz clic en el botón o en el botón
Verás los animales que tienen citas para hoy y los que ya están esperando para ser atendidos, en el planning o agenda (marcadas en color azul)
Y en la pantalla principal o Agenda Diaria:
Y puedes pasar a sala de espera, anular (si el cliente no acude), modificar lo que necesites y comenzar la consulta, directamente desde la misma pantalla.
