Guia completa de ayuda

Aquí se configuran los servicios y precios o tarifas. Puede configurar diferentes precios o tarifas en función del tratamiento, consulta, vacuna, ... .(Recuerda que los productos se configuran en el módulo o software de Tienda).

Por ejemplo:

• Si en esta opción tienes configurado el impuesto general como 0%

• Después configuras un nuevo servicio veterinario, .. ese servicio también tendrá el impuesto al 0%

• Si en un futuro modificas el impuesto general y lo cambias por ejemplo por el 7%, este no se cambiará en los servicios o tarifas que ya tenías configuradas

• En los nuevos servicios o tarifas que añadas, si aparecerá el impuesto al 7%

• Si escribes el precio base (o precio sin impuestos), calcula automáticamente el precio de venta (o precio final con impuestos) en función del porcentaje de impuesto configurado.

• Si escribes el precio venta (o precio final con impuestos), calcula automáticamente el precio base (o precio sin impuestos) en función del porcentaje de impuesto configurado.

 Nota: El impuesto es el mismo que tengas configurado en la opción Configuración > Idioma/Moneda

El código no es automático ni se auto-incrementa, es un código libre, es decir, puedes utilizar el código o referencia que tu desees, (como un código de barras pero para tus servicios). 

Puedes ser simplemente un número (1, 2,3, ...) o un código especial por categorías, lo que tu mejor consideres,  por ejemplo:

• C01 Cirugía esterilización hembra

• V02 Vacuna Rabia anual

• T01 Transporte a domicilio

• ...

Desde esta misma opción puedes modificar un servicio (por ejemplo para cambiarle el nombre o el precio) y eliminar/desactivar los servicios que no estés utilizando. 

Todos los servicios se pueden eliminar, salvo los que estés utilizando. Si tienes citas/servicios/ventas/.. anotadas que incluyen el servicio por ejemplo "Baño básico", no puedes eliminar ese servicio de la lista, porque se borraría también de esas citas/servicios...

En este caso, aparecerá este mensaje que te informa del motivo por el cual no es posible eliminar el servicio. Recuerda: SI puedes modificarlo, pero NO puedes eliminarlo. Si no deseas utilizarlo más, puedes desactivarlo, seleccionando la opción Baja = Si.

EDITAR UN SERVICIO, AJUSTE DE PRECIOS

También puedes modificar los servicios, por ejemplo para hacer un ajuste en el precio cuando comienza el año. Para hacerlo:

• Selecciona el servicio, por ejemplo el servio de "Revisión anual" que antes costaba 20 €

• Modifica el precio por el nuevo; Por ejemplo ahora va a costar 22 €.

• Haz clic en Guardar.

Este precio se aplicará a las nuevas citas y consultas, pero no a las antiguas que ya tengas anotadas en el sistema, ni a las ventas (facturas con o sin impuestos) que hayas hecho anteriormente.

Te recomendamos que consultes:

¿Como configurar tus servicios eficientemente?:

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Bonos, ofertas, descuentos y servicios especiales:

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¿Como funciona?

El sistema es gratis y está disponible para los software de Hotel de mascotas, Guardería de mascotas, Adiestramiento, Veterinario y Peluquería de mascotas.

Nada más comenzar a trabajar con Gespet, tienes disponible tu "pagina" de reservas online, para comenzar a utilizarla cuando quieras.

Puedes utilizarlo de diferentes formas:

• Enlace: Puedes compartirlo con tus clientes, como si les compartieses tu pagina web o tu número de teléfono.

• Código QR: Puedes compartirlo con tus clientes, como si les compartieses tu pagina web o tu número de teléfono. Puedes enviarlo por email, imprimirlo y colocarlo en tu negocio, ... a tus clientes les encantará.

• Puedes incluirlo en tus redes sociales, por ejemplo en tu perfíl de Instagram

• También puedes incluirlo en tu Pagina web o Blog.

Puedes elegir los idiomas que quieras y el formato que mejor se adapte a tus necesidades.

1. Copias el código que quieras y lo compartes con tus clientes como prefieras (o lo incluyes en tu web/blog/redes sociales)

2. Tus clientes podrán solicitarte citas y tu decides si las aceptas o rechazas

3. Recibes un email con toda la información

4. La solicitud se anota en el software de forma automática

5. Fácilmente, desde esa misma pantalla, puedes:

El sistema utiliza un diseño adaptativo, es decir, el formulario se adapta al tamaño del dispositivo (ordenador, móvil o celular, ...) para que siempre se visualice correctamente.

Clic aquí

Aqui puedes ver la apariencia de los recordatorios automáticos que se enviarán desde el software para recordarle al cliente una próxima cita o reserva.

Si quieres que aparezca algún texto por defecto, información adicional, etc. Puedes incluirlo en el apartado Plantilla (1). Al pulsar sobre Guardar, se aplicará este cambio y lo verás en el apartado PREVISUALIZACIÓN.

Hay diferentes pestañas para ver la configuración de los diferentes recordatorios: Peluquería, Adiestramiento, Hotel y Guardería.

nota: El límite de caracteres es de 500. Si escribes más de 500 caracteres, al hacer clic en Guardar, el campo Plantilla se marcará en color rojo para avisarte.

En la opción Configuración > Datos de empresa, puedes configurar:

• El logotipo (2)

• El nombre del negocio (3)

• Y la información que aparecerá al pie del email. (4)

Si haces un cambio y pulsas sobre Guardar, cuando vuelvas a esta pantalla, verás que ha cambiado la Previsualización y ahora muestra los cambios que acabas de hacer.

Importante: Los cambios que hagas en el logotipo, nombre de empresa, pie de emails y plantilla se aplicarán a los próximos recordatorios que programes, es decir, NO afectará a los que ya tenías programados.

Si hay recordatorios programados para esa cita y la modificas, los recordatorios no se eliminan; Se muestra un aviso en la parte superior de la pantalla: "La cita tiene recordatorios pendientes de envío". De este modo eres tu quien decide si quiere conservar los recordatorios o quiere eliminarlos/crear nuevos recordatorios.

Por ejemplo : La cita estaba planificada para el día 23 a las 10:00 y programaste un recordatorio automático Ahora cambias la cita para el día 23 a las 12:00 (2 horas más tarde) El recordatorio no se va a modifcar porque ya estaba programado. El el email que recibirá el cliente, seguirá informando de que la cita es el día 2 a las 10:00. . Si quieres, puedes eliminar ese recordatorio y programar uno nuevo.

En esta opción puedes configurar los parámetros del planning:

Puedes configurar el planning para que coincida con el horario de tu negocio, indicando la hora de inicio y de fin.

En el planning aparecen las citas y consultas. Cuando terminas la consulta, se considera finalizada y ya no aparecería en el planning, pero si quieres que se siga mostrando, puedes configurarlo en esta opción y la verás en el planning (aparecerá en otro color para que puedas identificar rápidamente que se trata de una consulta finalizada).

Puedes configurar los aspectos más importantes de tu país/región:

• Selecciona el país de la lista

• Selecciona la zona horaria de la lista 

  Comprueba que tienes correctamente configurada la hora en tu dispositivo (ordenador, teléfono movil, tablet) ya que el software, utilizará esa hora para las citas, agenda, etc.

• Selecciona el idioma en el que se mostrará el software

• Configura la moneda o divisa de tu país: puedes utilizar símbolos (por ejemplo €, $, ...) o la abreviatura de la moneda (por ejemplo EUR, USD, ...)

• Configura el impuesto y porcentaje aplicables en tu país a todos tus servicios. (por ejemplo IVA 21%). 

  nota: En países donde se aplican varios impuestos, puede configurar un nombre de impuesto general o un nombre de impuesto combinado y agregar ambos impuestos juntos. Por ejemplo, para Québec (Canada), puedes configurar el impuesto con el nombre TPS-TVQ, TAX o similar y que el porcentaje sea la suma de ambos impuestos (El TPS y el TVQ)

Es muy importante que configures primero aquí el % impuesto y después ya configures tus servicios o tarifas , ya que todos tendrán el mismo impuesto que hayas configurado en esta opción.

Desde esta opción podrás configurar todos los datos de tu empresa y así no tendrás que insertar los datos cada vez que se genere un documento o una factura; la aplicación automáticamente los rellenará por ti.

1. Nombre, CIF/NIF, Dirección, CP, Población, Provincia y datos de contacto (teléfonos, email,..): Puedes configurar el nombre de tu empresa, así como el número de identificación, y los datos de localización y contacto. Estos son los datos que aparecerán en las facturas.

   Más información: Puedes añadir información adicional como el núcleo zoológico, el nº de colegiado, alguna información sobre tu empresa, nº de registro, o lo que necesites.

2. Logotipos:

   Puedes incluir dos logotipos diferentes: 

   • El que se muestra en el software

   • El que aparecerá en los documentos impresos tamaño DINA4 (tamaño folio 210x297mm)*

   
   

   * Nota: reducirás el consumo de tinta al imprimir tus facturas si utilizas un logotipo en blanco y negro para las facturas. 

   • Los formatos de imagen soportados son: jpeg, jpg, gif y png

   • El tamaño máximo permitido para las imágenes es: 1000 x 1000 pixels (ancho x alto)

   • El peso máximo de las imágenes es 1 MB

   Si el software no te permite subir una imagen, puedes utilizar cualquier conversor de imágenes para que cumpla con estos requisitos y ya podrás subirla.

   
   

3. Texto en facturas sin impuestos: Si en tu país/actividad hay situaciones en las que las factuas están exentas de impuestos (como por ejemplo en el caso donde aplica emitir la factura sin IVA para Intracomunitarios) puedes incluir un texto adicional que solo aparecerá en las facturas exentas de impuestos.

4. Pie documentos impresos:

   Puedes incluir un texto a pie de pagina para todos tus documentos y facturas. Es útil para incluir información legal, alguna aclaración sobre la política de tu negocio, etc. Aparecerá en las facturas, en los documentos resumen de cita/reserva, entrada/servicio, salida, etc.

5. Pie emails: desde el software puedes enviar emails para confirmar/cancelar una cita/reserva, una cita/reserva online, enviar un ticket/factura, etc. Con esta información, podrás configurar un texto que aparecerá en esos emails. Por ejemplo, puedes incluir los datos de tu negocio o información de interés.

nota: si has sobre-pasado el tamaño máximo de caractereres permitido, el software te avisará, resaltando en color rojo ese campo y no te permitirá guardarlo.

LOGOTIPOS EN LOS TICKETS: La mayoría de impresoras de tickets, te permiten configurar tu logotipo para que aparezca cuando imprimas un Ticket. En cada modelo de impresora se hace de un modo diferente. Para configurarlo, consulta el manual de ayuda de tu impresora.

Podrás gestionar sus empleados, con toda la información necesaria de contacto y laboral.

Al pulsar sobre un empleado de la lista aparece toda la información:

En la parte superior hay 2 botones:

• El primero incluye acciones rápidas o "atajos": añadir para ese proveedor una nueva compra, imprimir su ficha, ...

• El segundo permite mostrar/ocultar el menú lateral derecho para ampliar el espacio de trabajo

Ahora todo es más rápido! En su ficha, aparece toda la información de contacto y es posible utilizando los botones de acceso rápido: enviarle un email, llamarle o abrir WhatsApp para hablar con el; pulsa sobre el icono correspondiente (sobre, teléfono, WhatsApp...)

Es posible anotar más teléfonos y más emails para un empleado. Pulsando sobre el icono "mas información", aparecen nuevos campos para anotar estos datos

Al escribir la dirección y pulsar sobre el botón Guardar, aparecerá el mapa que de GoogleMaps que muestra la dirección. Puede hacer zoom o ampliar usando los botones del mapa.

Si no se muestra el mapa con la dirección, es porque la dirección no es correcta. Comprueba que es correcta y pulsa Guardar para que el mapa se muestre.

Es posible consultar y editar en la misma pantalla toda la información de contacto y laboral de ese empleado, así como las notas o comentarios y la información importante. 

Información laboral

En el apartado Información laboral, puedes anotar la información relativa a su formación, condiciones de pago/salario, información para hacer el pago, etc.

Si en tu peluquería o adiestramiento, aplicas un porcentaje de sobre los servicios realizados a un empleado, por ejemplo del 30%, puedes anotar aquí ese porcentaje y de este modo, no tendrás que recordarlo.

Para ver los servicios que ha realizado un empleado de tu centro de adiestramiento o peluquería, solo tienes que acceder al informae de Servicios y facturación por empleado y seleccionando ese rango de fechas verás el número de servicios y el importe de esos servicios. De este modo, te resultará muy sencillo calcular la cantidad que le corresponde por esos servicios.

Adicionalmente, podrás saber el tiempo medio que ha tardado en realizarlos y cuando ha sido el último servicio que realizo ese empleado o trabajador.

CONTROL DE ACCESO DE EMPLEADOS

Si ademas dispones de la App de usuarios y control de acceso, podrás añadir a estos usuarios para que cada uno acceda con unos datos independientes y de este modo, podrás controlar: 

• Los días/horas en los que pueden acceder a la aplicación los usuarios

• Las opciones que pueden utilizar/consultar

• Un registro con todos los accesos que han hecho (hora, dirección IP, sistema operativo utilizado)

De este modo, podrás controlar el acceso de tus empleados para una mayor seguridad de tu negocio.

Consulta mas información en nuestra web:

Mas información

Si quieres añadir, editar o eliminar razas puedes hacerlo desde esta opción. Después es muy cómodo, ya que cuando vayas a añadir un nuevo animal, solo tendrás que buscar la raza en el selector avanzado y no tendrás que escribirla cada vez.

Para los perros sin raza o mestizos, hemos creado la raza "común" pero si prefieres crear otra, puedes hacerlo desde esta opción.

NOVEDAD! Ahora puedes indicar la especie. Esta opción es muy interesante, sobre todo si en tu hotel se alojan diferentes tipos de animales: perros, gatos, caballos, reptiles, ....

Puedes configurar el formato de la numeración de tus facturas y cual es el siguiente número de factura a emitir. Por ejemplo, si comienzas a utilizar el software hoy, pero ya has generado 20 facturas previas, puedes configurar que la siguiente sea la número 21.

El software asignará ese número a la siguiente factura que emitas y el resto serán correlativas para que las facturas estén correctamente numeradas. 

Por ejemplo, si comienzas a utilizar ahora el software y este año ya has generado 25 facturas, si quieres que la siguiente sea la número 26 (para que sean correlativas), escribe 26.

Esta numeración no se reinicia al final del mes o del año. Continuará siembre con la numeración de la última factura.

Numeración de siguiente factura: El número máximo es 15 dígitos.

Prefijo:

Puedes configurar si quieres añadir un prefijo delante de los números de Factura y Abono. Así que, puedes elegir si quieres que el número de factura:

• No tenga prefijo. Por ejemplo el número de factura será 000042

• Tenga el prefijo que tu quieras: Por ejemplo el prefijo FAC. En este caso, el número de factura será FAC.000042

  *El tamaño máximo del prefijo es de 10 caracteres

• El software incluya automáticamente el prefijo Año.Mes en el que nos encontramos.
  En este caso, si estamos en Abril (mes 4) de 2021 y la última factura emitida fue la 41, la siguiente factura será la: 2021.04.000042

Como verás, en el lado derecho de la pantalla, hay un previsualizador, que te permite ver, como quedará el siguiente número de factura y de factura de abono respectivamente, según la configuración que elijas.

Puedes configurar una numeración diferente para las facturas de Abono o facturas rectificativas

Para el módulo de Tienda:

Numeración diferente para Facturas simplificadas: también puedes configurar una numeración diferente para las facturas simplificadas. Solo haz clic en "Si" y aparecerán las opciones de configuración para Facturas simplificadas.

Se generará una factura simplificada si no hay cliente asignado, es decir, si se ha seleccionado el cliente Caja (Sin cliente asociado)

Exportación Especial de Datos

Desde esta opción, puedes realizar una exportación completa de los datos en formato .xls (Excel). Si decides dejar de utilizar el software y quieres exportar la información almacenada en tu cuenta, tú mismo/a puedes hacerlo utilizando esta opción.

Para proceder, solo debes pulsar el botón Exportar. Se guardará un archivo .xls en la carpeta de descargas configurada en tu navegador web.

Por motivos de rendimiento y seguridad, la exportación completa de datos solo se puede realizar una vez al día. Pasadas 24 horas desde la última descarga, si es necesario, podrás solicitar una nueva exportación completa.

Eliminación Total de Datos. Vaciado de la Cuenta

Como sabes, no es posible eliminar registros de forma parcial (por ejemplo, eliminar todas las facturas). Sin embargo, la mayoría de los usuarios utilizan la cuenta durante un tiempo con datos ficticios para hacer pruebas y familiarizarse con el sistema.
Después del periodo de pruebas, cuando comienzan a trabajar con datos reales, necesitan eliminar los datos ficticios para proceder con la configuración de los datos reales, alta de clientes y animales, generación de facturas, etc.
Esta opción está diseñada específicamente para eso. Te permite vaciar tu cuenta por completo (todos los datos y toda la configuración serán eliminados, y tu cuenta se restaurará a los valores por defecto).

La eliminación es definitiva, lo que significa que los datos serán eliminados completamente y no podrán ser recuperados.
Para evitar una eliminación accidental, el sistema te informará del proceso de eliminación total y permanente, y te pedirá varias confirmaciones.
Tras estas confirmaciones, se ejecutará el borrado total de los datos y recibirás un email informativo en la dirección de correo principal (es la dirección de acceso del usuario administrador).

Si tienes dudas, no ejecutes esta acción. Contacta primero con nosotros y te ayudaremos encantados a resolver cualquier duda que tengas.
Recuerda que el proceso es irreversible, si los datos se eliminan, después no podrán ser recuperados.

Esta opción estará disponible exclusivamente para el usuario Administrador, por lo que si has configurado varios usuarios diferentes, solo tú como Administrador, verás esta opción. El resto de los usuarios, que acceden utilizando sus propios datos de acceso (usuario y contraseña), no podrán ejecutarla.

Ten en cuenta que, si todos utilizáis los datos de acceso del usuario Administrador, todos tenéis permisos de administrador y, por lo tanto, cualquiera podrá ejecutar esta acción y eliminar todos los datos. Posteriormente, los datos no podrán ser recuperados.

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¿Cómo Funciona el Módulo de Seguridad y Control de Acceso?

Si tienes varios usuarios y necesitas limitar su acceso, dispones del módulo de seguridad y control de acceso. Cada usuario tendrá sus propios datos de acceso, y podrás controlar:

• Los días y horas en que los usuarios pueden acceder a la aplicación.

• Las opciones que pueden utilizar o consultar.

• Un registro con todos los accesos realizados (hora, dirección IP, sistema operativo utilizado).

Controlarás el acceso de tus empleados para una mayor seguridad de tu negocio.Consulta más información:

Más información

Si quieres añadirlo a tu cuenta, es muy sencillo:

Puedes pedirnoslo y nosotros lo añadiremos a tu suscripción actual

O si prefieres hacerlo tu, solo tienes que:

• Acceder a tu cuenta (utilizando tu usuario y contraseña)

• En la primera pantalla que aparece haz clic en comprar el módulo de seguridad y control de acceso para usuarios

• Rellena los datos de pago y se activará inmediatamente en tu cuenta

Puedes modificar tu contraseña de acceso al software. Para hacerlo, solo tienes que escribir la contraseña actual y la nueva. Adicionalmente, por motivos de seguridad, el software:

• Te pedira que escribas 2 veces la nueva contraseña. De este modo, evitamos errores de escritura.

• Te mostrará si esa contraseña tiene un nivel de seguridad bajo, medio o alto. Para mayor facilidad, podrás verlo por colores Rojo, naranja o verde.

• Contraseña nueva: Escribe la nueva contraseña que quieras utilizar

• Contraseña antigua: Si has utilizado la opción “Recordar contraseña”, escribe la contraseña que has recibido por correo

Por tu seguridad y la seguridad de tus datos, es muy importante que tengas unos buenos habitos con las contraseñas de las diferentes cuentas/servicios que utilices:

• Cambia las contraseñas con frecuencia

• Nunca uses la misma contraseña en múltiples sitios o servicios

• No compartas las contraseñas con otras personas ni las anotes, especialmente cerca del dispositivo

• Cambia las contraseñas que traen por defecto los dispositivos y servicios en línea.

Requisitos de la nueva contraseña:

• Debe tener como mínimo 10 caracteres

• Debe contener al menos un caracter en MAYUSCULA y otro en MINUSCULA

• Debe incluir al menos un número

• Debe incluir al menos un símbolo

Hemos recopilado diferentes consejos sobre seguridad y hemos creado una mini guía de ayuda con consejos útiles sobre seguridad. Te recomendamos que la consultes.

Clic aquí

Cada cierto tiempo, la contraseña que tengas configurada en el software expirará o "caducará". Es decir, tendrás que cambiarla por una contraseña nueva.
Si el software muestra el mensaje de que la contraseña ha expirado, tan solo debes cambiarla por una contraseña nueva y podrás continuar trabajado con total normalidad.
Sabemos que esto puede resultar molesto, pero nuestro objetivo es preservar tu seguridad y la seguridad de tus datos

Si en tu negocio sois múltiples usuarios, todos podéis usar el mismo usuario y contraseña para acceder al software. Para una mayor seguridad, nosotros te recomendamos que en este caso, utilices el software de control de acceso y seguridad para usuarios, ya que te permitirá tener un mayor control y seguridad.

Mas información

¿Donde cambiar la contraseña?

Si dispones del software de Control de accesos y seguridad para usuarios:

• Para el usuario administrador, en la opción Configuración, aparecerán las opciones de Usuarios y Restricciones de acceso para que configures los usuarios con su dirección de email y permisos. También puedes modificar las contraseñas cuando lo desees.

• Para el resto de usuarios, en la opción Configuración, selecciona la opción Cambiar contraseña

Si no dispones de este software:

• En la opción Configuración, selecciona la opción Cambiar contraseña

Muestra la capacidad de almacenamiento de archivos externos (cuando incluyes en el software un documento escaneado o una foto de cliente, animal, ...).

También puedes ver, el número de emails enviados y el número de emails aún disponibles para enviar.

Esta cantidad está limitada mensualmente para contribuir al envío responsable de emails y evitar el envío masivo o SPAM, por lo que el día 1 de cada mes, este "contador" volverá a estar a 0.

Recibirás un aviso cuando estés llegando al límite de crédito disponible para enviar más emails. Puedes comprar crédito extra que te permitirá enviar más cantidad de emails. Para hacerlo, al acceder al software haz clic en el icono de comprar más crédito de emails.

Consumo de emails: Cada vez que envíes un email desde el software (confirmación o cancelación de reservas online, confirmación de reserva, factura/ticket, recordatorio automático, etc.), se sumará 1 unidad a los emails consumidos.

Si quieres enviar además el email a tu buzón de correo electrónico (marcando la opción "envíame una copia"), se enviará también el email a esa dirección y se sumará otra unidad a los emails consumidos.

Cuando envíes un email desde el software, comprobará en el apartado RGPD de su ficha, si el cliente ha aceptado la Recepción de comunicaciones o avisos y en caso de no estar expresamente aceptada, te mostrará un aviso.

Leer más sobre la protección de datos:

Clic aquí

Permite configurar las formas o métodos de pago aceptadas en tu negocio. De esta forma, cuando se haga una venta, podrás seleccionar el método de pago. Por defecto, encontrarás:

• Pago con Tarjeta

• En efectivo (metálico, dinero o Cash)

• Pago Mixto: para elegir al menos 2 métodos de pago, por ejemplo el cliente paga una parte con tarjeta y el resto con efectivo (dinero).

Pero puedes configurar tantas como quieras: cheque, cupón descuento, Bizum, Multibanco, ....

• Mostrar Atrasadas: Permite seleccionar si quieres que el software te muestre las reservas, citas, servicios, entradas y salidas en estado "Atrasadas".