Si el cliente es nuevo:

Haz clic en el botón   Nuevo cliente

• Rellena la información básica y de contacto

  El software comprueba automáticamente si esa dirección de email o ese DNI/NIF/Identificación ya existen y muestra un aviso para evitar contactos duplicados

• Si quieres incluir más información (dirección, provincia, etc.), haz clic en Más información

• Para rellenar la información relativa a la Privacidad/RGPD, pulsa sobre Privacidad

• Añade la información básica de sus animales
  (Después, en su ficha puedes añadir más información complementaria)

• Pulsa en Guardar y continuar para añadir al cliente y sus animales y asociarlos a la nueva reserva

Si el cliente ya existe:

• Escribe su nombre y aparecerán todos los resultados que coincidan para que selecciones el adecuado

• Si tiene animales, aparecerán a la derecha. Si no, puedes añadir sus animales:

  

En ambos casos, si el cliente tiene varios animales configurados, puedes seleccionar para cuáles de ellos quieres hacer la cita/reserva/...

Datos de cliente y animales:

Puedes contactar directamente con un cliente haciendo clic en su teléfono o WhatsApp.

Puedes Acceder a su ficha, haciendo clic en su nombre

Junto al cliente y los animales, hay unos pequeños botones, que te permiten añadir, consultar y modificar rápidamente información importante.

Botones de acceso rápido:

Aviso de facturas pendientes de pago y Reservas previamente anuladas

El software comprueba automáticamente si el cliente tiene facturas pendientes de pago y muestra un mensaje para que tú lo sepas antes de anotar nuevas citas.

También muestra las citas o reservas que ha anulado previamente.

Puedes seleccionar la fecha, hora de inicio y hora prevista de fin.

Elige el tipo de cita (Cirugia, Vacunación, Urgencia, ...) y puedes añadir un el motivo.

Para el servicio de Recogida y entrega, puedes abrir el planning para verlo y seleccionar si la cita tiene servicio de recogida/entrega. Esta se anotará automáticamente en el planning de transporte. **

Si quieres, puedes asignar una etiqueta de color para identificar esa cita. Tu eliges que colores utilizas para identificar las diferentes cosas en tu negocio y puedes utilizar esto para identificar algo en esa cita/servicio y verlo rápidamente.

Etiquetas de color: Puedes asignar un color para identificar rápidamente una reserva/entrada/servicio/etc. o un cliente/animal/etc. Tu decides que utilidad darle a las etiquetas y que colores utilizar. Por ejemplo: En mi negocio hay clientes especiales a los que aplico unas tarifas diferentes y utilizo colores para identificarlos: amigos, VIP, socios, clientes habituales, ... En mi negocio, las reservas se deben pagar por adelantado y utilizo un color para identificar las pagadas y las pendientes Utilizo un color para identificar a ciertos clientes problemáticos, que siempre cancelan las citas o con impagos constantes. Ciertos animales tienen un comportamiento o requerimiento y quiero identificarlos con un color especial. Por ejemplo a las hembras en estado de celo, a los animales agresivos, a los cachorros o a los que requieren medicación/tratamientos especiales. En mi hotel, tengo problemas de ocupación y hay animales a los que voy a mover a otras habitaciones. Identifico esas entradas con otro color En mi peluquería, hay ciertos servicios especiales que requieren material específico y los marco con un color especial: por ejemplo los tratamientos de relax se llevan a cabo en la sala "Spa", los arreglos los hacemos en la sala "peluquería". O para determinar la duración, la dificultad o cualquier otro parámentro utilizo colores especiales. O cualquier otro parámetro que te resulte útil. Tu decides.

También puedes añadir notas o comentarios.

** Esta opción corresponde al software de Transporte. En el caso de no disponer de este software, la opción de Transporte, aparecerá inactiva.

Ver más información sobre el software de transporte:

LAS TARIFAS O SERVICIOS

No es necesario que rellenes más información para anotar una cita.

Pero si quieres, puedes rellenar ya la información relativa a los servicios (baño, corte, tratamiento de belleza, spa, transporte...)

• Haciendo clic en el botón Añadir, puedes añadir tantas líneas como necesites, una para cada servicio

• El precio o tarifa se rellena automáticamente.

  (Puedes configurar tus precios o tarifas en la opción Configuración > Servicios

• Haciendo clic en el botón Añadir, puedes añadir más servicios o complementos

• Incluye descuentos de dinero en los diferentes servicios. Para hacerlo solo escribe la cantidad y selecciona si es un % o una cantidad de dinero. Por ejemplo 10% o 14 € de descuento.

• El descuento se aplica y al final de cada línea, verás el precio base (sin impuestos) con el descuento ya aplicado.

Si quieres leer más información sobre la configuración de servicios veterinarios

Los recordatorios automáticos programados

Puedes añadir recordatorios automáticos para que, el día seleccionado, el cliente reciba un recordatorio por email de su cita. Estos recordatorios se envían automáticamente, no tienes que enviarlos tu.

Puedes añadir tantos recordatorios como quieras, haciendo clic en el botón AÑADIR.

Puedes elegir el día que quieres que llegue el aviso, escribiendo una fecha personalizada o usando el calculador de fechas. Si seleccionas 15 días antes, el software calcula 15 antes de la fecha de la cita y lo escribe en el campo fecha. Del mismo modo, si seleccionas 7, 3, 5 ... días antes.

Si seleccionas, por ejemplo enviar el recordatorio automático 7 días antes, pero faltan 5 días para la reserva, lógicamente solo podrá ser programado para enviarse 4 días antes de la reserva.

También puedes seleccionar la hora a la que quieres que se envíe del desplegable Hora. Si el cliente tiene varias direcciones de email, puedes elegir a cual se lo quieres enviar.

Si seleccionas la opción "Enviarme una copia", recibirás una copia en tu email.

Cuando Guardes, estos recordatorios se programarán para ser enviados en la fecha/hora seleccionada. Aparecerán aquí y en la opción Ver > Recordatorios automáticos.

Los recordatorios no pueden ser modificados, pero puedes anular el recordatorio y crear uno nuevo.

Si modificas la fecha del servicio, los recordatorios no se eliminarán automáticamente. Puedes conservar los recordatorios que tenías programados o anularlos y crear nuevos recordatorios, como tu consideres.

Leer más sobre el envío automático de recordatorios de próximas reservas y citas:

Aparecen los documentos o contratos que que hayas configurado para que puedas imprimirlos y/o entregarlos al cliente.
Por ejemplo, condiciones de cancelación de cita, información de interés previa a la cita, ...

Puedes indicar de que tipo es cada documento: Privacidad, Cita, Consulta, ... y para una mayor facilidad, aparecerán justo en ese momento para que puedas imprimirlos, entregarlos al cliente o lo que necesites.

Para añadir nuevos documentos o contratos asociados a la cita, accede a la opción Herramientas > Documentos y selecciona el tipo Cita o Reserva

Leer más información sobre los documentos y contratos con auto-completado de datos:

Si haces clic en el botón Guardar se anota la reserva o cita en el software y aparecen nuevos botones para:

• Puedes Guardar nuevamente si has hecho algún cambio

• Para salir sin hacer ninguna acción, solo tienes que hacer clic en el botón Cancelar.

  Imprimir

  Imprimir ticket

  Enviar email

• Puedes Imprimir el documento resumen de la cita o descargarlo en formato .pdf

• O imprimir en formato ticket el resumen de la cita para entregarlo al cliente

• Puedes Enviar por email la confirmación de cita al cliente

  Se abre una ventana emergente para que veas el email que se enviará al cliente, con la fecha/horas y animales. Además puedes incluir un texto con más información.

  
  Si el cliente no tiene dirección de email, aparece un mensaje de aviso. En la ficha del cliente, añade su dirección de email y después podrás enviarle emails.

  También aparece un aviso si el cliente no acepta recibir notificaciones por tu parte. Haciendo clic en Ver detalles puedes ver/editar esta información en la ficha del cliente, que se abrirá en una nueva pestaña.

  Si quieres puedes adjuntar a la confirmación de reserva, el resumen de la cita con todo el detalle.

  También puedes enviarte una copia a tu propio email.

  Pasar a sala de espera

  Empezar consulta

   Eliminar   /   Anular  

• Puedes marcar esa cita como En sala de espera para que sepas que ese cliente/animal ya están esperando a ser atendidos

• Puedes empezar la consulta o servicio veterinario

• Y también puedes Eliminar o anular la cita.

La pantalla de consulta ha sido cuidadosamente diseñada por expertos en Usabilidad para permitirte visualizar toda la información que necesitas de forma rápida y eficaz. Te va a sorprender.

Esta es la estructura de la pantalla de consultas:

• Lateral derecho: Consulta actual y posibilidad de consultar rápidamente las últimas consultas anteriores, sin necesidad de salir de la pantalla actual.

• Zona superior: Información de la consulta y relacionada con ella

• Zona central: Información de interés relacionada para que puedas consultarla sin salir de esta pantalla si lo necesitas.

• Zona inferior: Añade las tarifas o servicios aplicados en esta consulta (revisión, vacunación, cirugía, tratamiento, ...)

MENÚ LATERAL

Puedes navegar entre consultas por si quieres revisar información de alguna consulta anterior sin salir de la pantalla actual.

CONSULTA

Puedes identificar las consultas con una etiqueta de color si quieres, para identificarlas rápidamente.

Registra la fecha y horas de inicio y fin para tener un control más preciso de los tiempos y poder hacer una mejor gestión de los recursos.

Verás si tiene servicio de Transporte: Recogida/Entrega

Puedes asignar el veterinario que atenderá esa consulta y después podrás consultar su estadísticas de trabajo y tiempo por consulta.

Con el campo Tipo podrás indicar si se trata de una consulta ordinaria, una urgencia, una cirugía, ...

Puedes incluir un breve motivo cuando anotes una cita y esto puede ayudarte con la organización de los recursos.

Por último, tienes varios campos para registrar toda la información de la consulta: anammesis, exploración, diagnóstico y tratamiento

Si quieres, puedes Imprimir el documento resumen de la consulta con toda esta información y también puedes enviarlo por email.

En la ficha del animal > menu derecho > Consultas puedes ver todas sus consultas.

Puedes añadir las prescripciones o recetas para ese animal indicando el nombre del medicamento, el formato, la cantidad, la frecuencia y duración del tratamiento y si quieres unas indicaciones adicionales para el propietario.

Introducir datos es muy rápido y el software te ayuda para hacerlo aún más rápido y sencillo. Cuando comiences a escribir, comprobará todos los datos anteriores y te mostrará las coincidencias.

Si ya prescribiste antes este medicamento/tratamiento, puedes hacer clic y te lo rellena automáticamente. (Puedes modificar lo que necesites).

Puedes enviarla por email al cliente e imprimirla. En la opción Herramientas > Documentos y contratos puedes configurar los documentos de prescripción con el formato que necesites. Si necesitas tener diferentes tipos de prescripciones, puedes configurarlos todos y en el momento de imprimir/enviar por email, podrás seleccionar el que necesites.

En la configuración del documento tipo Prescripción utiliza los textos-plantilla para que se remplacen el nombre del medicamento, formato, etc.

Como configurar los documentos y el auto-rellenado de datos:

En la ficha del animal > menu derecho > Prescripciones puedes ver todas sus prescripciones.

Puedes anotar y editar rápidamente desde la própia consulta, las vacunas y verás el historial de vacunación de ese animal:

En la ficha del animal > menu derecho > Control Vacunación puedes ver su historial de vacunación

Puedes anotar y editar rápidamente desde la própia consulta, las pesos del animal y verás rápidamente la evolución de peso de ese animal en un gráfico:

En la ficha del animal > menu derecho > Pesos puedes ver su historial de pesos

Puedes anotar y editar rápidamente parámetros fisiológicos del animal:

• Frecuencia Respiratoria

• Frecuencia Cardiaca

• Temperatura

• Presión arterial Sistólica

• Presión arterial media

• Presión arterial distólica

En la ficha del animal > menu derecho > Parámetros fisiológicos puedes ver su historial de mediciones de parámetros fisiológicos

Puedes añadir los resultados de las análiticas. Con todos los parámetros analizados, valor y rango de referencia.

Introducir datos es muy rápido y el software te ayuda para hacerlo aún más rápido y sencillo. Cuando comiences a escribir, comprobará todos los datos anteriores y te mostrará las coincidencias.

Si ya escribiste antes este parámetro, con las unidades de medida y parámetros de referencia, puedes hacer clic y te lo rellena automáticamente. (Puedes modificar lo que necesites).

En la ficha del animal > menu derecho > Analíticas puedes ver todas sus analíticas

Puedes guardar y consultar archivos adjuntos, documentos, y lo que necesites de cada animal. Podrás consultarlos rápidamente sin salir de la consulta.

En la ficha del animal > menu derecho > Documentos y contratos, puedes ver todos sus documentos y archivos adjuntos

INFORMACIÓN ADICIONAL

Aparece la información más básica del animal y su foto o avatar. Tendrás siempre a la vista los campos de Información Importante y Alergias/Intolerancias.

Puedes acceder rápidamente a su ficha haciendo clic en el botón   Editar

DATOS DE CLIENTE

Aparece la información más básica del cliente, para que puedas contactar rápidamente con el si lo necesitas e igualmente un botón para acceder a su ficha.

IMPRIMIR DOCUMENTOS Y CONTRATOS

Si tienes configurados documentos, contratos, autorizaciones, ... de tipo Consulta aparecerán aquí para que puedas imprimirlos y enviarlos por email al cliente: Autorizaciones, documentos informativos sobre cuidados, contratos, ... y todo lo que necesites

Si quieres que en los documentos se rellene automáticamente la información del cliente, animales, veterinario, los datos de tu negocio, etc. puedes hacerlo de un modo muy sencillo.

Como configurar los documentos y el auto-rellenado de datos:

Añade los servicios o tarifas que correspondan: pruebas, tratamientos, ... y aparecerá el precio. Estos servicios o tarifas se configuran previamente en la opción Configuración > Servicios veterinarios.

Como configurar tus servicios de forma eficiente:

Si quieres configurar productos (champús, antiparasitários, ...) los productos se configuran en el software para Tiendas > Nuevo producto.

De los productos puedes controlar el lote y la fecha de caducidad y el software te avisará cuando un producto esté próximo a caducar. Podrás consultar el histórico de precios de compra/venta, hacer pedidos a proveedores y mucho más.

Como configurar los productos:

TERMINAR LA CONSULTA

Cuando hayas terminado la consulta y añadido los servicios o tarifas, puedes:

•    Terminar y cobrar ahora la consulta

• O puedes    Terminar la consulta dejándola pendiente de cobro para que el cliente la pague más tarde.

Como sabes, puedes vender la consulta de forma conjunta con productos, de un modo muy rápido y sencillo:

• Al hacer clic en el botón   Cobrar aparecerá una ventana emergente para confirmar la operación

• El servicio veterinario ya está listo para ser cobrado y si quieres puedes añadir productos antes de finalizar la venta

• El importe total aparece en la parte inferior. Cuando ya tengas añadido todo, solo tienes que hacer clic en el botón Pagar para finalizar la venta.

Se cobrará de forma conjunta pero internamente el software registrará el importe correspondiente a cada área de negocio (Veterinaria y Tienda) para tus estadísticas e informes de ventas.

Pueden darse el caso de un cliente que no paga la totalidad de la factura, porque:

• Va a pagar por ejemplo el 50% ahora y el resto cuando finalice el tratamiento, cirugía, ...

• O porque le falta dinero y pagará esa cantidad después

• O porque pagará utilizando diferentes método de pago,

• O cualquier otra situación ...

¿Como se hace el cobro en estos casos?

• Al finalizar la venta, selecciona la cantidad que paga el cliente el método de pago.

• Verás la cantidad pendiente de pago.

• Puedes finalizar la venta. Hasta que no esté totalmente pagada, tendrá estado Pendiente de pago.

• Cuando el cliente vaya a pagar una nueva cantidad, accede a la opción Ver > Ventas y selecciona esa venta

• En la opción Adelantos anota la cantidad que paga el cliente y el método de pago y haz clic en Guardar

• Estado:

  • Si ya está totalmente pagada, el estado ahora ha cambiado automáticamente a Pagada

  • Si no, el estado sigue siendo Pendiente de pago

Recuerda que en la opción Tienda > Ver > Caja no se anotan los adelantos, pero si quieres puedes anotarlos manualmente haciendo un Ingreso manual.

El botón   Eliminar permite eliminar la consulta.

Y una opción que te ahorrará mucho tiempo es la de anotar una nueva cita para este cliente/animal rápidamente utilizando el botón    Agendar próxima cita

Los datos de cliente y animal ya están rellenos y solo tienes que rellenar la información de la cita (fecha, hora...) y Guardar.

Para más información sobre las citas, consulta la opción Nuevo > Cita de la guía de ayuda

En la parte superior de la pantalla hay un buscador. Si escribes información sobre un cliente y pulsas enter o haces clic en la lupa aparecerán todas las coincidencias.

Puedes ordenar el listado de clientes como quieras: 

Más información sobre buscadores y ordenación de la información:

Para añadir clientes, tienes dos opciones:

• Añadirlos de forma individual (uno a uno) usando la opción Añadir

• O añadir múltiples contactos al mismo tiempo utilizando la opción Importar.

Para añadirlos, utiliza los botones de la parte superior:

• Haz clic en el botón Añadir Cliente, rellena los datos y haz clic en Guardar.
  (Consulta el apartado Nuevo > Cliente si quieres ver más información)

• O haz clic en el botón importar y sigue las instrucciones.

Como importar clientes de forma masiva en el software

Si haces clic en un cliente, podrás ver toda su información y editarla, contactar directamente con él y consultar sus estadísticas y mucho más.

En la parte superior de la pantalla hay un buscador. Si escribes información sobre un proveedor y pulsas enter o haces clic en la lupa aparecerán todas las coincidencias.

Puedes ordenar el listado de proveedores como quieras: 

Más información sobre buscadores y ordenación de la información:

Para añadir proveedores, tienes dos opciones:

• Añadirlos de forma individual (uno a uno) usando la opción Añadir

• O añadir múltiples contactos al mismo tiempo utilizando la opción Importar.

Para añadirlos, utiliza los botones de la parte superior:

• Haz clic en el botón Añadir Proveedor, rellena los datos y haz clic en Guardar.
  (Consulta el apartado Nuevo > Proveedor si quieres ver más información)

• O haz clic en el botón importar y sigue las instrucciones.

Como importar proveedores de forma masiva en el software

Si haces clic en un proveedor, podrás ver toda su información y editarla, contactar directamente con él y consultar sus estadísticas y mucho más.

En la parte superior de la pantalla hay un buscador. Si escribes información sobre un animal y pulsas enter o haces clic en la lupa aparecerán todas las coincidencias.

Puedes ordenar el listado de animales como quieras: 

Más información sobre buscadores y ordenación de la información:

Para añadir animales, tienes dos opciones:

• Añadirlos de forma individual (uno a uno) usando la opción Añadir

• O añadir múltiples animales al mismo tiempo utilizando la opción Importar.

Para añadirlos, utiliza los botones de la parte superior:

• Haz clic en el botón Añadir nuevo, rellena los datos y haz clic en Guardar.
  (Consulta el apartado Nuevo > Animal si quieres ver más información)

• O haz clic en el botón importar y sigue las instrucciones.

Como importar clientes de forma masiva en el software

Si haces clic en un animal, podrás ver toda su información y editarla y consultar sus estadísticas y mucho más.

Terminología usada en el software

• Raza y variedad: Algunas razas tienen variedades. Por ejemplo, Raza: Caniche | Variedad: Miniatura.

• Pelo o Pelaje: Pelaje liso, pelaje doble, pelaje duro, pelaje largo, pelaje rizado, ...

• Tamaño: Mini, pequeño, mediano, gigante...

• Esterilizado: Si el animal está inhabilitado para la reproducción

• Microchip o Chip: Es un pequeño dispositivo que proporciona identificación permanente a tu mascota.

• Libro veterinario o pasaporte de mascotas: Es un documento que registra oficialmente información sobre un animal y sus vacunas.

Puedes asignar un color para identificar rápidamente una reserva/entrada/servicio/etc. o un cliente/animal/etc.
Tu decides que utilidad darle a las etiquetas y que colores utilizar.

Por ejemplo:

• En mi negocio hay clientes especiales a los que aplico unas tarifas diferentes y utilizo colores para identificarlos: amigos, VIP, socios, clientes habituales, ...

• En mi negocio, las reservas se deben pagar por adelantado y utilizo un color para identificar las pagadas y las pendientes

• Utilizo un color para identificar a ciertos clientes problemáticos, que siempre cancelan las citas o con impagos constantes.

• Ciertos animales tienen un comportamiento o requerimiento y quiero identificarlos con un color especial. Por ejemplo a las hembras en estado de celo, a los animales agresivos, a los cachorros o a los que requieren medicación/tratamientos especiales.

• En mi hotel, tengo problemas de ocupación y hay animales a los que voy a mover a otras habitaciones. Identifico esas entradas con otro color

• En mi peluquería, hay ciertos servicios especiales que requieren material específico y los marco con un color especial: por ejemplo los tratamientos de relax se llevan a cabo en la sala "Spa", los arreglos los hacemos en la sala "peluquería". O para determinar la duración, la dificultad o cualquier otro parámentro utilizo colores especiales.

• O cualquier otro parámetro que te resulte útil. Tu decides.

En la parte superior de la pantalla hay un buscador. Si escribes información sobre un gasto y pulsas enter o haces clic en la lupa aparecerán todas las coincidencias.

Puedes ordenar el listado de contactos como quieras: 

Más información sobre buscadores y ordenación de la información:

Para añadir un nuevo gasto, haz clic en el icono botón Añadir nuevo, rellena los datos y haz clic en Guardar.
(Consulta el apartado Nuevo > Gastos si quieres ver más información)

Como registrar los gastos en el software:

Al hacer clic sobre un gasto, aparece el detalle.