Puedes añadir directamente reservas y entradas, pulsando sobre el botón + situado en la parte superior derecha de la pantalla

Para más información consulta el apartado Nuevo > Reserva o Nuevo > Entrada.

Puedes arrastrar y soltar las reservas/entradas para cambiar el día/horas. Y también puedes arrastrar para cambiar la duración.

VISTA

Los botones de la parte central, permiten cambiar la vista diaria, semanal, etc. y navegar entre los diferentes días/semanas/etc.

ETIQUETAS DE COLOR

Verás que algunas reservas/entradas tienen un pequeño círculo de color en la esquina superior derecha. Tu eliges que colores utilizas para identificar las diferentes cosas en tu negocio y puedes utilizar esto para identificar algo en esa cita/servicio y verlo rápidamente.

Etiquetas de color: Puedes asignar un color para identificar rápidamente una reserva/entrada/servicio/etc. o un cliente/animal/etc. Tu decides que utilidad darle a las etiquetas y que colores utilizar. Por ejemplo: En mi negocio hay clientes especiales a los que aplico unas tarifas diferentes y utilizo colores para identificarlos: amigos, VIP, socios, clientes habituales, ... En mi negocio, las reservas se deben pagar por adelantado y utilizo un color para identificar las pagadas y las pendientes Utilizo un color para identificar a ciertos clientes problemáticos, que siempre cancelan las citas o con impagos constantes. Ciertos animales tienen un comportamiento o requerimiento y quiero identificarlos con un color especial. Por ejemplo a las hembras en estado de celo, a los animales agresivos, a los cachorros o a los que requieren medicación/tratamientos especiales. En mi hotel, tengo problemas de ocupación y hay animales a los que voy a mover a otras habitaciones. Identifico esas entradas con otro color En mi peluquería, hay ciertos servicios especiales que requieren material específico y los marco con un color especial: por ejemplo los tratamientos de relax se llevan a cabo en la sala "Spa", los arreglos los hacemos en la sala "peluquería". O para determinar la duración, la dificultad o cualquier otro parámentro utilizo colores especiales. O cualquier otro parámetro que te resulte útil. Tu decides.

Si hay recordatorios programados para esa reserva y modificas la fecha/hora, los recordatorios no se eliminan. Se muestra un aviso en la parte superior de la pantalla: La reserva tiene recordatorios pendientes de envío.
Paara que tú decidas si quiere conservar los recordatorios o quiere eliminarlos/crear nuevos recordatorios.

Si haces clic en una reserva/entrada, aparece más información y las acciones disponibles:

• El cliente y sus datos básicos de contacto

• Los animales

• La fecha y horas de la entrada

• El empleado o peluquero asignado a ese servicio

• Si tiene servicio de recogida y/o entrega

Si haces clic en los nombres de cliente y animales, se abre su ficha en una ventana nueva del navegador.

Si haces clic en el teléfono o el WhatsApp, puedes llamar o contactar por WhatsApp con el cliente, en los dispositivos compatibles.

CONFIGURACIÓN

Puedes configurar varios aspectos del planning:

• Si quieres visualizar las estancias finalizadas (se muestran en color gris)

• El rango de horas que se muestran en el planning, por ejemplo de 09:00 a 20:00

Estas opciones de configuración están disponibles en la opción Configuración > Planning.

ACCIONES RÁPIDAS

• Puedes editar una reserva o una entrada para modificar lo que necesites

• Para comenzar una estancia o hacer la entrada del animal en tu guardería, haz clic en el botón Convertir a entrada.

• Para finalizar una estancia, haz clic en el botón Hacer salida.
  Puedes elegir si quieres:

  • Hacer la salida, cobrar y facturar

  • Hacer la salida y cobrar en Tienda (puedes añadir productos y otros servicios)

  • Solo hacer la salida (sin cobrar y facturar)

• Para salir sin hacer ninguna acción, solo tienes que hacer clic en el botón Cancelar.

• Puedes anular y eliminar reservas:

  • Puedes eliminar la reserva simplemente. El borrado es definitivo, después no puede recuperarse. Se usa si por ejemplo la has añadido por error y quieres simplemente eliminarla.

  • También puedes anular la reserva. El proceso es similar al de eliminado, pero "dejando un registro". Si por ejemplo el cliente no acude a la reserva, llama para cancelarla o tu necesitas canelarla por algún motivo ... podrás anularla y quedará registro de esa anulación.

    Además, cuando vayas a anotar una nueva reserva, verás las últimas reservas anuladas para ese cliente y el motivo. De este modo, podrás saber si un cliente suele cancelar, no acude a sus reservas, etc. antes de anotar una nueva reserva para el.

    Para tu información, puedes añadir el tipo o motivo de la anulación:

    • Anulada por el negocio. Tu anulas la reserva o reserva

    • Anulada por el cliente con aviso. El cliente te avisa con anterioridad, de que no acudirá a la reserva.

    • Anulada por el cliente sin aviso, no se presenta a la reserva y no anula la reserva

    • Otro motivo

    Si quieres ampliar más información, puedes hacerlo en el campo NOTAS. Esta información solo la verás tú, el cliente no verá esta información.

    Al enviar al cliente la cancelación de la reserva por email, podrás enviarte una copia a tu email si quieres. (Si el cliente no tiene dirección de email configurada, aparecerá un mensaje de error en pantalla para informarte de no será posible hacer la anulación y el envío del email).

    

INFORMACIÓN ÚTIL SOBRE LAS RESERVAS ANULADAS

Podrás ver esta información en diferentes partes del software:

• En la ficha del cliente podrás consultar el histórico con todas sus reservas anuladas.

  

• En la opción Ver Reservas > Puedes filtrar para ver solo las anuladas

• Antes de anotar una nueva Reserva o entrada para un cliente, aparecerá un aviso para que sepas si anteriormente ha anulado reservas.

Para más información, consulta el apartado Ver > Reservas

En la zona superior hay un buscador, que te ayudará a localizar rápidamente una solicitud de cita online y también podrás filtrar para verlas todas o solo las anuladas o las pendientes.

Si haces clic en el Botón Confirmar (de color verde), aparecen los datos que ha rellenado tu cliente.

El teléfono y el WhatsApp son activos, por lo que si pulsas sobre ellos, puedes llamar al usuario o contactarle usando WhatsApp.

Puedes ver el planning para comprobar si hay disponibilidad, haciendo clic en el botón Ver > Planning > se abre en una pestaña nueva del navegador web.

Busca al cliente para comprobar si ya existe en tu base de datos; Si no existe, pulsa sobre el botón Añadir cliente y animales.

Es muy rápido, los datos ya aparecen pre-rellenos. Solo revisa la información, puedes información adicional o sobre privacidad (RGPD) y haz clic en Guardar y continuar.

Puedes hacer cambios en la fecha/horas, asignar un empleado, añadir servicios, descuentos, ... y al guardar, esta solicitud se habrá convertido en una CITA.

Ahora ya no aparecerá en Ver > Vitas online, si no que aparecerá en Ver > Citas o Reservas.

Puedes enviar directamente desde el software un email al cliente para confirmar o cancelar su solicitud.

Solo tienes que haces clic en el botón Confirmar o en el botón Cancelar

El email que se enviará, incluye los datos de tu negocio y el logotipo y también los detalles de la reserva o cita (nombre de cliente y animales y fecha/hora).

En la parte central del email, puedes añadir la información adicional que necesites (información complementaria, horarios, precio, requisitos previos al servicio, ....)

Si quieres puedes enviarte una copia de la confirmación o cancelación a tu email.

Los datos de tu negocio, el logotipo y el email se configuran en la opción Configuración > Datos empresa)

Más información sobre el consumo de emails:

Una forma muy sencilla de compartir tus clientes la dirección o url para que puedan solicitar una reserva online es Compartirles el enlace.

• Solo tienes que acceder a tu cuenta Gespet y a la opción Configuración > Reservas Online

• En la pestaña número 2, selecciona el idioma que quieres para el página de reservas y verás el enlace.

• Copia ese código y ya puedes compartirlo con tus clientes.

Si haces clic en el botón Ver se abre el enlace para que puedas ver tú pagina o formulario de reservas online.

Estas son algunas ideas de como puedes utilizarlo:

• Puedes enviarselo por email, WhatsApp, SMS, mensaje privado de tus redes sociales, ...

• Puedes incluirlo en el pie/datos de contacto de tus emails, mensajes de WhatsApp, ...

• Si imprimes publicidad, puedes incluirlo

• Es tan sencillo como compartir el número de teléfono o la dirección.

¿Qué es un código QR?

Los códigos QR al leerlos o escanearlos, pueden mostrar directamente una página web, un mensaje, un número de teléfono, ..

En nuestro caso, hemos programado ese código para que al leerlo o escanearlo, muestre automáticamente tu página de reservas online.

Si seleccionas el idioma Frances, mostrará la pagina en Frances. O si seleccionas el idioma Español, mostrará la página en Español.

Es exactamente lo mismo que compartir el enlace, pero podrás sorprenderá a tus clientes con un elegante código QR.

¿Como personalizar el código QR?

¿Que te parecería hacerlo aún más especial? Diferénciate de tu competencia utilizando un elegante código QR personalizado con un incono en la parte central, a tus clientes les encantará.

¿Como compartirlo con tus clientes?

Compartirlo es exactamente igual que compartir una foto y cuando lo escaneen con su teléfono móvil o celular, aparecerá tu página o formulario de reservas online, para que puedan solicitar reservas en tu negocio.

¿Como leer o escanear un código QR?

• En tu teléfono movil, abre la aplicación cámara

• Apunta al código hasta que aparezca un mensaje o dirección url

• Haz clic en ese mensaje y se abrirá automáticamente tu página de reservas online

¿Sabes cuáles son las ventajas de utilizar un código QR?

• Los códigos QR son una excelente forma de compartir información de forma sencilla con tus clientes. Acceso Rápido y Fácil.

• Son una opción de Marketing innovadora y moderna, que mejora la percepción de tu negocio entre los clientes.
  Demuestra que tu negocio está al tanto de las últimas tendencias tecnológicas.

• Interactividad. Los clientes encuentran atractiva la interactividad que ofrece el escaneo de códigos QR. Lo que genera una conexión más emocional con tu negocio y fomenta la participación del cliente.

• En resumen, el uso de códigos QR es una estrategia versátil y moderna que mejora la experiencia del cliente, proporciona conveniencia y demuestra un compromiso con la innovación.

En Gespet, te ofrecemos esta opción de forma gratuita y muy sencilla. Solo tienes que seleccionar el idioma y si quieres personalizar el diseño. Y tendrás tu código listo para utilizar.

¿Quieres algunas ideas?

• ¿Tienes un vehículo de trabajo? Puedes imprimir tu código QR en un vinilo adhesivo para que las personas que lo vean, lo escaneen y puedan hacerte reservas. Simplemente con dejar tu vehículo aparcado, aumentará muchísimo el número de clientes potenciales para tu negocio.

  
  

• Incluirlo en tu email es muy fácil, por ejemplo en la firma donde aparezcan tus datos.

• Haz una publicación en tus redes sociales utilizando tu nuevo código QR: Instagram, Twitter, Facebook, Pinterest, etc.

  
  

• ¿Vas a imprimir tarjetas publicitarias?. Incluye el código y atraerás el interés de los usuarios que las reciban.

• ¿Qué te parece colocaro en el escaparate de tu negocio?. Aunque esté cerrado, puedes estar recibiendo reservas.

• ¿Y entregar a tus clientes un iman para el frigorifico/refrigerador con tu código QR...?. Cuando quieran solicitar cita en tu peluquería, clínica veterinaria, hotel, etc. Simplemente, lo escanearán y listo.

Como puedes ver las posibilidades son inifitas. ¿A qué esperas para probarlo?. Lo tienes disponible en la opción Configuración > Reservas online.

Es muy sencillo:

Leer más información sobre la configuración en las diferentes redes sociales:

• Accede a Instagram, Twitter, Youtube, o donde quieras...:

• En tu perfil, tweet, mensaje o donde quieras que aparezca el enlace, pega el código la dirección url de tu pagina web. Por ejemplo www.miweb.com/pedir-cita-online

En Gespet, accede a tu cuenta y:

• Accede a la opción Configuración > Reservas online

• En la opción 2. Comienza a utilizarlo > Selecciona el idioma que quieres y personaliza si quieres el diseño el código QR.

• Haz clic en descargar.

En Instagram, Twitter, Youtube, o donde quieras...:

• En tu perfil, tweet, historia, publicación, mensaje o donde quieras, publica el código QR, exactamente igual que si se tratase de una foto o imagen.

Puedes integrar el sistema de reservas online en tu Web y Blog de forma muy sencilla. Aparecerá el formulario para que tus clientes soliciten la reserva.

Para elegir el que mejor se adapte a tus necesidades, tienes dos opciones:

• Incluir directamente el formulario (esta opción se llama Modo Iframe)

• Incluir un botón y al hacer clic se abre el formulario en una ventana emergente (esta opción se llama Modo Botón)

¿Como se hace?

En Gespet, accede a tu cuenta y:

• Accede a la opcíón Configuración > Reservas online

• El la opción 3. Intégralo en tu web > Selecciona el idioma que quieres y aparecerán las dos opciones: IFRAME y Botón.

• Si quieres incluir el botón, en la opción Modo Botón copia el código que aparece:

  
  

  

  
  
  

  En la parte inferior, verás la previsualización. Esa es la apariencia que tendrá el botón cuando lo incluyas en tu web/blog.

  Reserva On-line




• Si quieres incluir directamente el formulario, en la opción Modo IFRAME copia el código que aparece:

  
  

  

En tu Web o Blog:

• Accede al código fuente y en el lugar donde quieras que aparezca el botón o el formulario, pega el código que acabas de copiar. Es así de sencillo.

  (Si no sabes como hacerlo, puedes compartir este código con tu webmaster para que el lo incluya en tu web)

En tu web aparecerá el botón que al hacer clic abre el formulario o bien aparecerá el formulario directamente, según la opción qua hayas elegido. Y no tienes que hacer nada más.

También puedes utilizarlo en:

• Twitter, Youtube

• WordPress

• WooCommerce

• PrestaShop

• Magento

• Blogger

• Drupal

• OpenCart

• Zen Cart

• osCommerce

• Joomla

• Mambo

• Shopify

• Squarespace

• ... otros CMS

En la zona superior hay un buscador, que te ayudará a localizar rápidamente una reserva.

Como ya sabes puedes ordenar los resultados Alfabéticamente por cliente, por animales, o por el empleado, por la fecha, por la hora... como prefieras.

Mas información sobre buscadores y ordenación de la información:

Puedes eliminar y anular citas. Si la eliminas no quedará registro pero si la anulas, quedará registrada la anulación para que después puedas consultarla.

En esta opción puedes utilizar el filtro por estado para verlas todas, solo las anuladas o las citas activas (citas pendientes).

Si por ejemplo te has equivocado al añadir una reserva, puedes eliminarla simplemente. Esto no dejará registro.

Pero también puedes anular la reserva. El proceso es similar al de eliminado, pero "dejando un registro". Si por ejemplo el cliente no acude a la reserva, llama para cancelarla o tu necesitas canelarla por algún motivo ... podrás anularla y quedará registro de esa anulación.

Además, cuando vayas a anotar una nueva reserva, verás las últimas reservas anuladas para ese cliente y el motivo. De este modo, podrás saber si un cliente suele cancelar, no acude a sus reservas, etc. antes de anotar una nueva cita para el.

Para tu información, puedes añadir el tipo o motivo de la anulación:

• Anulada por el negocio. Tu anulas la reserva o cita

• Anulada por el cliente con aviso. El cliente te avisa con anterioridad, de que no acudirá a la reserva.

• Anulada por el cliente sin aviso, no se presenta a la reserva y no anula la reserva

• Otro motivo

Si quieres ampliar más información, puedes hacerlo en el campo NOTAS. Esta información solo la verás tú, el cliente no verá esta información.

Al enviar al cliente la cancelación de la cita/reserva por email, podrás enviarte una copia a tu email si quieres. (Si el cliente no tiene dirección de email configurada, aparecerá un mensaje de error en pantalla para informarte de no será posible hacer la anulación y el envío del email).

INFORMACIÓN ÚTIL SOBRE LAS RESERVAS ANULADAS

Podrás ver esta información en diferentes partes del software:

• En la ficha del cliente podrás consultar el histórico con todas sus reservas anuladas.

  

• En la opción Ver Reservas > Puedes filtrar para ver solo las anuladas

• Antes de anotar una nueva Reserva o entrada para un cliente, aparecerá un aviso para que sepas si anteriormente ha anulado citas.

Puedes añadir directamente Reservas, haciendo clic en el botón   Añadir nuevo situado en la parte superior derecha de la pantalla

Selecciona al cliente y te aparecerá:

• Toda su información

• Sus animales

• Si tiene facturas pendientes de pago

• Si ha anulado previamente reservas

• Los datos de la reserva: fechas/horas, habitación, si tiene servicio de recogida/entrega, ...

Podrás programar recordatorios automáticos para que el software le recuerde su reserva y mucho más. Consulta el apartado Nuevo > Reserva para más información.

Puedes modificar lo que necesites de una reserva (fechas, servicios o tarifas, habitación, etc.). Recuerda hacer clic en el botón Guardar para guardar los cambios que acabas de hacer.

Cambios y disponibildad.

Sabemos que en determinados momentos, sobre todo de alta ocupación, es frecuente tener que hacer cambios o modificaciones en las fechas (clientes que anticipan la entrada, retrasan la salida, etc.). Cada reserva y estancia están asociadas a una habitación.

Como sabes, el software, a la hora de hacer una nueva reserva, una nueva entrada, modificar las fechas de una reserva o de una entrada, hace una comprobación de disponibilidad y muestra exclusivamente las habitaciones disponibles para esas fechas.

Para que no se produzcan conflictos en cuanto a la disponibilidad, debes seguir el proceso correcto para hacer una modificación.

Vamos a verlo en un ejemplo.

• Tenemos el caso del cliente Juan que ha hecho una reserva del 4 al 10

• Pero Juan viene el día 3 al hotel (1 día antes) y queremos hacer la entrada. Tenemos que modificar las fechas.

El proceso correcto es:

1. Modificar la reserva y cambiar el día de entrada del 4 al 3. Si es necesario, seleccionar una nueva habitación disponible y Guardar los cambios.

2. Ahora ya podemos convertir esa reserva a entrada

Si primero conviertes a entrada y después haces cambios en las fechas, esto puede producir un conflicto con las habitaciones disponibles y por lo tanto puede producir un desajuste en la disponibilidad.

Antes de convertir a entrada, revisar siempre que las fechas y la habitación son correctas, y si no lo son, modifícalas antes de convertirla.

Para convertir a entrada en esa cita, hay 2 opciones:

1. Rápido: Ideal para hacer la entrada de forma masiva para múltiples animales.

   Haz clic en el botón    Convertir a entrada

   Se abre una ventana emergente para confirmar la operación

   Si haces clic nuevamente en el botón  Convertir a entrada , esa reserva se "convierte en una entrada", es decir se registra la entrada del animal y si se ha realizado correctamente este proceso, aparece un mensaje de color verde.

   Ahora puedes:

   • Hacer clic en Cancelar, para cerrar la ventana para realizar otra tarea.

   • Hacer clic en   Ver detalles para ver en detalle o editar esa entrada.




2. Detallado: si quieres ver el detalle, antes de hacer la entrada.

   Haz clic en la reserva y se abre todo el detalle. Puedes revisarlo y editar lo que necesites.

   En la parte inferior, haz clic en el botón   Convertir a entrada

Al hacer la entrada o check-in teniendo una reserva previa ("convertir" una reserva en entrada), verás el comprobador avanzado.

Muestra si la ocupación es:

• Ocupada o Libre

• Desactivada o Activada

Podría suceder que hemos tenido que desactivar la habitación, porque es necesario hacer una reparación por ejemplo. En ese caso, veremos que el estado de la habitación es Desactivada.

O por ejemplo, que hemos olvidado registrar la salida del animal que estaba alojado en esa habitación, y el comprobador mostrará que la ocupación de la habitación es: Ocupada.

El comprobador te muestra el estado y tú decides:

• Si quieres modificar o editar esa reserva para asignar otra habitación o chenil antes de hacer la entrada, haciendo clic en el botón   Editar

• O consultar el planning, haciendo clic en la opción Ver Planning

• O hacer la entrada de todos modos en esa habitación, haciendo clic en   Convertir a Entrada . En este caso, tendrás varias estancias en la misma habitación.

Haz clic en una reserva para verla en detalle y editarla.

El cliente y los animales:

Si el cliente es nuevo:

Haz clic en el botón   Nuevo cliente

• Rellena la información básica y de contacto

  El software comprueba automáticamente si esa dirección de email o ese DNI/NIF/Identificación ya existen y muestra un aviso para evitar contactos duplicados

• Si quieres incluir más información (dirección, provincia, etc.), haz clic en Más información

• Para rellenar la información relativa a la Privacidad/RGPD, pulsa sobre Privacidad

• Añade la información básica de sus animales
  (Después, en su ficha puedes añadir más información complementaria)

• Pulsa en Guardar y continuar para añadir al cliente y sus animales y asociarlos a la nueva reserva

Si el cliente ya existe:

• Escribe su nombre y aparecerán todos los resultados que coincidan para que selecciones el adecuado

• Si tiene animales, aparecerán a la derecha. Si no, puedes añadir sus animales:

  

En ambos casos, si el cliente tiene varios animales configurados, puedes seleccionar para cuáles de ellos quieres hacer la cita/reserva/...

Datos de cliente y animales:

Puedes contactar directamente con un cliente haciendo clic en su teléfono o WhatsApp.

Puedes Acceder a su ficha, haciendo clic en su nombre

Junto al cliente y los animales, hay unos pequeños botones, que te permiten añadir, consultar y modificar rápidamente información importante.

Botones de acceso rápido:

Aviso de facturas pendientes de pago y Reservas previamente anuladas

El software comprueba automáticamente si el cliente tiene facturas pendientes de pago y muestra un mensaje para que tú lo sepas antes de anotar nuevas citas/reservas.

También muestra las reservas que ha anulado previamente.

Si quieres, puedes asignar una etiqueta de color a la reserva, para identificarla más rápidamente

Etiquetas de color: Puedes asignar un color para identificar rápidamente una reserva/entrada/servicio/etc. o un cliente/animal/etc. Tu decides que utilidad darle a las etiquetas y que colores utilizar. Por ejemplo: En mi negocio hay clientes especiales a los que aplico unas tarifas diferentes y utilizo colores para identificarlos: amigos, VIP, socios, clientes habituales, ... En mi negocio, las reservas se deben pagar por adelantado y utilizo un color para identificar las pagadas y las pendientes Utilizo un color para identificar a ciertos clientes problemáticos, que siempre cancelan las citas o con impagos constantes. Ciertos animales tienen un comportamiento o requerimiento y quiero identificarlos con un color especial. Por ejemplo a las hembras en estado de celo, a los animales agresivos, a los cachorros o a los que requieren medicación/tratamientos especiales. En mi hotel, tengo problemas de ocupación y hay animales a los que voy a mover a otras habitaciones. Identifico esas entradas con otro color En mi peluquería, hay ciertos servicios especiales que requieren material específico y los marco con un color especial: por ejemplo los tratamientos de relax se llevan a cabo en la sala "Spa", los arreglos los hacemos en la sala "peluquería". O para determinar la duración, la dificultad o cualquier otro parámentro utilizo colores especiales. O cualquier otro parámetro que te resulte útil. Tu decides.

INFORMACIÓN SOBRE LA RESERVA

Puedes seleccionar las fechas y horas de entrada y salida.

Para el servicio de Recogida y entrega, puedes abrir el planning para verlo y seleccionar si la reserva tiene servicio de recogida/entrega. Esta se anotará automáticamente en el planning de transporte. **

Puedes añadir notas o comentarios.

** Esta opción corresponde al software de Transporte. En el caso de no disponer de este software, la opción de Transporte, aparecerá inactiva.

Las tarifas o servicios

• Selecciona la tarifa que quieres aplicar. El número de unidades se calcula automáticamente en función de la fecha/hora de entrada y salida.

• El precio o tarifa se rellena automáticamente.

  (Puedes configurar tus precios o tarifas en la opción Configuración > Servicios

• Pulsando el botón Añadir, puedes añadir más servicios o complementos

• Incluye descuentos de dinero en los diferentes servicios. Para hacerlo solo escribe la cantidad y selecciona si es un % o una cantidad de dinero. Por ejemplo 10% o 14 € de descuento.

  
  

• El descuento se aplica y al final de cada línea, verás el precio base (sin impuestos) con el descuento ya aplicado.





¿Como configurar tus servicios de forma eficiente?:

Clic aquí

Los recordatorios automáticos programados

Puedes añadir recordatorios automáticos para que, el día seleccionado, el cliente reciba un recordatorio por email de su cita. Estos recordatorios se envían automáticamente, no tienes que enviarlos tu.

Puedes añadir tantos recordatorios como quieras, haciendo clic en el botón AÑADIR.

Puedes elegir el día que quieres que llegue el aviso, escribiendo una fecha personalizada o usando el calculador de fechas. Si seleccionas 15 días antes, el software calcula 15 antes de la fecha de la cita y lo escribe en el campo fecha. Del mismo modo, si seleccionas 7, 3, 5 ... días antes.

Si seleccionas, por ejemplo enviar el recordatorio automático 7 días antes, pero faltan 5 días para la reserva, lógicamente solo podrá ser programado para enviarse 4 días antes de la reserva.

También puedes seleccionar la hora a la que quieres que se envíe del desplegable Hora. Si el cliente tiene varias direcciones de email, puedes elegir a cual se lo quieres enviar.

Si seleccionas la opción "Enviarme una copia", recibirás una copia en tu email.

Cuando Guardes, estos recordatorios se programarán para ser enviados en la fecha/hora seleccionada. Aparecerán aquí y en la opción Ver > Recordatorios automáticos.

Los recordatorios no pueden ser modificados, pero puedes anular el recordatorio y crear uno nuevo.

Si modificas la fecha del servicio, los recordatorios no se eliminarán automáticamente. Puedes conservar los recordatorios que tenías programados o anularlos y crear nuevos recordatorios, como tu consideres.

Leer más sobre el envío automático de recordatorios de próximas reservas y citas:

Si el cliente paga dinero, lo anotas en el apartado Adelantos y verás que en la parte inferior, aparece el dinero total, el que ya ha pagado y el pendiente de pagar.

Aparecen los documentos o contratos que que hayas configurado para que puedas imprimirlos y/o entregarlos al cliente.
Por ejemplo, condiciones de cancelación de cita, información de interés previa a la cita, ...

Puedes indicar de que tipo es cada documento: Privacidad, Cita, Venta, ... y para una mayor facilidad, aparecerán justo en ese momento para que puedas imprimirlos, entregarlos al cliente o lo que necesites.

Para añadir nuevos documentos o contratos asociados a la cita, accede a la opción Herramientas > Documentos y selecciona el tipo Cita o Reserva

Los documentos incluyen la característica de auto-completado de datos con la que ahorrarás mucho tiempo. Si quieres, puedes leer más información sobre los documentos y contrato a continuación:

En la parte inferior verás el precio, que se va actualizando al añadir complementos, descuentos, adelantos, etc.
Aparece detallado:

• El precio Base (sin impuestos)

• El dinero correspondiente al impuesto que tu tienes configurado, por ejemplo el IVA

• El precio final: base + impuestos

• El dinero pagado (adelantos)

• El dinero pendiente de pago

Si haces clic en el botón Guardar se anota la reserva o cita en el software y aparecen nuevos botones para:

• Puedes Guardar nuevamente si has hecho algún cambio

• Para salir sin hacer ninguna acción, solo tienes que hacer clic en el botón Cancelar.

• Puedes Imprimir el documento resumen de la cita o descargarlo en formato .pdf

• Puedes Enviar por email la confirmación de reserva al cliente

  Se abre una ventana emergente para que veas el email que se enviará al cliente, con la fecha/horas y animales. Además puedes incluir un texto con más información.

  
  Si el cliente no tiene dirección de email, aparece un mensaje de aviso. En la ficha del cliente, añade su dirección de email y después podrás enviarle emails.

  

  
  

  También aparece un aviso si el cliente no acepta recibir notificaciones por tu parte. Haciendo clic en Ver detalles puedes ver/editar esta información en la ficha del cliente, que se abrirá en una nueva pestaña.

  Si quieres puedes adjuntar a la confirmación de reserva, el resumen de la reserva con todo el detalle.

  También puedes enviarte una copia a tu propio email.

  Más información sobre el consumo de emails (límites en el envío de emails)

  Mas información

• Puedes empezar la estancia del animal, es decir hacer la entrada.

• Y también puedes Eliminar o anular la reserva. Consulta más información sobre las reservas anuladas en este mismo apartado Ver Reservas > Información sobre las reservas anuladas

Puedes buscar, utilizando el bfeuscador de la parte superior y puedes ordenar, colmo quieras haciendo clic en el título de la tabla.

Más información sobre buscadores y ordenación de la información:

Puedes modificar lo que necesites y en la parte inferior, tienes varias opciones que te permiten:

1. Eliminar la entrada

2. Imprimir el documento resumen, con toda la información de la entrada

3. Guardar, si has hecho algún cambio

4. Hacer la salida o check-out

5. Cancelar o salir sin guardar

Cuando finaliza la estancia y el animal sale del hotel/guardería, se hace la salida.

Puedes hacer una nueva salida o check-out:

• En el listado de Ver Entradas

• y dentro de una entrada

Usando el botón Hacer salida

Al hacer clic en el botón verás que tienes varias opciones:

1. Hacer la salida, cobrar y facturar

2. o hacer la salida y cobrar en Tienda, para añadir otros productos o servicios

3. o hacer solo la salida (para cobrar y facturar después)

Elige el que prefieras.

Haciendo clic en el botón Hacer salida, se abre una ventana emergente:

• Selecciona si generar la venta con o sin impuestos

• Aparece la cantidad que aún queda pendiente de pago

• Escribe la cantidad que te pagan

• Selecciona cual es el método de pago (Efectivo, tarjeta, ...). Si pulsas sobre "Otro", aparecen el resto de tus formas de pago, para seleccionar la correspondiente.

  Si el cliente pagará utilizando varios métodos de pago, selecciona la opción Pago Mixto para añadir 2 o más pagos, por ejemplo paga 20€ con tarjeta y 30€ con efectivo.

  Puedes configurar otras formas de pago en la opción Configuración > Formas de pago.

• Y pulsa sobre Hacer salida

Aparece la factura o documento de venta y puedes:

• Imprimirlo

• Eliminarlo

• Enviarlo por email (y enviártelo por email, si lo deseas)

Si no se pagado totalmente (por ejemplo el total son 200€ y te han pagado 180€), la factura tendrá el estado "pendiente" y aparecerá en el Informe > Facturas impagadas.

Aparecerá una ventana emergente o Pop-up para confirmar que quieres hacer la salida.

Se ha abierto el software de Tienda y se ha añadido el alojamiento de hotel/guardería al ticket

Puedes añadir productos y servicios para cobrarlos de forma conjunta

• Si quieres añadir productos, seleccionalos haciendo clic en ellos

• Si quieres añadir servicios, haz click en la opción Cobrar servicio de (por ejemplo veterinario) y aparecerán todas las consultas veterinarias pendientes de cobrar.

  Puedes ver el servicio y añadirlo al ticket.

Se cerrará o finalizará el servicio. Al hacer clic en Pagar, se finaliza la venta y se genera la factura.
Consula la guía de ayuda de la pantalla de venta si quieres ampliar más información

Aparecerá una ventana emergente o Pop-up para confirmar que quieres hacer la salida.

Si haces clic, se hace la salida y aparece una confirmación para indicarte si la salida se ha realizado correctamente.

Si la salida se ha realizado correctamente, puedes:

• Simplemente cerrar esta ventana y continuar haceindo otras tareas

• Ver el documento resumen de la salida haciendo clic en el botón Ver Detalles.

En la parte inferior, hay unos botones con los que podrás:

• Eliminar la salida

• Imprimir el documento resumen

• Guardar, si has hecho alguna modificación

• Cobrar y facturar aquí

• o cobrar y facturar en tienda, para añadir otros productos y servicios

Pueden darse algunas situaciones especiales, que a continuación vamos aexplicarte con unos ejemplos:

SITUACIÓN 1. Una residencia que va aceptando pagos a lo largo de la estancia

Esta residencia, en el caso de estancias largas o para clientes con impagos previos, quiere ir cobrando una cantidad por ejemplo al final de cada mes, en vez de cobrar el importe integro al comienzo o al final de la estancia.

La duración es de por ejemplo 4 meses y el importe estimado es por ejemplo de 560€ y el cliente pagará 100€ al final de cada mes y al finalizar la estancia, el resto.

¿Cómo se puede gestionar esto?

• Cuando el cliente hace el pago. Accede a esa entrada.

• En la opción Adelantos, anota el pago de 100€.

• Repite este proceso en el resto de pagos

• Al consultar esta estancia verás el dinero pagado y el pendiente. Y en el informe Pendiente de Facturar, también.

• Al finalizar al estancia, hacemos la salida, cobramos y facturamos. Verás que el cliente pagó por ejemplo 300 € y quedan pendientes 260€.

  • Si paga la cantidad pendiente (260€) habrá pagado la estancia completa y la factura tendrá estado Pagada.

  • Si no, la factura estará pendiente de pago. Sigue leyendo el siguiente caso.

SITUACIÓN 2. Un cliente no paga la totalidad de la factura

Puede darse el caso de cobrar solamente una parte del total del servicio. Por ejemplo el importe de la estancia son 300€, pero al hacer la salida, el cliente solo paga 200€, es decir quedan pendientes de cobro 100€.

Puede ser porque vaya a pagar esa cantidad después o con otro método de pago, ...

• Si ya has hecho la salida, cobrado y facturado (como en el caso anterior) y pasados unos días, por ejemplo el cliente paga la cantidad pendiente:

  • En la opción Ver > Ventas. Selecciona la factura. Verás que tiene estado Pendiente de pago

  • En la Adelantos anota la cantidad que paga el cliente y haz clic en Guardar

  • El estado de la factura:

    • Si es el total que faltaba, ahora la factura ya tiene estado Pagada.

    • Si aún falta dinero, la factura continúa con estado Pendiente




• Si al finalizar la estancia del cliente, haces la salida pero NO quieres cobrar y facturar aún, porque vas a cobrar/facturar después o cuando el cliente pague la totalidad:

  • Puedes hacer solo la salida (sin cobrar/facturar)

  • En la opción Adelantos anota la cantidad que paga el cliente y haz clic en Guardar

  • Cuando quieras cobrar/facturar, en Ver > Salidas, selecciona esa Salida y haz clic en la opción Cobrar y Facturar para generar la factura

Puedes seleccionar la opción Cobrar en Tienda que te permite cobrar el servicio en el software para tiendas:

• De forma independiente. solo este servicio.

• De forma conjunta con otros servicios por ejemplo de peluquería o adiestramiento

• De forma connjunta con productos

• De forma conjunta con productos y otros servicios.

Internamente, para tus estadísticas, Gespet registrará la parte que corresponde a cada área de negocio.
Así, podrás saber cuanto has ganado/facturado con cada área de negocio y con cada producto y servicio, aunque los vendas de forna conjunta.

Informes para descargar e imprimir

Informes > Pendiente de facturar: Después de hacer la salida, se hace el cobro y factura. Pero mientras, puedes ver el dinero que aún no se cobrado, pero que se facturará cuando se haga la salida.

EXPORTAR INFORMACIÓN
FORMATO .XLS
(Configuración > Gestión de datos)

• Salidas

SI HAS COMETIDO UN ERROR, Y NECESITAS "CORREGIR" ESA FACTURA

Las facturas emitidas no se pueden eliminar ni modificar, porque la legislación fiscal no permite ese procedimiento.

¿Como puedes solucionarlo si has cometido un error?:

Si te has equivocado al emitir una factura, porque por ejemplo el cliente que has seleccionado no es el correcto, no es posible simplemente eliminar esa factura y crear una nueva o modificarla para cambiar el cliente, no hay ningún problema, es posible solucionarlo.

Para solucionarlo, tan solo es necesario emitir o hacer una factura rectificativa o Abono. Es un tipo de factura que utilizaremos para rectificar una factura ordinaria en la que hayamos cometido algún error

El Abono o factura rectificativa, sirve para anular otra factura. Los abonos llevan una numeración diferente de las Facturas. Puedes configurar la numeración que prefieras para Abonos y facturas y el software automáticamente incrementará una unidad cada vez que se emita una, para que todas sean consecutivas.

Tanto los abonos como las facturas, no pueden ser eliminados. Cuando la factura se anula generando un abono, no es posible eliminar o deshacer ese abono.

Este proceso es irreversible, por ese motivo, al hacer clic en el botón Anular, no se hace directamente la anulación, sino que aparece un pop-up o pantalla emergente de color rojo, que te avisa de la acción que vas a realizar y debes confirmar nuevamente que deseas continuar; Es decir, para hacer este abono o anulación de la factura hemos incluido una doble confirmación, para que no se haga el abono por error.

En el software, al hacer un abono se anula la factura anterior, el pago y la estancia/servicio/venta. Para registrar nuevamente esa la estancia/servicio/venta, es necesario registrar nuevamente la estancia/servicio/venta y finalizarlo. Una vez que esté finalizado, puedes hacer el cobro/factura.

Al introducir de nuevo la estancia/servicio/venta, no se va a duplicar, es decir no habrá dos iguales, porque la anterior se ha anulado al hacer el abono.

Veamosló en un ejemplo:

• Al hacer la venta o factura si ves que has equivocado, o en la opción Ver > Ventas > selecciona la factura que quieres y haz clic en ella.

• Haz clic en el botón Anular para emitir un Abono.

• Puedes escribir el motivo por el que emites el Abono, por ejemplo un error en los datos del cliente.

  

• Cumpliendo con la legislación vigente, este Abono incluirá referencias a la factura que se está "corrigiendo" (el número y la fecha de la factura) y el motivo por el que se emite (por ejemplo corrección de datos)

• Puedes configurar la numeración de Facturas y la numeración de Abonos en la opción Configuración.

• Puedes imprimirlo o enviarlo por email si quieres.

Ahora ya podemos hacer nuevamente la entrada/servicio/venta, asegurándonos de seleccionar los datos correctos y al finalizar la salida/servicio/ venta, podemos hacer el cobro/factura con los datos ya correctos.

FECHA DE LA FACTURA

La factura siempre tendrá la fecha en la que ha sido generada ya que legalmente la fecha de expedición de una factura emitida es inamovible.

Esto quiere decir que legalmente no es posible emitir una factura con fecha anterior o posterior ni tampoco modificar la fecha de la factura. Por ejemplo, si la generas hoy, tendrá la fecha de hoy y no puedes modificarlo y poner la fecha de ayer.

En la zona superior hay un buscador, que te ayudará a localizar rápidamente una salida.

Como ya sabes puedes ordenar los resultados Alfabéticamente por cliente, por animales, por la fecha, por la hora... como prefieras.

Mas información sobre buscadores y ordenación de la información:

Si haces clic en una salida, puedes ver el detalle y además puedes imprimir el documento resumen de salida, eliminarla (si aún no ha sido facturada) y cobrarla/facturarla si estaba pendiente.

Hay varias formas o accesos para hacer una nueva salida o check-out, es decir, terminar el alojamiento de un animal:

Opción 1: En la entrada, en la parte inferior, pulsando sobre el botón
   Hacer Salida

Opción 2: En ver entradas > pulsando sobre el botón
   Hacer Salida

En cualquier caso, el proceso es el mismo. Se trata de finalizar el alojamiento del animal. Puedes:

• Hacer la salida, cobrar y facturar directamente.

• Hacer la salida para cobrar en tienda (puedes añadir productos y otros servicios)

• Hacer solo la salida del animal, para cobrar/facturar después

• Haz clic en el botón Salida, cobrar y facturar.

• Revisa toda la información, conceptos, datos del cliente, etc. y haz clic en cobrar y facturar

• Se abre una ventana emergente

  
  

• Si esa factura está exenta de impuestos, selecciona la opción (Impuestos = NO), y se genera la factura sin impuestos.

• Selecciona la forma de pago (Puedes configurar todas las formas de pago que quieras)

• Escribe en "Pagado" el dinero que te entrega el cliente y automáticamente la calculadora muestra si falta dinero ("pendiente") o sobra dinero ("Devolver").

• Puedes imprimir los documentos/contratos que necesites

• Al finalizar se genera automáticamente la venta y factura y puedes imprimirla y enviarla por email.

Si quieres añadir productos o servicios para cobrarlos de forma conjunta, solo tienes que hacer clic en la opción    Cobrar en tienda

Y a continuación:

• Se abrirá el módulo de tienda

• La estancia ya se ha añadido al ticket

• Haciendo clic en los productos, puedes añadir los que quieras

• Haciendo clic en la opción Cobrar servicio, puedes añadir servicios de tu peluquería, adiestramiento, veterinario, ...

• El cliente ya está automáticamente seleccionado

• Ya solo tienes que finalizar la venta

Internamente, para tus estadísticas, el software registrará la venta según áreas de negocio. Es decir, si la venta incluye por ejemplo productos + el alojamiento, registrará cuanto dinero corresponde a cada área de negocio, para que después puedas saber cuanto dinero has ganado con tu peluquería, hotel, venta de productos, ...

¿Como vender productos + servicios conjuntamente?

Si ahora tienes que hacer la salida, pero aun no puedes cobrar y facturar, solo tienes hacer clic en el botón
   Hacer Salida

Esto te resultará muy útil si el cliente, por ejemplo aun no ha venido a recoger el animal y pagar el servicio o si lo vas a entregar a domicilio y en ese momento cobrarle el alojamiento al cliente, si el personal encargado de los animales registra la salida en el software y después los clientes en la caja/recepción abonan el pago de la estancia, etc. Puedes registrar ya la salida y dejar libre la habitación.

Para hacer después el cobro y factura, en la opción Ver > Salidas > Selecciónala y haz clic en el botón
   Cobrar y facturar.
para finalizar, solo tienes que seguir los mismos pasos del caso 1.

En la parte superior de la pantalla hay un buscador. Si escribes información sobre un animal y pulsas enter o haces clic en la lupa aparecerán todas las coincidencias.

Puedes ordenar el listado de animales como quieras: 

Más información sobre buscadores y ordenación de la información:

Para añadir animales, tienes dos opciones:

• Añadirlos de forma individual (uno a uno) usando la opción Añadir

• O añadir múltiples animales al mismo tiempo utilizando la opción Importar.

Para añadirlos, utiliza los botones de la parte superior:

• Haz clic en el botón Añadir nuevo, rellena los datos y haz clic en Guardar.
  (Consulta el apartado Nuevo > Animal si quieres ver más información)

• O haz clic en el botón importar y sigue las instrucciones.

Como importar clientes de forma masiva en el software

Si pulsas sobre un cliente, aparece toda la información sobre el. Se muestra el Magic Desk, es una pantalla resumen o Ficha con toda la información del cliente.

En la parte superior hay 2 botones:

• Mostrar/ocultar el menu lateral derecho para ampliar el espacio de trabajo

• Acciones rápidas o "atajos" y Acciones adicionales (varían según el software en el que estás)

  •   Enviar Ficha por Email

  •   Imprimir ficha

  
  

  HOTEL	Nueva Reserva y   Nueva entrada en hotel
  PELUQUERIA	Nueva Cita y   Nuevo servicio de peluquería
  GUARDERIA	Nueva Reserva y   Nueva entrada en guardería
  CRIA	Nueva Venta de un cachorro
  ADIESTRAMIENTO	Nueva Cita,   Nueva Sesión de adiestramiento/educación y   Vender Curso
  VETERINARIO	Nueva Cita,   Nueva consulta veterinaria

  
  

Los gráficos interactivos, que muestran un resumen de la información más importante (facturación, rentabilidad, ..). Esta información cambia según el software en el que te encuentras.

Estas estadísticas inteligentes, te ayudan a tener una visión clara de la actividad, rentabilidad y fidelidad de ese cliente “de un solo vistazo”.

HOTEL

• Número de días que el animal ha estado alojados en el hotel

• Número de estancias o alojamientos en tu hotel

• Media de días por alojamiento

• De las estancias en las que ese animal haya estado en el Hotel, la facturación total de esas estancias

• De la facturación total anterior, la media en función del número de estancias.

PELUQUERIA

• Número de servicios de peluqueria realizados a ese animal

• De los servicios en los que ese animal haya estado en la Peluquería, la facturación total de esas estancias

• De la facturación total anterior, la media en función del número de servicios.

ADIESTRAMIENTO

• Número de servicios de adiestramiento/educación realizados a ese animal

• De los servicios en los que ese animal haya estado en al escuela de adiestramiento, la facturación total de esos servicios

• De la facturación total anterior, la media en función del número de servicios.

GUARDERIA

• Número de horas que el animal ha estado alojado en la guardería

• Número de estancias o alojamientos en tu guardería

• Media de horas por alojamiento

• De las estancias en las que ese animal haya estado en la Guardería, la facturación total de esas estancias

• De la facturación total anterior, la media en función del número de estancias.

VETERINARIO

• Número de consultas veterinarias realizadas a ese animal

• Facturación total en servicios veterinarios (dinero total que ha gastado)

• De la facturación total anterior, la media en función del número de consultas

En esta opción puedes consultar y también modificar directamente la información. Recuerda, que si haces cualquier cambio, debes pulsar el botón Guardar, para que se guarde esa nueva información.

Puedes subir una foto o seleccionar un icono de la base de datos de avatares:

Puedes ver los datos del cliente al que está asociados y acceder directamente a la ficha de ese cliente.

Información destacada

Hay unos campos donde puedes añadir información importante o destacada del cliente y de los animales:

• Información importante

• Información sobre recogida y entrega

• Notas o comentarios

Está información aparecerá cuando vayas a trabajar con este cliente/animal, por ejemplo cuando anotes una nueva reserva. De esta forma podrás consultar rápidamente la información de interés.

Eliminar: Si el animal tiene datos referenciados en otras partes del software: animales asociados, ventas o facturas, reservas/citas, entradas/salidas/servicios, etc. no podrá ser eliminado directamente. En el caso de eliminarlo, se producirían errores en el resto del software ya esas facturas, animales, reservas/citas... no estarían asociadas a ningún cliente.

Es por este motivo que si quieres eliminarlo, primero deberás eliminar los datos que tenga referenciados para después poder eliminarlo.

Si has estado haciendo pruebas con el software e introduciendo datos ficticios y ahora que ya has terminado la fase de pruebas, quieres eliminar todos los datos para comenzar a trabajar con el software con datos reales, podemos hacerlo.
Podemos eliminar todos estos datos del software de forma permanente. Contacta con nosotros y te ayudaremos.

Desactivar: Nuestra recomendación, es que, en vez de eliminarlo lo marques como desactivo, inactivo o "Baja". De este modo, podrás continuar consultando los registros de ese cliente y toda su información relacionada.

Para marcar un animal como Baja :

Si marcas a un animal como baja o inactivo:

• Al consultar el listado de animales (Ver > animales) verás que tiene el simbolo   y el resto tendrán el icono  .

• En su ficha verás inactivo desde la fecha x

• Ya no aparecerá cuando lo busques para hacer una nueva reserva/cita, servicio/entrada, ...

En el menú lateral, hay más opciones disponibles según la app en la que te encuentres:

• Documentos: puedes almacena y consulta documentos de ese animal: contratos, documentación, etc. Los ficheros soportados son:

  • .xls, .xlsx, .doc, .docx, .odt, .ods, .pdf, .rtf, .txt, GoogleDrive Document y GoogleDrive spreadsheet

  • Tamaño máximo 2 MB

• Avisos: puedes anotar y consultar avisos importantes para un animal y la aplicación te lo recordará automáticamente.

• Adiestramiento

  • Servicios de adiestramiento: Puedes ver los servicios de adiestramiento/educación vendidos a ese cliente

  • Ventas o facturas: de adiestramiento hechas a ese cliente

  • Sesiones y evolución: Puedes ver/añadir sesiones de adiestramiento/educación para ese animal y valorar su evolución

  • Imprimir diploma: Si quieres entregar un diploma a tus clientes y animales para motivarles y premiar su esfuerzo, puedes hacerlo cómodamente desde esta opción.

  • Cursos: Cursos en los que está inscrito ese animal

• Peluquería

  • Citas de peluquería: puedes ver todas las citas planificadas para ese animal

  • Servicios de peluquería: listado con todos los servicios de peluquería que se le han realizado a ese animal

• Hotel

  • Reservas: puedes ver todas las reservas planificadas para animales de ese cliente

  • Alojamientos o estancias en el hotel: listado con todos los alojamientos de ese animal

• Guardería

  • Reservas: puedes ver todas las reservas planificadas para ese cliente

  • Alojamientos o estancias en la guardería: listado con todos los alojamientos de ese animal

• Veterinario

  • Citas: puedes ver todas las citas planificadas para se animal

  • Consultas: listado con todoa las consultas veterinarias hechas a se animale

  • Analíticas: analíticas veterinárias hechas a ese cliente

  • Prescripciones: analíticas veterinárias hechas a ese cliente

  • Parámetros fisiológicos: registro de los parámetros fisiológicos de ese animal

  • Pesos: registro de pesos de ese animal

  • Control de vacunación: registro de vacunas sumistradas/aplicadas a ese animal

  • Historial clínico: historial o registro con todas las acciones ordenadas cronológicamente

INFORMES PARA DESCARGAR E IMPRIMIR

• Informe de Animales

• Informe de animales rentables

EXPORTAR INFORMACIÓN (Configuración > Gestión de datos)

• Animales

• Animales reproductores (Cria)

En la parte superior de la pantalla hay un buscador. Si escribes información sobre un cliente y pulsas enter o haces clic en la lupa aparecerán todas las coincidencias.

Puedes ordenar el listado de clientes como quieras: 

Más información sobre buscadores y ordenación de la información:

Puedes desactivar o marcar como "Baja" a un cliente. Al desactivarlo, sus datos no se eliminan, simplemente se ocultan.
El Administrador puede consultar la información de los clientes desactivados, pero esos clientes no están accesibles para los Usuarios.

Para añadir clientes, tienes dos opciones:

• Añadirlos de forma individual (uno a uno) usando la opción Añadir

• O añadir múltiples contactos al mismo tiempo utilizando la opción Importar.

Para añadirlos, utiliza los botones de la parte superior:

• Haz clic en el botón Añadir Cliente, rellena los datos y haz clic en Guardar.
  (Consulta el apartado Nuevo > Cliente si quieres ver más información)

• O haz clic en el botón importar y sigue las instrucciones.

Como importar clientes de forma masiva en el software

Si pulsas sobre un cliente, aparece toda la información sobre el. Se muestra el Magic Desk, es una pantalla resumen o Ficha con toda la información del cliente.

En la parte superior hay 2 botones:

• Mostrar/ocultar el menu lateral derecho para ampliar el espacio de trabajo

• Acciones rápidas o "atajos" y Acciones adicionales (varían según el software en el que estás)

  •   Enviar Ficha por Email

  •   Imprimir ficha

  •   Añadir nuevo animal para este cliente

  
  

  HOTEL	Nueva Reserva y   Nueva entrada en hotel
  PELUQUERIA	Nueva Cita y   Nuevo servicio de peluquería
  GUARDERIA	Nueva Reserva y   Nueva entrada en guardería
  CRIA	Nueva Venta de un cachorro
  ADIESTRAMIENTO	Nueva Cita,   Nueva Sesión de adiestramiento/educación y   Vender Curso
  TIENDA	Nueva Venta
  VETERINARIO	Nueva Cita,   Nueva consulta veterinaria

  
  

Los gráficos interactivos, que muestran un resumen de la información más importante (facturación, rentabilidad, ..). Esta información cambia según el software en el que te encuentras.

Estas estadísticas inteligentes, te ayudan a tener una visión clara de la actividad, rentabilidad y fidelidad de ese cliente “de un solo vistazo”.

HOTEL

• Número de días que sus animales han estado alojados en el hotel

• Número de estancias o alojamientos en tu hotel

• Media de días por alojamiento

• Facturación total de esas estancias (dinero total que ha gastado)

• Media de facturación por estancia

PELUQUERIA

• Número de servicios de peluqueria realizados a sus animales

• Facturación total en servicios de peluquería (dinero total que ha gastado)

• Precio medio de los servicios realizados

ADIESTRAMIENTO

• Número de servicios de adiestramiento/educación realizados a sus animales

• Facturación total de ese animal en servicios de adiestramiento/educación

• Precio medio de los servicios que se le han realizado

GUARDERIA

• Número de horas que sus animales han estado alojados en la guardería

• Número de estancias o alojamientos en tu guardería

• Media de horas por alojamiento

• Facturación total de esas estancias (dinero total que ha gastado)

• Media de facturación por estancia

CRIA

• Número de ventas

• Número de animales vendidos

• Facturación total (dinero total que ha gastado)

TIENDA

• Número de ventas

• Total de productos vendidos

• Media de productos vendidos por visita a la tienda (por compra realizada)

• Facturación total (dinero total que ha gastado)

• Facturación media por visita (dinero medio gastado por compra realizada)

VETERINARIO

• Número de consultas veterinarias realizadas a sus animales

• Facturación total en servicios veterinarios (dinero total que ha gastado)

• Precio medio de las consultas realizadas

Si tiene alguna factura pendiente de pago, se mostrará un cuadro de alerta con la información. Si haces clic en el icono se abre la factura para que puedas consultarla.
Este mensaje de facturas impagadas, también aparecerá antes de hacer una nueva reserva/cita/servicio/... .

En esta opción puedes consultar y también modificar directamente la información. Recuerda, que si haces cualquier cambio, debes pulsar el botón Guardar, para que se guarde esa nueva información.

Además, utilizando los botones de acceso rápido: puedes llamarle o abrir WhatsApp para hablar con el; pulsa sobre el icono correspondiente (sobre, teléfono, Whatsapp...)

Puedes subir una foto o seleccionar un icono de la base de datos de avatares:

Eliminar un cliente:

Esta opción es exclusiva para los Administradores. No disponible para Usuarios.

Al seleccionar la opción de eliminar este cliente, se eliminará de forma permanente toda la información asociada a él, incluyendo, pero no limitado a:

• Datos personales y de contacto. Información sobre protección de datos.

• Facturas. Entradas, salidas, consultas, sesiones de adiestramiento y servicios de peluquería.

• Animales. Pedigrees. Datos asociados de cria: camadas, cachorros, pesos, etc.

• Reservas y citas incluyendo reservas y citas online.

• Documentos y contratos. Prescripciones veterinarias. Archivos adjuntos. Imagenes.

• Comunicaciones

• Y cualquier otra información contenida sobre este cliente.

Antes de proceder con la eliminación, te recomendamos que te asegures de que no tiene obligaciones legales de conservar cierta información por un período específico debido a regulaciones fiscales o contables.

Así mismo, te recordamos que si lo necesitas, puedes descargar la información necesaria ANTES de continuar, ya que el proceso de eliminación es PERMANENTE y después no podrá recuperarse la información.

Al hacer clic en el botón Eliminar, el eliminado de datos es inmediato.

Si tienes dudas sobre si tienes obligaciones legales de conservación o cualquier otro asunto relacionado, consulta primero con un abogado o un experto en protección de datos para asegurarte de que estás cumpliendo con todas las obligaciones legales pertinentes.

Desactivar:

Puedes desactivar o marcar como "Baja" a un cliente. Al desactivarlo, sus datos no se eliminan, simplemente se ocultan.
El Administrador puede consultar la información de los clientes desactivados, pero esos clientes no están accesibles para los Usuarios.

Selecciona el cliente > en el menú lateral derecho Privacidad > Baja = si .

Puedes añadir la fecha y más detalles sobre el motivo de la baja.

Si marcas a un cliente como baja o inactivo:

• Al consultar el listado de clientes (Ver > Clientes) verás que tiene el simbolo   y el resto tendrán el icono  .

• En su ficha verás inactivo desde la fecha x

• Ya no aparecerá cuando lo busques para hacer una nueva reserva/cita, servicio/entrada, ...

Puedes ver los animales que tiene asociados y acceder directamente a las fichas de estos animales.

Haciendo clic en la pestaña Datos animales, verás los animales asociados y haciendo clic en uno de ellos, accedes a su ficha

Información destacada

Hay unos campos donde puedes añadir información importante o destacada del cliente y de los animales:

• Información importante

• Información sobre recogida y entrega

• Notas o comentarios

Está información aparecerá cuando vayas a trabajar con este cliente/animal, por ejemplo cuando anotes una nueva reserva. De esta forma podrás consultar rápidamente la información de interés.

En el menú lateral, hay más opciones disponibles según la app en la que te encuentres:

• Documentos: puedes almacenar y consultar documentos de ese cliente: contratos, documentación, etc. Los ficheros soportados son:

  • .xls, .xlsx, .doc, .docx, .odt, .ods, .pdf, .rtf, .txt, GoogleDrive Document y GoogleDrive spreadsheet

  • Tamaño máximo 2 MB

• Avisos: puedes anotar y consultar avisos importantes para un cliente y la aplicación te lo recordará automáticamente.

• Privacidad: Aquí podrás gestionar toda la información relativa a la privacidad/RGPD.

  

• Adiestramiento

  • Servicios de adiestramiento: Puedes ver los servicios de adiestramiento/educación vendidos a ese cliente

  • Ventas o facturas: de adiestramiento hechas a ese cliente

• Peluquería

  • Citas de peluquería: puedes ver todas las citas planificadas para ese cliente

  • Servicios de peluquería: listado con todos los servicios de peluquería que se le han realizado a los animales de ese cliente

  • Ventas o facturas: de peluquería hechas a ese cliente

• Hotel

  • Reservas: puedes ver todas las reservas planificadas para animales de ese cliente

  • Alojamientos o estancias en el hotel: listado con todos los alojamientos de los animales de ese cliente en tu hotel

  • Ventas o facturas: de hotel hechas a ese cliente

• Guardería

  • Reservas: puedes ver todas las reservas planificadas para ese cliente

  • Alojamientos o estancias en la guardería: listado con todos los alojamientos de los animales de ese cliente en tu guardería

  • Ventas o facturas: de guardería hechas a ese cliente

• Tienda

  • Ventas o facturas: de tienda hechas a ese cliente

• Cria

  • Ventas o facturas: de cria a ese cliente

• Veterinario

  • Citas: puedes ver todas las citas planificadas para los animales de ese cliente

  • Consultas: listado con todoa las consultas veterinarias hechas a los animales de ese cliente

  • Ventas o facturas: veterinarias hechas a ese cliente

• Informe de Clientes

• Informe de direcciones de clientes

• Informe de clientes rentables

EXPORTAR INFORMACIÓN (Configuración > Gestión de datos)

• Clientes

• Direcciones de clientes

En la parte superior de la pantalla hay un buscador. Si escribes información sobre un proveedor y pulsas enter o haces clic en la lupa aparecerán todas las coincidencias.

Puedes ordenar el listado de proveedores como quieras: 

Más información sobre buscadores y ordenación de la información:

Para añadir proveedores, tienes dos opciones:

• Añadirlos de forma individual (uno a uno) usando la opción Añadir

• O añadir múltiples contactos al mismo tiempo utilizando la opción Importar.

Para añadirlos, utiliza los botones de la parte superior:

• Haz clic en el botón Añadir Proveedor, rellena los datos y haz clic en Guardar.
  (Consulta el apartado Nuevo > Proveedor si quieres ver más información)

• O haz clic en el botón importar y sigue las instrucciones.

Como importar proveedores de forma masiva en el software

Si pulsas sobre un proveedor, aparece toda la información sobre el. Se muestra el Magic Desk, es una pantalla resumen o Ficha con toda la información del proveedor.

En la parte superior hay 2 botones:

• Mostrar/ocultar el menu lateral derecho para ampliar el espacio de trabajo

• Acciones rápidas o "atajos" y Acciones adicionales

  •   Enviar Ficha por Email

  •   Imprimir ficha

  •   Anotar nueva compra hecha a este proveedor

  
  

Puedes ver unas estadísticas con el número total de compras hechas a este proveedor y el importe total de esas compras.

Si hay alguna factura pendiente de pago, se mostrará un cuadro de alerta con la información. Si haces clic en el icono se abre la factura para que puedas consultarla.

En esta opción puedes consultar y también modificar directamente la información. Recuerda, que si haces cualquier cambio, debes pulsar el botón Guardar, para que se guarde esa nueva información.

Además, utilizando los botones de acceso rápido: puedes llamarle o abrir WhatsApp para hablar con el; pulsa sobre el icono correspondiente (sobre, teléfono, Whatsapp...)

Eliminar:

Si el proveedor tiene datos referenciados en otras partes del software: pedidos, compras, ... no podrá ser eliminado directamente. En el caso de eliminarlo, se producirían errores en el resto del software ya que esas compras, pedidos... no estarían asociadas a ningún proveedor.

Es por este motivo que si quieres eliminarlo, primero deberás eliminar los datos que tenga referenciados para después poder eliminarlo.

Si has estado haciendo pruebas con el software e introduciendo datos ficticios y ahora que ya has terminado la fase de pruebas, quieres eliminar todos los datos para comenzar a trabajar con el software con datos reales, podemos hacerlo.
Podemos eliminar todos estos datos del software de forma permanente. Contacta con nosotros y te ayudaremos.

Desactivar:

En vez de eliminarlo, puedes marcarlo como desactivo, inactivo o "Baja". De este modo, podrás continuar consultando los registros de ese proveedor y toda su información relacionada.

Para marcar un proveedor como "Baja": En la opción Ver > proveedores > selecciona el proveedor > en el menú lateral derecho Privacidad > Baja = si.
Además puedes añadir la fecha y más detalles sobre el motivo de la baja.

Si marcas a un proveedor como baja o inactivo:

• Al consultar el listado de proveedores (Ver > proveedores) verás que tiene el simbolo   y el resto tendrán el icono  .

• En su ficha verás inactivo desde la fecha x

• Ya no aparecerá cuando lo busques para hacer un nuevo pedido, compra, ...

En el menú lateral, hay más opciones disponibles según la app en la que te encuentres:

• Documentos: puedes almacena y consulta documentos de ese proveedor: contratos, documentación, etc. Los ficheros soportados son:

  • .xls, .xlsx, .doc, .docx, .odt, .ods, .pdf, .rtf, .txt, GoogleDrive Document y GoogleDrive spreadsheet

  • Tamaño máximo 2 MB

• Avisos: puedes anotar y consultar avisos importantes para un proveedor y la aplicación te lo recordará automáticamente.

• Privacidad: Aquí podrás gestionar toda la información relativa a la privacidad/RGPD.

  

En la parte superior de la pantalla hay un buscador. Si escribes información sobre un contacto y pulsas enter o haces clic en la lupa aparecerán todas las coincidencias.

Puedes ordenar el listado de contactos como quieras: 

Para añadir contactos, tienes dos opciones:

• Añadirlos de forma individual (uno a uno) usando la opción Añadir

• O añadir múltiples contactos al mismo tiempo utilizando la opción Importar.

Para añadirlos, utiliza los botones de la parte superior:

• Haz clic en el botón Añadir nuevo, rellena los datos y haz clic en Guardar.
  (Consulta el apartado Nuevo > Veterinario si quieres ver más información)

• O haz clic en el botón importar y sigue las instrucciones.

Como importar contactos de forma masiva en el software

Si pulsas sobre un contacto, aparece toda la información sobre el. Se muestra el Magic Desk, es una pantalla resumen o Ficha con toda la información del contacto.

En la parte superior hay 2 botones:

• Mostrar/ocultar el menu lateral derecho para ampliar el espacio de trabajo

• Acciones rápidas o "atajos" y Acciones adicionales

  •   Enviar Ficha por Email

  •   Imprimir ficha

  
  

En esta opción puedes consultar y también modificar directamente la información. Recuerda, que si haces cualquier cambio, debes pulsar el botón Guardar, para que se guarde esa nueva información.

Además, utilizando los botones de acceso rápido: puedes llamarle o abrir WhatsApp para hablar con el; pulsa sobre el icono correspondiente (sobre, teléfono, Whatsapp...)

Eliminar: Si el contacto tiene datos referenciados en otras partes del software no podrá ser eliminado directamente.

Es por este motivo que si quieres eliminarlo, primero deberás eliminar los datos que tenga referenciados para después poder eliminarlo.

Desactivar: Nuestra recomendación, es que, en vez de eliminarlo lo marques como desactivo, inactivo o "Baja". De este modo, podrás continuar consultando los registros de ese contacto y toda su información relacionada.

Para marcar un contacto como Baja :En la opción Ver > contactos, selecciona el contacto > en el menú lateral derecho Privacidad > Baja = si.
Además puedes añadir la fecha y más detalles sobre el motivo de la baja.

Si marcas a un contacto como baja o inactivo:

• Al consultar el listado de contactos veterinarios (Ver > veterinarios) verás que tiene el icono   y el resto tendrán el icono  .

• En su ficha verás inactivo desde la fecha x

En el menú lateral, hay más opciones disponibles según la app en la que te encuentres:

• Documentos: puedes almacena y consulta documentos de ese proveedor: contratos, documentación, etc. Los ficheros soportados son:

  • .xls, .xlsx, .doc, .docx, .odt, .ods, .pdf, .rtf, .txt, GoogleDrive Document y GoogleDrive spreadsheet

  • Tamaño máximo 2 MB

• Avisos: puedes anotar y consultar avisos importantes para un contacto y la aplicación te lo recordará automáticamente.

• Privacidad: Aquí podrás gestionar toda la información relativa a la privacidad/RGPD.

  

En la parte superior de la pantalla hay un buscador. Si escribes información sobre una venta y pulsas enter o haces clic en la lupa aparecerán todas las coincidencias.

Puedes ordenar el listado como quieras: 

Más información sobre buscadores y ordenación de la información:

Las ventas o facturas pueden tener 2 estados:

• Pagada: Si está totalmente pagada

• Pendiente: Si está total o parcialmente impagada

• Si haces clic en una venta de la lista, aparece el detalle y puedes hacer más acciones: imprimirla, enviarla por email y anularla

Si haces clic en una venta de la lista, aparece el detalle y puedes hacer más acciones: imprimirla, enviarla por email y anularla

nota: En el área de Tienda o venta de productos - recuerda que todas las ventas, además se van a registrar en la opción CAJA para llevar un registro detallado de las transacciones diarias.

Más información sobre Anular facturas:

INFORMES

Puedes ver un informe detallado con todas las facturas:

• Pagadas: en la opción Informes > Facturación

• Pendientes: en la opción Informes > Facturas impagadas

En la parte superior de la pantalla hay un buscador. Si escribes información sobre un gasto y pulsas enter o haces clic en la lupa aparecerán todas las coincidencias.

Puedes ordenar el listado de contactos como quieras: 

Más información sobre buscadores y ordenación de la información:

Para añadir un nuevo gasto, haz clic en el icono botón Añadir nuevo, rellena los datos y haz clic en Guardar.
(Consulta el apartado Nuevo > Gastos si quieres ver más información)

Como registrar los gastos en el software:

Al hacer clic sobre un gasto, aparece el detalle.

• Haciendo clic en el nombre del proveedor, se abre su ficha en una pestaña nueva

• Haciendo clic sobre los iconos del proveedor, es posible ver y editar sus notas e información importante.
  (Si tienen información, aparecen de color rojo).

• Si hay facturas pendientes de pago para ese proveedor, aparecerán en la zona derecha.
  (Pulsando sobre el pequeño icono de flecha, se abre esa factura impagada en una nueva pestaña)

INFORMES PARA DESCARGAR E IMPRIMIR

• El Informe > Gastos > aparece el detalle de las facturas de gastos o compras en el rango de fechas y para las áreas de negocio seleccionadas. (Es útil para generar la contabilidad/presentar la documentación/pago de impuestos, ya que detalla los datos de cada factura.)

• El Informe > Resultados > te resultará más útil si prefieres consultar simplemente los gastos (sin el detalle completo de la factura).

EXPORTAR INFORMACIÓN (Configuración > Gestión de datos)

• Gastos