PASO 1: El cliente y los animales
Si el cliente es nuevo:
Pulsa sobre el botón
Rellena la información básica y de contacto
El software comprueba automáticamente si esa dirección de email o ese DNI/NIF/Identificación ya existen y muestra un aviso para evitar contactos duplicados
Si quieres incluir más información (dirección, provincia, etc.), haz clic en Más información
Para rellenar la información relativa a la Privacidad/RGPD, pulsa sobre Privacidad
Añade la información básica de sus animales
(Después, en su ficha puedes añadir más información complementaria)
Pulsa en Guardar y continuar para añadir al cliente y sus animales y asociarlos a la nueva reserva
Si el cliente ya existe:
Escribe su nombre y aparecerán todos los resultados que coincidan para que selecciones el adecuado
Si tiene animales, aparecerán a la derecha. Si no, puedes añadir sus animales:
En ambos casos, si el cliente tiene varios animales configurados, puedes seleccionar para cuáles de ellos quieres hacer la cita/reserva/...
Imprimir ficha de cliente o animal |
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Información de recogida y entrega |
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| Ver la dirección en GoogleMaps | |
Hotel y Guardería |
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Planning de comidas |
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Planning de recreos/juego |
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Adiestramiento y Peluquería |
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Información veterinaria importante |
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Veterinario |
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Información sobre Alergias e intolerancias |
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PASO 2: Aviso de facturas pendientes de pago y de reservas anuladas previamente
El sistema comprueba si ese cliente tiene alguna factura pendiente de pagar, y muestra un aviso. De este modo, antes de hacer una reserva, podrás saber si el cliente tiene pagos pendientes.
También muestra las últimas reservas/citas anuladas del cliente con la fecha y el motivo. Puedes ver más información o ver el histórico con todas las anuladas, haciendo clic sobre una de ellas.
PASO 3: La reserva
Selecciona la fecha y horas de entrada y de salida.
Pulsa sobre seleccionar habitación y el sistema mostrará solo las que están libres para esa fecha y horas.
(Como sabes, puedes configurar tus habitaciones, asignarles el número o nombre que quieras y un color identificativo)
Opciones de transporte ** : Puedes indicar si hay servicio de recogida y/o entrega a domicilio.
Si marcas la opción, se añadirá automáticamente la recogida/entrega en el planning o "hoja de transporte" para ese día. Si modificas la fecha y pulsas sobre el botón Guardar, se actualizará el día de recogida/entrega en el planning automáticamente
También puedes consultar el planning directamente desde aquí. Haciendo clic en la opción "Planning Transporte", se abrirá el planning en una pestaña nueva del navegador.
Puedes añadir notas o comentarios si lo deseas
Puedes asignar una etiqueta de color a la reserva si lo deseas para identificarla más rápidamente
Puedes asignar un color para identificar rápidamente una reserva/entrada/servicio/etc. o un cliente/animal/etc.
Tu decides que utilidad darle a las etiquetas y que colores utilizar.
Por ejemplo:
En mi negocio hay clientes especiales a los que aplico unas tarifas diferentes y utilizo colores para identificarlos: amigos, VIP, socios, clientes habituales, ...
En mi negocio, las reservas se deben pagar por adelantado y utilizo un color para identificar las pagadas y las pendientes
Utilizo un color para identificar a ciertos clientes problemáticos, que siempre cancelan las citas o con impagos constantes.
Ciertos animales tienen un comportamiento o requerimiento y quiero identificarlos con un color especial. Por ejemplo a las hembras en estado de celo, a los animales agresivos, a los cachorros o a los que requieren medicación/tratamientos especiales.
En mi hotel, tengo problemas de ocupación y hay animales a los que voy a mover a otras habitaciones. Identifico esas entradas con otro color
En mi peluquería, hay ciertos servicios especiales que requieren material específico y los marco con un color especial: por ejemplo los tratamientos de relax se llevan a cabo en la sala "Spa", los arreglos los hacemos en la sala "peluquería". O para determinar la duración, la dificultad o cualquier otro parámentro utilizo colores especiales.
O cualquier otro parámetro que te resulte útil. Tu decides.
** Esta opción corresponde al software de Transporte. En el caso de no disponer de este software, la opción de Transporte, aparecerá inactiva.
Ver más información sobre el software de transporte:
Clic aquí Clic aquíPASO 4: Las tarifas o servicios de alojamiento y complementos
Aparece un línea por cada animal con la tarifa básica por defecto, pero tu puedes cambiar y seleccionar otra
(puede ser que los dos paguen la misma tarifa o que al estar juntos, uno pague un precio reducido, precio especial por largo alojamiento, ... como tu consideres oportuno)
El número de unidades se calcula automáticamente en función de la fechas y horas de entrada y salida.
Pulsando el botón Añadir, puedes aplicar descuentos de dinero en los diferentes servicios. Para hacerlo solo escribe la cantidad y selecciona si es un % o una cantidad de dinero. Por ejemplo 10% o 10 € de descuento.
El descuento se aplica y al final de cada línea, verás el precio base (sin impuestos) con el descuento ya aplicado.
Puedes añadir complementos: transporte, Extra por comida especial, habitación VIP, extra por calefacción/TV/Cámaras, etc.
PASO 5: Adelantos de dinero
Si el cliente paga dinero, lo anotas en el apartado Adelantos y verás que en la parte inferior, aparece el dinero total, el que ya ha pagado y el pendiente de pagar.
PASO 6: Documentos y contratos
Aparecen todos los documentos que hayas configurado para que puedas imprimirlos y/o entregarlos al cliente.
Por ejemplo, condiciones de reserva o de alojamiento, condiciones legales, tarifas/precios, requisitos, contrato, etc.
Para añadir nuevos documentos de Reserva, accede a la opción Herramientas > Documentos y selecciona el tipo "Reserva"
PASO 7: Los recordatorios automáticos programados
Puedes añadir recordatorios automáticos para que, el día seleccionado, el cliente reciba un recordatorio por email de su cita. Estos recordatorios se envían automáticamente, no tienes que enviarlos tu.
Puedes añadir tantos recordatorios como quieras, haciendo clic en el botón AÑADIR.
Puedes elegir el día que quieres que llegue el aviso, escribiendo una fecha personalizada o usando el calculador de fechas. Si seleccionas 15 días antes, el software calcula 15 antes de la fecha de la cita y lo escribe en el campo fecha. Del mismo modo, si seleccionas 7, 3, 5 ... días antes.
Si seleccionas, por ejemplo enviar el recordatorio automático 7 días antes, pero faltan 5 días para la reserva, lógicamente solo podrá ser programado para enviarse 4 días antes de la reserva.
También puedes seleccionar la hora a la que quieres que se envíe del desplegable Hora. Si el cliente tiene varias direcciones de email, puedes elegir a cual se lo quieres enviar.
Si seleccionas la opción "Enviarme una copia", recibirás una copia en tu email.
Cuando Guardes, estos recordatorios se programarán para ser enviados en la fecha/hora seleccionada. Aparecerán aquí y en la opción Ver > Recordatorios automáticos.
Los recordatorios no pueden ser modificados, pero puedes anular el recordatorio y crear uno nuevo.
Si modificas la fecha del servicio, los recordatorios no se eliminarán automáticamente. Puedes conservar los recordatorios que tenías programados o anularlos y crear nuevos recordatorios, como tu consideres.
|
Por ejemplo :
Si quieres, puedes eliminar ese recordatorio y programar uno nuevo. |
Leer más sobre el envío automático de recordatorios de próximas reservas:
Clic aquí Clic aquíPASO 8: Resumen
En la parte inferior verás el precio, que se va actualizando al añadir complementos, descuentos, adelantos, etc.
Aparece detallado:
El precio Base (sin impuestos)
El dinero correspondiente al impuesto que tu tienes configurado, por ejemplo el IVA
El precio final: base + impuestos
El dinero pagado (adelantos)
El dinero pendiente de pago
Si pulsas sobre el botón Guardar se anota la reserva en el software y aparecen nuevos botones para:
Enviar la confirmación de reserva por email al cliente
Imprimir el documento de resumen de la reserva
Eliminar la reserva
Convertir la reserva en Entrada cuando comience el alojamiento del animal
Al pulsar sobre Enviar la confirmación por email al cliente, se abre una ventana emergente para que veas el email que se enviará al cliente, con las fechas y animales. Además puedas incluir un texto si lo deseas.
Si el cliente no tiene dirección de email, aparece un mensaje de aviso. Configura primero la dirección de email, y después podrás enviarle emails.
Del mismo modo, muestra un aviso si el cliente no tiene marcado la aceptación de envío de notificaciones electrónicas requerido por la LOPD.
DESDE UNA RESERVA:
En la opción Ver > Reservas > Selecciona la reserva y pulsa el botón convertir a entrada.
Aparece una ventana emergente > pulsa de nuevo Convertir a entrada.
Si quieres abrir la entrada para verla, pulsa sobre Ver Detalles.
Los datos que rellenaste cuando anotaste la reserva, ya están rellenos (fechas, precios, etc.), pero puedes editar lo que necesites.
SIN RESERVA. En la opción Nuevo > Entrada:
PASO 1: El cliente y los animales
En ambos casos, si el cliente tiene varios animales configurados, puedes seleccionar para cuáles de ellos quieres hacer la entrada.
PASO 2: Aviso de facturas pendientes de pago
El sistema comprueba si ese cliente tiene alguna factura pendiente de pagar, y muestra un aviso. De este modo, antes de hacer una entrada, podrás saber si el cliente tiene pagos pendientes.
PASO 3: La entrada
Selecciona la fechas y horas de entrada y de salida.
Pulsa sobre seleccionar habitación y el sistema mostrará solo las que están libres para esa fecha y horas.
(Como sabes, puedes configurar tus habitaciones, asignarles el número o nombre que quieras y un color identificativo)
Opciones de transporte ** : Puedes indicar si hay servicio de recogida y/o entrega a domicilio.
Si marcas la opción, se añadirá automáticamente la recogida/entrega en el planning o "hoja de transporte" para ese día. Si modificas la fecha y pulsas sobre el botón Guardar, se actualizará el día de recogida/entrega en el planning automáticamente
También puedes consultar el planning directamente desde aquí. Haciendo clic en la opción "Planning Transporte", se abrirá el planning en una pestaña nueva del navegador.
** Esta opción corresponde al software de Transporte. En el caso de no disponer de este software, la opción de Transporte, aparecerá inactiva.
Ver más información sobre el software de transporte:
Clic aquí Clic aquíPuedes añadir notas o comentarios si lo deseas
Puedes asignar una etiqueta de color a la entrada si lo deseas para identificarla más rápidamente
PASO 4: Las tarifas o servicios de alojamiento y complementos
Aparece un línea por cada animal con la tarifa básica por defecto, pero tu puedes cambiar y seleccionar otra
(puede ser que los dos paguen la misma tarifa o que al estar juntos, uno pague un precio reducido, precio especial por largo alojamiento, ... como tu consideres oportuno)
El número de unidades se calcula automáticamente en función de la fecha y horas de entrada y salida.
Pulsando el botón Añadir, puedes aplicar descuentos de dinero en los diferentes servicios. Para hacerlo solo escribe la cantidad y selecciona si es un % o una cantidad de dinero. Por ejemplo 10% o 10 € de descuento.
El descuento se aplica y al final de cada línea, verás el precio base (sin impuestos) con el descuento ya aplicado.
Puedes añadir complementos: transporte, Extra por comida especial, habitación VIP, extra por calefacción/TV/Cámaras, etc.
¿Como configurar tus servicios de forma eficiente?:
Clic aquí Clic aquíPASO 5: Adelantos de dinero
Si el cliente paga dinero, lo anotas en el apartado Adelantos y verás que en la parte inferior, aparece el dinero total, el que ya ha pagado y el pendiente de pagar.
PASO 6: Documentos y contratos
Aparecen todos los documentos que hayas configurado para que puedas imprimirlos y/o entregarlos al cliente.
Por ejemplo, condiciones de entrada o de alojamiento, condiciones legales, tarifas/precios, requisitos, contrato, etc.
Para añadir nuevos documentos de entrada, accede a la opción Herramientas > Documentos y selecciona el tipo "entrada"
PASO 7: Resumen
En la parte inferior verás el precio, que se va actualizando al añadir complementos, descuentos, adelantos, etc.
Aparece detallado:
El precio Base (sin impuestos)
El dinero correspondiente al impuesto que tu tienes configurado, por ejemplo el IVA
El precio final: base + impuestos
El dinero pagado (adelantos)
El dinero pendiente de pago
Si pulsas sobre el botón Guardar se anota la entrada en el software y aparecen nuevos botones para:
Imprimir el documento de resumen de la entrada
Eliminar la entrada
Convertir la entrada en salida cuando termine el alojamiento del animal
Hay varias formas o accesos para hacer una nueva salida o check-out, es decir, terminar el alojamiento de un animal:
Opción 1: En el documento de entrada, en la parte inferior, pulsando sobre el botón Hacer Salida
Opción 2: En ver entradas > pulsando sobre el botón Hacer salida
En cualquier caso, el proceso es el mismo. Se trata de finalizar el alojamiento del animal. Puedes:
Hacer la salida, cobrar y facturar directamente.
Hacer solo la salida del animal, para cobrar/facturar después
CASO 1: Hacer la salida, cobrar y facturar directamente:
Selecciona el botón Salida, cobrar y facturar.
Revisa toda la información, conceptos, datos del cliente, etc. y haz clic en cobrar y facturar
Si esa factura está exenta de impuestos, selecciona la opción (Impuestos = NO), y se genera la factura sin impuestos.
Selecciona la forma de pago (Puedes configurar todas las formas de pago que quieras)
Escribe en "Pagado" el dinero que te entrega el cliente y automáticamente la calculadora muestra si falta dinero ("pendiente") o sobra dinero ("Devolver").
Puedes imprimir los documentos/contratos que necesites
Al finalizar se genera automáticamente la venta y factura y puedes imprimirla y enviarla por email.
nota: Puedes configurar el formato de la numeración que quieres que sigan las facturas. No tienes que escribir manualmente el número de cada factura, el software lo rellena automáticamente para que las facturas sean correlativas.
Todas las ventas o facturas están disponibles en la opción Ver > Ventas
CASO 2: Hacer solo la salida:
Si ahora tienes que hacer la salida, pero aun no puedes cobrar y facturar, solo tienes hacer clic en el botón Hacer salida.
SI HAS COMETIDO UN ERROR, Y NECESITAS "CORREGIR" ESA FACTURA
Las facturas emitidas no se pueden eliminar ni modificar, porque la legislación fiscal no permite ese procedimiento.
¿Como puedes solucionarlo si has cometido un error?:
Si te has equivocado al emitir una factura, porque por ejemplo el cliente que has seleccionado no es el correcto, no es posible simplemente eliminar esa factura y crear una nueva o modificarla para cambiar el cliente, no hay ningún problema, es posible solucionarlo.
Para solucionarlo, tan solo es necesario emitir o hacer una factura rectificativa o Abono. Es un tipo de factura que utilizaremos para rectificar una factura ordinaria en la que hayamos cometido algún error
El Abono o factura rectificativa, sirve para anular otra factura. Los abonos llevan una numeración diferente de las Facturas. Puedes configurar la numeración que prefieras para Abonos y facturas y el software automáticamente incrementará una unidad cada vez que se emita una, para que todas sean consecutivas.
Tanto los abonos como las facturas, no pueden ser eliminados. Cuando la factura se anula generando un abono, no es posible eliminar o deshacer ese abono.
Este proceso es irreversible, por ese motivo, al hacer clic en el botón Anular, no se hace directamente la anulación, sino que aparece un pop-up o pantalla emergente de color rojo, que te avisa de la acción que vas a realizar y debes confirmar nuevamente que deseas continuar; Es decir, para hacer este abono o anulación de la factura hemos incluido una doble confirmación, para que no se haga el abono por error.
En el software, al hacer un abono se anula la factura anterior, el pago y la estancia/servicio/venta. Para registrar nuevamente esa la estancia/servicio/venta, es necesario registrar nuevamente la estancia/servicio/venta y finalizarlo. Una vez que esté finalizado, puedes hacer el cobro/factura.
Al introducir de nuevo la estancia/servicio/venta, no se va a duplicar, es decir no habrá dos iguales, porque la anterior se ha anulado al hacer el abono.
Veamosló en un ejemplo:
Has seleccionado por ejemplo a Juan Gómez, pero es un error, porque el cliente correcto era Juan López y ya has emitido la factura. ¿Como puedes solucionarlo?.Al hacer la venta o factura si ves que has equivocado, o en la opción Ver > Ventas > selecciona la factura que quieres y haz clic en ella.
Haz clic en el botón Anular para emitir un Abono.
Puedes escribir el motivo por el que emites el Abono, por ejemplo un error en los datos del cliente.
Cumpliendo con la legislación vigente, este Abono incluirá referencias a la factura que se está "corrigiendo" (el número y la fecha de la factura) y el motivo por el que se emite (por ejemplo corrección de datos)
Puedes configurar la numeración de Facturas y la numeración de Abonos en la opción Configuración.
Puedes imprimirlo o enviarlo por email si quieres.
Ahora ya podemos hacer nuevamente la entrada/servicio/venta, asegurándonos de seleccionar los datos correctos y al finalizar la salida/servicio/ venta, podemos hacer el cobro/factura con los datos ya correctos.
Listado con todos los clientes. Si tienes varias áreas de negocio, los datos de clientes están accesibles desde todas ellas, pero los clientes están categorizados por área de negocio. Puedes consultarlos todos o por área de negocio (por ejemplo, solo los clientes de Peluquería).
Aparece un pequeño indicador con el número total de clientes
En la parte superior de la pantalla hay un buscador. Si escribes información sobre un cliente y pulsas enter o haces clic en la lupa aparecerán todas las coincidencias.
Puedes ordenar el listado de clientes como quieras:
Más información sobre buscadores y ordenación de la información:
Clic aqui Más información sobre buscadores y ordenación de la informaciónPara añadir clientes, tienes dos opciones:
Añadirlos de forma individual (uno a uno) usando la opción Añadir
O añadir múltiples contactos al mismo tiempo utilizando la opción Importar.
Para añadirlos, utiliza los botones de la parte superior:
Haz clic en el botón Añadir Cliente, rellena los datos y haz clic en Guardar.
(Consulta el apartado Nuevo > Cliente si quieres ver más información)
O haz clic en el botón importar y sigue las instrucciones.
Como importar clientes de forma masiva en el software
Clic aqui Como importar clientes de forma masiva en el softwareSi haces clic en un cliente, podrás ver toda su información y editarla, contactar directamente con él y consultar sus estadísticas y mucho más.
Listado con todos los proveedores. Si tienes varias áreas de negocio, los datos de proveedores están accesibles desde todas ellas, pero los proveedores están categorizados por área de negocio. Puedes consultarlos todos o por área de negocio (por ejemplo, solo los proveedores de Peluquería).
Aparece un pequeño indicador con el número total de proveedores
En la parte superior de la pantalla hay un buscador. Si escribes información sobre un proveedor y pulsas enter o haces clic en la lupa aparecerán todas las coincidencias.
Puedes ordenar el listado de proveedores como quieras:
Más información sobre buscadores y ordenación de la información:
Clic aqui Más información sobre buscadores y ordenación de la informaciónPara añadir proveedores, tienes dos opciones:
Añadirlos de forma individual (uno a uno) usando la opción Añadir
O añadir múltiples contactos al mismo tiempo utilizando la opción Importar.
Para añadirlos, utiliza los botones de la parte superior:
Haz clic en el botón Añadir Proveedor, rellena los datos y haz clic en Guardar.
(Consulta el apartado Nuevo > Proveedor si quieres ver más información)
O haz clic en el botón importar y sigue las instrucciones.
Como importar proveedores de forma masiva en el software
Clic aqui Como importar proveedores de forma masiva en el softwareSi haces clic en un proveedor, podrás ver toda su información y editarla, contactar directamente con él y consultar sus estadísticas y mucho más.
Listado con todos los animales. Si tienes varias áreas de negocio, los datos de animales están accesibles desde todas ellas, pero los animales están categorizados por área de negocio. Puedes consultarlos todos o por área de negocio (por ejemplo, solo los animales de Peluquería).
Aparece un pequeño indicador con el número total de animales
En la parte superior de la pantalla hay un buscador. Si escribes información sobre un animal y pulsas enter o haces clic en la lupa aparecerán todas las coincidencias.
Puedes ordenar el listado de animales como quieras:
Más información sobre buscadores y ordenación de la información:
Clic aqui Más información sobre buscadores y ordenación de la informaciónPara añadir animales, tienes dos opciones:
Añadirlos de forma individual (uno a uno) usando la opción Añadir
O añadir múltiples animales al mismo tiempo utilizando la opción Importar.
Para añadirlos, utiliza los botones de la parte superior:
Haz clic en el botón Añadir nuevo, rellena los datos y haz clic en Guardar.
(Consulta el apartado Nuevo > Animal si quieres ver más información)
O haz clic en el botón importar y sigue las instrucciones.
Como importar clientes de forma masiva en el software
Clic aqui Como importar clientes de forma masiva en el softwareSi haces clic en un animal, podrás ver toda su información y editarla y consultar sus estadísticas y mucho más.
Terminología usada en el software
Raza y variedad: Algunas razas tienen variedades. Por ejemplo, Raza: Caniche | Variedad: Miniatura.
Pelo o Pelaje: Pelaje liso, pelaje doble, pelaje duro, pelaje largo, pelaje rizado, ...
Tamaño: Mini, pequeño, mediano, gigante...
Esterilizado: Si el animal está inhabilitado para la reproducción
Microchip o Chip: Es un pequeño dispositivo que proporciona identificación permanente a tu mascota.
Libro veterinario o pasaporte de mascotas: Es un documento que registra oficialmente información sobre un animal y sus vacunas.
Criador: Selecciónate a ti mismo (si eres el criador) o selecciona otro criador de la lista. (Puedes añadir criadores en la opción Nuevo > Criador).
Tatuaje: En algunos países, el tatuaje es una identificación válida para perros con pedigree.
Libro de orígenes: En algunos países, el libro de orígenes se utiliza para rastrear la genealogía y preservar la pureza de la raza, estimulando su conservación y mejoras genéticas. Puedes incluir el número, la fecha y el país de inscripción en el libro.
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