Aquí te explicamos brevemente como funciona el software:
La aplicación permite la gestión de Residencias de mascotas, hoteles caninos, hoteles felinos y albergues de todo tipo de animales y el funcionamiento es el siguiente:
Reserva:
Es posible hacer estancias SIN RESERVA previa
Y también hacer estancias CON RESERVA previa
Entrada: Cuando va a empezar la estancia (el animal llega a las instalaciones), se hace una nueva entrada (o check-in).
Si cobras parte o la totalidad del dinero, puedes anotarlo en el apartado "Adelantos".
Puedes imprimir este documento para entregárselo al cliente y aparecerá todo el detalle de la estancia, la cantidad total y la que está pagada/pendiente.
La factura no se hace hasta que finaliza la estancia, por si necesitas incluir algún concepto durante la estancia del animal, (por ejemplo el cliente viene tarde a recogerlo o no puede venir a recogerlo y quiere que se lo entregues a domicilio pagando el transporte).
La entrada permanece "abierta" mientras dura la estancia del animal (el tiempo que el animal está en el hotel)
En cualquier momento, si necesitas añadir algún concepto a esa estancia o modificar por ejemplo la fecha de salida, puedes hacerlo.
Salida: Al finalizar la estancia (cuando el animal se va), hacemos la salida (o check-out).
Puedes hacer la salida y cobrar/facturar ya el alojamiento o hacer la salida pero cobrarlo/facturarlo después.
Factura: Si quieres utilizar otro software para emitir tu factura o tienes otros requisitos adicionales, el proceso puede finalizar aquí.
Puedes entregarle al cliente el documento de salida, que es un "resumen de la estancia" con todos los datos y utilizar otro software o sistema para generar y entregarle la factura.
Si quieres generar la factura con Gespet Software, también puedes hacerlo:
Haz clic en la opción Cobrar y Facturar
Aparecerá la cantidad pagada y pendiente de pago (por ejemplo, si el cliente ya pagó 100€ pero el total son 150€, faltan por pagar 50€)
Selecciona la forma de pago y finaliza el proceso
La factura se genera automáticamente y puedes imprimirla y enviarla por email al cliente si lo deseas.
En el software la factura se genera al finalizar la estancia en el hotel. Esto es así, porque durante la estancia, puedes necesitar añadir algún concepto: suministrar algun medicamento, urgencia veterinaria, el cliente viene más tarde a recoger al animal, ...
Si el cliente, cuando hace la entrada paga una cantidad, puedes anotarlo en la Entrada, en la opción Adelantos.
(Y si quieres, puedes entregarle una copia al cliente de este documento, con los detalles de la estancia y la cantidad que ha pagado).
Después, cuando se haga la salida, mostrará la cantidad pendiente de pago. Esta cantidad, puede ser 0€ (si ya había sido pagado el importe integro), o puede ser una cantidad, por ejemplo, del total de 150€ faltan 30€ por pagar.
Ahora ya puedes generar la factura.
Cual es el orden para insertar los datos correctamente?
Cliente y animal siempre van asociados. Todo animal tiene que tener un propietario asociado y todo propietario debe tener un animal asociado para poder realizar una reserva o entrada.
Comprueba que el cliente no está ya anotado en el software (para evitar que esté duplicado)
Añade el cliente
Añade sus animales
Ahora ya puedes crear unas entradas, reservas, ... para ese cliente y sus animales
En el menú superior tienes el acceso todas las opciones, sobre las opciones principales aparecen desplegables con opciones adicionales.
La última opción es el icono de Alerta que te informa que tienes Solicitudes de reservas online pendientes de confirmar.
Cuando un cliente haga una solicitud de reserva, recibirás un email con la solicitud del cliente pero además esta se anotará en el software y aparecerá este icono. De este modo, no se perderá ninguna solicitud de reserva. Te recomendamos que, frecuentemente:
Compruebes que tu correo electrónico funciona correctamente y el buzón no esta lleno para que puedas recibir los emails.
Que accedas al software y revises la portada para ver si tienes alguna solicitud pendiente; De este modo, si no hubieses visto el email, verás la solicitud en el software.
Todos los módulos Gespet son compatibles entre sí, por lo que puedes adaptarlo a tus necesidades. Por ejemplo:
Si en tu hotel, ofreces el servicio de recogida y entrega a domiclio o
transporte de animales, usando el módulo de transporte, cuando
hagas una reserva/entrada podrás seleccionar si ese animal tiene Entrega
y/o recogida a domicilio.
Cada vez que consultes un documento de reserva/entrada verás que tiene este
servicio, en la portada verás en las entradas y salidas previstas para el
día deseado, cuales tienen transporte.
En el planning de transporte, puedes ordenar las recorgidas/entregas como consideres e incluso imprimir/enviar el planning por email.
Si en tu peluquería o escuela de adiestramiento, además vendes productos, usando el módulo de Venta de productos, puedes hacerlo fácilmente.
Incluso puedes cobrar en un mismo ticket/factura una estancia de un animal, un servicio veterinario, un servicio de peluqeuría, ... y productos. Pero al consultar los informes, podrás ver de tus ganancias, que parte corresponde al área de hotel y al área de tienda respectivamente.
Si quieres incluir opciones de CRM, comunicación y Marketing, para mejorar la comunicación con tus clientes y la imagen de tu negocio, puedes hacerlo utilizando el módulo específico.
Se integra con el resto de módulos y podrás, por ejemplo consultar todoos los eventos de un día (reservas, entradas, salidas, consultas, citas, ...) y por ejemplo, enviar recordatorios a los clientes a traves de WhatsApp.
A la que consultas una reserva o la ficha de un cliente, podrás contactarle directamente. Podrás enviarles mensajes de felicitación por su cumpleaños, cuando haya pasado mucho tiempo desde su última visita a tu negocio y mucho más.
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