Guia completa de ayuda

Aquí te explicamos brevemente el funcionamiento:

Puedes gestionar de Residencias de mascotas, hoteles caninos, hoteles felinos y albergues de todo tipo de animales y el funcionamiento es el siguiente:

La reserva:

• Es posible hacer estancias SIN RESERVA previa

• Y también hacer estancias CON RESERVA previa

La entrada (check-in):

Cuando va a empezar la estancia (el animal llega a las instalaciones), se hace una nueva entrada (o check-in).

Si cobras parte o la totalidad del dinero, puedes anotarlo en el apartado "Adelantos".

Puedes imprimir este documento para entregárselo al cliente y aparecerá todo el detalle de la estancia, la cantidad total y la que está pagada/pendiente.

La factura no se hace hasta que finaliza la estancia, por si necesitas incluir algún concepto durante la estancia del animal, (por ejemplo el cliente viene tarde a recogerlo o no puede venir a recogerlo y quiere que se lo entregues a domicilio pagando el transporte).

La entrada permanece "abierta" mientras dura la estancia del animal (el tiempo que el animal está en el hotel)

En cualquier momento, si necesitas añadir algún concepto a esa estancia o modificar por ejemplo la fecha de salida, puedes hacerlo.

La salida (check-out)

Al finalizar la estancia (cuando el animal se va), hacemos la salida (o check-out). Puedes hacer solo la salida o además de hacer la salida, puedes coborar/facturar.

Si quieres utilizar otro software para emitir tu factura o tienes otros requisitos adicionales, el proceso puede finalizar aquí.

Puedes entregarle al cliente el documento de salida, que es un "resumen de la estancia" con todos los datos y utilizar otro software o sistema para generar y entregarle la factura/factura electrónica.

Cobrar y facturar

Si quieres cobrar/facturar utilizando Gespet:

• Haz clic en la opción:

  • Cobrar y Facturar

  • o Cobrar y facturar en Tienda (si dispones de este módulo) para poder añadir productos o cobrar otros servicios de forma conjunta

• Aparecerá la cantidad pagada y pendiente de pago (por ejemplo, si el cliente ya pagó 100€ pero el total son 150€, faltan por pagar 50€)

• Selecciona la forma de pago y finaliza el proceso

• La factura se genera automáticamente y puedes imprimirla y enviarla por email al cliente si lo deseas.

Como has podido ver, la factura se genera al finalizar la estancia en el hotel. Esto es así, porque durante la estancia, puedes necesitar añadir algún concepto: suministrar algun medicamento, urgencia veterinaria, el cliente viene más tarde a recoger al animal, ...

Si el cliente, cuando hace la entrada paga una cantidad, puedes anotarlo en la Entrada, en la opción Adelantos.

(Y si quieres, puedes entregarle una copia al cliente de este documento, con los detalles de la estancia y la cantidad que ha pagado).

Después, cuando se haga la salida, mostrará la cantidad pendiente de pago. Esta cantidad, puede ser 0€ (si ya había sido pagado el importe integro), o puede ser una cantidad, por ejemplo, del total de 150€ faltan 30€ por pagar.

Cliente y animal siempre van asociados. Todo animal tiene que tener un propietario asociado y todo propietario debe tener un animal asociado para poder realizar una reserva o entrada.

1. Comprueba que el cliente no está ya anotado (para evitar que esté duplicado)

2. Añade el cliente

3. Añade sus animales

4. Ahora ya puedes añadir nuevas reservas, entradas, ... para ese cliente y sus animales

En el menú superior tienes el acceso todas las opciones principales, al colocarte sobre ellas, aparecen opciones adicionales.

La última opción es el icono de Alerta que te informa que tienes Solicitudes de reservas online pendientes de confirmar.

Cuando un cliente haga una solicitud de reserva, recibirás un email con la solicitud del cliente pero además esta se anotará y aparecerá este icono. De este modo, no se perderá ninguna solicitud de reserva. Te recomendamos que, frecuentemente:

• Compruebes que tu correo electrónico funciona correctamente y el buzón no está lleno para que puedas recibir los emails.

• Que accedas a tu cuenta y revises la portada para ver si tienes alguna solicitud pendiente; De este modo, si no hubieses visto el email, verás la solicitud.

Todos los módulos de Gespet son compatibles entre sí, por lo que puedes adaptarlos a tus necesidades. Por ejemplo:

Si en tu hotel ofreces el servicio de recogida y entrega a domicilio o transporte de animales, usando el módulo de transporte, cuando hagas una reserva o entrada podrás indicar si ese animal tiene recogida y/o entrega a domicilio.
Cada vez que consultes una reserva o entrada, verás si incluye este servicio. Además, en la portada podrás ver qué entradas y salidas del día tienen transporte.

En el planning de transporte, puedes organizar las recogidas y entregas como prefieras, e incluso imprimir o enviar el planning por email.

> Ver más información sobre el módulo para PELUQUERÍAS de animales

Si en tu peluquería o escuela de adiestramiento, además vendes productos, con el módulo de Venta de productos puedes hacerlo fácilmente.

También puedes incluir en un mismo ticket o factura una estancia, un servicio veterinario, un servicio de peluquería y productos. Además, en los informes podrás ver claramente qué ingresos corresponden al hotel y cuáles a la tienda.

> Ver más información sobre el módulo de VENTA DE PRODUCTOS para animales

Si quieres mejorar la comunicación con tus clientes y la imagen de tu negocio, puedes utilizar el módulo de CRM, comunicación y marketing.

Este módulo se integra con el resto y te permite, por ejemplo, consultar todos los eventos de un día (reservas, entradas, salidas, consultas, citas, etc.) y enviar recordatorios a los clientes a través de WhatsApp.

Al consultar una reserva o la ficha de un cliente, podrás contactarle directamente. También podrás enviar mensajes de felicitación por su cumpleaños, avisos cuando lleve tiempo sin visitarte y mucho más.

> Ver más información sobre el módulo de comunicación, marketing y CRM